Порядок работы автоматизированной системы управление и учета товарно-материальных ценностей предприятия

Программа выполнена при помощи одной из самых популярных программ электронных таблиц. Exсel даёт расширенные возможности обработки баз данных. При использовании наиболее удобных форм и возможностей VBA программирования появляется возможность сократить время и силы потраченные на ведение учёта товарно-материальных ценностей на исследуемом нами предприятии. Программа достаточно проста для использования даже неопытными пользователями.

При разработке программы за основу были взяты следующие учётные документы:

• — оборотная ведомость;
• — инвентаризационная опись формы -3;
• — требование формы м-11;
• — товарно-транспортная накладная формы 1-ТН;

Для упрощения работы с программой на одном рабочем листе, который назван Главным листом, было создано меню (рисунок 4.1).

Рисунок 4.1 Меню программы.

Как видно в меню расположены три кнопки с описанием для чего они нужны. При нажатии первой «Учёт ТМЦ по прибытию» открывается диалоговое окно в котором вам предлагается выбрать участок или склад который вас интересует, ввести данные о товаре: наименование, код, количество и цену (рисунок 4.2). Программа автоматически внесёт товарно-материальные ценности в соответствующую строку таблицы учёта и сосчитает на какую сумму был приобретен данный товар. Дата устанавливается текущая на момент совершения той или иной операции.

Рисунок 4.2 Форма прибытия ТМЦ.

После внесённых изменений, по желанию пользователя, можно просмотреть таблицу данных по первому складу. Под первым складом подразумевается склад оборудования и запасных частей, под вторым — склад металлов и метизов, под третьим — склад хозяйственных материалов, под четвёртым — продуктовый склад. Так как один из двух складов по заготовке леса законсервирован в связи с уменьшением объёма производства было принято решение оставить в программе лишь один лесной склад.

Для выполнения вышеперечисленных действий написан макрос с помощью встроенного языка программирования VBA, что даёт нам возможность в любой момент откорректировать программу для других видов использования. Так, как операции по внесению в учётную ведомость товарно-материальных ценностей на предприятии реализуются вручную эта часть программы облегчит учёт прибывших на склады предприятия оборудования и материалов с высокой точностью.

Как и для учёта по прибытию товарно-материальных ценностей существует необходимость учёта их отпуска со склада предприятиям-потребителям. Для этой цели в главном меню программы предусмотрена вторая кнопка, которая активизирует очередное диалоговое окно «Убытие ТМЦ», соответственно запускающее второй программный модуль макроса. Для того, чтобы понять как действует эта часть программы следует взглянуть на рисунок (рисунок 4.3).

Рисунок 4.3 Расход материалов.

Приведенная форма диалогового окна предлагает нам выбрать участок базы, на котором осуществляется складирование интересующего нас продукта, сырья, материала или оборудования затем необходимо ввести код (рисунок 4.4), который является уникальным для каждого вида товарно-материальных ценностей.

Рисунок 4.4 Выбор кода товара.

По этому коду программа осуществляет поиск конкретного товара и определяет адрес ячейки в которую записан код. Для подтверждения ввода существует кнопка «Далее». После её нажатия активизируется следующее диалоговое окно, которое предлагает ввести цену товара по какой мы хотим его реализовать (рисунок 4.4). В этом окне нас программа информирует о количестве товара этого вида на складе и предлагает ввести количество продукта которое подлежит реализации или же убытию со склада.

Далее программа предоставляет последний шанс откорректировать введенную информацию или подтвердить правильность ввода таковой. Это осуществляется при помощи кнопок «Назад» и «Готово». В любой момент можно прервать операцию расходования материальных средств нажав кнопку «Отмена».

Рисунок 4.6 Расход материалов. Конечная форма.

На этом этапе программа активизирует всю строку, где находится необходимая информация о товаре, переходит в ячейку которой присвоено значение о количестве товара. Затем выдаёт эту информацию в окно для того, чтобы что бы не ввести слишком большое количество реализуемого товара. Если щёлкнуть по кнопке «ОК» в этом окне, то программа автоматически отнимет введённое количество от количества имеющегося на складе товара, а результат буден записан в эту ячейку со всеми необходимыми изменениями (рисунок 4.7).

Рисунок 4.7 Таблица данных по первому складу.

Кнопка «Return» служит для того, чтобы в любой момент можно было вернутся в главное меню программы.

При нажатии на кнопку в главном меню «Добавить поставщика» происходит запуск диалога, представленный на рисунке 4.8, в котором необходимо ввести название поставщика, реквизиты (месторасположение, банковские счета).

Рисунок 4.7 «Диалог для добавления поставщика».

После нажатия на кнопку «ОК», данные введенные в этом диалоге, переносятся в справочник по поставщикам, пример таблицы с поставщиками представлен на рисунке 4.8.

Рисунок 4.8 «Пример таблицы с поставщиками».

При нажатии на кнопку в главном меню «Добавить потребителя» происходит запуск диалога, представленный на рисунке 4.9, в котором необходимо ввести название потребителя, реквизиты (месторасположение, банковские счета).

Рисунок 4.9 «Диалог для добавления потребителя».

После нажатия на кнопку «ОК», данные введенные в этом диалоге, переносятся в справочник по потребителям, пример таблицы с поставщиками представлен на рисунке 4.10.

Рисунок 4.10 «Пример таблицы с потребителями».

При нажатии на кнопку в главном меню «Добавить товар» происходит запуск диалога, представленный на рисунке 4.11, в котором необходимо ввести код товара, название, поставщика данной продукции, технические характеристики изделия.

Рисунок 4.11 «Диалог для добавления товара».

После нажатия на кнопку «ОК», данные введенные в этом диалоге, переносятся в справочник по товарам, пример таблицы с товарами представлен на рисунке 4.12.

Рисунок 4.12 «Пример таблицы с товарами».

При нажатии на кнопку в главном меню «Отчет», мы переходим в таблицу, где ведется учет поступления и расходования товарно-материальных ценностей, пример данной таблицы представлен на рисунке 4.13.

Рисунок 4.13 «Пример Отчета».

Для получения информации об организации, которая потребляет или поставляет данный вид продукции, необходимо произвести двойной щелчок по выбранной строке, в результате этого появится следующие информационное окно, представленное на рисунке 4.14.

Рисунок 4.14 «Информационное окно по компаниям».

При нажатии на кнопку в главном меню «Модель», мы переходим в таблицу, где находится результат решения данной модели (рисунок 4.15).

Рисунок 4.15 «Модель».

В приложении приведены тексты программ макросов без которых не могли бы выполняться такие функции, как выбор новой строки для записи с последующим учётом новых видов товарно-материальных ценностей, поиск необходимого товара по его уникальному коду, обеспечения необходимых вычислений при изменении данных и размеров таблиц (приложение В). По моим расчётам программа должна увеличить производительность труда расчётного отдела примерно на 30%. Но только при создании соответствующих условий на рабочих местах.