Общая теория. 
Процесс управления предприятием

Любая организация и предприятие является сложной экономической, информационной и непрерывной в своем процессе деятельности системой.

Среди главных функций процесса управления можно выделить следующие:

• -учет;
• -анализ;
• -контроль;
• -регуляция.

Совокупность каждой функции и их взаимосвязанность на уровне предприятия образует систему управления, как организационную функциональную систему.

Процесс управления предприятием основывается на информации.

В ходе управления возникают потоки информации между объектами и субъектами управления организации, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления В процессе управления поступающая информация проходит несколько последовательных стадий ведущих к её использованию:

• -процесс регистрации;
• -процесс передачи;
• -процесс хранения;
• -процесс накопления;
• -процесс обработки информации.

Это и есть информационный процесс. Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (начальная информация) и как исходный продукт (результат) труда (результативная информация) системы управления. Начальная, первичная информация преобразуется в результативную, пригодную для формирования управленческих решений. Именно поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.

Информационный процесс управления осуществляется благодаря выполнению строго регламентированной совокупности процессов, направленных на преобразование начальной, первичной информации, информации поступающей в систему, в результативную. Определенная последовательность процедур и процессов преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию. Липунцов, Ю. П. Управление процессами. Методы управления предприятием с использованием информационных технологий: [Текст] / Ю. П. Липунцов. — 2-е изд. — М.: ДМК Пресс; М.: Компания АйТи, 2012. — 224 с.

В современном процессе управления понятия информационных и автоматизированных систем тождественны.

Однако следует знать, что информационные системы могут использовать и альтернативную, в том числе и не автоматизированную технологию для обработки информации. На любом экономическом объекте, предприятии, организации существует информационная система, даже если при реализации процесса сбора, передачи, обработки информации технические средства не используются. При этом в рамках информационной системы на предприятии для решения некоторых задач информационного процесса управления могут использоваться средства автоматизации, а часть задач может решаться без применения средств вычислительной техники, реализующих принцип программного управления, то есть неавтоматизированно.

Информационная система экономического объекта может включать автоматизированную информационную систему (АИС) в качестве своей составной части. Так как тема нашей работы заключается в изучении автоматизированных информационных систем, применямых при управлении производственными, торговыми и сервисными предприятиями, то и речь будет идти об АИС управления предприятиями (ИСУП). То есть, в последующем нами будет использоваться именно этот термин.

Решения в системе управления предприятием принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС.

На ее входе находится исходная, первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется в результате выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В ИСУП часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняется техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека.

Это не означает, что ИСУП может полностью функционировать в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную, контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же процедура сбора первичной информации до сих пор слабо автоматизирована. Поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИСУП.

В современных ИСУП автоматизированные процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, некоторые современные перспективные методы управления жестко ориентированы на использование компьютеров и без их применения практически нереализуемы.

Организационно ИСУП реализуется через создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) работников системы управления.

Номенклатура АРМ зависит от организационной структуры системы управления экономическим объектом и разделяется по различным функциям управления (планирование, учет, анализ, контроль). Каждая функция управления имеет свой набор решаемых задач. Отдельные задачи распределяются по комплексам задач. Например, в подсистеме бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций, затрат на производство, сводного учета и составления отчетности. В соответствии с этим отдельные АРМ обычно ориентированы на решение отдельных комплексов задач системы управления. Распределение комплексов задач между отдельными АРМ зависит от разделения функций между разными подразделениями системы управления предприятием, между сотрудниками внутри этих подразделений и ряда других факторов.

Для ИСУП характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, например, задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи АИС проявляются в использовании данных, поступающих от внешних организаций.

Комплексы и состав входящих в них задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель ИСУП.

Для реализации информационных технологий ИСУП имеет набор компонент, которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам ИСУП относятся: информационное, техническое, программное, математическое, лингвистическое, организационное, правовое, методическое и эргономическое обеспечение.

Информационное обеспечение (ИО) ИСУП — это совокупность методов и средств построения информационного фонда предприятия, организации его функционирования и использования.

Различают два понятия: «информационный фонд» и «информационная база». Под информационным фондом понимается вся информация экономического объекта, зафиксированная на бумажных и машинных носителях. Информационная база включает только информацию, зафиксированную на машинных носителях.

Информационную база — это совокупность данных, размещенных на машинных носителях в соответствии с определенными правилами хранения. В ИСУП она представлена массивами условно-постоянной и текущей информации. К первой группе относятся классификаторы всех видов, специальным образом организованные и хранящиеся в долговременной памяти компьютеров. Ко второй группе относятся массивы текущих данных о хозяйственных операциях, плановые и аналитические показатели. Способы организации и хранения этих данных могут быть разными и определяются особенностями используемого программного обеспечения.

Техническое обеспечение (ТО) ИСУП — это комплекс технических средств, обеспечивающих реализацию информационных технологий ИСУП. В него входят технические средства сбора и регистрации информации, компьютеры, коммуникационное оборудование, а также иные средства офисной техники.

Программное обеспечение (ПО) ИСУП — это комплекс программ, обеспечивающих обработку и передачу данных в ИСУП, а также документация по их применению.

ПО ИСУП включает системное, вспомогательное и специализированное прикладное ПО.

Системное ПО — это операционные системы, управляющие функционированием средств вычислительной техники, сетевого оборудования и прикладного ПО.

Вспомогательное ПО — это совокупность программных средств, необходимых для обеспечения функционирования программ решения задач управления экономическим объектом и предоставляющих пользователям дополнительный сервис. Сюда относятся используемые специализированным ПО ИСУП системы управления базами данных (СУБД), интерпретаторы программ, различные внешние библиотеки, необходимые для функционирования прикладных программ, средства архивирования и защиты данных от несанкционированного доступа, а также иные программы необходимые для полноценного использования специализированного ПО, функции которых так или иначе им используются.

Так, например, многие программы, предназначенные для решения задач управления экономическими объектами, используют те или иные системы управления базами данных (СУБД) и без них не могут функционировать. Многие программы могут формировать отчеты в формате MS Excel. Поэтому для просмотра этих отчетов необходимо наличие на компьютере либо самого табличного процессора Excel, либо программы просмотра файлов формата Excel. Некоторые современные программы для возможности просмотра отчетов и даже для ввода данных требуют наличия на компьютере какой-либо программы просмотра Web-страниц Интернет и вне их отсутствия не могут нормально функционировать. Все это и составляет вспомогательное ПО ИСУП.

Специализированное прикладное ПО — это совокупность программ, непосредственно реализующих алгоритмы решения функциональных задач управления.

В качестве специализированного прикладного ПО ИСУП могут выступать как собственные разработки предприятия, так и программные продукты независимых производителей. В настоящее время в основу специализированного ПО ИСУП, как правило, кладется тот или иной универсальный программный комплекс, обеспечивающий решение основных задач планирования, учета и анализа хозяйственной деятельности. Такие программные комплексы поставляются множеством зарубежных (SAP, Oracle, Microsoft, PeopleSoft и др.) и российских (1C, Галактика, Парус, Интеллект-Сервис, Инфософт, Компас и др.) производителей программного обеспечения. Существенно различаясь объемом реализованных функций, архитектурными решениями, средствами настройки на особенности работы конкретных предприятий, масштабируемостью, возможностями интеграции с программами иных производителей и многими другими свойствами, такого рода программные системы становятся основой для создания специализированного прикладного ПО ИСУП многих тысяч предприятий. В зависимости от потребностей в информационном обеспечении, базовый программный комплекс может дополняться различными программами, необходимыми для решения специфических задач, возникающих в процессе управления предприятием. Когденко, В. Г. Аналитическое обеспечение финансового менеджмента: [Текст] / В. Г. Когденко // Экономический анализ: теория и практика. — 2008. — № 20. — С. 34 — 37.