Основные направления повышения эффективности управленческого труда в ооо «заповедник времени»

Внедрение автоматизированных систем для повышения эффективности работы агентского отдела ООО «Заповедник Времени».

САМО-ТурАгент (автоматизация турагентств)

Современные темпы развития туристического бизнеса указывают на необходимость активного внедрения новых методов работы, соответствующих возросшим потребностям потребителей. В этой ситуации все большее число руководителей турагентств задумывается об автоматизации своей компании.

Одним из наиболее эффективных и популярных программных продукт от для автоматизации турагентств является «САМО-ТурАгент».

Программный комплекс для автоматизации турфирмы — «САМО-ТурАгент», реализованный на самых современных средствах разработки, предусматривает автоматизацию всего цикла деятельности турагентства. Сотрудники турагентства могут приступить к ведению учета продаваемых туров в программе сразу же после ее инсталляции. Основное предназначение программы — внутриофисная автоматизация турфирмы: учет заказанных туристами туров, учет оплат (как со стороны клиентов и туроператоров, так и по внутренним платежам кассы), учет постоянных клиентов, телефонных звонков с пожеланиями.

Основную операцию — оформление заявки клиента — теперь можно провести прямо в его присутствии, и сразу же внести данные об оплате, распечатать договор, приходный кассовый ордер, путевку формы ТУР-1 и т. п. При этом все сведения сохраняются в общей базе данных, что позволяет получать списки туристов, статистические отчеты, отслеживать платежи туристов турагентству и турагентства — туроператору.

Кратко рассмотрим основные возможности программы.

• 1) Работа с заявками
• — Учет проданных туров с возможностью создания «сложных» туров (индивидуального, переездного). Эта функция будет особенно полезна региональным турагентствам. Здесь учтена ситуацию, когда в пакет предложения туроператора не включен проезд от города проживания туриста до города отправления, а также когда приходится создавать одну заявку на основе предложений нескольких туроператоров.
• — Достаточно заполнить только одну форму по клиенту, которая будет содержать всю необходимую информацию для создания пакета документов. Это свойство ускоряет процесс оформления заявки, если клиент уже существует в базе и препятствует созданию повторяющихся данных.
• — Возможность добавлять индивидуальные курсы партнеров. Где Вы сможете выбрать, как будет считаться курс (в % соотношении к курсу ЦБ или же установить жесткое значение).
• — В рамках одной заявки, Вы можете видеть стоимость услуг, заказанных у разных туроператоров отдельно. Также Вы можете вводить доплаты или учитывать скидки, при этом стоимость тура для клиента будет указываться с учетом доплат или скидок.
• — Печать необходимых документов на основе электронного документа «Заявка». Один раз введя необходимые данные, Вы имеете возможность распечатать и выдать клиенту весь набор документов: договор, счет, путевку ТУР-1, лист бронирования.
• 2) Он-лайн поиск и бронирование туров
• — Вы имеете возможность найти и забронировать предложения некоторых туроператоров-пользователей ПК САМО-Тур в режиме он-лайн, используя программу САМО-ТурАгент. Возможность сохранения заявки в ПК САМО-ТурАгент до того, как Вы ее забронировали у поставщика. Теперь с помощью САМО-ТурАгент Вы можете найти и забронировать тур в режиме реального времени.
• — В ПК есть возможность распечатать онлайн документы туроператора (счет, подтверждение), а также проверить заявку на наличие изменений (например, если у туроператора была замена стоимости услуг, рейса или гостиницы) и если изменения по заявке были, то их можно автоматически сохранить в ПК.
• 3) Работа с клиентами
• — Ведение архива постоянных клиентов. Оценить удобство этой функции несложно: введя однажды все данные клиента при первом его обращении, Вы сокращаете время оформления каждой следующей заявки этого клиента. Вы можете использовать данные всех клиентов, когда-либо посещавших Ваш офис, например, в почтовой рассылке.
• — Благодаря функции «Места отдыха» в карточке физического лица отображается вся информация по предыдущим заказам данного клиента, а также средняя стоимость заказанных им услуг.
• — Реализованы функции sms и e-mail рассылок. В ПК САМО-ТурАгент встроены шаблоны электронных писем и sms, для того, чтобы Вы могли делать рассылки по клиентам с информацией по их заявкам, собирать отзывы о путешествиях, поздравлять клиентов с праздниками и др.
• 4) Платежи
• — Единый раздел «Платежи» для приема платежей от туристов и оформления платежей поставщикам.
• — Учет платежей по заявкам (приходных и расходных). Данная функция позволит Вам быстро отследить количество и сроки неоплаченных заявок, состояние взаиморасчетов с Вашими партнерами-туроператорами и покупателями. Вы сможете, наконец, мгновенно оценить финансовое состояние Вашей фирмы.
• — Система «двойной записи», позволяющая контролировать и вести учет движения денежных средств по счетам. Возможность создавать несколько юридических лиц в рамках одной компании или подразделения и осуществлять оформление клиентов от любого выбранного юр. лица. Созданы дополнительные разделы «Статьи оплат», «Платежные операции», «Счета». Данные по этим разделам предоставят Вам более полную картину по структуре и составляющим каждого платежа.
• — Обмен данными с бухгалтерской программой 1С Бухгалтерия 8.
• — Обмен данными с системой Банк-Клиент. Финансовые операции, проводимые в системе Банк-Клиент, можно экспортировать в ПК САМО-ТурАгент.
• — На основании «Заявки» Вы можете распечатывать документы.
• — Анализ получаемой информации с помощью эффективной системы отчетов.
• — Анализ индивидуальной работы каждого сотрудника туристического агентства.
• — В программу встроены многие документы. (Ниже приведён их список)

Балансовый отчет, Кассовая книга, Финансовый отчет, Заявки туристов, Список клиентов, Общение с клиентами, Отчет по сертификатам, Письма клиентам, Общий отчет и многие другие.

• — Юридические лица (партнеры) — вся информация о Ваших партнерах и договорах с ними.
• — География (название стран, городов, аэропортов и вокзалов) — более детальная информация для описания региона, добавление гиперссылок, поиск местоположения на карте. Информация из справочника будет отображаться при составлении заявок.
• — Туры — справочник с информацией о предоставленной комиссии туроператоров на услуги.
• — Гостиницы — расширяется по мере поступления информации в базу данных ПК САМО-ТурАгент.
• — Реклама — Вы можете внести информацию по всем рекламным кампаниям, проводимым Вашей фирмой.