Документооборот — движение документов в учетном процессе с момента их составления до сдачи в архив. Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия, передаются в бухгалтерию. В последней они проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах. После записей документы перекладывают в папки и используют для различных справок, проверок и документальных ревизий. Документы, имеющие научно-историческую ценность, по истечении сроков, сдаются в местный архив, а другие уничтожаются.
Документооборот — кровеносная система любого бизнеса. Все операции, произведенные любым из подразделений предприятия, тщательно документируются. Такому представлению подвергаются не только операции, совершенные с участием внешних предприятий и организаций, но и все, что происходит непосредственно внутри самого предприятия.
Не смотря на это, до 15% бумажных документов теряются и на их поиск работники тратят до 30% рабочего времени. При переходе к электронным документам рост производительности сотрудников увеличивается на 25 — 50%, а время обработки одного документа сокращается на 80%. Количество документов за год вырастает в два раза, а электронных документов на 7%.
Организация документооборота и управление им является важной задачей информационного менеджмента. Здесь сказывается необходимость обеспечения групповой работы исполнителей над документами и предоставления в их распоряжение информационных ресурсов предприятия. Следовательно, в широком смысле электронную систему документооборота можно рассматривать как электронную систему поддержки исполнения.
Таким образом, организация системы электронного документооборота является одной из задач, решение которой значительно увеличивает экономический эффект от любой деятельности, классифицируемой как бизнес.
Системы, выполняющие данную функцию, в настоящее время, широко представлены на рынке информационных систем. Каждое предприятие предъявляет свой набор требований к данному типу систем. Для выбора наиболее подходящего продукта необходимо провести сравнительный анализ всех представленных, руководствуясь исходными требованиями.
Учитывая все вышесказанное, данная тема является крайне актуальной в настоящее время.
