Информационное обеспечение компьютерной обработки учетных данных бухгалтерского учета

Информационное обеспечение компьютерной обработки данных бухгалтерского учета состоит из немашинного и внутримашинного. Основными носителями внешней информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводногруппировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки, и изготавливается, главным образом на печатающих устройствах.

Внутримашинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в форме, удобной для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитном диске в памяти компьютера. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Его состав и структура определяются способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействия между ними, развитием их во времени.

База данных — это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. Банк данных — автоматизированная система, составляющая совокупность информационных, программных технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.

Главными показателями баз и банков данных являются конечные пользователи, специалисты, ведущие различные участки учетной работы. Их состав неоднороден, они различаются по классификации, степени профессионализма, уровню в системе управления: например, главный бухгалтер, бухгалтер. Удовлетворение их информационных потребностей — это решение большого числа проблем в организации внутримашинного информационного обеспечения. Специальную группу пользователей банком данных образуют прикладные программисты, обычно они играют роль посредников между базой данных и конечными пользователями, так как создают удобные пользовательские программы на языках системы управления базами данных. Централизованный характер управления данными вызывает необходимость администрирования такой сложной системы как банк данных.

Преимущества работы с банком данных для пользователя окупают затраты и издержки на его создание.

Как банк, так и база данных могут быть сосредоточены на одном компьютере или распределены между несколькими компьютерами. Для того, чтобы данные одного исполнителя были доступны другим или наоборот, эти компьютеры должны быть соединены в единую вычислительную систему с помощью вычислительных сетей. Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта компьютеризированной информационной системы предприятия. В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, виды оплат и удержаний по заработной плате, виды операций движения материалов, типовые проводки). Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавая другие базовые массивы, состав которых определяется отдельным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы).

К информационному обеспечению бухгалтерского учета относятся ряд типовых отечественных информационно-справочных систем (ИСС) «Консультант Плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник».

В настоящее время рынок программных средств автоматизации бухгалтерского учета продолжает интенсивно развиваться.

Наиболее распространенные в России следующие программные продукты автоматизации бухгалтерского учета:

Программа «1С:БУХГАЛТЕРИЯ».

При реализации программы использовались гибкие возможности учета:

• — использование нескольких планов счетов одновременно;
• — многоуровневые планы счетов;
• — многомерный аналитический учет;
• — многоуровневый аналитический учет;
• — количественный учет;
• — многовалютный учет по неограниченному числу валют;
• — ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий;
• — ведение консолидированного учета;
• — учет импортных товаров

Программа позволяет выполнять ввод, хранение и печать любых первичных документов. «1С:Бухгалтерия» включает готовые режимы для обмена бухгалтерской информацией с другими программами системы «1С:Предприятие» и содержит разнообразные средства для связи с другими программами:

• — возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой;
• — встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF.

«1С:Бухгалтерия» поддерживает современные средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE.

«1С:Бухгалтерия» включает средства, позволяющие администратору системы:

• — вести список пользователей системы;
• — назначить пользователям пароли на вход в систему;
• — назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;
• — формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;
• — просматривать список работающих пользователей;
• — получать историю работы пользователей.

«1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов:

• — платежные поручения;
• — счета на оплату и счета-фактуры;
• — приходные и расходные кассовые ордера;
• — акты, накладные, требования, доверенности;
• — другие документы.

Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ» включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации.

Предметная область программы представлена в приложении 1 на рисунке 1.

Также «1С:ПРЕДПРИЯТИЕ» формирует регламентированную отчетность:

• — ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, а также отчетов в фонды;
• — в «Ручном» режиме заполнения отчетов бухгалтер вводит основные показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производные показатели;
• — в автоматическом режиме программа заполняет отчеты на основании введенных за период хозяйственных операций;
• — перед формированием отчетов специальный режим позволяет проверить состояние учета и выявить ошибки бухгалтера, не позволяющие правильно составить отчетность;
• — режим расшифровки позволяет получить «обоснование» заполненных автоматически показателей вплоть до каждого документа и хозяйственной операции;
• — формы отчетности ежеквартально обновляются фирмой «1С» и бесплатно предоставляются зарегистрированным пользователям.

В комплект поставки программы кроме основной Типовой конфигурации входит также «Упрощенная конфигурация».

«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ» является готовым решением, позволяющим вести учет без дополнительных добавок и настроек.

Основное назначение средств работы с распределенными информационными базами — организация единой системы автоматизированного учета на предприятиях, имеющих территориально удаленные объекты: филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью:

• — ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;
• — полная или выборочная синхронизация данных;
• — настройка состава синхронизируемых данных;
• — произвольный порядок и способ передачи изменений.

Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.

«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ» включает разнообразные сервисные возможности:

• — контроль корректности вводимых проводок;
• — табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);
• — проверка возможности удаления «неиспользуемых» бухгалтерских счетов, объектов аналитики, документов;
• — вызов компьютерного видеокурса;
• — вызов правовой системы с диска информационно-технологического сопровождения (ИТС) или «1С:Гарант правовая поддержка»;
• — управление правилами округления сумм.

В программе «1С:ПРЕДПРИЯТИЕ» довольно удобный пользовательский интерфейс:

• 1. Путеводитель по конфигурации предназначен для быстрого освоения программы бухгалтером. Он позволяет ознакомиться с порядком использования программы по конкретным разделам учета и тут же выполнить необходимые действия.
• 2. Режим комментирования проведения документов. В процессе автоматического формирования проводок документами программа информирует пользователя о том, почему были сформированы те или иные проводки.
• 3. «Советы дня» подскажут вам эффективные приемы работы и удобные возможности системы.
• 4. Настраиваемые панели инструментов позволят вам быстро получать доступ к часто используемым функциям программы.
• 5. Подробная контекстно-зависимая помощь сообщит о допустимых действиях во всех режимах работы программы.

Рассмотренные выше достоинства системы «1С Предприятия» такие как: формирование регламентированной отчетности, разнообразие сервисных возможностей, удобный пользовательский интерфейс, гибкие возможности учета привели к внедрению системы «1С Предприятие «как на крупных предприятиях, так и на предприятиях малого и среднего бизнеса.

В системе «1С:Предприятие 8» поддерживается учет деятельности индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.