Технология организации деловых бесед и совещаний
Если предварительная подготовка к беседе была основательной и все возможные ситуации тщательно продуманы, то в основной части деловой беседы её инициатор будет чувствовать себя уверенно Дебольский М. Психология делового общения. — М., 2007 — С. 89. Передача информации собеседнику. Фаза передачи информации логически продолжает начало беседы и одновременно является «трамплином» для перехода к фазе… Читать ещё >
Технология организации деловых бесед и совещаний (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Подготовка и проведение деловой беседы: этапы, ошибки, последовательность, сущность моделирования хода беседы.
Эффективное ведение беседы чрезвычайно тяжелое дело. Известно, что специальная методика ведения бесед помогает лишь в семи случаях из десяти достигнуть максимального результата, а в остальных он лишь хороший. Отсутствие умения вести деловую беседу, в частности у юриста, менеджера является пробелом в их профессиональной подготовки и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первый взгляд. Правильное поведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 20−30%. Некоторые фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.
Деловая беседа состоит из пяти фаз:
начало беседы;
передача информации;
аргументирование;
опровержение доводов собеседника;
принятие решения. Дебольский М. Психология делового общения. — М., 2007 — С. 46.
Задачи первой фазы беседы.
- -установление контакта с собеседником;
- -создание приятной атмосферы для беседы;
- -привлечение внимания к предмету собеседования;
- -пробуждения интереса к беседе;
- -перехват инициативы (в случае необходимости).
Передача информации собеседнику. Фаза передачи информации логически продолжает начало беседы и одновременно является «трамплином» для перехода к фазе аргументации. Цель этой части беседы заключается в решении следующих задач:
- 1. Сбор специальной информации по проблемам, запросам и пожеланиям собеседника и его фирмы.
- 2. Выявление мотивов и целей собеседника.
- 3. Передача запланированной информации.
- 4. Формирование основ для аргументации или предварительная проверка правильности отдельных узловых пунктов аргументации и создание в случае необходимости новых «точек опоры» в сознании собеседника.
- 5. Анализ и проверка позиции собеседника.
- 6. По возможности предварительное определение конечных результатов беседы.
Следующая фаза деловой беседы — аргументирование. В этой фазе формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция по данной проблеме как со стороны инициатора беседы, так и со стороны собеседника.
Принятие решения и завершение беседы. Основные задачи, решаемые в конце беседы, следующие:
- 1. Достижение основной, или в самом неблагоприятном случае, запасной (альтернативной), цели.
- 2. Обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы, независимо от наличия или отсутствия взаимопонимания.
- 3. Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий.
- 4. Поддержание (в случае необходимости) в дальнейшем контактов с собеседниками и их коллегами.
- 5. Составление развернутого резюме беседы, понятного для её участников, с четко выделенным основным выводом.
Завершающую часть беседы можно начать, например, с таких фраз: «давайте подведем итоги…», «мы подошли к концу нашей беседы…», «таким образом, в результате состоявшейся беседы можно сделать следующие выводы…» Окончание беседы, как и её начало, требует особого внимания. Конец обычно запоминается лучше всего, так как последние слова оказывают наиболее длительное действие на собеседника. В этой связи рекомендуется записывать и заучивать наизусть несколько последних предложений или хотя бы заключительное. Опытные деловые люди обычно обдумывают заранее две или три группы заключительных, чтобы потом в зависимости отхода беседы решить, какие из них — более мягкие или более жесткие по форме — произнести Карасик В. И. Язык социального статуса. М., 2006 — С. 79.
При определении последовательности и содержания аргументации формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция по данной проблеме как со стороны инициатора беседы, так и со стороны собеседника. Наиболее важные задачи на этом этапе:
- -разграничение отдельных возражений по субъектам, объектам, месту времени и последствиям;
- -приемлемое объяснение высказанных или невысказанных возражений, замечаний, сомнений;
- -нейтрализация замечаний собеседника или, если для этого есть возможности, опровержение возражений собеседника.
Существуют множество способов начать деловую беседу, но, как в шахматах, практика выработала ряд «правильных дебютов». К наиболее перспективным можно отнести следующие приемы:
Метод снятия напряженности. Несколько теплых слов помогают создать в самом начале беседы дружелюбную обстановку. Комплименты, шутка, вызвавшая смех, также способствует созданию дружественной обстановки.
Метод «зацепки». Позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав её с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для реализации планируемых намерений. В этих целях с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение личные впечатления, анекдотичный случай или нестандартный вопрос.
Метод стимулирования игры воображения. Предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться. Этот метод дает хорошие результаты, когда деловой партнер обладает чувством оптимизма и трезвым взглядом на ситуацию.
Метод прямого подхода. Когда деловые партнеры ограничены временем или вопрос требует немедленного обсуждения и решения, можно использовать метод прямого подхода, без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частным и приступаем непосредственно к теме беседы.
Если предварительная подготовка к беседе была основательной и все возможные ситуации тщательно продуманы, то в основной части деловой беседы её инициатор будет чувствовать себя уверенно Дебольский М. Психология делового общения. — М., 2007 — С. 89.
Большей эффективности при проведении деловой беседы способствует так называемый «Вы — подход», который предполагает умение ставить себя на место партнера, что позволяет лучше понять его намерения и действия. Полезно задавать самому себе вопрос что бы нас интересовало, будь мы на его месте? Или: как бы мы отреагировали на его месте? «Вы — подход» предполагает постановку вопроса типа: «Ваша проблема заключается в том …», «Вам будет интересно узнать…», «Как вы знаете», «Если Вы используете эти возможности, то…» «Такой подход дает собеседнику почувствовать, что его уважают и ценят как специалиста. Подобными приемами в деловом общении часто пользуются зарубежные специалисты и, как правило, добиваются успеха.