Понятие унифицированной системы документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документ том понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак экономического языка, имеющий единство формы, содержания и материального носителя и обладающий следующими свойствами:

• * полифункциональности, поскольку документ может предназначаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходящих в экономической системе, для обработки, хранения этой информации и для передачи ее на расстояние;
• * наличия юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписей должностных лиц, благодаря которым подтверждается достоверность содержащейся в документе информации. Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:
• * по степени официальности (документы утвержденной и неут-вержденной формы);
• * по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т. п.):
• * по уровню управления (государственный уровень, уровень министерства, уровень объединений, предприятий и организаций);
• * по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и др.);
• * по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);
• * по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые в системе);
• * по отношению к задаче (первичные документы, промежуточные и результатные документы);
• * по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);
• * по способу чтения и обработки (документы визуального чтения и ручной обработки, машинно-ориентированные документы, машиночитаемые документы);
• * по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т. д.);
• * по срочности (срочные, несрочные).

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает более 40% времени работников управления. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

• * проведение унификации и стандартизации документов;
• * введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Рассмотрим содержание каждого из подходов. Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов в результате осуществления синтаксической и семантической унификации. Таким образом вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) — это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, для которых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т. е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

• * стандарты и технические условия;
• * проектно-конструкторская и технологическая документация;
• * проектная документация по капитальному строительству;
• * плановая документация;
• * статистическая отчетность;
• * первичная учетная документация;
• * финансовая первичная и отчетная документация;
• * бухгалтерская документация бюджетных организаций и объединений;
• * организационно-распорядительная документация;
• * документация по материально-техническому снабжению;
• * документация по ценообразованию и торговле.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

• * документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;
• * УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;
• * УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;
• * УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;
• * все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.