Факторы внутренней среды организации, их характеристика

Результаты деятельности конкретной организации во многом определяются ее внутренними факторами. Эти факторы определяют направленность усилий и скоординированную деятельность людей для достижения общего желаемого результата. Внутренние факторы определяются самой организацией и могут быть изменены менеджером. Поэтому их называют внутренними переменными. К ним относят: цели, задачи, структуры, технологии и людей [3, с. 56].

Цели организации

Цели — это конкретные конечные состояния организации или желаемый результат ее деятельности, которого стремится добиться группа людей, работая вместе. Цели разрабатываются менеджерами высшего звена управления в ходе планирования деятельности организации и доводятся ее членам. Этот процесс является эффективным механизмом определения возможного желаемого результата и координирования работ в организации для его достижения. Цели организации дают возможность ее членам знать, к чему они должны стремиться в настоящем и будущем.

Структура организации

Под структурой понимают совокупность подразделений (отдельных сотрудников) и их взаимосвязи при достижении целей организации. Подразделения создаются в организации, как правило, для выполнения работ в конкретных функциональных областях, которые осуществляет конкретное подразделение для достижения целей организации в целом. Работа в конкретной функциональной зоне имеет определенную специфику ее организации и проведения, а также требует конкретных специальных знаний (например, маркетинг, производство, планирование финансов, обучение кадров и т. д.).

В этом случае структура организации может быть представлена как совокупность и логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей ее деятельности, определяемых в форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Существуют следующие виды основных организационных структур:

• · Линейная структура, характеризующаяся четким единоначалием; имеющая иерархию, при которой ее элементы находятся на прямой линии подчинения.
• · Функциональная, предусматривающая разделение работ в организации по функциональному признаку, который определяет профессиональную специализацию соответствующих подразделений.
• · Линейно-функциональная, при которой управление осуществляется линейными и функциональными руководителями.
• · Линейно-штабная, представляющая собой линейно-функциональную структуру управления, дополненную штабным органом. Штабное подразделение может носить как временный, так и постоянный характер.
• · Дивизиональная структура, в которой деление организации на элементы и структурные подразделения проводится по видам товаров и услуг (продуктовая структура), группам покупателей (структура, ориентированная на покупателя) или по географическим регионам (региональная структура).
• · Проектная структура, являющаяся по своей сути временной структурой, создаваемой для решения конкретной проблемы. Суть ее состоит в том, что в ней концентрируются усилия всей команды на решении одной задачи.
• · Матричная структура, при которой члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителю соответствующего функционального подразделения организации [5, с. 86−87].

Задачи организации

Одним из основных направлений конкретного разделения работ в организации является формулирование задач. Задача определяет предписанную работу, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику персонально, а его должности. Каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад сотрудника, занимающего эту должность, в достижение целей организации. Характеристики задач предполагают их разделение по выполняемой работе. Традиционно такое деление предусматривает три категории: работа с людьми, работа с предметами и работа с информацией.

Задачи взаимосвязаны со специализацией работ. Развитие научно-технического прогресса способствует углублению специализации не только работы, но и целых технологических направлений. Примерами такой специализации является производство часов, персональных компьютеров, телевизоров, автомобилей и т. п.

Технологии

Технология — это средство преобразования определенных ресурсов в желаемые продукты и услуги. Люис Дейвис предложил более подробную формулировку, отражающую современное представление о технологии. Технология представляет собой сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях.

Технология требует тщательного изучения и классификации. Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделяет три категории технологий:

• · единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие;
• · массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи;
• · непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах, например, переработка нефти, работа электростанций.

Социолог и теоретик организации Джеймс Томпсон предлагает другие три категории технологий, не противоречащие трем предыдущим:

• · многозвенные технологии, характеризуемые серией независимых задач, которые должны выполняться последовательно (сборочные линии массового производства);
• · посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми;
• · интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство [3, с. 56−58].

Эти две категории не так уж расходятся друг с другом. Например, многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового производства, а посреднические технологии занимают промежуточное место между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства. Различия в этих классификациях в первую очередь вызваны разными областями специализации авторов. То есть, Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий, а Томпсон же охватывал все виды организаций.

Люди

Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения люди для менеджера являются «предметом номер один». Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, способности и т. п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджер должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

Взаимосвязь внутренних переменных. В управлении все рассмотренные выше переменные никогда не должны рассматриваться отдельно. Никто не будет отрицать, что задачи организации влияют на выработку целей. Точно так и все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга.

Рис. 1. Взаимосвязь внутренних переменных

Этот рисунок представляет собой модель, показывающую взаимоотношения внутренних переменных: целей, структуры, задач, технологии и людей. Но нужно не забывать, что организация — открытая система. И поэтому эта схема не может быть адекватной полной моделью переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на ней показаны только внутренние переменные. Правильнее рассматривать этот рисунок как модель внутренних социотехнических подсистем организации. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).