Оптимизация документооборота в организации

Под системой документооборота (управления документами) понимается совокупность правил и технологий работы с документами предприятия. Важность построения эффективной системы документооборота связана с тем, что значительная часть информационных ресурсов предприятия сосредоточена именно в документах.

Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно. [1].

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами. [19, с. 247].

Система документооборота обеспечивает документирование всей деятельности предприятия и является основой для принятия, исполнения и контроля решений. Повышение эффективности работы с документами немедленно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций. Оптимизации бизнес-процессов любой компании, независимо от ее размеров, выпускаемой продукции / услуг или формы собственности, невозможно обойти стороной вопрос управления документами. Ведь документооборот — это кровеносная система организации: любая деятельность находит отражение в документах, будь то управление, финансы или производство. Часто только оптимизация документооборота позволяет существенно улучшить качество процессов. Часто только оптимизация документооборота позволяет существенно улучшить качество процессов. Кроме того, научившись видеть места потенциальных улучшений в процессах документооборота, легко можно транслировать этот опыт на прочие бизнес-процессы организации. [21, с. 79].

Представление понятия бизнес-процесс нередко можно встретить в виде «черного ящика», имеющего вход и выход, в котором происходят некие действия, преобразующие вход в выход. Например, вход — это детали, выход — телевизор, вход — входящее письмо в организацию, выход — исходящее письмо.

В бизнес-процессах может участвовать некое множество субъектов и объектов, которые взаимодействуют между собой под влиянием управляющего воздействия (инструкции, регламенты, законодательные акты и пр.) В ходе этого взаимодействия рождается результат, значимый для компании. Например, заключенный договор, произведенная продукция или ответ на входящее письмо.

Таким образом, в деятельности любой компании можно выделить в той или иной степени формализованные и отлаженные бизнес-процессы.

Однако жизнь не стоит на месте. И компании для того, чтобы оставаться на плаву, нужно постоянно развиваться. Даже идеально выстроенный бизнес-процесс со временем нуждается в реорганизации. С течением времени увеличивается количество участников, изменяются внутренние обстоятельства, внешняя среда, вследствие чего растет количество нерегулируемых взаимоотношений и неуправляемых факторов, возникают конфликты, снижается прибыль. Становится очевидной необходимость перехода на качественно новый уровень. В компании проводится анализ деятельности, изучение передового опыта, разрабатываются новые регламенты, возможно, переоснащаются рабочие места или внедряются новые технологии. Начинается новый этап жизненного цикла процесса (или организации в целом). Со временем цикл повторяется. Переход с одной ступени развития на новую, как раз и есть оптимизация. [11, с. 71].

Оптимизация позволяет:

• · снизить временные затраты;
• · снизить операционные расходы;
• · повысить управляемость компании;
• · повысить качество обслуживания клиентов;
• · достигнуть целевых показателей.

Электронный документооборот. Основные преимущества внедрения:

• * сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;
• * эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании;
• * интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;
• * создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;
• * оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.

Рассмортим с чего можно начать оптимизацию документооборота в ООО «ЖРЭУ № 5».

Для начала изменить способы передачи информации и носители информации, это может стать одним из первейших объектов оптимизации. Например, информация, переданная устно, может быть искажена, бумага — потеряться.

Оптимизированный с помощью системы автоматизации документооборот позволяет осуществлять передачу документов с этапа на этап практически мгновенно. В системе электронного документооборота не придется долго ждать, пока документы доставят в секретариат, секретарь рассортирует их по папкам, сотрудник зайдет за своей почтой и т. д. Электронный документооборот позволяет держать под контролем все потоки документов, сократить затраты на рутинные действия и высвободить ресурсы компании со значительным повышением качества работы. Поиск документов, зарегистрированных в системе, можно осуществить за считанные минуты. Тогда как при бумажном документообороте может тратиться масса времени на выяснение, где находится документ, кто с ним работал, кому он был отправлен, был ли он вообще!

Отличительной особенностью информационных систем предприятий жилищно-коммунального хозяйства всегда являлось наличие огромного количества параметров, характеризующих состояние жилищного фонда и придомовых территорий. В связи с этим довольно сложно получить своевременную и точную информацию о состоянии жилищного фонда, хранящуюся на различных носителях (бумажных, электронных) в различных подразделениях управляющей компании. Тем более, что часть параметров изменяются с течением времени.

С целью эффективного управления и обеспечения контроля за техническим состоянием жилищного фонда, необходимо создание единой электронной базы данных характеристик жилых домов и придомовых территорий, заявок граждан. Информационно-аналитическая система мониторинга технического состояния жилищного фонда ИС ЖКХ, состоящая из двух логических подсистем: «Учет жилищного фонда» и «Учет заявок граждан». Использование структурированных типовых форм (например, заявок), защищенных бланков (например, типовых договоров) значительно ускоряет создание документов; автоматизированная регистрация и сортировка документов сокращает время на первичную обработку и учет документов. [10, с. 459].

Информационная система, имеет целый ряд значительных преимуществ:

• * оптимизация технического учета объектов жилищного фонда, включая элементы благоустройства придомовых территорий;
• · упрощение планирования и учета капитального и текущего ремонтов жилищного фонда, при помощи электронного справочника, который содержит около 400 характеристик каждого дома с разбивкой на подъезды, этажи и квартиры;
• · формирование информационной системы руководителя обеспечит ООО «ЖРЭУ № 5» оперативной и достоверной информации о состоянии жилищного фонда;
• · формирование заявок граждан, поступающих через многоканальный телефон пейджинговой компании (автоматический импорт каждые 3 минуты в режиме on-line), при личных обращениях (ввод заявки в систему вручную) и по письменному обращению (ввод заявки в систему вручную);
• · анализ заявок для объективной оценки работы подрядных организаций;
• · контроль сроков исполнения заявок согласно нормам устранения неисправностей. Контроль качества оказываемых услуг на основании отслеживания повторных заявок;
• · обеспечение контроля исполнения всех заявок граждан за счет централизации регистрации заявок в управляющей компании и дальнейшей маршрутизации по подрядным организациям;
• · организация взаимодействия ЦДС управляющей компании и территориально удаленных диспетчерских подрядных организаций с использованием web-технологий (для оперативного отслеживания своевременности исполнения заявок);
• · учет недопоставок услуг в случаях планового или стоячного отключения водоснабжения, учет некачественного предоставления услуг с автоматическим формированием информации для перерасчетов;
• · формирование статистической и аналитической отчетности, в частности по исполнению заявок за указанный период в разрезе подрядных организаций, видов неисправностей с указанием времени задержки срока исполнения в минутах.

В итоге ООО «ЖРЭУ № 5» получает уникальный инструмент для создания корпоративной информационной среды и обеспечения тесного взаимодействия всех подразделений предприятия. Система обеспечит руководство предприятия оперативной и достоверной информацией для принятия эффективных управленческих решений по управлению жилищным фондом. Все это неизбежно приведет к повышению качества обслуживания жилищного фонда и оказываемых услуг населению, сделать жилищно-коммунальную сферу достойной горожан, создать жителям комфортные условия проживания. Добиться поставленной цели можно с помощью повышения качества оказываемых услуг, улучшения содержания жилого фонда.