Процесс планирования закупок

1. Теоретическая часть: Процесс планирования закупок: сущность, этапы, распределение ответственности. Планирование потребностей в запасах: методы ABC и XYZ

2. Практическая часть: Место складирования в логистической системе фирмы: значение, функции склада, виды склада

3. Список используемой литературы

1. Теоретическая часть: Процесс планирования закупок: сущность, этапы, распределение ответственности. Планирование потребностей в запасах: методы ABC и XYZ

Логистика — наука об оптимизации материальных потоков, потоков услуг и связанных с ними информационных, финансовых и других потоков и управлении ими в определенной микро-, мезоили макроэкономической системе для достижения поставленных перед ней целей.

Управление потоковыми процессами, их преобразование и интеграция являются новой формой управления, превосходящей традиционные как по уровню творческого потенциала, так и по степени эффективности конечных результатов. Оптимизация потоковых процессов стала возможной лишь благодаря переориентации с количественных критериев оценки хозяйственной деятельности на качественные.

Актуальность темы

не вызывает сомнений, поэтому цель настоящей работы — изучить направления совершенствования планирования закупок.

При выполнении работы использовались учебники, учебные пособия и монографии по логистике и маркетингу.

Процесс планирования закупок: сущность, этапы, распределение ответственности.

Закупочно-заготовительная логистика в оптово-посреднической фирме занимает одно из важнейших мест в ее работе. Целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей оптово-торговой организации в товарах с максимально возможной экономической эффективностью. Эта цель может быть достигнута при соблюдении следующих условий:

1) выдерживание обоснованных сроков закупки товаров и материалов,

2) обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них,

3) соблюдение требований производства и торговли по качеству материалов и товаров.

К заготовлению товаров в организации можно отнести следующие этапы формирования необходимого количества продукции:

1) планирование закупок на основании маркетинговых исследований и конкретных заказов покупателей,

2) учет закупочной деятельности, посредством создания информационных баз данных и финансового учета,

3) контроль за выполнением поставленных задач по закупкам,

4) анализ закупок, заготовления продукции, проведение сверки с планом,

5) регулирование процесса заготовления продукции в зависимости от отклонений, допущенных в работе.

Выбор поставщика Одной из основных проблем, возникающих при закупке товара, является выбор поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером предприятия в реализации ее логистической стратегии.

Рассмотрим основные этапы выбора поставщика.

1. Определение и оценка требований покупателей к количеству, качеству, срокам поставки и сервису, прилагаемому к товару.

2. Определение типа закупок: установившиеся (постоянные) закупки, модифицированные закупки (в которых меняется поставщик или параметры закупаемых товаров), новые закупки (закупки, связанные с изменением конъюнктуры рынка).

3. Анализ поведения рынка. Поставщик может функционировать в различной рыночной среде и типе рынка: монополистическом, олигополистическом, высококонкурентном. Знание и анализ рынка поставщиков помогают логистическому персоналу фирмы определить количество возможных поставщиков, позицию на рынке, профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.

4. Идентификация всех возможных поставщиков, их предварительная оценка.

5. После отбора наиболее подходящих поставщиков продукции происходит окончательный выбор поставщика. При этом используется метод многокритериальной оценки, включающий такие показатели как уровень цены, надежность поставок, качество сопутствующего сервиса и др.

6. Реализация процесса поставок конкретной номенклатуры товаров от поставщика посреднической фирме: оформление договорных отношений, передача прав собственности на продукцию, транспортировка, грузопереработка, хранение, складирование и т. п.

7. Контроль и оценка выполнения закупок. После завершения процесса доставки должен быть организован входной контроль качества продукции. Эффективность управления закупками оценивается в результате непрерывного контроля и аудита выполнения условий договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству продукции и сервиса.

Автоматизация планирования закупок Эффективность управления предприятием во многом зависит от умения правильно распорядиться ограниченными оборотными средствами. Это особенно актуально в современных условиях продолжающегося экономического кризиса. Важнейшей стороной управления оборотными средствами является возможность принимать своевременные и оптимальные решения по планированию закупочной деятельности, эффективному подстраиванию ее под пакет заказов покупателей с учетом динамики будущих поставок, прогнозируемого уровня продаж, текущего состояния складов и уже сформированных заказов на поставки.

В условиях небольшого предприятия соответствующие решения относительно несложно принимать «из головы», основываясь на здравом смысле и общем понимании состояния дел на собственном предприятии. Однако на крупных предприятиях, имеющих множество заказов широкого ассортимента от большого числа потребителей, такая информация уже не может уместиться даже в одной голове. Для эффективного управления становится необходимой группировка заказов по номенклатуре, их распределение во времени и по поставщикам, что довольно сложно и при решении традиционными методами может приводить к распылению и неэффективному использованию оборотных средств, возможным срывам поставок, часто влекущих за собой существенные штрафные санкции. Здесь при принятии решений на помощь могут прийти средства автоматизации — компьютерная техника и специальное программное обеспечение.

Многие западные экономисты, основываясь на анализе соответствующей статистики, именно им отводят важнейшую роль при осуществлении целенаправленной деятельности по корректировке уровня запасов и их оптимизации.

К сожалению, на текущий момент в большинстве представленных на российском рынке систем автоматизации пока достаточно успешно решаются лишь задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, отражающие движение финансовых и товарных потоков предприятия лишь по факту их совершения. В лучшем случае поддерживается лишь относительно небольшой перечень задач бюджетирования. Функции же планирования, особенно планирования закупок товара, пока в большей части разработок остаются в стороне.

Целью логистики закупок является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью. Эта цель достигается решением целого ряда задач, которые можно сгруппировать следующим образом:

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих изделий.

2. Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них.

3. Соблюдение требований производства по количеству сырья материалов и комплектующих изделий.

Закупочная логистика представляет собой вид деятельности, без осуществления которой невозможна нормальное функционирование предприятия. Она является связующим звеном между разными товаропроизводителями, координаторами их работы, решающим важные задачи материального обеспечения производства.

Логистика закупок выполняет следующие функции:

* формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них;

* получение предложений от поставщиков и их оценка;

* выбор поставщиков;

* определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий;

* согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку;

* контроль за сроками поставки материалов;

* входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;

* доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;

* поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.

Рыночные условия вызвали к жизни ряд существенных изменений в сфере материально-технического обеспечения производства. Среди них особенно важными оказались:

* давление быстро растущего разнообразия ассортимента продукции, запрашиваемой рынком;

* сокращение времени внедрения в производство новой продукции, ускоряющей расширение ассортимента;

* сокращение длительности производственного цикла;

* обострение конкуренции между производителями на фоне накопления рынка нужными товарами.

Все эти изменения привели к тому, что различные виды деятельности предприятия — производство, экономика, финансовая деятельность стали все больше зависеть от состояния материально-технического снабжения.

Планирование потребностей в запасах: методы ABS и XYZ.

Важным инструментом управления материальными запасами является ABC/XYZ анализ. Суть метода заключается в распределении запасов по трем группам в зависимости от привлекательности (ABC) или устойчивости тенденции оборачиваемости (XYZ). Привлекательность запаса и устойчивость тенденции оборачиваемости можно оценивать по различным критериям. В решении поддерживаются три показателя: выручка, маржа и количество.

В решении можно создавать различные каталоги для классификаций ABC и XYZ. Каждый такой каталог ориентирован на использование одного из поддерживаемых критериев оценки и позволяет задавать процентное соотношение между группами A, B и C (для классификации XYZ — между ее группами). На основании этих каталогов можно формировать классификации товаров на группы ABC и XYZ. Каждая такая классификация формируется для формата (группы) предприятий, или для отдельного производства.

При разборе метода балльной оценки, для ситуаций принятия решения характерна необходимость выбора из многих альтернатив. Тот факт, что не все альтернативы имеют одинаковое значение с точки зрения влияния на общий результат, обусловливает зависимость качества решения от выявления важнейших факторов и нахождения возможностей влияния на них. Метод, с помощью которого отдельные элементы классифицируются и наглядно представляются по степени их важности для определенной проблемы, называется АBС анализом.

Исторически происхождение метода связано с решением снабженческих проблем, а именно с необходимостью концентрации усилий на тех продуктах, которые имеют наибольший вес в общей стоимости сырья и материалов. В принципе АBС анализ имеет очень широкую область применения, поскольку в соответствии с исследуемыми величинами (например товары, клиенты) классификации могут быть подвергнуты самые разные области.

АВС анализ опирается на гипотезу о том, что в реальности нередко 20% элементов обеспечивают около 80% результата. Эта гипотеза основывается на так называемом принципе Парето, который был, выдвинут итальянским экономистом Парето (1848−1923) и утверждает, что в пределах заданной группы или совокупности отдельные объекты имеют гораздо большее значение, чем-то, которое соответствует их доле в численности этой группы.

Примером АВС анализа может послужить установление приоритетов выполнения управленческих задач. Важнейшие задачи (А-группа), которыми менеджер занимается каждый день, занимают около 15% его общего рабочего времени. Их ценность, в смысле вклада в достижение целей, находится в пределах 65%. Задачи средней значимости (В-группа) занимают около 20% времени и имеют долю в результате также около 20%. Малозначимые задачи требуют, напротив, около 65% времени и обеспечивают лишь примерно 15% достижения целей.

Опираясь на пример использования АВС анализа для исследования распределения времени менеджера, можно выделить следующие этапы:

a) составление перечня всех задач, которые необходимо выполнить в течение определенного времени (неделя, день);

b) упорядочение задач по их значимости и важности (в последовательности убывания значимости);

c) присвоение каждой задаче номера;

d) оценка задач по АВС принципу: первые 15% относятся к А-группе (очень важные, нельзя делегировать, имеют большое значение для выполнения функции); следующие 20% - В-группа (важные, значительные, можно делегировать); остальные 65% - С-группа (менее важные, незначительные, обязательно делегировать);

e) проверка распределения времени на предмет соответствия важности задач: 65% времени для А-группы; 20% времени для В-группы; 15% времени для С-группы.

f) проведение корректирующих мероприятий с целью последовательной ориентации на А-задачи.

g) проверка В-задач и С-задач на возможность делегирования.

Область применения АВС — анализа распространяется наряду с установлением временных приоритетов на множество других задач. Часто используемый вариант — классификация клиентов предприятия с точки зрения их значимости для успеха фирмы и последующее деление на А-, В-, С-группы. Очень часто АВС-XYZ анализ используется для исследования значимости отдельных продуктов предприятия, с точки зрения результата (сбыта, прибыли). Это делается для оптимизации структуры сбытовой программы и очистки программы от невыгодных продуктов.

АВС анализ является эффективным методом выделения из множества влияющих факторов и элементов тех, которые имеют особое значение для достижения поставленных целей и поэтому должны обладать высоким приоритетом.

Решающее преимущество АБС — анализа заключается в простоте применения. Метод позволяет быстро сделать выводы, способствующие уменьшению перегрузки менеджера деталями и обеспечивающие лучший обзор проблемной области. С помощью АВС — анализа реализуется возможность последовательной ориентации на принцип Парето, концентрирующий деятельность на важнейших аспектах проблемы. Деятельность концентрируется на решении важнейших задач, в результате появляется возможность целенаправленного уменьшения затрат на остальные сферы.

Слабое место АВС — анализа заключается в поиске объективных критериев оценки элементов, критериев, которые имеют решающее значение для достижения результата. Данная проблема решается относительно просто для количественно измеримых факторов (есть объективные меры, которые можно использовать для сравнения).

XYZ-анализ — изучение стабильности продаж, — обычно используется вместе с ABC-анализом, позволяющим выделить ключевые для фирмы-продавца товары.

Существует два метода организации закупок. Условно их называют подходами «от продаж» и «от склада». Первый, по сути, есть просто аккумулирование опыта общения с клиентами.

Управление «от склада» означает опору не на качественную информацию, а на данные предшествующих периодов. На их основании строятся прогнозы на будущее. Именно при этих условиях хорошо работают методы SIC (статистического контроля запасов, statistical inventory method), к которым относятся ABCи XYZ-анализ.

Смысл XYZ-анализа в изучении стабильности продаж. Если ABC-анализ позволяет определить вклад конкретного товара в итоговый результат (чаще всего в общую прибыль компании или в стоимость запасов), то XYZ-анализ изучает отклонения, скачки, нестабильность сбыта.

В категорию X включают товары со стабильными продажами. Если каждый рабочий день магазин продает сто плюс-минус пять пакетов молока, то этот продукт попадает в данную категорию.

Для группы Y допускаются более значительные отклонения.

В категории Z оказываются товары, продажи которых точно прогнозировать невозможно, слишком велики колебания.

Цель XYZ-анализа — дифференциация товаров (номенклатуры) по группам в зависимости от равномерности спроса и точности прогнозирования.

Для распределения товаров по этим категориям существует весьма несложный статистический аппарат. При сравнении данных используется формула расчета коэффициента вариации.

Методика XYZ-анализа Основная идея XYZ анализа — группировка объектов по степени однородности исследуемого показателя (по коэффициенту вариации).

Отметим, что XYZ-анализ корректно работает только в случае нормального (гауссова) распределения данных. Впрочем, по мере увеличения полученных статистических данных распределение при соблюдении некоторых естественных условий становится все ближе к гауссову.

Лучше всего применять XYZ-анализ в сочетании с ABC-анализом (хотя и он один даст отделу логистики существенную информацию). При этом весь ассортиментный ряд делится на девять категорий товаров.

Эксперты акцентируют внимание на том, что интегрированный ABC (XYZ)-анализ — лишь средство поддержать принятие решений. Построение матрицы не разделит товары на «плохие» и «хорошие», не выявит товары, подлежащие немедленному выводу из списка продаваемых. Всегда необходим дополнительный анализ. В категории CZ часто оказываются сопутствующие товары вроде спецодежды или чистящих средств для продаваемых механизмов. Они приносят мало дохода и закупаются клиентами нерегулярно. В категорию CX у магазинов-дискаунтеров попадут хлеб, соль и спички. Эти товары должны быть в наличии — не найдя их, покупатель может больше не прийти в магазин.

И все-таки польза от интегрированного анализа несомненна. Он служит основой управления запасами, позволяет определить «точку заказа». Для категории AX, учитывая ее финансовую значимость и предсказуемость, должны устанавливаться жесткие нормативы, соблюдению которых нужно уделять особое внимание. Для этой группы товаров рекомендуется ежедневно проверять остатки, установив четкую календарную (дата) или статистическую (по оставшемуся на складе объему запасов) точку заказа новых партий.

Матрица интегрированного анализа может использоваться даже для распределения административных ресурсов. Категория AX должна обслуживаться самыми опытными и квалифицированными сотрудниками, а группу товаров, попавших в «клетку» CZ, можно доверить новичкам начинается. Им будет несложно работать с категорией, где заказы происходят реже, допуски по отклонениям выше, и жестко лимитируется лишь сумма, расходуемая на данную товарную позицию за определенный период.

Наглядность результатов ABC (XYZ)-анализа позволяет использовать его как аргумент в общении с руководителями, чтобы подтолкнуть их к определенным действиям.

Используя XYZ-анализ, надо помнить о нескольких существенных ограничениях. Прежде всего, требование к объему используемых данных. Чем их больше, тем надежнее окажутся полученные результаты. Число исследуемых периодов должно быть не менее трех.

Не удастся применить статистические методы в случае динамично меняющейся ситуации, например, при выводе на рынок нового товара (аналогами которого компания до сих пор не торговала) или однократного приобретения каких-то товарных позиций. Когда количество продаж новинки еженедельно растет, XYZ-анализ ничего не даст, товар неизбежно попадет в «нестабильную» группу Z, XYZ лишен смысла и для предприятий или компаний, работающих под заказ, подобные прогнозы им просто не нужны.

Периодичность анализа — дело для каждой компании сугубо индивидуальное.

Весьма серьезно на результат расчетов может влиять сезонность. Вот типичный случай. Компания информирована о повышении сезонного спроса, необходимый запас товаров приобретен или произведен. Но из-за скачков продаж товар скатывается в «непредсказуемую» категорию Z Кроме того, существуют целые сегменты рынка, где применение XYZ-анализа будет совершенно бесполезно.

2. Практическая часть: Место складирования в логистичекой системе фирмы: значение, функции склада, виды склада планирование запас склад закупка Крупный современный склад представляет собой сложное техническое сооружение. Склад состоит из многочисленных связанных между собой элементов, имеет характерную структуру и предназначен для выполнения ряда функций по изменению материальных потоков.

К функциям склада относится накопление, переработка и распределение грузов между потребителями.

К основным понятиям складской деятельности относят: приемку товара и грузов от перевозчика (приемка товара ведется по количеству и качеству).

Размещение и укладка товара, причем размещение товара ведется по нескольким принципам. Хранение, отбор и отправка товара.

Некоторые склады занимаются маркированием и упаковыванием товара маркируется товар в соответствии с разработанными правилами и способами. Последняя операция — это сдача грузов перевозчикам.

Размещение товара. В зависимости от задач выбирают метод размещения товара на складе, при этом учитывается назначение грузов, способ хранения, максимальность использования объема склада при рациональном расположении отделов, предохранение товаров от порчи и т. д.

Хранение товаров. Организация хранения обеспечивает: сохранность количества и качества товаров, их потребительских качеств и выполнение необходимых погрузочно-разгрузочных работ; условия для измерения товаров, их осмотра, осуществляемого соответствующими органами контроля, исправления повреждений упаковки.

Отправка товаров. Отпуск товаров со склада включает следующие операции: отработка товаров по наличию на складе, отбор товаров с места их хранения, перемещение в зону комплектования заказов, оформление, закладка или прикрепление упаковочных листов, маркировка грузовых мест, перемещение скомплектованных грузов в зону погрузки, загрузка тары, используемой для перевозки, оформление транспортной накладной.

В организации эффективной работы состоит задача склада. Критериями эффективности являются полное удовлетворение заявок по списку и проведение срочных отгрузок.

Отбор товаров. Производят отбор товаров комплектовщики и другие работники склада после получения листа комплектации. Комплектовочный лист составляется с учетом складской специфики, что значительно ускоряет отбор товаров.

На крупном складе при механизированном отборе укомплектованный груз снимается с места упаковки и передвигается в зону отгрузки.

При ручном способе набора и отпуске небольшого количества товара выкладывается на ручные тележки и перемещается в зону комплектации.

Применение портативных терминалов позволяет проводить инвентаризацию, не останавливая работу склада.

После выбора товара партию упаковывают.

Современный склад — это технически сложное оснащенное сооружение, которое включает взаимосвязанные элементы, имеет соответствующую структуру и выполняет ряд функций по изменению материальных потоков, а также сбору, переработке и распределению грузов между потребителями.

В то же время склад является всего лишь составной частью системы более высокого уровня логистической цепи, которая и определяет основные технические требования к складской системе, диктует задачи, и позиции ее оптимальной работы ставят условия переработки груза.

В связи с этим склад рассматривается не автономно, а как составляющая часть логистической цепи.

Такой подход позволяет обеспечивать успешное выполнение главных функций склада и достижение высокого уровня рентабельности.

При этом необходимо учитывать, что для каждого конкретного склада составляющие складской системы значительно отличаются друг от друга как ее элементы так и сама структура базирующаяся на взаимосвязи этих элементов.

При формировании складской системы нужно помнить основной принцип: только индивидуальное решение с учетом всех сопутствующих факторов может сделать ее рентабельной. Четкое определение рабочих задач и тщательный анализ переработки груза как внутри, так и вне склада является предпосылкой его рентабельной работы.

Основная задача склада — концентрация запасов, их хранение и формирование бесперебойного и ритмичного обеспечения заказов потребителей.

К основным функциям склада можно отнести следующие.

В соответствии со спросом преобразование производственного ассортимента в потребительский, что означает создание нужного ассортимента для выполнения заказов клиентов.

В экономической деятельности применяется большое количество разновидностей складов. По назначению выделяются следующие виды.

Производственные. Выступают как склады сырья и комплектующих материалов.

Таможенные склады предназначены для хранения товаров в ожидании таможенной очистки.

Склады для досрочного завоза строятся в районах, где доставка товаров возможна лишь в определенные сезоны.

Сезонного хранения. Склады для товаров сезонного характера.

Резервные. На резервных складах запас хранится на случай чрезвычайных обстоятельств.

Оптово-распределительные склады, которые осуществляют снабжение товаропроводящей сети.

Склады коммерческие общего пользования. Эти склады осуществляют обслуживание любых владельцев товара.

Розничные склады торговых предприятий.

Список используемой литературы

1. Дурович А. П. Основы маркетинга: Учеб. пособие/ А. П. Дурович.- М.: Новое знание, 2004.-512с.

2. Котлер, Филипп, Армстронг, Гари, Сондерс, Джон, Вонг, Вероника. Основы маркетинга: Пер. с анг.-2-е европ. изд. — М., Спб., К., Издательский дом Вильямс, 2001.-994с.: ил.-Парал. тит. англ.

3. Логистика: учеб. пособ./под ред. Б. А. Аникина — М.: ТК Велби, 2007. — 408 с.

4. Неруш Ю. М. Логистика: учеб. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. — 389 с.

5. Панкратов Ф. Г. Коммерческая деятельность: учеб. — М.: «Дашков и К», 2004. — 504 с.

6. Степанов В. И. Логистика: учеб. — М.: ТК Велби, 2006. — 488 с.