Анализ рабочего дня главного менеджера по продажам

Каждый из менеджеров сталкивается с проблемой о том, как успеть сделать всё, что нужно для этого сделать. Наука управления временем основана на умелом планировании и привычке исполнять запланированное. Нами были проанализированы два рабочих дня менеджера в ООО «Рекострой». К сожалению, анализ не может соответствовать сто процентному рабочему дню руководителя, так как таблицы составлены на основе результатов записей, сделанных по нашей просьбе секретарем руководителя этой организации. Результат можно представить в виде следующей таблицы.

Таблица 2 — Анализ видов деятельности и расход времени.

Далее проведем анализ структуры рабочего времени.

Таблица 3- Структура рабочего времени, %.

Как видно из этой таблицы, деятельность организации начинается ежедневно в 8 часов утра проверкой присутствия сотрудников и заканчивается в 17 часов вечера. Среднее время работы руководителя составляет 480 минут. Из этого графика работы также можно сделать вывод, что главный менеджер по продажам является человеком, который если и расходует время непроизводительно, то не большую его часть, который также применяет планирование своей деятельности, так как в течение двух дней многие схожие действия он осуществлял примерно в одно и то же время.

Во-первых, работа с корреспонденцией. Она занимает в среднем 16−18 процентов рабочего времени менеджера (100−135 минут). Менеджер получает много корреспонденции, большое количество различных подписных изданий коммерческого характера, в том числе и посредством сети Интернет, то есть работа с корреспонденцией, газетами и журналами является для руководителя источником деловой информации. Это время также вполне удачно распределено менеджером, так как он получает свежую информацию утром в самом начале работы и отправляет корреспонденцию, тоже утром, не оставляя ее «на потом». При этом время, затраченное на этот процесс значителен, более 10% от общего рабочего времени.

Во-вторых, несколько раз в день контролирует деятельность своих работников, то есть проверяет их работу утром и по окончании рабочего дня, также он наблюдает за тем, как происходит процесс приема заказов. Это время в сумме занимает 55 минут в первый день и 70 минут во второй день, то есть около 63 минут в день, что составляет около 11 процентов времени, которое руководитель проводит на работе.

В-третьих, работа с бумагами занимает в первый день 16% рабочего времени, во второй день 6%. Работа с бумагами в основном выполняется в районе 14 ч. дня.

Наибольшее время занимают переговоры по телефону до обеда, и после обеда. Время переговоров составило в первый день 175 минут 36% рабочего времени), во второй день 105 минут (22% рабочего времени), то есть большую часть рабочего времени. Этот процесс является источником информации для менеджера, поиск потенциальных клиентов, согласование цены и условий договоров.

Еще один растянутый во времени процесс — это различного рода поездки руководителя. Во второй день поездка составила 140 минут — 29% времени, поэтому на совершение звонков во второй день было потрачено на 14% времени меньше или на 70 минут. Также в связи с поездкой на работу с документами времени было потрачено на 45 минут меньше.

«Помехи в работе» — это разговоры с распространителями, которые заняли 30 (5% времени) минут и беседой с сотрудником на личные темы, длившейся также 30 минут (5% времени). Однако они не имеют значительного влияния на рабочее время руководителя.

Для эффективности работы менеджеру необходимо больше времени уделять заключению договоров, то есть совершению переговоров и формированию документов, анализу дебиторской задолженности постоянных клиентов и работе с ними.

Таким образом, из таблицы 2 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 120 мин., нерегламентированные перерывы составляют 60 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 900 мин. Коэффициент экстенсивности рассчитывали по формуле:

Кэ=1-(120+60)/900=0,8.

Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. — на обед и 20 мин. — на отдых и личные надобности) или 700 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,8. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Далее определили показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам. В данном случае, потери рабочего времени 60 минут.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывали по формуле:

Кпр=60/900=0,06.

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

К потерям рабочего времени из-за работы с корреспонденцией, почтой занимает большой удельный вес. Известно, что из всей поступающей в организацию информации полезной и конкретной является только 20%.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывали по формуле:

Кпо=230/900=0,26.

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.

В данном случае, необходимо делегирование полномочий, а именно поручить одному из подчиненных разбор утренней корреспонденции, сокращая таким образом время на составление ответов на запросы и другие поручения.

Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ определялась путем сравнения фактических затрат времени с плановыми.

Коэффициент рациональности использования рабочего времени рассчитывали по формуле:

К р=1−0,3=0,7.

Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.

В организации работы главного менеджера можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции. Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с менеджерами отделов.

Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы. Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.