Оформление и составление организационно-распорядительных документов

Деятельность учреждения, предприятия, организации отражается в различных системах документации, но наиболее общими и многочисленными являются организационно-распорядительные документы, которые применяются при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, предприятий, организаций, учреждений, фирм.

Требования к оформлению документов (датировка, подписание, визирование, адресование и т. д.), изложенные в ГОСТ на УСОРД (ГОСТ Р 6.30−97), применяются к документам и других систем документации. Поэтому можно сказать, что ГОСТ на УСОРД установил единые, научно обоснованные общие правила составления служебных документов и их оформления.

Всякий отдельный документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами: наименование вида, автор, адресат, заголовок, текст, дата, подпись, резолюция и т. д. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа, например приказа, протокола, акта и др., характерен свой формуляр, который называется типовым формуляром.

В основу унификации и стандартизации положен принцип создания общей модели построения всех документов системы. Такие графические модели или схемы построения документов получили название «формуляр-образец».

Крылова И.Ю. отмечает, что проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги. [8, c. 31].

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними.

ГОСТ Р 6.30−97 «Требования к оформлению документов» перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Он определяет максимальный состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, и каждому реквизиту отводит строго определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

ГОСТ Р 6.30−97 установил и дал расположение следующих реквизитов:

ћ Государственный герб Российской Федерации;

ћ герб субъекта Российской Федерации;

ћ эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

ћ код организации — автора документа;

ћ код формы документа;

ћ наименование организации — автора документа;

ћ справочные данные об организации — авторе документа;

ћ наименование вида документа;

ћ дата документа;

ћ регистрационный номер документа;

ћ ссылка на регистрационный номер и дату документа;

ћ место составления или издания документа;

ћ гриф ограничения доступа к документу;

ћ адресат;

ћ гриф утверждения документа;

ћ резолюция;

ћ заголовок к тексту;

ћ отметка о контроле;

ћ текст документа;

ћ отметка о наличии приложения;

ћ подпись;

ћ гриф согласования документа;

ћ визы согласования документа;

ћ печать;

ћ отметка о заверении копии;

ћ отметка об исполнителе;

ћ отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ћ отметка о поступлении документа в организацию;

ћ отметка для автоматического поиска документа [3, c. 85].

Таким образом, стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении и оформлении организационно-распорядительного документа.

Вид документа определяется обычно как наименование совокупности документов, выполняющих однородные функции. Указание вида (приказ, протокол, акт и т. д.) — один из обязательных реквизитов, отсутствующий только на служебном письме. Указание вида дает нам первое общее представление о документе и его назначении, так как определенные управленческие действия должны оформляться и определенными видами документов.

Указание на вид документа сразу же определяет степень обязательности выполнения его требований, устанавливает его форму, набор необходимых реквизитов, структуру текста.

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на должностных лиц, правилами [14, c. 77].

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности [Приложение А]. Например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав и т. п. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов Федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц.

На крупных и средних предприятиях функции управления выполняются самостоятельными подразделениями, иногда обособленными территориально и имеющими хозяйственную и административную самостоятельность. В целях эффективной координации их деятельность должна регламентироваться положением о подразделении, утвержденным директором предприятия. Для малых предприятий, где должностные лица реализуют функции и задачи управления, достаточно разработки должностных инструкций.

Структурное подразделение является самостоятельной частью предприятия (организации), выполняющей определенные функции управления на основе положения о структурном подразделении [15, c. 278].

Положение о структурном подразделении является основным нормативным документом, регламентирующим назначение и место подразделения на предприятии, его структуру, основные функции и задачи управления, права, ответственность и формы поощрения работников подразделения. Положение о подразделении утверждается руководителем предприятия с указанием даты и скрепляется печатью.

Положения и уставы учреждений (предприятий) входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста, как и положения о структурных подразделениях.

Инструкции — правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов [4, c. 102].

Должностные инструкции являются основным документом, регламентирующим назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения. Они являются наиболее массовыми документами, т.к. должны разрабатываться для каждой должности управленческого персонала от директора до бригадира.

Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем предприятия для всех сотрудников малых предприятий, а ан крупных и средних предприятиях — для руководителей структурных подразделений.

Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.

Должностные инструкции позволяют:

ћ рационально распределить функциональные обязанности между работниками;

ћ повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;

ћ улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

ћ четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

ћ конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

ћ повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

ћ повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;

ћ организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками [9, c. 56].

Правила внутреннего трудового распорядка являются одним из важнейших документов, регламентирующим порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, основные обязанности сотрудников и администрации, а также меры поощрения и взыскания.

Исходными данными для составления Правил внутреннего трудового распорядка являются:

• — Конституция РФ;
• — Гражданский кодекс;
• — Трудовой кодекс;
• — Всеобщая декларация прав человека ООН;
• — постановления правительства по труду и социальным вопросам;
• — устав предприятия;
• — договор учредителей предприятия;
• — философия предприятия;
• — коллективный договор.

Типовые Правила внутреннего трудового распорядка состоят из следующих основных разделов:

ћ общие положения;

ћ порядок прие6ма и увольнения сотрудников;

ћ время труда и отдыха;

ћ основные обязанности сотрудников;

ћ основные обязанности администрации;

ћ меры поощрения и взыскания.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности относятся постановления, решения, приказы, указания. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоналичия (приказ, распоряжение).

По замечанию Корнеева И. К., можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. [3, c. 223].

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей — констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») — в постановлении; «решает» («решил») — в решении; «предлагаю» — в распоряжении; «приказываю» — в приказе.

Информационно-справочные документы — это наиболее многочисленные группы документов, содержащие информацию о фактическом положении дел, которая принимается к сведению и может явиться основанием для принятия решения.

Справки — документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. [4, c. 154].

Справки бывают двух разновидностей: справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые гражданам и учреждениям (чаще всего личного характера), и справки информационного характера, содержащие описание фактов и событий и составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Справки информационного характера можно подразделить на две группы: составляемые внутри учреждения и направляемые за пределы учреждения.

Докладные и объяснительные записки. Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя [14, c. 139].

Как и справки, в зависимости от адресата, докладные записки могут быть внутренними, то есть направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. По содержанию объяснительные записки делятся на две группы. К первой группе относятся записки, являющиеся приложением к основному документу, дополняющие и поясняющие его. Чаще всего они сопровождают планы и отчеты. Оформляются на общих бланках. Подписываются руководителями.

Вторая группа объяснительных записок составляется отдельными работниками для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации.

Акт — документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события. Акты имеют большое количество разновидностей в зависимости от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (при смене руководства, передаче материальных ценностей и т. п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт дегустации, акт уничтожения (например, дел) и многие другие.

Акт, как правило, составляется комиссией. Это может быть постоянно действующая комиссия или назначенная по указанию руководства.

Служебные письма — наиболее массовый вид управленческих документов, служащий средством общения и обмена информацией между учреждениями и частными лицами. Текст служебного письма должен быть простым, то есть освещать один вопрос. Письма составляются по самым различным вопросам деятельности, их содержанием могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, изменения, сообщения, замечания, рекомендации, отзывы, напоминания и т. д.

Телеграммы — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу[8, c. 88].

Телефонограмма — обобщенное название документа, информация которого составлена для передачи по телефону. Телефонограммой передают несложные тексты в 20−30 слов, чаще всего приглашения, напоминания и т. п., указания от имени должностного лица.

Текст телефонограммы должен быть кратким, четко сформулированным и не содержать труднопроизносимых слов.

Факс — любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т. д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи.