Разработка программы наставничества для муниципальных служащих администрации г. Улан-Удэ

Считается, что если правильно проведен этап подбора сотрудника, он сам будет эффективно выполнять свои функции в соответствии с требованиями рабочего места. И лишь в дальнейшем возникнет необходимость проводить мероприятия по мотивации сотрудника (тренинги, программы повышения квалификации, ротацию и т. д.).

Однако на практике оказывается, что «наиболее высокий процент принятых на работу покидает организацию именно в течение первых трех месяцев».

Причем в некоторых случаях этот показатель достигает 70−80%. Как указывает статистика, 90% людей, уволившихся с работы в течение первого года, «приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации».

Передача опыта является главным источником обучения персонала, поскольку ни один внешний консультант или педагог не сможет подготовить начинающего работника к деятельности в рамках конкретной организации. Передаваться опыт может по-разному, в каждой организации существуют свои технологии для этого исходя из присущей именно ей корпоративной культуры.

Важнейшими вопросами для организации являются:

• 1) качество наставничества,
• 2) добросовестное отношение наставников к своим обязанностям.

Поэтому мы говорим о системе наставничества — комплексе мер, которые компания обязана предпринять, чтобы обеспечить качественную подготовку наставников и в определенной степени гарантировать эффективность их работы.

В тех организациях, которые впервые вводят систему наставничества, наставниками на первых порах могут становиться:

• 1) добровольцы,
• 2) сотрудники, максимально отвечающие перечисленным выше критериям.

В любом случае, наставничество — это не столько прирожденный дар, сколько мастерство, которое можно освоить. Значит, наставников нужно обучать:

• — на соответствующих тренингах (внутренних или внешних);
• — на семинарах по обмену опытом;
• — во время встреч наставников с их собственными наставниками.

Естественно, процесс наставничества должен быть организован таким образом, чтобы деятельность сотрудника в качестве наставника не отражалась на его основной работе (в противном случае снизится эффективность его работы). В этой связи важен вопрос: какое количество закрепленных за наставником сотрудников будет оптимальным? Практика показывает, что «в идеале» количество подопечных не должно быть больше пяти-шести.

Не менее важно рассматривать взаимоотношения в паре «наставник — наставляемый» в динамике: своевременно оценивать их эффективность, заменять наставника в случае необходимости. Это может потребоваться по разным причинам:

• — сотрудник «догнал» наставника в карьерном росте;
• — подопечный или наставник перешел в другое подразделение (уехал в другой регион);
• — наставник уволился;
• — обнаружилась психологическая несовместимость (в этом случае человек чаще сам просит о замене наставника) и т. п.

Безусловно, формирование культуры наставничества — процесс длительный; нужно определенное время, чтобы большинство сотрудников приняли новые ценности. На первых порах возможны негативные реакции — непонимание, недоверие, ирония.

Для выявления необходимости создания программы по наставничеству на муниципальной службе, было проведено анкетирование среди молодых специалистов Администрации г. Улан-Удэ.

Проанализировав ответы сотрудников, было установлено, что 28 человек, из 30, дали положительный ответ в пользу создания программы по наставничеству.

Так же по ответам сотрудников был сформирован общий взгляд на характеристики, которыми должен обладать наставник, его цели и задачи в программе.

Разработка программы по наставничеству основывается на Указе Президента Российской Федерации от 07 мая 2012 года N 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» .

Программа наставничества администрации г. Улан-Удэ.

Цель программы:

Повысить эффективность работы администрации г. Улан-Удэ посредством создания комплексной программы адаптации новых сотрудников с использованием такого инструмента адаптации и обучения новых сотрудников, как система наставничества.

Концепция системы наставничества:

Наставничество — одна из форм адаптации нового сотрудника в коллективе, также способствующая его обучению. Наставничество считается наиболее эффективной разновидностью адаптации и обучения новых сотрудников (впервые принятых на муниципальную службу в Администрацию г. Улан-Удэ).

В течение первых 2-х месяцев испытательного срока новому сотруднику официально назначается наставник. Для этого в бланк заявления о назначении на должность вносится графа «Наставник». В эту графу руководитель подразделения при визировании заявления вносит фамилию будущего наставника, который, в свою очередь, ставит свою подпись, свидетельствующую о согласии.

Сотрудники Управления по кадровой политике при приеме документов для назначения на должность проверяют заполнение графы «Наставник», ведут список назначенных наставников и ежемесячно готовят служебную записку в бухгалтерию о премировании сотрудников, назначенных наставниками.

Задача наставника — передать новому сотруднику опыт и знания необходимые для работы, помочь новому сотруднику влиться в коллектив, а также осуществить все организационные и кадровые активности, которые необходимы для каждого нового сотрудника нашей службы. В некоторых рабочих моментах наставник может выступать в роли практического учителя для нового сотрудника.

Наставнику следует руководствоваться рекомендациями, изложенными в памятке.

Активная помощь наставника новому сотруднику заканчивается по истечении первых 2-х месяцев испытательного срока. Наставник участвует в оценке успешности прохождения испытательного срока своим подопечным. Подобное участие может быть выражено в отчете или в беседе с руководителем подразделения.

Кто может быть наставником:

Непосредственный руководитель или опытный сотрудник подразделения.

Последний вариант наиболее предпочтителен, так как дает возможность мотивировать рядовых сотрудников подразделения, поручением почетной обязанности быть наставником.

Система поощрения наставников:

Выполнение функции наставника является хорошей формой мотивации для опытных служащих администрации г. Улан-Удэ, подчеркивающей их значимость и весомость в коллективе.

В то же время выполнение обязанностей наставника рассматривается как выполнение особо важного задания и предусматривает единовременное материальное поощрение в размере 1000 рублей за одного курируемого сотрудника.

Оценка работы Наставника:

В качестве оценки работы наставника предлагаются:

1. Анкета (3).

По истечении первых 2-х месяцев испытательного срока курируемому сотруднику по электронной почте приходит письмо с просьбой заполнить анкету для оценки работы его наставника.

Электронная форма анкеты размещается на сайте Администрации города.

Все заполненные анкеты примут участие в конкурсе Лучший наставник администрации г. Улан-Удэ.

Обрабатывают заполненные анкеты сотрудники управления по кадровой политике.

2. Ежегодный конкурс — Лучший наставник администрации г. Улан-Удэ: В первом туре отбор лучшего наставника производится на основании анкет, заполненных новыми сотрудниками (по наиболее положительным отзывам).

Во второй тур конкурса отбираются 10−15 лучших. По каждому из наставников, отобранных во второй тур конкурса, сотрудники управления по кадровой политике проводят опрос руководителей структурных подразделений (их мнение о качестве работы наставников). Во втором туре выбор Лучшего наставника администрации г. Улан-Удэ осуществляет Конкурсная комиссия на основании анализа анкет и опроса руководителей.

Состав Конкурсной комиссии:

• — Председатель комиссии (Руководитель аппарата Администрации г. Улан-Удэ).
• — Члены комиссии: Начальник управления по кадровой политике, Начальник организационного отдела, Начальник правового отдела, Начальники структурных подразделений.
• — Секретарь комиссии, Заместитель начальника управления по кадровой политике.

Анонсирование конкурса на звание Лучшего наставника Администрации г. Улан-Удэ — на сайте города. В случае, когда новые сотрудники, по каким-либо причинам не заполнили анкету, им предоставляется возможность написать на электронный адрес о своем наставнике и объяснить, почему именно он заслуживает звание Лучший наставник администрации г. Улан-Удэ. Такие заявки также участвуют в конкурсе.

Результаты конкурса на звание Лучшего наставника оглашаются на заседании, размещаются на сайте администрации города и на информационных стендах.

Победителю конкурса вручается грамота — Лучший наставник администрации г. Улан-Удэ.

Одно из основных преимуществ данной программы наставничества состоит в индивидуальном подходе к ученикам.

Наставничество является неотъемлемым атрибутом системы управления персоналом.

Эффективность этого инструмента работы с новыми сотрудниками определяется еще и тем, что каждая из вовлеченных сторон имеет возможность в процессе наставничества реализовать свои интересы.