Разработка информационной системы в среде СУБД

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ Разработка информационной системы в среде СУБД

база данные инфологический access

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т. д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно — справочных и расчетных задач. Современное развитие компьютерной техники помогает справляться с огромными объемами информации. Компьютер позволяет нам перейти на безбумажную технологию хранения, обмена и обработки данных.

Постепенно с развитием программного обеспечения появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становится наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации. Базы данных (БД) позволяют упорядочить многообразие необходимой информации и организовать к ней доступ в удобном виде. В настоящее время информационные технологии играют далеко не последнюю роль практически во всех сферах деятельности человека.

В настоящее время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД Access, входящая в состав пакета Microsoft Office 2007. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации — вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Microsoft Access — это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые нам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

Система управления базами данных предоставляет нам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access.

Разработка БД, как правило, выполняется для определенной предметной области. Чтобы учесть все ее особенности, проводится изучение предметной области и разрабатывается ее формализованное описание. Затем проводится инфологическое моделирование. Исходя из полученных результатов, производится даталогическое проектирование. Затем производится разработка и генерация форм, запросов и отчетов.

Предметом данной курсовой работы является разработка базы данных для автосалона.

Целью курсового проекта является разработка базы данных для автоматизации работы с данными с применением СУБД Access.

Методы исследования: системный анализ литературы, знакомство со специализированными публикациями из ресурсов Интернет, периодическими изданиями, использование справок системы СУБД Access.

1. Разделы, посвященные теоретическим аспектам рассматриваемой задачи

1.1 Возможности Microsoft Access

СУБД Access — широко распространенное офисное приложение Microsoft Office. Microsoft Access служит удобным инструментом для ввода, анализа и представления данных и обеспечивает высокую скорость разработки приложений.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. Каждая база данных состоит из основных объектов: таблиц, запросов, форм, отчётов, страниц, макросов и модулей. MS Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать сотни таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

СУБД позволяет задавать типы данных и способы их хранения. Можно также задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных.

Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, электронные таблицы). Можно задавать также форматы хранения предоставления этих данных при выводе на экран или печать.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т. е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т. д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access — это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Использование Access для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач. Разработка с помощью Access простых и удобных форм ввода данных, обработки данных и генерации сложных отчетов.

В Access предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложении с Internet/intranet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными для использования всем, кто путешествует по Internet. Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access.

Многие считают, что размещение данных на Web-страницах должно осуществляться Web-администраторами. Access с полной определенностью доказывает, что эта операция может быть с успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web-странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web-страницу. С помощью этого мастера можно создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц.

Access — это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые нам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Access — мощное приложение Windows, впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта — детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows 95/98/2000/NT/XP/7, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и вставить его в конструктор форм. Microsoft Access может использоваться в работе все возможности DDE (динамический обмен данными) и OLE (связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением Windows. OLE является более изощренным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access. Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других, поддерживающих OLE приложений Windows.

В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL. Используя SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем необязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами.

В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса — так называемый «запрос по образцу», которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Microsoft Access спроектирован таким образом, что он может быть использован как в качестве самостоятельной СУБД на отдельной рабочей станции, так и в сети — в режиме «клиент-сервер». Поскольку в Microsoft Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства защиты и обеспечения целостности данных. Можно заранее указать, какие пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам базы данных.

Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office 2000, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и Power Point. В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, Power Point и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа Access Graph.

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В её состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчётов. Эту систему можно и как среду разработки приложений, используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как приложения, написанные на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама Access написаны именно на VBA.

Под базой данных Microsoft Access понимает совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. База данных Microsoft Access может содержать таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Ядро базы данных Microsoft Jet управляет данными, которые содержатся в таблицах, находящихся в базе данных. Данные в связанных таблицах могут содержаться в другой базе данных Access, во внешнем источнике данных, таком как баз данных dBASE или электронная таблица Microsoft Excel, а также в источнике данных ODBC, таком как Microsoft SQL Server. Microsoft Access позволяет управлять информацией из одного файла базы данных. В рамках этого файла данные можно разделить на отдельные контейнеры, называемые таблицами, просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм; находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов, а также анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчётов. Создание страниц доступа к данным позволяет пользователям просматривать, обновлять или анализировать данные из базы через Интернет.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase.

Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (Power Point). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули). Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

Access так же позволяет создавать дистрибутивные диски для распространения готового приложения (с помощью Office Developer Edition Tools). Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

Пакет ODE Tools включает мастер установки, автоматизирующий создание средств распространения и программы установки. Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах, на которых не установлен Access.

1.2 Типы данных Microsoft Access

база инфологический access

Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый — тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов). Текст или числа, не требующие проведения расчётов.

Числовой — тип данных для хранения действительных чисел. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

Поле Мемо — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным. Длинный текст или комбинация текста и чисел.

Дата/время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени в специальном фиксированном формате.

Денежный — тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа. Включает денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

Счетчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием, при добавлении новой записи в таблицу. Естественное использование — для порядковой нумерации записей.

Логический — тип для хранения логических данных, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (могут принимать только два значения, например: Да или Нет).

Гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок — это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

Поле объекта OLE — включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

1.3 Свойства полей базы данных Microsoft Access

Поля базы данных не просто определяют структуру базы — они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля — определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные, а поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию-то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных. Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

1.4 Безопасность баз данных Microsoft Access

Базы данных — это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.

Базы данных — это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.

Проблема безопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

1.5 Защита базы данных

Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE.

Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль. Только те пользователи, которые введут правильный пароль, смогут открыть базу данных. Этот способ достаточно надежен (Microsoft Access шифрует пароль, так что к нему нет прямого доступа при чтении файла базы данных), но он применяется только при открытии базы данных. После открытия базы данных все объекты становятся доступными для пользователя (пока не определена защита на уровне пользователей, описанная ниже в этом разделе). Для базы данных, которая совместно используется небольшой группой пользователей или на автономном компьютере, установка пароля обычно оказывается достаточной.

2. Описание предметной области

Автосалон «ВАЗ-auto» является дилером и занимается продажей автомобилей российских фирм-производителей. Процесс продажи протекает следующим образом. Покупатель (клиент) автомобиль, пользуясь предоставленным ему продавцом автосалона каталогом (прайс-лист).

На основании исследований рынка потенциальных покупателей и предложений автомобилей отдельный специалист (менеджер) разрабатывает каталог предлагаемых к продаже машин; в большой фирме такую службу назвали бы отделом маркетинга. Каталог распространяется на рынке потенциальных покупателей. С клиентом, решившим приобрести автомобиль, работает служба оформления заказов. Специалисты (продавцы), входящие в эту службу, принимают заказ, отправляют счета, следят за их оплатой и наконец, вручают клиенту документы на приобретенный автомобиль.

Таким образом, можно выявить наиболее важные для данного бизнеса или производственного процесса компоненты. В нашем случае это будут:

· сотрудники;

· клиенты (покупатели);

· поставщики;

· каталог (прайс-лист);

· автомобили;

· цена.

На основании данных компонентов можно получить список основных бизнес процессов, происходящих в автосалоне, а именно:

· составление каталога;

· анализ рынка;

· продажи;

· оформление счетов и накладных;

· управление работой персонала;

· решение бухгалтерских задач.

Все операции выполняются в пределах одного здания, а организация совместного использования данных основана на возможности полного доступа к БД директора автосалона и частичного доступа персонала.

Определение сроков выполнения тех или иных бизнес процессов позволяет правильно расставить акценты в будущей прикладной программе. В нашем случае примем такую временную последовательность выполняемых процессов:

· обновление каталога — периодически;

· подведение итогов продаж — ежемесячно;

· годовой отчет Выполнение вышеуказанных действий в бизнес процессе позволяют определить мотивацию производственной деятельности автосалона. Бизнес задачи автосалона «ВАЗ-auto» определяются как:

· достижение наилучшего соотношения «затраты — удобство» для клиентов;

· обеспечение условий для успешной деятельности персонала;

· получение приемлемой прибыли;

· повышение доходов при автоматизации обработки данных.

Формализованная постановка задачи будет выглядеть следующим образом:

­ Повысить уровень автоматизация управления работой дилера по продаже автомобилей.

3. Постановка задачи проектирования

Целью данного курсового проекта является разработка информационной системы менеджера автосалона по продажам, которая будет включать в себя базу данных и приложение, обладающее интерфейсом просмотра и правки, а также средствами обработки хранящейся в базе данных информации, располагающей очень простым графическим интерфейсом, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

Требования, предъявляемые к проектируемой программе:

· Предоставление информации об автомобилях в наличии;

· Предоставление информации обо всех клиентах;

· Предоставление информации о проданных автомобилях;

· Предоставление информации о сотрудниках автосалона;

· Предоставление информации в виде отчетов.

Создаваемая база данных должна соответствовать заявленным требованиям и предлагать вывод отчета по интересующей информации в виде:

· Визуального представления отчета на экране монитора;

· Вывод отчета на печать.

В разрабатываемой базе данных можно будет получить отчет по следующей информации:

· Информация об автомобилях в наличии;

· Информация о продаже автомобиля;

Разрабатываемая программа рассчитана на помощь по поиску интересующего автомобиля, который удовлетворяет всем условиям клиентов. Предполагается установка разрабатываемой программы на один компьютер. При работе с создаваемой программой, менеджер автосалона будет вносить данные о новых автомобилях, и пользоваться данными по поиску определенного автомобиля.

4. Инфологическое проектирование базы данных

Инфологическая модель (информационно-логическая модель) — ориентированная на человека и не зависимая от типа СУБД модель предметной области, определяющая совокупности информационных объектов, их атрибутов и отношений между объектами, динамику изменений предметной области, а также характер информационных потребностей пользователей. Инфологическая модель предметной области может быть описана моделью «сущность-связь» (моделью Чена), в основе которой лежит деление реального мира на отдельные различимые сущности, находящиеся в определенных связях друг с другом, причем обе категории — сущность и связь полагаются первичными, неопределенными понятиями.

В базе данных «Разработка информационной системы менеджера автосалона по продажам» имеются такие сущности как «Производитель», «Автомобили (в наличии)», «Продажа», «Сотрудники», «Должность».

Сущность «Производитель» предназначена для ввода информации о производителях автомобиля, поступивших в автосалон для продажи и включает в себя следующие характеристики:

§ Производитель;

Сущность «Автомобили (в наличии)» предназначена для ввода информации об автомобилях в автосалоне. Сущность включает следующие характеристики:

§ Код автомобиля;

§ Марка;

§ Тип кузова;

§ № двигателя;

§ №ПТС;

§ Цвет;

§ Дата выпуска;

§ Гарантия;

§ Комплектация;

§ Производитель;

§ Цена;

§ Фото.

Сущность «Продажа» предназначена для ввода информации о клиентах (покупателях). Данная сущность содержит следующие характеристики:

§ Код автомобиля;

§ Дата продажи;

§ Фамилия покупателя;

§ Имя покупателя;

§ Отчество покупателя;

§ Город;

§ Адрес;

§ Паспортные данные;

§ Телефон;

§ Фамилия сотрудника.

Сущность «Сотрудники» включает в себя следующие характеристики:

§ Фамилия сотрудника;

§ Имя сотрудника;

§ Отчество сотрудника;

§ Должность сотрудника;

§ Адрес сотрудника;

§ Телефон сотрудника.

Сущность «Должность» включает следующие характеристики:

§ Должность.

Построим инфологическую модель с учетом всего выше перечисленного, а также указав статические и динамические свойства классов объекта (рисунок 1).

Рисунок 1 — Инфологическая модель предметной области Автосалон «ВАЗ-auto»

Между сущностями могут быть установлены связи показывающие, каким образом сущности соотносятся или взаимодействуют между собой.

Связи делятся на два типа по множественности:

· один-ко-одному (1:1);

· один-ко-многим (1:М).

Связь один-ко-одному означает, что экземпляр одной сущности связан только с одним экземпляром другой сущности.

Связь один-ко-многим (1:М) означает, что один экземпляр сущности, расположенный слева по связи, может быть связан с несколькими экземплярами сущности, расположенными справа по связи.

В разработанной базе данных создано 5 таблиц, связанных между собой. Все таблицы созданы с помощью конструктора.

Таблица «Автомобили (в наличии)» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных (таблица 1). В данной таблице хранятся данные об автомобилях, имеющихся в наличие в автосалоне.

Таблица 1 — Автомобили (в наличии)

Таблица «Должность» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных (таблица 2). Данная таблица содержит список должностей сотрудников работающих в автосалоне.

Таблица 2 — Должность

Таблица «Продажа» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных (таблица 3). Данная таблица не содержит никаких сведений, так как она создана для создания формы «Продажа».

Таблица 3 — Продажа

Таблица «Производитель» имеет только одно ключевое поле — Производитель с текстовым типом данных. Данная таблица содержит список производителей, имеющихся в автосалоне, машин (таблица 4).

Таблица 4 — Производитель

И наконец, таблица «Сотрудники» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных (таблица 5).

Таблица 5 — Сотрудники

Теперь мы можем перейти к даталогическому проектированию в конкретной СУБД, по данным инфологической модели предметной области.

5. Обоснование выбора среды разработки ИС

В настоящее время существует множество СУБД, таких как FoxPro, SQL Server, MS Access и т. д.

FoxPro — один из диалектов языка программирования xBase, применяемый в одноименном программном пакете. Как язык программирования, в основном применяется для разработки Файл-серверных реляционных СУБД, хотя существует, за счет гибких и богатых средств языка, возможность разработки и других классов программ. В настоящее время используется в среде разработки Microsoft Visual FoxPro.

Microsoft SQL Server — система управления реляционными базами данных (СУРБД), разработанная корпорацией Microsoft. Основной используемый язык запросов — Transact-SQL, создан совместно Microsoft и Sybase. Transact-SQL является реализацией стандарта ANSI/ISO по структурированному языку запросов (SQL) с расширениями. Используется для работы с базами данных размером от персональных до крупных баз данных масштаба предприятия; конкурирует с другими СУБД в этом сегменте рынка.

Microsoft Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Для своей курсовой работы я выбрала MS Access, так как данная СУБД позволяет отслеживать данные и составлять по ним отчеты, используя интерфейс Microsoft Office Fluent и позволяет использовать интерактивные возможности конструирования, не требующие глубоких знаний в области баз данных. Данные можно предоставлять в общий доступ, размещая их в Интернете в виде списков Microsoft Office Share Point Server 2007, допускающих аудит и резервное копирование.

5.1 Десять основных преимуществ Office Access 2007

1. Быстрое получение нужных результатов с помощью пользовательского интерфейса Office Fluent.

Office Access 2007 обеспечивает качественно иной уровень возможностей, предлагая пользовательский интерфейс Fluent, новую область переходов и представления в окнах с вкладками. Любой пользователь, даже не имея опыта работы с базами данных, сможет легко отслеживать данные и составлять отчеты, помогающие принимать более обоснованные решения.

2. Ускоренное освоение приложения благодаря использованию встроенных решений.

Широкий выбор изначально встроенных решений позволяет сразу приступить к отслеживанию информации. В программу для удобства пользователя включены готовые формы и отчеты, причем их можно настраивать в соответствии с конкретными условиями работы. Список контактов, отслеживание вопросов, отслеживание проектов, отслеживание основных фондов — вот лишь некоторые из готовых решений, входящих в комплект Office Access 2007.

3. Создание нескольких отчетов с разными представлениями одних и тех же данных.

Создание отчета в Office Access 2007 полностью соответствует принципам режима точного отображения (WYSIWYG). Можно изменить отчет, используя средства визуальной обратной связи в реальном времени, и сохранить разные представления для тех или иных аудиторий. Новая область группировки, возможности отбора и сортировки помогают отображать сведения в нужном виде и благодаря этому принимать более обоснованные деловые решения.

4. Быстрое создание таблиц без применения сложных операций управления базой данных.

Благодаря функции автоматического обнаружения типов данных создавать таблицы в Office Access 2007 стало не труднее, чем работать с таблицей Microsoft Office Excel. Достаточно ввести данные, и Office Access 2007 автоматически определит, что это: дата, денежная сумма или другой стандартный тип данных. Можно даже вставить всю таблицу Excel в Office Access 2007, чтобы отслеживать информацию с помощью обширного инструментария базы данных.

5. Новые типы полей, расширяющие возможности пользователей.

В Office Access 2007 вводятся новые типы полей, такие как вложения и многозначные поля. Теперь в любую запись в приложении можно вложить любой документ, изображение или электронную таблицу. Многозначное поле позволяет выбирать в каждой ячейке несколько значений, например, назначать задачу более чем одному сотруднику.

6. Сбор и обновление сведений непосредственно из источника.

В Office Access 2007 можно с помощью Microsoft Office Info Path 2007 или HTML создавать формы, где будет собираться информация для базы данных. Затем такую форму можно направить коллегам по электронной почте и использовать содержимое ответных сообщений для заполнения и обновления таблицы Access, что избавляет от необходимости вводить данные повторно.

7. Общий доступ к данным через Microsoft Windows SharePoint Services.

Данные Access можно предоставить в общий доступ, другим участникам рабочей группы, используя средства служб Windows Share Point Services. Объединенные возможности этих двух приложений позволят всем участникам группы редактировать данные и просматривать отчеты в реальном времени непосредственно через веб-интерфейс.

8. Отслеживание списков служб Windows Share Point Service с использованием разнообразных клиентских возможностей Office Access 2007.

Office Access 2007 можно использовать в качестве многофункционального клиентского интерфейса для анализа списков служб Windows Share Point и создания отчетов. Можно перевести список в автономный режим, а затем после подключения к сети синхронизировать внесенные изменения; это позволяет работать с данными в любое время.

9. Перемещение данных в службах Windows Share Point Services для оптимизации управления.

Данные можно сделать более прозрачными, перемещая их в среду служб Windows Share Point Services. Это даст возможность регулярно создавать на сервере резервные копии данных, восстанавливать удаленные данные из корзины, отслеживать использовавшиеся версии и устанавливать разрешения на доступ, обеспечивая более эффективное управление данными.

10. Доступ к данным и использование информации из нескольких источников.

С помощью Office Access 2007 можно связывать с текущей базой данных таблицы из других баз данных Access, электронных таблиц Excel, узлов Windows Share Point Services, источников данных ODBC, баз данных Microsoft SQL Server и других источников. Затем эти связанные таблицы могут использоваться при составлении отчетов, что позволит принимать решения на основе более полной информации.

В Office Access 2007 так же имеются недостатки, самый главный это, то, что Access предназначен для небольших (однопользовательских) баз и работает по технологии файл-сервер, но для моей базы данных это несущественный недостаток.

6. Проектирование даталогической модели

Следующим шагом является выбор конкретной СУБД и отображение в ее среду спецификаций инфологической модели предметной области. Эту стадию называют логическим (даталогическим) проектированием БД.

Под даталогической понимается модель, отражающая логические взаимосвязи между элементами данных безотносительно их содержания и физической организации. При этом даталогическая модель разрабатывается с учётом конкретной реализации СУБД, также с учётом специфики конкретной предметной области на основе ее инфологической модели.

Ее результатом является концептуальная схема БД, включающая определение всех информационных единиц и связей, в том числе задание типов, характеристик и имен.

Проектирование логической структуры РБД предполагает:

­ разбиение всей информации по отношениям (таблицам);

­ определение состава полей (атрибутов) каждого отношения;

­ определение ключа каждого отношения;

­ определение связей и обеспечение целостности по связям.

Часто при описании логической структуры РБД указывают, по каким полям надо индексировать отношение, а для ключевых полей индексация предусматривается автоматически. Индексация занимает промежуточное положение между логической и физической структурой данных. Она определяет способ логического упорядочения данных и доступ к ним, но при этом создаются вспомогательные индексные файлы, что меняет общую структуру БД.

Для того чтобы создать единую информационную структуру, все таблицы базы данных необходимо объединить, создав для этого связи между их полями. Связанные таблицы дают возможность объединять все данные на основе совпадающих значений полей.

Связи устанавливаются между полями таблиц. В большинстве случаев с первичным ключом одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой ее записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

В каждой таблице БД должно быть определено ключевое поле. Этот, так называемый первичный ключ, обеспечивает уникальность записей в таблице, препятствуя вводу повторяющихся данных. С помощью ключа СУБД обеспечивает быстрый поиск требуемых данных, их хранение и обработка.

В качестве первичного ключа в базах данных разрешается использовать несколько полей. Тогда уникальной должна быть комбинация значений этих полей (а значения в отдельных полях у разных записей таблицы могут совпадать).

Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами — полями в других таблицах. Внешний ключ — одно поле (или несколько полей) таблицы, содержащее ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице.

В разработанной базе данных Автосалона «ВАЗ-auto» поле «Производитель» в таблице «Производитель» является первичным ключом и связан с внешним ключом «Производитель» таблицы «Автомобили (в наличии)».

Поле «Код автомобиля» таблицы «Автомобили (в наличии)» является первичным ключом и связан с ключом «Код автомобиля» таблицы «Продажа».

Поле «Фамилия сотрудника» таблицы «Продажа» является первичным ключом и связан с внешним ключом «Фамилия сотрудника» таблицы «Сотрудники».

Поле «Должность» таблицы «Должность» является первичным ключом и связан с внешним ключом «Должность» таблицы «Сотрудники».

Между таблицами могут быть установлены следующие типы связей:

Связь «один-к-одному» устанавливается в случаях, когда конкретная строка главной таблицы в любой момент времени связана только с одной строкой подчиненной таблицы. Эта связь самая простая, но встречается она нечасто. Таблицы, имеющие тип связи «один-к-одному», всегда можно скомпоновать в одну.

Связь «один-ко-многим» устанавливается в случаях, когда конкретная строка главной таблицы в любой момент времени связана с несколькими строками подчиненной таблицы. При этом любая строка подчиненной таблицы связана только с одной строкой главной таблицы.

Поскольку в таблице «Производитель» для каждого производителя отведена одна запись, то эта таблица связана с таблицей «Автомобили (в наличии)» отношением типа «один-ко-многим» (одному производителю может соответствовать несколько автомобилей).

Поскольку «Коду автомобиля» может соответствовать одна продажа, между таблицами «Автомобили (в наличии)» и «Продажи» установлена связь «один-к-одному».

Таблица «Должность» связана с таблицей «Сотрудники» также связью «один-ко-многим», поскольку несколько сотрудников могут иметь одну должность.

Целостность данных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

· Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

· Связанные поля имеют один тип данных;

· Таблицы принадлежат одной БД Access.

Установив целостность данных, необходимо действовать в соответствии со следующими правилами:

· Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы;

· Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице;

· Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данным значением.

Чтобы наложить эти правила на конкретную связь, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет. Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных полей. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

Построим даталогическую модель (рисунок 2) с учетом всего выше перечисленного.

Рисунок 2 — Даталогическая модель

Даталогическая модель базы данных является моделью логического уровня и строится для конкретной СУБД, в среде, в которой проектируется база данных, в данном случае это СУБД Access.

7. Разработка пользовательского интерфейса

7.1 Организация интерфейса с пользователем

Для удобной работы был разработан интерфейс пользователя. Были созданы экранные формы для ввода, редактирования, удаления, добавления данных. Это будет вполне удобно для работы клиента, который обладает не столь сильными знаниями в области РС. При создании форм были использованы несколько макросов. Для более удобной работы была создана главная форма (рисунок 3).

Рисунок 3 — форма «Главная»

Главная форма, значительно упрощает доступ к различным элементам Базы Данных, за счет появления возможности быстро перейти ко всем частям Базы Данных.

7.2 Запросы на выборку данных для решения поставленных задач

1. Выполним запрос (рисунок 4), который выводит данные об автомобилях в наличии (рисунок 5):

Рисунок 4 — Запрос «Автомобили (в наличии)»

Рисунок 5 — Результат выполнения запроса «Автомобили (в наличии)»

2. Запрос (рисунок 6), который выводит только продавцов (рисунок 7):

Рисунок 6 — Запрос на выборку продавцов Рисунок 7-Результат выполнения запроса на выборку продавцов

3. Запрос (рисунок 8), который выводит общее количество каждой марки автомобиля (рисунок 9):

Рисунок 8 — Запрос на общее количество каждой марки Рисунок 9 — Результат запроса на общее количество каждой марки

4. Запрос (рисунок 10), который выводит остаток автомобилей (рисунок 11):

Рисунок 10 — Запрос «Остаток машин»

Рисунок 11 — Результат запроса «Остаток машин»

5. Запрос (рисунок 12), который выводит количество проданных автомобилей (рисунок 13):

Рисунок 12 — Запрос «Количество проданных автомобилей»

Рисунок 13 — Результат запроса «Количество проданных автомобилей»

6. Запрос (рисунок 14) для добавления данных в таблицу по проданному автомобилю и покупателю (рисунок 15):

Рисунок 14 — Запрос «О продаже автомобилей»

Рисунок 15 — Результат запроса «О продаже автомобилей»

Запрос (рисунок 16), который выводит все проданные автомобили и их данные за определенный период времени (рисунок 17):

Рисунок 16 — Запрос «Продажа по датам»

Рисунок 17 — Результат запроса «Продажа по датам»

SQL является, прежде всего, информационно — логическим языком, предназначенным для описания, изменения и извлечения данных, хранимых в реляционных базах данных. В отличие от многих языков программирования SQL удобен и понятен даже новичкам. Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access.

7.3 Отчеты по результатам решения задач

В базе данных Автосалон «ВАЗ-auto» имеются четыре отчета: сделанные по всем имеющимся таблицам.

«Данные по продажам» — выводит информацию о продаже автомобиля, данные о покупателе (рисунок 18).

Рисунок 18 — Данные о продаже автомобилей

«Остаток машин» — выводит информацию об автомобилях в наличии (рисунок 19).

Рисунок 19 — Остаток автомобилей

«Продажа» — выводит информацию о продаже, чек (рисунок 20).

Рисунок 20 — Чек о продаже автомобиля

«Отчет по датам» — выводит отчет за определенный период времени (рисунок 21).

Рисунок 21 — Отчет о продаже (по дате) Создавать полезные отчеты намного проще, если структура таблиц базы данных и отношения между ними хорошо продуманы.

8. Описание руководства пользователя

Для нормальной работы программы необходимо наличие Microsoft Office 2007 версии.

Чтобы начать работать с программой нужно средствами операционной системы запустить программу Microsoft Access 2007 из пакета Microsoft Office 2007. После этого следует открыть файл БДавтосалон. mdb, после чего на экране появится главная форма приложения. Внешний вид программы предельно прост и лёгок в пользовании.

Меню программы состоит из следующих пунктов:

Кнопка «Автомобили в наличии» — после нажатия на эту кнопку, пользователь переходит на форму, где он может просмотреть информацию по всем автомобилям, имеющимся в наличии, который будет удовлетворять всем требованиям клиента.

Кнопка «Оформление продажи автомобиля» — после нажатия на эту кнопку, пользователь может оформить покупку понравившегося автомобиля.

Кнопка «Новый автомобиль» — после нажатия сотрудник автосалона может добавить данные о поступившем в продажу новом автомобиле.

Кнопка «Сотрудники автосалона» — после нажатия открывается форма, где предоставлена информация по всем сотрудникам автосалона. Так же она позволяет добавить нового сотрудника, должность, поиск по сотрудникам, удаление уволившегося сотрудника из списка.

Кнопки «Статистика проданных автомобилей» и «Статистика в наличии» предоставляет информацию по статистике, а именно выводит диаграммы по количеству проданных и имеющихся в наличии автомобилей.

Кнопки «Отчет по продажам» и «Отчет по остатку автомобилей» выводят отчеты информации по проданным автомобилям и автомобили, имеющиеся в наличии.

Кнопка «Выход» — завершение работы программы, выход в Windows.

Изменения, которые можно вносить в базу условно можно разделить на два типа: дополнение базы, удаление записи из базы. Все два действия могут быть применены к любой сущности в базе (клиенту, курорту и т. д.). Для этого необходимо в меню выбрать: для удаления — пункт «Удаление записи», для добавления — пункт «Добавить запись».

На каждой форме находится определенный набор кнопок:

Удаление данных о клиенте — удаляет запись из таблицы «Клиенты»;

Добавить запись — добавляет запись в таблицы: «Автомобили (в наличии)», «Сотрудники», «Производитель»;

Назад — возвращение пользователя на предыдущую форму;

На главную — возвращение пользователя на главную форму;

Печать — печать отчета.

Для выхода из программы необходимо выбрать на главной форме приложения пункт меню «Выход».

Заключение

В результате выполнения этого курсового проекта я выработала умения и навыки проектирования структуры базы данных, предназначенной для функционирования автоматизированной информационной системы.

В результате работы над курсовым проектом, мной была достигнута цель, конечным результатом которой являлась разработка базы данных Автосалона «ВАЗ-auto». Создаваемые запросы, формы и отчеты позволяют быстро обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты и т. д. Она позволяет полностью автоматизировать, и тем самым облегчить работу с данными пользователю.