Инвентаризация как инструмент гарантии прав собственника

Инвентаризация как инструмент гарантии прав собственника

У большинства руководителей предприятий и сотрудников бухгалтерских служб сложилось мнение, что целью инвентаризации является только приведение в соответствие учетных и фактических данных о наличии имущества и обязательств на отчетную дату. Однако, такая позиция несколько поверхностна. Наличие контроля за движением имущества и его фактическим состоянием само по себе является надежным гарантом эффективности деятельности любой компании. Кроме того, в процессе осуществления хозяйственной деятельности, регистрации в бухучете хозяйственных операций могут возникать различные описки, технические ошибки и неточности. Несмотря на это к такому важному контрольному мероприятию, как инвентаризация активов и обязательств, в организациях подходят весьма формально, что отчасти объяснимо: сотрудникам не хочется брать на себя лишние обязанности, а собственник просто не в состоянии самостоятельно контролировать еще и наличие материальных ценностей.

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств предприятия и оформления ее результатов регламентируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года № 49.

Порядок, частота и даты проведения инвентаризации, перечень подлежащего инвентаризации имущества определяются руководством экономического субъекта самостоятельно, но в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете эти нюансы должны быть закреплены в учетной политике предприятия.

Существует ряд законодательно установленных случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

• · перед составлением годовой отчетности;
• · при продаже или передаче имущества в аренду;
• · при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• · при смене материально-ответственных лиц;
• · в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• · при выявлении фактов порчи имущества, хищений или злоупотреблений;
• · при ликвидации или реорганизации предприятия.

Для проведения инвентаризации на предприятии создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя. В состав комиссии могут входить представители администрации предприятия, работники бухгалтерии, инженеры, технические специалисты, а также могут быть включены представители службы внутреннего аудита и независимых аудиторских организаций. Если в организации назначена ревизионная комиссия и объем инвентаризационной работы невелик, то проведение инвентаризации может быть поручено ревизионной комиссии. Если же масштабы предприятия велики, то для одновременного проведения инвентаризации на всех участках создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Особенно актуально создание рабочих комиссий в случае наличия у предприятий филиалов и представительств. инвентаризация имущество финансовый обязательство На следующем этапе начинаются подготовительные мероприятия — в инвентаризационную комиссию передаются последние приходные и расходные бухгалтерские документы, и отчеты и движении денежных средств и материальных ценностей, которые визируются председателем инвентаризационной комиссии. Материально-ответственные лица должны подтвердить, что все материальные ценности оприходованы или списаны в расход, а приходные и расходные документы переданы в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. Также на этом этапе осуществляется проверка бухгалтерских проводок в электронной базе в случае ведения автоматизированного учета, что позволяет устранить заранее ряд неточностей в бухучете.

Далее следует этап натуральной и документальной проверки, наиболее трудоемкий, ответственный и важный. Инвентаризационная комиссия путем пересчета, взвешивания и обмера определяет фактическое наличие имущества в присутствии материально-ответственных лиц. Для обеспечения работы комиссии должны быть созданы условия, в которых возможно проведения точной и полной проверки (должна быть предоставлена рабочая сила для перемещения тяжелых грузов и их перевешивания, присутствовать измерительные приборы и необходимая тара). Одним из самых трудоемких для проведения инвентаризации является участок незавершенного производства, особенно на предприятиях непрерывного цикла. С одной стороны, нормативными документами предписано сдать на склады все остатки МПЗ, с другой технически сложной задачей является выявление фактического количества продукции, находящейся в заделах. Единственным способом решить это задачу является временная остановка производства.

При инвентаризации ряда активов (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения и пр.) и обязательств осуществляется проверка наличия подтверждающих документов и правильности их оформления.

По результатам работы инвентаризационной комиссии составляются инвентаризационные описи и сличительные ведомости, форма которых рекомендована Госкомстатом, но предприятие имеет право и на самостоятельную разработку документов для учета результатов инвентаризации. Сличительные ведомости составляются в случае обнаружения недостачи или выявления излишков имущества, а также в случае выявления каких-либо иных расхождений между фактическими данными и данными бухгалтерского учета. Указанные документы подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально-ответственными лицами, которые в конце описей дают расписку о проведении проверки в их присутствии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Заполнение инвентаризационных описей и сличительных ведомостей допускается на ПК, но в случае заполнения их от руки они должны быть заполнены шариковой ручкой без помарок и исправлений.

По результатам проведения инвентаризации могут быть выявлены недостачи, излишки, а также активы, пришедшие в негодность — основные средства, материалы, готовая продукция и товары. Действия с выявленными расхождениями между фактическими данными и данными бухучета регулируются Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию с отнесением на счета учета финансовых результатов с одновременным выявлением причин излишков и виновных лиц. Недостача имущества в пределах норм естественной убыли на основании распоряжения руководителя списывается на счета учета издержек производства и обращения после зачета недостач излишками пересортицы.

Недостачи, как правило, выявляют чаще, чем излишки. Недостачи ТМЦ сверх норм естественной убыли, а также порча имущества относятся на виновных лиц. В случаях, когда не удается доподлинно установить виновное лицо, или если судом отказано во взыскании недостачи с виновного лица, убытки от недостачи и порчи относятся на издержки производства и обращения. При этом обязательным условием должно быть наличие документов, подтверждающих решения следственных или судебных органов, которые подтверждают отсутствие виновного лица или отказ на взыскание с такого лица ущерба.

Все результаты проведения инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском и налоговом учете в том месяце, когда была закончена инвентаризация, а в случае проведения инвентаризации по результатам года — в годовом балансе.

Как показывает аудиторская практика, владельца бизнеса или руководство компании после проведения инвентаризации могут ожидать сюрпризы, и далеко не всегда они оказываются приятными. Как правило, они вызваны недоработками или халатным отношением персонала к своим обязанностям, фактами хищения материальных ценностей и злоупотребления полномочиями, покрывательством и кумовством при обнаружении фактов недостач. Именно поэтому так важно не пренебрегать этим удобным инструментом контроля, а использовать все его преимущества.

• 1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• 2. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
• 3. ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации».
• 4. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».