Кадровая документация: развитие и сущность

История развития документоведения

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что развитие информационных технологий в России проходило те же этапы развития, что и во всем мире, но в более сжатые сроки. Имеются свидетельства в зарубежных источниках, что еще в VIII—IX вв. русичи «четами и резами» делали надписи на надгробиях и бытовых предметах. Но культура написания документов в древнерусском государстве восходит к Х в. Свидетельства этого — договоры с Византией 911 г. (кн. Олег) и 945 г. (кн. Игорь). Примечательно, что в обоих договорах упоминается об уже существовавшей практике составления документов. В первом случае — письменных завещаний, во втором — подорожных грамот для купеческих кораблей Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. — М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. — С.20.

С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

• — поступление документа на рассмотрение;
• — подготовка дела к «докладу»;
• — рассмотрение и решение дела;
• — оформление документа, содержащего решение Стенюкок М. В. Документы. Делопроизводство. — М.: ПРИОР, 2002. — С.18.

В этот период сформировались системы бухгалтерской, военной, дипломатической, статистической и других обосабливающихся систем документации.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в этот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные, однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Восемнадцатый век в развитии делопроизводства — это усиление законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности. Законодательной основой реформы стал утвержденный Петром I в 1720 г. Генеральный регламент Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. — М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. — С.22.

Он ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию типа учреждений. Доминирующее значение к этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии. С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением — канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики (для письменного и устного перевода) и вахмистр, он же сторож для охраны учреждения.

Особенностью регистрации документов в коллежской системе делопроизводства было то, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после — и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

Существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» — образцы, по которым следовало их составлять. В частности, в указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, а титул государя указывать только один раз в начале, что делало документы максимально удобными для чтения.

До 60-х годов XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторялась вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта. Однако и в этом случае дела достигали солидных размеров.

Изложение содержания документа стало полностью зависеть от его формы. Таким образом, порядок составления документов и оформления реквизитов документов каждой разновидности зависел не столько от назначения документа, сколько от инстанции государственного управления, куда он посылался. Поэтому одна и та же разновидность документа имела разные варианты оформления реквизитов.

В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались бланковые надписи: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т. е. проверка исполнения документов. При ревизии дел должно было проверяться:

• — в порядке ли дела содержатся;
• — верно ли составляются им заглавия;
• — нет ли медленности в делопроизводстве;
• — не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 1999. — С.28.

Для хранения дел в каждом департаменте министерства и в каждом учреждении создавались текущие и окончательные архивы. Согласно законодательству текущий архив составляли документы и книги, которые нужны для справок и соображений по текущему делопроизводству.

Советские и современные российские технологии документационного обеспечения управления продолжили развитие делопроизводственных технологий, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

Исходной методологической посылкой теоретических построений и практической рационализаторской деятельности 1920;х годов явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. С позиций данной концепции удалось эффективно решить многие «локальные» управленческие вопросы:

• — рационализация организации управленческих структур;
• — совершенствование документирования исполнения, планирования и учета;
• — упрощение технологии управленческих процедур и операций;
• — разработка частных рекомендаций по улучшению делопроизводства в аппарате управления.

В 20-е годы развивались и системы специальной документации, акцент был сделан на документировании таких функций как планирование, учет, контроль. В статистической документации в качестве основы использовались личные, посемейные и похозяйственные бланки. Статистическая документация, становилась единообразной по форме и включаемым показателям Делопроизводство в кадровой службе. — М.: ПРИОР, 2002. — С.13.

С 1958 года Архивная служба была наделена правомочиями контролировать постановку документальной части делопроизводства и стала с тех пор ведомством, «отвечающим за координацию деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации».

В 1966 г. в рамках Архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась основная часть разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта Основных положений ЕГСД кроме него приняли участие научно-исследовательские институты: труда, оргтехники, стандартизации. Институт государства и права Академии наук СССР. В 1973 г. Основные положения ЕГСД были одобрены Госкомитетом СМ СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 1999. — С.27.

Утвержденная в 1988 г. Архивной службой «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ) является актуализированной версией ЕГСД и до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации работы с управленческой документацией в стране. Необходимо отметить, что при последующих переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

В 1993 г. была введена в действие разработанная на ее основе Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, замененная в 2000 г. новой Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации.

Таким образом, в настоящее время основы документационного обеспечения регламентированы ГСДОУ и локальными нормативно-методическими разработками, созданными на ее основе: по работе с документами в аппарате Правительства, Президента, Государственной Думы и др.