Содержание логистических операций и функций в компании

После того как сервисный центр ООО «ЦТП ИМС» был образован в самостоятельное юридическое лицо главной задачей руководства стало самоокупаемость. Анализируя, направления деятельности компании, выделим главные благодаря, которым сервис приносит прибыль (рис.2).

Рис. 2 Направления деятельности ООО «ЦТП ИМС»

Для эффективной работы сервисного центра необходима слаженная работа всех звеньев в организационной структуры ООО «ЦТП ИМС». Своевременный анализ логистических операций и функций на ООО «ЦТП ИМС» позволяет руководящему персоналу выявить недостатки в своей работе и находить более эффективное решение данной проблемы.

Итак, рассмотрим логистические функции и операции ООО «ЦТП ИМС»:

— Поддержание стандартов обслуживания потребителей;

ООО «ЦТП ИМС» имеет сертифицированную систему менеджмента качества с 2009 г. Сертификат соответствия ГОСТ ИСО 9001−2008 представляет собой международный стандарт, направленный на создание системы управления качеством на предприятии (Приложение Б). Внедрение стандартов серии ИСО 9001 в ООО «ЦТП ИМС» осуществлялось на добровольной основе и предназначено для установления единой системы управления качеством продукции и услуг. Актуальность сертификации ГОСТ Р ИСО 9001 обусловлена тем, что потребители все большее внимание обращают уже не на стоимость услуги, а на ее качество, наличие сертификации также демонстрирует клиентам, что деятельность предприятия направлена только на качественную услугу.

В октябре 2011 г. органом по сертификации ООО «Тест-С.-Петербург» было подтверждено соответствие системы менеджмента качества ООО «ЦТП ИМС» международным стандартам в рамках планового инспекционного контроля применительно к разработке и оказанию комплекса услуг по сервисному обслуживанию медицинского и стоматологического оборудования:

• — входной контроль (ВК);
• — предпродажная подготовка (ПП), включая инструктаж и тренинг по правилам проведения ВК и ПП;
• — пуско-наладочные работы и шеф монтаж, включая инструктаж по правилам эксплуатации;
• — техническое обслуживание в гарантийный и постгарантийный периоды;
• — ремонт, включая продажу запасных частей;
• — проведение технической экспертизы;
• — послепродажное обслуживание (гарантия на произведенные работы и информационная поддержка в гарантийный период);

В связи с этим в компании разработаны стандарты. Они распространяются на деятельность всех подразделений Компании. Некоторые из них:

Стандарт «Экономическая безопасность». Стандарт разработан в целях обеспечения экономической безопасности сделок и хозяйственных операций, осуществляемыми подразделениями ООО «Центр технической поддержки ИМС». Устанавливает и регламентирует проверку благонадежности контрагентов, проверку полномочий представителя, подписывающего договор (контракт) от имени контрагента (клиента, поставщика, поручителя, партнера и др.), требования к оказанию услуг в части оплаты товара.

Стандарт «Управление персоналом». Настоящий Стандарт разработан в целях обеспечения единого порядка управления персоналом ООО «Центр технической поддержки ИМС» в части систематизации процессов управления персоналом, развития кадровых политик в соответствии со стратегическими задачами и применения инновационных подходов в системе управления персоналом. Настоящий Стандарт является нормативным документом, устанавливающим процедуру адаптации персонала Общества:

• — порядок включения нового сотрудника в действующую программу адаптации,
• — порядок взаимодействия участников процесса адаптации в Обществе,
• — порядок вынесения решения по итогам прохождения испытательного срока сотрудником.

В следующей части этого стандарта разработана «Система материальной мотивации» в целях обеспечения заинтересованности сотрудников ООО «Центр технической поддержки ИМС» в результатах труда, мотивации на достижение наивысшего качества исполнения поставленных задач, функциональных обязанностей. Стандарт устанавливает систему мотивации для сотрудников ООО «Центр технической поддержки ИМС», включая принципы, критерии начисления и порядок выплаты переменой части заработной платы.

Стандарт «Тендерная деятельность» разработан в целях обеспечения обоснованного принятия решения по участию/не участию ООО «Центр технической поддержки ИМС» в аукционах, конкурсах, котировках на оказание услуг. Устанавливает и регламентирует: критерии, порядок и формат принятия решения по участию/не участию в тендерах; порядок оформления конкурсной заявки на участие в тендерах; порядок действий, связанных с подачей конкурсной заявки Заказчику; порядок участия в процедуре проведения тендеров; порядок и формат отчетности по объявленным тендерам.

ООО «ЦТП ИМС» непрерывно совершенствует систему менеджмента качества на основе современных подходов и доводит ее принципы до осознания всех сотрудников через стандарты.

Таким образом, сертификат ИСО 9001 является гарантией стабильности, наличие на предприятии сертификата обеспечивает лояльное отношение у клиентов к организации в целом, а также является важным показателем надежной и продуктивной деятельности предприятия. Разработка и внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартом ГОСТ Р ИСО 9001 — это важный и ответственный шаг ООО «ЦТП ИМС» на пути к построению конкурентного, стабильного и постоянно развивающегося бизнеса.

Управление закупками. Большое значение в ООО «ЦТП ИМС» уделяется управлению закупками запасных частей для медицинского оборудования.

Процесс движения комплектующих и запасных частей с рынка закупок до склада предприятия выполняет менеджер по планированию и поставкам запасных частей и принадлежностей, выполняющий ряд функции логистических закупок:

• 1. Определение потребности в необходимых материальных ресурсах.
• 2. Получение и оценка предложений.
• 3. Выбор поставщиков.
• 4. Согласование цены и заключение договоров.
• 5. Формирование заказов.
• 6. Контроль над количеством и сроками поставок.
• 7. Входной контроль и размещение мат. ресурсов на складе.
• 8. Управление запасами и контроль.

Процесс закупки медицинских запчастей в ООО «ЦТП ИМС» разделен на три группы (рис. 3).

Рис. 3 Закуп медицинских запчастей в ООО «ЦТП ИМС»

Процесс закупок для стоматологии построен децентрализованно. На первом этапе определение потребности закупок запчастей для стоматологии решается совместно со старшим инженером, основываясь на согласованный план гарантийного технического обслуживания и ремонта ЗАО «Компания «Интермедсервис». В этом плане отражено гарантийное техническое обслуживание стоматологического оборудования и определены сроки ремонта. Затем составленный заказ направляется Директору филиала на согласование. После одобрения — заказ возвращается менеджеру по планированию и поставкам ЗИП на выполнение, то есть выполняется конечная цель функции логистики: нужный товар, необходимого качества, в необходимом количестве, должен быть доставлен в нужное время, в нужное место, с минимальными затратами.

Запчасти для стоматологии приобретаются в головном офисе ЗАО Компания «Интермедсервис». Процесс доставки запчастей со склада Москвы до склада в Хабаровск происходит следующим образом: ответственные логисты формируют на основе заказа накладную на внутреннее перемещение и по графику направляют заказ авиа транспортом до назначения.

Запчасти для постгарантийного технического обслуживания медицинского оборудования закупаются на основании заявок от инженеров. Эта группа запчастей приобретается по условиям государственных контрактов, заключенных между ООО «ЦТП ИМС» и ЛПУ.

Запчасти для продажи приобретаются на основе письменных заявок от ЛПУ, инженеров, где указано описание запчасти (фото), название, год выпуска аппарата, артикул или серийный номер.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение журнала заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа — выполнен/не выполнен.

При покупке запчастей для продажи используется система Канбан, т. е. «точно в срок» — поставка необходимой продукции в требуемого количества в требуемый срок.

Процедура выбора поставщика основанная на Стандарте «Оценка и выбор поставщиков товаров (услуг)». Стандарт разработан с целью обеспечения обоснованного выбора поставщиков продукции (услуг) ООО «Центр технической поддержки ИМС» и оценки способности поставщиков поставлять продукцию (услуги) в соответствии с требованиями внешней нормативной документации и требованиями Компании.

Стандарт устанавливает единый подход к процедуре оценки и выбора поставщиков продукции (услуг), включая:

• — критерии отбора, оценки и повторной оценки поставщиков;
• — формы анкет оценки, выбора и повторной оценки поставщиков;
• — порядок формирования перечня одобренных, резервных и нерекомендованных поставщиков;
• — требования к мониторингу соответствия поставщиков установленным требованиям, включая фиксирование оперативной информации о качестве продукции (услуги) поставщика в установленной форме;
• — контроль соблюдения закупок у одобренного/резервного поставщика (из перечня поставщиков);
• — документооборот (записи);
• — ответственность сотрудников.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель — принять и оплатить эту продукцию. Договорные обязательства также основываются на Стандарте «Договорная деятельность». В нем описан порядок управления договорами их оформление, выдача, использование, хранение, согласование с юрисконсультами.

Далее важное место в компании отводится логистической операции — перевозка запчастей.

ООО «ЦТП ИМС» пользуется услугами:

• — воздушного транспорта (доставка от «двери до двери»)
• — железнодорожного транспорта
• — автомобильного транспорта

На выбор транспортных средств влияют:

• — характер груза (вес, объем, консистенция).
• — количество отправляемых партий.
• -местонахождение пункта назначения с учетом погодных, климатических, сезонных характеристик.
• — расстояние, на которое перевозится груз.
• — ценность груза.
• — близость расположения точки доставки груза к ж/д сети или автомагистрали.
• — сохранность груза.
• — риск для груза, невыполнение поставок.

Достоинства и недостатки, которые учитываются при использовании разных видов транспорта (табл. 1):

Факторы, учитываемые при выборе транспортного средства:

• — характеристика изделий (что перевозится, в каком виде).
• — расстояние и трасса перемещения.
• — условия производства продукции.

Ценообразование как логистическая функция может оказать решающее влияние на уровень спроса и продаж и, тем самым, на объем получаемой прибыли и эффективность функционирования всей производственно-сбытовой системы.

Механизм ценообразования в ООО «ЦТП ИМС» определяется в зависимости от вида работ. Для определения стоимости пуско-наладочных работ (ПНР), технического обслуживания и ремонта оборудования в гарантийный период в этом случае в компании разработан и внедрен тарификатор — система измерения трудозатрат на выполнение поставленной задачи. Исходя из данных тарификатора устанавливается цена услуги.

Стоимость постгарантийных услуг технического обслуживания и ремонта оборудования чаще всего формирует не ООО «ЦТП ИМС», а само ЛПУ. Заказчик размещает аукцион, котировку с указанием стоимости работ. А задача клиент-менеджера ООО «ЦТП ИМС» заключается в правильном расчете рентабельности по определенному проекту. Для этого разработан бланк (в программе excel) расчета рентабельности. (Приложение В). Все расчеты предоставляются Директору на согласование.

Ценообразование на запчасти определяется Методом «Издержки + прибыль». Он основан на установлении цены как результата базовых затрат на единицу продукции плюс прибыль, которую предприятие предполагает получить.

Цена рассчитывается по формуле:

P = C x (l + R/ 100),.

где С — удельные текущие издержки по сбыту товара,.

R — нормативная рентабельность.