Процесс введения нового сотрудника в должность

Введение

в должность — комплекс мероприятий, предназначенных для быстрой и эффективной адаптации нового персонала. Программа введения в должность, разработанная в организации, позволяет обеспечить наилучший трудовой старт новому члену коллектива. Ее главная цель состоит в ознакомлении новых сотрудников с общими правилами работы в организации, правилами техники безопасности и охраны здоровья, с новыми рабочими условиями, корпоративными традициями и нормами поведения. Новичок обязательно должен быть ознакомлен с общей деятельностью организации; со своими сослуживцами, особенно с теми, кто будет работать с ним непосредственно; характером самой работы; рабочими условиями (правилами трудового распорядка, техники безопасности и охраны здоровья, оборудованием, общим планом здания и т. д.).

В идеале программа должна контролироваться сотрудником, который является непосредственным начальником новичка, хотя в зависимости от специфики организации эти функции могут выполняться различными сотрудниками. Им понадобится затратить определенное время на отбор и подготовку информации, предоставляемой новому работнику. К разработке программы введения в должность нужно подходить с максимальной тщательностью. Ведь первые впечатления нового сотрудника об организации самые сильные и могут длительное время влиять на мотивацию к работе и отношения в трудовом коллективе. Неудачное введение в должность может значительно ухудшить процесс адаптации в коллективе, а значит отдалить то время, когда сотрудник начнет вносить полноценный вклад в деятельность организации.

Многие работодатели неправильно подходят к вопросу приветствия сотрудника в первый день работы, организации для него рабочего места, представления его коллективу. Проведение мероприятий по введению в должность нового сотрудника (или сотрудника, получившего повышение) позволит предупредить появления различных негативных последствий. [3, c. 126].

Основная задача этой процедуры — помочь сотруднику адаптироваться в новой обстановке и достичь необходимой эффективности в выполнении трудовых функций в наиболее короткий срок. Необходимо отметить, что эта процедура не является обучением и не обеспечивает необходимых навыков или знаний для выполнения порученной работы. Скорее это знакомство с нормами, принятыми в организации. Особенно большое значение эта процедура имеет при введении в должность сотрудников, для которых эта позиция первый рабочий опыт. Следовательно, для них нужно представить более подробный и развернутый объем информации.

Процедура введения в должность имеет достаточно общий характер и устанавливает общие правила и предписания. Но процесс адаптации сотрудника индивидуален, как с точки зрения его личностных качеств, так и с точки зрения его работы.

Содержание программы зависит от следующих условий:

содержание работы;

статус и уровень ответственности;

рабочее окружение;

личностные особенности сотрудника.

Участники процедуры:

Линейные руководители. Обеспечивают составление и выполнение программы введения в должность на рабочем месте;

Сотрудники, имеющие возможность оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудника;

Коллеги, работающие в одном отделе или в смежных подразделениях;

Подразделение управления персоналом.

Организация процедуры К приходу нового сотрудника необходимо подготовиться:

убедиться, что должностная инструкция готова и соответствует действительности;

назначить куратора, который будет сопровождать новичка в течении испытательного срока;

договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке;

проверить, готово ли его рабочее место;

дать предварительную информацию всем сотрудникам о приходе нового работника;

приготовить все информационные материалы, которые будут выданы сотруднику в первый день работы;

подготовить необходимые пропуска;

позвонить сотруднику накануне его официального выхода на работу и убедиться, что все в порядке.

Для того чтобы все приготовления выполнить без спешки и суеты, первый день работы нового сотрудника рекомендуется начинать несколько позже обычного времени. Нового работника встречает кто-нибудь из подразделения управления персоналом и первым делом обеспечивает заполнение необходимых документов. После этого нового сотрудника представляют куратору (не обязательно прямому руководителю), который отвечает за реализацию программы введения в должность.

Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые ему для работы. Затем ему показывают рабочее место и знакомят с коллегами. И только после этого начинают знакомить его с организацией.

Список возможных тем для ознакомления с организацией может быть следующим:

подробная история компании и ее развитие;

высшее и среднее звено управления;

наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т. д.);

описание бизнеса организации; политика в области работы с заказчиками;

содержание работы, должностная инструкция, пределы полномочий, ответственность;

система качества;

взаимодействие с другими отделами или людьми;

техника безопасности на предприятии (инструктаж);

список документов, с которыми новому работнику необходимо ознакомиться в первую очередь.

Самый эффективный путь предоставления информации для новичков — создание пакета документов, который состоит из обычных рекламных материалов и специфических материалов, подготовленных специально для конкретного работника.

Если организация обладает соответствующими ресурсами, то в течение первого месяца организовывается формальный семинар для всех вновь принятых сотрудников. На таком семинаре раскрываются основы философии организации, приводятся примеры обычной рабочей практики, дается представление о возможных перспективах, показывается положение на рынке. Кроме того, рассказывают об основных продуктах или услугах, заказчиках и принципах работы с ними, вводят в курс деловой этики принятой в компании.

В первый рабочий день сотруднику целесообразно предоставить следующую информацию:

совместно с новым сотрудником разобрать его должностные обязанности;

объяснить правила по компенсации возможных затрат;

ознакомить с требованиями конфиденциальности информации;

ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка;

обсудить стиль управления, особенности культуры, традиции, нормы и т. д., принятые в организации;

ознакомить с основными процедурами и политикой по персоналу;

ознакомить с организационной структурой и структурой подчинения (если это необходимо);

провести инструктаж по технике безопасности;

провести инструктаж по оказанию неотложной помощи;

ознакомить с правилами и действиями на случай эвакуации, показать пожарные выходы;

ознакомить с процедурой коммуникаций и связей по должности;

ознакомить его с требованиями к внешнему виду;

ознакомить с требованиями пропускной системы, открытием и закрытием офиса;

представить сотрудника подчиненным, коллегам и руководителям;

предоставить ему информацию личного плана: местонахождение столовой, туалетов, места для отдыха, курения и т. д.;

представить информацию о традициях отдела или группы, в которой сотрудник будет работать. [3,c.140].