Формы. 
Основы информатики

Access позволяет организовать удобный и понятный интерфейс пользователя для работы с данными с помощью форм. Формы — настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в БД в виде объектов специального типа. Это объект БД, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных.

Основные функции:

• 1. Ввод и редактирование данных. Эта наиболее известная сфера использования форм. Внесение изменений, добавление и удаление данных становится намного более простым. Вы имеете возможность работать с данными из нескольких таблиц в одной форме, вычислять необходимые данные и выводить их на экран.
• 2. Управление ходом выполнения программы. Для автоматизации выполнения некоторых действий по обработке данных создают формы для работы с макросами и процедурами Visual Basic. Управляющие элементы — кнопки, списки, меню. Каждый управляющий элемент может быть связан с некоторым объектом (полем) в таблице или в запросе, на которой базируется форма. Для запуска макросов или процедур в форме размещают элементы управления, которые называют кнопками. Макросы и процедуры разрешают открывать другие формы, запросы и отчеты, фильтровать данные, которые выводятся на экран, и выполнять много других действий.
• 3. Вывод сообщений о ходе работы. С помощью макрокоманды «Сообщение» или функции MsgBox Visual Basic возможно вывести на экран сообщения для пользователя (например, об ошибке).
• 4. Печать информации из базы данных. Вы имеете возможность напечатать форму с данными, которые она содержит. Для вывода формы на экран вы должны задать параметры печати.

Формы позволяют выбирать из множества полей таблицы именно те поля, к которым требуется привлечь внимание пользователя. Эта возможность означает также, что при желании можно заблокировать доступ к остальным данным таблицы. Например, человек, вводящий фамилии в список сотрудников, не сможет просматривать сведения о зарплате.

Виды форм:

простая форма по одной таблице;

простая форма по связанным таблицам;

простая форма на основании запроса;

форма со списком или с полем для списка;

форма-меню с кнопками управления (кнопочная форма);

составная форма. Составная форма содержит главную форму и подчиненные ей формы. Главная форма — это первичная форма, форма внутри формы называется подчиненная. Подчиненная форма выглядит как часть другой формы;

разделенная форма.

При необходимости, пользователь имеет возможность изменить макет подчиненной формы.

Допускается вставка в главную форму нескольких подчиненных форм. Возможна вставка в главную форму двух вложенных друг в друга подчиненных форм. Это означает, что в форму вставлена подчиненная форма, которая сама содержит подчиненную форму. Для ссылки на значение элемента управления подчиненной формы используют выражение. Для перехода в режиме формы из подчиненной формы в главную следует щелкнуть мышью на любом поле в главной форме. Для перехода из главной формы в подчиненную следует щелкнуть мышью на любом месте подчиненной формы (или выбрать имя подчиненной формы в раскрывающемся списке Переход к полю на панели инструментов).

Структура формы

Макет формы состоит из следующих разделов:

• — раздел Заголовок формы определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице;
• — раздел Верхний колонтитул определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы, и отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы. Отображаются сведения, такие как название формы и заголовки столбцов, которые печатаются сверху на каждой странице;
• — раздел Область данных определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы этот раздел отображается на каждой странице;
• — раздел Нижний колонтитул определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы, отображаются сведения, такие как дата или номера страниц;
• — раздел Примечание формы определяет нижнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы. При печати многостраничной формы примечание формы будет отображено только внизу последней страницы.

Из всех перечисленных разделов обязательным является только раздел области данных. Высоту области любого раздела формы можно изменить с помощью мыши, перетаскивая нижнюю часть раздела вверх или вниз.

Для добавления или удаления разделов заголовка и примечания формы необходимо выбрать соответствующую команду контекстного меню.

Рисунок 18.

Для удаления разделов заголовка и примечания формы повторно выберите эту команду.

Высота раздела области данных определяется вертикальным размером окна формы, а также размером заголовка и примечания формы. Для изменения высоты раздела области данных переместите его нижнюю границу при помощи мыши вверх (для уменьшения высоты) или вниз (для увеличения). В режиме Формы вертикальная полоса прокрутки в окне формы появляется только для просмотра раздела области данных.

Создание форм.

При помощи инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

• 1. Использование инструмента «Форма» для создания новой формы
• — в области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме;
• — на вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма.

Рисунок 19

Приложение создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными. Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, то добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице «Сотрудники», и между таблицами «Сотрудники» и «Заказы» определено отношение «один-ко-многим», то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы «Заказы», относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных в форму.

2. Создание разделенной формы.

Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы.

Рисунок 20.

Эти два представления связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия).

Работа с разделенной формой дает преимущества обоих типов формы в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить запись в другой части формы.

Чтобы создать разделенную форму, выполните следующие действия:

• — в области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме, или откройте таблицу или запрос в режиме таблицы.
• — на вкладке Создание в группе Формы щелкните Разделенная форма.
• 3. Создание формы, в которой отображается несколько записей при помощи инструмента «Несколько элементов».

В форме, созданной с помощью средства «Форма», одновременно отображается только одна запись. Если нужна форма, в которой отображается сразу несколько записей, и при этом требуются более широкие возможности настройки, чем у таблицы, можно воспользоваться инструментом «Несколько элементов».

• — в области переходов щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме;
• — на вкладке Создание в группе Формы щелкните Несколько элементов.

Создаваемая форма внешне напоминает таблицу. Данные расположены в строках и столбцах, и одновременно отображается несколько записей. Однако данная форма предоставляет больше возможностей настройки, чем таблица. Например, к ней можно добавлять графические элементы, кнопки и другие элементы управления.

4. Создание формы при помощи мастера форм

Для получения большей свободы выбора полей, отображаемых на форме, вместо упомянутых выше инструментов можно воспользоваться мастером форм. Кроме того, можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов, при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и запросами.

• — на вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы, а затем выберите команду Мастер форм;
• — далее следуйте инструкциям на страницах мастера форм.
• 5. Создание формы при помощи инструмента «Пустая форма»

Если мастер или инструменты для создания форм не подходят, можно воспользоваться инструментом «Пустая форма», чтобы создать форму. Таким образом, можно очень быстро построить форму, особенно если в ней будет лишь несколько полей.

на вкладке Создание в группе Формы щелкните Пустая форма. Access открывает пустую форму в режиме макета и отображает область Список полей;

в области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей или таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму;

чтобы добавить поле к форме, дважды щелкните его или перетащите его на форму. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их последовательно, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля на форму;

пользуясь инструментами группы Элементы управления на вкладке Форматирование, можно добавить в форму эмблему компании, заголовок, номера страниц или дату и время.

Рисунок 21.

6. Создание формы при помощи Конструктора форм.

Создание формы в режиме конструктора форм аналогичен созданию формы при помощи инструмента «Пустая форма».

Элементы управления Элементами управления называются улучшающие интерфейс пользователя объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий и позволяют просматривать данные и работать с ними, например надписи и рисунки.

Для выбора элемента управления и добавления к форме элементов управления, переключитесь в режим конструктора, щелкнув форму правой кнопкой мыши, а затем выбрав пункт Конструктор. Затем можно воспользоваться инструментами в группе Элементы управления на вкладке Конструктор.

Рисунок 22.

Элементы управления:

Элемент управления.	Описание.
Поле:	Отображает существующие данные из БД или принимает вводимые пользователем новые данные для хранения в базе данных.
Надпись:	Текстовая надпись. Позволяет вводить текст, но не может быть связана с источником данных, может быть привязана к другому элементу управления как часть графического элемента.
Кнопка:	Кнопки удобны для выполнения действий. Когда пользователь щелкает кнопку, не только выполняется соответствующее действие, но и на экране видно, как кнопка нажимается и отпускается.
Поле со списком:	Поле со списком объединяют свойства полей и списков и занимают меньше пространства. В них можно как вводить новые значения, так и выбирать значения из списка. Списки таких полей состоят из строк данных с заголовками и без заголовков.
Флажки:	Флажки можно использовать в формах, отчетах и страницах доступа к данным (Конструктор. Представление, в котором отображается структура следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы. В режиме конструктора можно создавать новые объекты базы данных или изменять структуру существующих.) как изолированные элементы управления (Элемент управления. Объект графического интерфейса пользователя (такой как поле, флажок, полоса прокрутки или кнопка), позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя.)для отображения значений Да или Нет из базовой таблицы, запроса.
Вкладка:	Набор вкладок служит для представления нескольких страниц с данными в одном наборе. Это особенно полезно при работе с большим количеством элементов управления, которые можно рассортировать по категориям.
И другие…

Создание элемента управления с помощью инструментов группы «Элементы управления»:

• — Нажмите кнопку, позволяющую добавить элемент управления нужного типа. Например, чтобы создать флажок, нажмите кнопку Флажок.
• — На сетке макета формы щелкните там, где должен находиться верхний левый угол элемента управления. Чтобы создать элемент управления стандартного размера, щелкните один раз. Чтобы создать элемент управления другого размера, щелкните сетку и выберите нужный размер, перетаскивая указатель мыши.
• — Если выделена кнопка Использовать мастера, а с добавляемым в форму элементом управления связан мастер, то при перетаскивании элемента на форму этот мастер запускается и помогает настроить параметры элемента управления.
• — Если с первой попытки не удастся установить элемент управления точно в нужное место, его можно переместить.
• — Для отображения свойств элемента управления выберите элемент управления и нажмите клавишу F4.

Для того чтобы вывести окно свойств выделенного в данный момент элемента необходимо либо выбрать пункт Свойства в контекстном меню объекта. Окно свойств имеет несколько страниц:

Рисунок 23.

Макет. На данной странице собраны свойства, отвечающие за внешний вид элемента. Такие как расстояние от левого и верхнего края контейнера; наименование, размер, цвет и начертание шрифта, цвет границы, цвет фона и так далее.

Данные. Если элемент может быть связан с полем БД, то на этой странице можно заполнить свойства отвечающие за связь с данными, а также условия ввода.

События. На этой странице представлены различные события, на которые может реагировать элемент. Некоторые события обрабатываются самим визуальным элементом, но, как правило, разработчик сам пишет код, определяющий реакцию на то или иное событие. Код, определяющий реакцию на событие, называется обработчиком события. Самые типичные события, возникающие в Access: Вход, Выход, Внесены изменения, Получение фокуса, Нажатие кнопки, Двойное нажатие кнопки и т. д.

Другие. На этой странице расположены свойства, которые нельзя отнести к трем предыдущим категориям. Они обычно используются в программировании.

Все. На данной странице отображаются все свойства, которые только есть у элемента.

Создавая форму мы переносим элементы на заготовку, задаем размеры и изменяем свойства. Конечным результатом должна явиться удобная в работе форма. Поэтому излишние изыски оформления и беспорядочное расположение элементов будут только мешать.