Пути повышения эффективности информационных технологий в управлении предприятием

Управленческую информацию различают как:

исходную, она кладется в основу принятия решений;

организационную, она используется при реализации решений;

регулирующую, она сопровождает управленческое решение и существует в виде определенных правил, предписаний, норм, рекомендаций;

учетно-контрольную, она используется на завершающем этапе управленческого цикла.

Управленческую информацию классифицируют по различным принципам:

характеру управленческого реагирования (требующая срочных решений, предназначенная для будущих решений);

форме представления (документ, устно, компьютерным способом и т. д.);

времени появления (оперативная, суточная, месячная, годовая и т. д.);

уровню доступности (секретная, внутренняя, внешняя);

функциональному назначению (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая и т. д.);

принадлежности к объекту управления (агрегат, участок, цех, предприятия и т. д.);

степени обобщения в управленческом процессе (первичная, производная, итоговая и т. д.).

Служба информационного обеспечения предприятия решает множество задач, но важнейшими являются:

ранжирование поступающей в фирму информации;

экстренное оповещение менеджеров;

сбор текущей информации о состоянии фирмы, ее подразделений и ресурсов;

оценка тенденций и состояния фирмы, ее подразделений и ресурсов;

контроль ресурсов через заданные лимиты и темпами потребления;

анализ структуры запасов материальных ценностей и финансов;

контроль движения заказов по структурным подразделениям фирмы;

поддержание справочной системы руководителей;

ведение электронного архива;

поддержание экспертных систем для принятий решений руководителями;

подготовка отчетных и плановых документов;

поддержание системы контроля исполнения распоряжений;

обработка информации по стандартным алгоритмам;

поддержание электронной почты.

Подготовка информации для принятия решения состоит в совместной обработке нескольких массивов данных, получении вторичных данных, сопоставлении информации из различных периодов, оптимизационной выборке части сведений и т. д.

Полное представление о потоках информации в системе управления дают информационные модели документооборота. Они представляются в описательном, табличном, символьном, графическом видах. В информационной модели отображают этапы движения каждого документа и порции информации с указанием наименования, процедуры переработки, источника и потребителя. Для отдельно подразделения системы управления выделяют следующие виды используемой информации: входная, выходная, нормативно-справочная, вспомогательная [1].

Информационные технологии в сфере экономики управления — это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Информационная система (ИС) — упорядоченная совокупность документированной информации и информационных технологий.

Все виды информационных систем и сетей, технологии и средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической деятельности, развитие которой определяется государственной научно-технической и промышленной политикой информатизации.

В качестве основного классификационного признака автоматизированных информационных систем (АИС) целесообразно рассматривать особенности автоматизируемой профессиональной деятельности — процесса переработки входной информации для получения требуемой выходной информации, в котором АИС выступает в качестве инструмента должностного лица или групппы должностных лиц, участвующих в управлении организационной системы.

В соответствии с предложенным классификационным признаком можно выделить следующие АИС:

автоматизированные системы управления (АСУ);

системы поддержки принятия решений (СППР);

автоматизированные информационно-вычислительные системы (АИВС);

автоматизированные системы обучения (АСО);

автоматизированные информационно справочные системы (АИСС).

Автоматизированная система управления представляет собой автоматизированную систему, предназначенную для автоматизации всех или большинства задач управления, решаемых коллективным органом управления (министерством, дирекцией, правлением, службой, группой управления и т. д.). В зависимости от объекта управления различают АСУ персоналом (АСУП) и АСУ техническими средствами (АСУТС).

Системы поддержки принятия решений — это интерактивные компьютерные ИС, в которых используются различные модели принятия решений и специализированные базы данных, обеспечивающие деятельность ответственных за принятия решений сотрудников. Программное обеспечение таких систем позволяет пользователям определенным образом ставить ряд вопросов типа «что, если», получая в интерактивном режиме соответствующие рассматриваемой ситуации варианты действий.

Искусственный интеллект (ИИ) — это информационная технология, конечная цель которой состоит в создании компьютера, умеющего думать, видеть, слушать и чувствовать подобно человеческому существу. Наибольшее организационное воздействие ИИ оказывает в области экспертных систем. Экспертная система (ЭС) пытается копировать мыслительные процессы, свойственные в ходе процесса принятия решений профессионалам и менеджерам. ЭС разрабатывается посредством кодирования знаний специалиста из области правил принятия решений, которые записываются в компьютерную программу, моделирующую определенную стратегию решения задач. ЭС имеют значительное сходство с системами поддержки принятии решений. По существу, обе они обеспечивают высокий уровень, поддержки занятых решением рабочих задач пользователям. Однако ЭС применяются, как правило, для работы с повторяющимися проблемами в узких сферах деятельности и предлагают рекомендации, тогда как системы поддержки решений используются в решении уникальных, имеющих сложную природу проблем.

Управленческая внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из 3 основных элементов:

технические средства обработки информации (компьютеры);

внутренние и внешние каналы передачи информации (каналы связи);

собственно информация, зафиксированная на соответствующих носителях.

Создание ВИС базируется на следующих основных принципах:

унификация и многократность использования информации, что позволяет существенно сократить дублирование и ограничить количество используемых показателей, уменьшить объем информационных потоков и повысить степень использования информации;

совместимость (техническая, программная, организационная) отдельных элементов и подсистем ВИС, повышающая надежность ее функционирования и снижающая затраты на создание и модернизацию;

многовариантность расчетов в процессе подготовке и принятия управленческих решений, дающая возможность их оптимизации.

Проектирование, создание и использование в организации внутрифирменной информационной системы направлены на достижения следующих важнейших целей:

автоматизацию административно-управленческого труда на основе использования информационной технологии;

повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижение степени риска в результате повышения качества используемой информации;

создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации как в централизованном, так и в децентрализованном режимах;

непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.

К основным функциям ВИС можно отнести:

определение потребности каждого менеджера в необходимой ему информации определенного характера, содержания и объема;

разработку программного обеспечения, создание и использование банков данных;

определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретения и их эксплуатации;

координацию всех работ по информационному обслуживанию;

автоматизированную обработку и выдачу документов и текстовой информации.

Современные информационные технологии все более широко охватывают не только управленческие, но и сами производственные процессы, обеспечивая возможность создания интегрированных компьютерных систем, объединяющих в единый информационный процесс научные исследования, разработки, производство, маркетинг, финансы и другие сферы хозяйственной деятельности и функции коммерческой организации [2]. управленческий информационный автоматизируемый Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры при оценке деятельности предприятия [3].

Целостная система информационной поддержки финансовых решений имеет три уровня: анализ, учет, управление и планирование. Она включает финансовый, налоговый, отчетные календари в которых фиксируются ежедневные финансовые операции и представляются структурированные данные итогового анализа.

Составными частями системы являются:

главная книга;

счета дебиторов (обработка счетов-фактур, учет графика платежей, анализ дебиторской задолженности, поддержка оперативного управления кредитами);

счета кредиторов (учет поступающих счетов-фактур, их сверка, учет оплаты);

управление денежными средствами (обработка платежей и поступлений денежный, поддержка электронных банковских операций, прогноз движения банковских средств);

финансовые планы (разработка и сравнение вариантов плана, сравнение фактических и отчетных показателей);

распределение затрат (учет косвенных расходов, расчет себестоимости продукции, анализ затрат предприятия);

финансовые отчеты (генерация отчетов в виде таблиц, графиков, файлов);

основные средства (создание реестра основных средств, автоматическое осуществление проводок по операциям с основными средствами).

Кроме вышеперечисленных структурных элементов системы следует выделить блоки отдельных подсистем, входящих и дополняющих единую систему, в которую входят:

Подсистема «производство» объединяет блоки:

управление производством и его планирование (управление выполнением заказов, отпуск материалов, подготовка отчетов о выполнении операции, учет выпуска продукции, времени работы персонала и оборудования, анализ состояния незавершенного производства);

учет затрат (расчет нормативной себестоимости продукции);

спецификация изделий (сопровождение изготавливаемых и закупаемых элементов товарной продукции);

планирование потребности в мощностях (планирование потребностей в материалах, узлах, загрузки оборудования).

При многозвенном производстве это подсистема позволяет вести управление серийным выпуском изделий, отслеживать работу каждого подразделения предприятия.

Подсистема «снабжение» обеспечивает сопровождение решений по планированию и управлению складскими операциями. Подсистема увязывает сбыт, снабжение и складское хозяйство и включает:

управление продажами (ведение и оценка контрактов с заказчиками, статистическая обработка продаж);

управление закупками (ведение базы данных по поставщикам, проверка надежности поставщиков);

управление запасами (отслеживание изменений материальных запасов, прогноз потребностей в резервных запасах и времени выполнения заказов, выработка рекомендаций по местам складирования и распределения товаров внутри склада);

управление партиями товаров (отслеживание партий товаров на стадиях закупки комплектующих, сборки или производства, обслуживание, текущего ремонта).

Подсистема «транспорт» позволяет поддерживать экспедиторские и транспортные решения. Она включает модули:

управление заказами на транспортировку и хранение;

определение оптимальных маршрутов;

учетов автотранспорта;

учет горюче-смазочных материалов;

расчет стоимости услуг транспортировки;

планирование потребности в материалах.

Подсистема «управление проектом» ориентирована на поддержание управленческих решений при разработке новой техники. Эта подсистема включает средства управление крупными долгосрочными инвестиционными проектами, начиная с предварительной оценки бюджета и заканчивая оценкой всего комплекса выполненного проекта:

сетевое планирование (планирование и корректировка графика изготовления продукции по стадиям выполнения проекта);

управление конструкторскими данными (поддержание системы проектно-конструкторских разработок, внесение изменений, отслеживание сделанных изменений при изготовлении);

бюджетирование проекта (разработка и анализ планового бюджета проекта на всех стадиях от появления идеи до получения опытного образца готового изделия);

оперативно корректировать изделие под требования заказчика.

Подсистема «сервис» предназначена для поддержки решений по управлению сервисными услугами, преди послепродажного и специального обслуживания. Она обеспечивает:

выполнение регламентных работ;

планово-предупредительные мероприятия;

ремонт и устранение неисправностей;

гарантийный ремонт.

Подсистема «сервис» включает также:

модули управления профилактическим обслуживанием и текущего ремонта (формирования графика работ, подготовка заказов на обслуживание, расчет доходов);

управление договорами на обслуживание;

разработку графиков обслуживания и ремонта (планирование занятости персонала, подготовка оперативных заданий на ремонт, определение приоритетов заказов);

анализ затрат.

Подсистема «управленческий контроль» обеспечивает руководителей обобщенной информацией по деятельности предприятия. Она состоит из блоков:

анализ показателей деятельности (расчет и анализ показателей по направлениям деятельности);

мониторинг показателей (отслеживание изменений показателей, их значения по отношению к критическим уровням, наглядное представление данных);

ретроспективный анализ и прогнозирование.

Подсистема обеспечивает подготовку отчетов по типовым и специальным формам.

Информационная система опирается на современные программные продукты и современные средства вычислительной техники. Она создается с помощью языков программирования четвертого поколения, операционных систем, таких как UNIX и Windows. Идеология построения управленческих информационных систем обеспечивает максимальную гибкость при расширении функциональных возможностей, инвариантность по отношению к используемым интерфейсам и базам данных.

Из широко распространенных локальных компьютерных систем следует выделить:

система бухгалтерского учета «1С», «Финансы без проблем», «Парус», «Супербухгалтерия», «Турбобухгалтер» ;

системы правового обеспечения «Гарант», «ИНЕК» ;

системы поддержки рабочих мест руководителя «Директор», «Руководитель архива», «Проектировщик», «Суперменеджер»;

системы поддержки документооборота предприятия «АТЛАНТ», «Делопроизводство».

Малыми интегрированными системами являются: Concorde XAL, Exact, NS2000, Platinum, PRO/MIS, Scala, SunSistems, «Босскорпорация»; средними интегрированными системами JD Edwards, MFRPRO, SytiLine (SYMIX); крупными интегрированными системами SAP R/3, BAAN, Oracle Aplication, BPCS.

В сложном мире компьютерных информационных систем современным менеджерам требуется прежде всего эффективно использовать возможности серверных операционных систем, обеспечивающих высокую производительность, простой запуск многих серверных приложений, телекоммуникационные функции, осуществляя тем самым руководство персоналом, оснащенным компьютерами.

Современные сетевые операционные системы (ОС) (например, Microsoft Windows NT Server) надежная платформа для управления информационной системы любого масштаба: от простейшей сети из нескольких персональных компьютеров до сложной гетерогенной системы на сотни тысяч пользователей.

Система безопасности современных ОС обеспечивает сертифицированную защиту информации и системных служб от несанкционированного доступа и от неквалифицированных действий пользователей.

Разработчики информационных систем, менеджеры используют возможности сетевых операционных систем для объединения различных рабочих станций с персональными компьютерами для интенсивной обработки данных с помощью методов вытесняющей многозадачности, что дает пользователям возможность выполнять одновременно несколько приложений без потери производительности [4].

Первоочередным условием и главным залогом успешного развития бизнеса на сегодняшний день остается информация. В системе коммуникаций немаловажную роль играют информационные технологии. Интернет стал частью повседневной жизни любого человека. Через сети Интернет можно осуществлять различные операции купли-продажи, игры на биржах, поиск информации относительно новостей науки, экономики, искусства, медицины и т. д. Посредствам сети Интернет производится налаживание новых каналов связи, поиск новых клиентов и знакомств.

• 1. Гольдштейн Г. Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд.2е, доп. и перераб. — Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003 г. — 230 с.
• 2. Балдин К. В. Информационные системы в экономике: Учебник / К. В. Балдин. — 3е изд. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2008 г. — 395 с.
• 3. Гринберг А. С. Информационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов / А. С. Гринберг. — М.: ЮНИТИДАНА, 2003 г. — 416 с.
• 4. Глухов В. В. Менеджмент: Учебник для вузов / В. В. Глухов. — 3е изд. — СПб.: Питер, 2007 г. — 608 с.