Описание используемого программного обеспечения

Microsoft Access — это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

СУБД предоставляет вам возможность контролировать описание своих данных, работу с ними и организует коллективное пользование этой информацией. СУБД также увеличивает возможности и облегчает ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access.

При работе с базой данных необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

При работе с Microsoft Access 2013 используются следующие типы данных:

• · текстовый — тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;
• · поле MEMO — специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);
• · числовой — тип данных для хранения чисел;
• · дата/время — тип данных для хранения значений даты и времени;
• · денежный — тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);
• · счётчик — специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;
• · логический — для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;
• · поле объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);
• · гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;
• · мастер подстановок — тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

Числовые поля могут иметь следующие размеры:

• · байт (Byte) — целые числа от 0 до 255 (1 байт);
• · целое (Integer) — целые числа от минус 32 768 до +32 767 (2 байта);
• · длинное целое (Long Integer) — целые числа от минус 2 147 483 648 до +2 147 483 647 (4 байта);
• · одинарное с плавающей точкой (Single) — числа от минус 3,41 038 до +3,41 038 с точностью до 7 знаков (4 байта);
• · двойное с плавающей точкой (Double) — числа от минус 1,79 710 308 до +1,79 710 308 с точностью до 15 знаков (8 байт).

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем.

Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т. е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой.

Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о сотрудниках предприятия (таблица Сотрудники), другая таблица — информацию о покупателях (таблица Покупатели). На основании этих двух таблиц необходимо получить результирующую (таблица Продажи), содержащую поля Фамилия сотрудника и Код сотрудника, Фамилия покупателя и Код покупателя. Данные для результирующей таблицы можно взять из двух данных таблиц. Ни одно из перечисленных полей не может являться ключевым, так как оно не определяет каждую запись. В качестве ключевого поля в этих таблицах можно использовать поле Код типа Счётчик, автоматически формируемое Access при создании структуры таблицы, или в каждой таблице задать поле Номер, по которому затем связать таблицы. Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением.

Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД — реляционными базами данных.

СУБД Microsoft Access 2013 ориентированы на работу с объектами различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, макросами. Поговорим отдельно о каждом элементе.

Таблица базы данных похожа на электронную таблицу, так как информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.

Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Например, если речь идет о таблице с информацией о сотрудниках компании, больше одного раза вводить данные об одном и том же сотруднике не нужно. Данные о товарах должны храниться в отдельной таблице, как и данные о поставщиках товаров. Этот процесс называется нормализацией.

Строки в таблице называются записями. Каждая запись состоит по крайней мере из одного поля. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, в таблице под названием «Сотрудники» в каждой записи находится информация об одном сотруднике, а в каждом поле — отдельная категория информации, например имя, фамилия, адрес и т. д. Поля выделяются под определенные типы данных, например текстовые, цифровые или иные данные.

С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода, управления и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Но форма лучше подходит пользователям для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.

С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть форма для покупателей, в которой вы работаете с данными, которые необходимы клиенту. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма продаж, с помощью которой вы вносите информацию о товаре, купленном определенным клиентом.

Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.

Отчеты используются для корректирования и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например «Какое количество книг было продано за месяц?» или «В каком издательстве напечаталось наибольшее количество книг?» Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.

Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно делаются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.

Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но можно объединить таблицы и информацию можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные, чтобы отображались только нужные записи.

Используются и так называемые «обновляемые» запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах.

Есть два основных вида запросов: запросы на выборку и на изменение. Запрос на выборку только находит данные и предоставляет к ним доступ. Результаты такого запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена, а также использовать в качестве источника записей для формы или отчета.

С помощью запроса на изменение, как видно из названия, можно выполнять определенные операции с найденными данными: создавать таблицы, добавлять информацию в уже существующие таблицы, а также обновлять или удалять данные.

Макросы в Access — это нечто вроде упрощенного языка программирования, с помощью которого можно сделать базу данных более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определенные задачи: открываются отчеты, выполняются запросы, закрывается база данных и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.