Управленческие разработки по внедрению современных информационных технологий на предприятии

Улучшение сетевой организации компании «Яркий мир»

Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

Одна из главных задач владельца небольшой фирмы — опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами, именно здесь современная сетевая технология будет необходимой.

Правильно сделанное денежное вложение в компьютерную сеть поможет компании получать прибыль за счет четырех основных факторов, что позволит:

• 1. Снизить затраты на аппаратные средства
• 2. Рационализировать ведение дел
• 3. Снизить административные накладные расходы
• 4. Повысить производительность труда

Это как раз и началось осуществляться в компании «Яркий мир» с 2011 года, другое дело как это делается. К числу недостатков можно причислить:

• 1) Нет утверждённого плана развития компьютерной сети или он не соблюдается.
• 2) Система администрирования сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной.
• 3) Не используются потенциальные возможности локальной вычислительной сети.
• 4) Не производилось обучение сотрудников порядком работы в сети и с сетевыми приложениями.
• 5) Администрирование сети происходит по принципу «всё закрыть» даже внутри отделов и подразделений.

Сеть позволяет работникам Яркого мира тратить меньше времени на рутинные операции, сохраняя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.

Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать.

Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.

Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Что очень важно для небольших подразделениях нашей организации, где управление часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

Моим первым предложением будет организация в административном отделе некоторого временного подразделения, занимающегося внедрением новых информационных технологий в организации. Это подразделение должно заниматься изучением существующего положения дел и внедрять новые методы работы.

Почему необходимо создавать специальное временное подразделение? Стоит учесть, что это дело не прибыльное, а все подразделения в Ярком мире работают, в первую очередь на прибыль.

Этому подразделению необходимо решить следующие задачи:

• 1) модернизация существующих компьютеров и приобретение новых персональных компьютеров
• 2) организация сетевой структуры и распределение полномочий по администрированию
• 3) выбор программного обеспечения, исходя из эффективности, надёжности и стоимости существующих программ и операционных систем
• 4) организация обучения сотрудников организации новым способам работы, используя новые возможности и более эффективное использование привычных приложений
• 5) организация отдела, занимающегося технической поддержкой сетевой оргтехники, с помощью которой возможно будет сетевая печать, хранение файлов на сервера, приём и отправка электронной почты, факсимильных сообщений за пределы организации.

Эффект от внедрения локальной сети в данном случае будет более ощутимым, так как само только подключение отдела к локальной сети ничего абсолютно не даёт. Отдел обычно становится более закрытым. Известна такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети:

• — архивация данных на дискеты
• — защита файлов паролями
• — отказ от использования сети
• — проверка на компьютерные вирусы
• — отказ соблюдать требования администратора сети, мотивируя это неумением

В итоге как работало подразделение, так и работает: выполняет бюджет, объёмы работ прежние. Начальники подразделений считают себя опытными людьми и поэтому поступают так, как считают нужным, исходя из опыта прошлых лет, на проведённые собственными силами маркетинговыми исследованиями. Руководители подразделений не изучают передовые технологии, не думают о том, как можно новые достижения науки и техники или других организаций применить у себя в отделе. Если что-то вводится принудительно, то выполняется двойная работа: по старинке и по-новому.

Но не стоит так говорить за все подразделения, в некоторых отделах, где есть опытные в этом деле сотрудники, сразу произошло оживление: активно используется локальная почта, Интернет, сетевые технологии.

Не следует в данном случае рассчитывать на инициативу сотрудников. Когда с человека требуют выполнение плана и изо дня в день повышают нагрузку второстепенной работой, он не будет отнимать у себя время изучением локальной сети. Проследим по журналу выдачи ключей среднее время выдачи и сдачи ключей на вахту. Ниже в таблице представлено время опозданий и задерживания на рабочих местах (таблица 3.1).

ТАБЛИЦА 3.1- Данные по годам.

РИСУНОК 3.1- графическое отображение данных по годам.

Результаты таблицы 3.1 и графическое отображение данных (рисунок 3.1) подтверждают увеличение нагрузки на персонал. Эта нагрузка является скрытой, так как официально за задержку на работе не платят и на совещаниях эта проблема не обсуждается. Однако нельзя сказать, что это связано только из-за перегрузки персонала работой. Некоторые сотрудники стали задерживаться на работе или стали использовать рабочее время из-за появления глобальной сети Интернет.

Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям. Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.

Призывы к самофинансированию научили подразделения самостоятельности. Теперь каждое подразделение работает строго по смете и стремится себя обеспечить компьютерами, принтерами, ксероксами — становятся независимыми. Однако, использование локальной сети, может снизить расходы на аппаратное обеспечение. Необходимо организовать отдел множительной техники. Это будет небольшая комната, в которой будет находиться один или два оператора и несколько различных сетевых принтеров, сканеров, ксероксов, факсов. Это даёт несколько преимуществ подразделениям:

• 1) Снижение расходов на аппаратное обеспечение
• 2) Улучшает контроль над рациональным использованием техники и расходными материалами
• 3) Закупка расходных материалов по низким ценам
• 4) Выход из строя одного из оборудования не влечёт к остановкам в работе
• 5) Возможность вести статистику расходов по подразделениям, мотивируя их к снижениям расходов