Официально-деловой стиль при формировании профессиональной компетенции экономистов

Статья посвящена проблеме необходимости овладения студентами — экономистами культурой деловой речи (устной и письменной) в процессе формирования их профессиональной компетенции. Даётся характеристика официально-деловому стилю, выделяются две группы правил делового этикета, упоминаются условия успешного проведения официально-деловой беседы, Показано отличие проведения деловых переговоров от деловой беседы. Рассматриваются требования, предъявляемые к письменной речи при составлении деловых документов.

Ключевые слова: культура деловой речи, официально-деловая беседа, деловые переговоры, официальный стиль, деловой этикет, принятие решения.

Будущим специалистам в различных сферах экономики необходимо овладеть культурой деловой речи (устной и письменной) в процессе формирования профессиональной компетенции. Понимание этой необходимости является надёжным мотивом формирования их иноязычной культурологической компетенции на занятиях по английскому языку, мотивом овладения иноязычным деловым стилем.

В языке принято выделять следующие функциональные стили: научный, официально-деловой, газетно-публицистический, художественный, разговорно-обиходный, причём, каждый функциональный стиль речи имеет свои типичные черты, свой набор лексики и синтаксических структур.

Давая общую характеристику официально-деловому стилю, можно сказать, что деловой стиль — это совокупность языковых средств, функцией которых является обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Исходя из этого, принято различать три подстиля: 1 — собственно официально-деловой (канцелярский); 2 — юридический (язык законов и указов) и 3 — дипломатический.

Деловое общение — сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Нормы поведения на службе называются деловым этикетом, основной функцией которого является формирование правил, способствующих взаимопониманию людей, связанного с целесообразностью и практичностью.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

• 1 — нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу членами одного коллектива (горизонтальные);
• 2 — наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчинённого (вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнёрам, независимо от личных симпатий и антипатий. Обязательным считается соблюдение речевого этикета — разработанных обществом норм языкового поведения. Устойчивые конструкции («здравствуйте», «будьте добры», «разрешите принести извинения», «счастлив познакомиться с вами и др.) выбираются с учётом социальных, возрастных, психологических характеристик).

Речь делового человека может быть устной и письменной. Устные виды делового общения, в свою очередь, подразделяются на монологические — приветственная речь, реклама, информационная речь, доклад на заседании, собрании и диалогические виды — деловой разговор (кратковременный контакт, преимущественно на одну тему), деловая беседа (продолжительный обмен сведениями, информацией, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений), переговоры (обсуждение с целью заключения соглашения по какому-либо вопросу), интервью, деловая дискуссия, деловое совещание, пресс-конференция, деловая беседа по телефону и т. д.

Официально-деловая беседа обычно состоит из пяти последовательных составляющих:

• — начало беседы;
• — передача информации;
• — аргументирование;
• — опровержение доводов собеседника;
• — принятие решений.

Что же позволяет официально-деловой беседе пройти успешно? Исследователи выделили следующие факторы:

• — высокий уровень профессиональных знаний, способствующих реализации объективности, достоверности и глубины изложения информации и помогающих владению ситуации;
• — ясность, позволяющая чётко увязывать факты и детали, избегать двусмысленности, путаницы, недосказанности;
• — наглядность (таблицы, схемы, документы), помогающая визуальному восприятию изложенной информации;
• — постоянная направленность, позволяющая непрерывно держать в голове основные пункты беседы;
• — элемент внезапности, представляющий собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов;
• — насыщенность рассуждений — «взлёты», когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и «спады», предоставляющие собеседнику передышку и дающие ему возможность закрепить мысли и ассоциации;
• — рамки передачи информации, которая должна быть дозированной, не доводить собеседника до скуки;
• — юмор и ирония, способствующие разрядке напряжённости, поднятию настроения собеседников, сглаживанию напряжённых моментов беседы;
• — умение выслушивать собеседника, не перебивать его;
• — продолжительность беседы определяется заранее, регламент должен соблюдаться каждой из сторон, при длительных беседах рекомендуется устраивать 40−50 минутный перерыв;
• — состав участников беседы согласуется заранее и отображает баланс интересов сторон;
• — тема и основные цели беседы оговариваются заранее;
• — беседа должна быть конкретной — включать факты, цифры, необходимые подробности;
• — точность — опоздания не допустимы;
• — корректность и такт должны быть присущи всем участникам деловой беседы.

Так как начало деловой беседы является её важной частью, то инициатору беседы, устанавливая контакт с собеседником, необходимо создать приятную атмосферу для её проведения, стараясь привлечь внимание к предмету собеседования.

Переговоры (по сравнению с беседой) имеют более официальный, конкретный характер и, как правило, предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т. д.). Заслуживают внимания шесть основных правил налаживания отношений между партнёрами:

• 1. Рациональность. Необходимо вести себя сдержанно, т.к. неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе.
• 2. Понимание. Невнимание к точке зрения партнёра ограничивает возможности выработки взаимоприемлемых решений.
• 3. Общение. Если ваши партнёры не проявляют большой заинтересованности, всё же лучше постараться провести с ними консультацию, что позволит сохранить и улучшить отношения.
• 4. Достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации и неблагоприятно сказывается на репутации;
• 5. Убеждение. Оно является основным методом, а поучать партнёра недопустимо, так же, как использование менторского тона.
• 6. Принятие. Необходимо постараться принять другую сторону, быть открытым и готовым узнать нечто новое от партнёра.

Кстати, наиболее оптимальными днями для ведения переговоров считаются вторник, среда и четверг.

Успех переговоров во многом определяется, также, умением задавать вопросы и получать на них исчерпывающие ответы. Вопросы служат для управления ходом переговоров и выяснения точки зрения оппонента. Правильная постановка вопросов способствует принятию нужного вам решения.

Обычно выделяют 5 типов вопросов:

• 1. «Закрытые». Это вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет». Доверие собеседника можно завоевать, задавая в начале контакта вопросы, требующие утвердительного ответа, но злоупотреблять ими не следует, т.к. они лишают другого человека возможности высказать своё мнение.
• 2. «Открытые». Они требуют какого-либо объяснения, задаются для получения дополнительных сведений, выяснения реальных мотивов. Эти вопросы начинаются с вопросительных слов «что, кто, где, сколько, когда, как, почему» .
• 3. Риторические. Не требуют ответа, их цель — вызвать новые вопросы, указать на нерешённые проблемы, обеспечить поддержку позиции говорящего посредством молчаливого согласия.
• 4. Вопросы для обдумывания. Они предназначены для побуждения к размышлению, к комментированию сказанного, к тому, чтобы вызвать готовность вносить поправки в изложенное.
• 5. Переломные вопросы — это вопросы, которые призваны удерживать беседу в строго установленном русле или поднимать новые проблемы, либо переключаться на другое.

Необходимо отметить, что ситуация делового общения может быть:

• — строго официальной (протокольные виды делового общения);
• — официальной (непротоколируемое деловое общение в рабочей обстановке);
• — неофициальной (деловое общение в рабочей и нерабочей обстановке).

Первый и второй тип официального общения предполагает повышенную строгость в выборе лексики. Здесь совершенно неуместно употребление жаргонно-профессиональной лексики и слов-диффуз (например, «крутой»).

Особое внимание, на наш взгляд, следует уделить деловой речи по телефону. Владение культурой делового телефонного разговора означает:

• — набирать номер телефона только тогда, когда твёрдо уверен в его правильности;
• — тщательно готовиться к деловому телефонному разговору, стремясь к его максимальной краткости;
• — делать нужные записи на листе бумаги перед особо ответственными телефонными разговорами;
• — заранее поинтересоваться у собеседника располагает ли он достаточным временем (когда предстоит долгий разговор), если нет, то попросить его перенести разговор на другое, согласованное вами время;
• — если вы дозвонились до нужного вам учреждения, офиса и т. д., то назовите себя и предприятие, которое вы представляете;
• — в случае, если вы «не туда попали», необходимо извиниться, а не просто молча повесить трубку;
• — если звонят вам, то отвечая на телефонный звонок, необходимо назвать свою фамилию;
• — нельзя превращать беседу в допрос, задавая вопросы типа «с кем я разговариваю?», «что вам нужно?» ;
• — необходимо следить за своей дикцией, не зажимать микрофон рукой;
• — во время продолжительного монолога собеседника по телефону следует время от времени подтверждать своё внимание краткими репликами;
• — чтобы произвести положительное впечатление на собеседника, говорить нужно медленно, спокойно, достаточно громко и внятно, стараться употреблять короткие предложения;
• — завершая деловой разговор по телефону, необходимо поблагодарить собеседника и пожелать ему успеха.

Наряду с устным в языке функционирует письменный официальный стиль речи.

Официально-деловой стиль закреплён за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т. д.).

Принято различать следующие жанры (жанрово-ситуативные стили):

• 1. Государственные акты: законы, кодексы, указы, постановления правительства; международные договоры, коммюнике, меморандумы, соглашения, заявления органов государственной власти; ноты, официальные сообщения.
• 2. Разные виды административно-управленческих документов:
  • а) директивно-распорядительные документы: приказы, постановления, решения;
  • б) административно-организационные документы: уставы, циркуляры, правила, положения, акты, протоколы, справки, отчёты;
  • в) деловые (служебные) письма: гарантийное, сопроводительное; рекомендательное; инициативное; письмо-приглашение; коммерческое письмо.

Документ — это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная.

Понятность и максимальная точность письменной деловой речи приводит к языковому единообразию и стандартности служебных документов. Языковая точность предполагает, прежде всего, однозначность понимания содержания. Адекватность восприятия текста автором и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении во всех сферах управленческой деятельности.

Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придаёт документу юридическую силу. Подчёркнутая логичность, безэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весьма существенно отличают письменную деловую речь от устной.

В отличие от других стилей речи языковые штампы деловой письменной речи и особенно документа — явление объективно необходимое, поскольку употребление одних и тех же конструкций способствует ускорению и облегчению понимания текста, страхует от возможных ошибок в управленческой практике. Знание языковых формул, штампов, клише и умение их употреблять в значительной степени означает владение деловым стилем. деловой культура этикет профессиональный Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала при оформлении документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет, таблиц, текстов-аналогов и т. п. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты-аналоги, бланки, формуляры, в которых трафарет имеет вид формализованного текста.

Процесс стандартизации и унификации деловых документов охватывает все уровни языка — лексику, морфологию, синтаксис.

Письменно-деловой стиль отличает:

• — высокая степень терминированной лексики: юридических терминов, экономических терминов, экономико-правовых терминов;
• — именной характер речи, выражающийся в высокой частотности отглагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие;
• — высокая частотность отыменных предлогов и предложных сочетаний;
• — развитие собственно канцелярских значений, связанных с переходом причастий в класс прилагательных и местоимений;
• — стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости;
• — стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально-правовых отношений;
• — формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами;
• — отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии;
• — максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

Лексику языка официально-деловых документов отличает:

• 1. Высокая степень терминированности.
• 2. Высокая частотность.

Порядок слов в предложении официально-делового стиля отличается строгостью и консерватизмом.

Деловое общение является неотъемлемой частью человеческой жизни, важным видом отношений с другими людьми, а регулятором этих отношений выступают этические нормы. Деловому стилю свойственны профессиональная терминология, точность определения применяемых выражений и слов, клишированность языковых средств.

Обучая культуре деловой речи на занятиях по английскому языку, формируется как коммуникативная, так и культурологическая компетенция студентов-экономистов.

• 1. Волгин Б. Деловые совещания. — М., 2003.
• 2. Граудина Л. К. Ширяев Е.Н. Культура русской речи. Учебник для вузов. — М., 2004.
• 3. Головаха Е. И., Панина Н. В. Психология человеческого взаимопонимания. — М., 2000.
• 4. Дебольский М. Психология делового общения. — М., 2002.
• 5. Иванова А., Панова М., Культура письменной речи государственного служащего //Вестник РАГС. — 2001. — № 12.
• 6. Конева Е. В. Психология общения. Учеб. пособие. — Ярославль., 2002.
• 7. Лабунская В. А. Невербальное поведение. — Ростов, 2000.
• 8. Панфилов А. К. Деловой стиль в общении. — М., 2002.
• 9. Першин Г. В. Справочное пособие для успешного делового общения. — СПб., 2002.
• 10. Николаева Л. Д. Проведение деловых бесед и переговоров. Как добиться своей цели. — М., 2003.
• 11. Сухарев В. А. Быть деловым человеком. — Симферополь, 2002.
• 12. Харченко Н. П. Культура устной и письменной речи делового человека. Практикум для самообразования. — М., 2002.
• 13. http: //www.h1peducation.ru/