Обследование организации

Обследование организации

Задачу перед операционистами обычно ставят, руководители, управляющие всей человеко-машинной системой или ее частью. Первоначальное ознакомление с задачей чаще всего заключается в выявлении симптомов, регистрации их в документальной форме и описании этих симптомов как можно точнее. При этом предварительном ознакомлении информацию нужно получать не только от руководителей, осуществляющих управление операциями, но и от сотрудников управленческого аппарата и непосредственных исполнителей. В процессе выявления симптомов можно также многое выяснить для определения истинных целей организации.

Определение целей

Независимо от характера организации ее цели всегда относятся к двум категориям — стабилизации и развития. Цели стабилизации направлены на сохранение или поддержание либо имеющих ценность ресурсов (например, денег, времени, энергии, оборудования и рабочей силы), либо состояний (например, удобства людей, безопасности, устойчивой занятости). Эти цели относятся к ресурсам, расходуемым при реализации стратегий. Следовательно, их можно назвать входами решения.

Цели развития направлены на приобретение ресурсов, которыми организация или ее руководители не обладают, или достижение состояний, к которым они стремятся. В сущности это выходы решения. Таким образом, цели организации всегда можно выразить через максимизацию выходов или минимизацию входов либо максимизацию разности между выходом и входом (т. е. прибыли в обобщенном, не обязательно денежном выражении).

Цели стабилизации обычно можно выявить, предложив руководителям, сотрудникам управленческого аппарата или исполнителям возможные решения задачи и определив, приемлемо ли для них каждое из предлагаемых решений в качестве окончательной рекомендации, основанной на проведенном исследовании. В случае отрицательного заключения анализ причин обычно позволяет выявить дополнительные ограничения и входы. Так, например, руководители одной фирмы отказались от одного из вариантов размещения нового предприятия, вследствие того что при выборе этого варианта возникла бы необходимость вступить во взаимоотношения с профсоюзным деятелем, с которым в прошлом у фирмы были конфликты. В другом случае при рассмотрении возможности доставки на дом одного из товаров обнаружилось, что в ряде штатов существуют законы, вообще запрещающие доставку подобных товаров на дом.

Предлагая различные варианты решения задачи, устанавливая предпочтения и исследуя причины, заставляющие отказаться от предложенных решений, можно установить цели, определяющие как выход, так и вход решения. Так, например, руководитель фирмы отдал предпочтение одному варианту расширения номенклатуры изделий перед другим, ввиду того, что при выборе первого варианта он должен был ознакомиться с новой технологией. Оказывается, этого руководителя интересовало не только получение прибыли, но и приобретение новых знаний.

Анализ мер, принимаемых руководством для оценки общих показателей деятельности организации, а также показателей деятельности отдельных ее подразделений, позволяет выявить существенные цели. Наконец, можно подвергнуть анализу причины принятия предшествующих решений в рассматриваемой области. Речь идет о том, чтобы попытаться установить причины определенного поведения руководителей организации в прошлом. Выявление мотивов поведения позволяет понять цели организации.

В ходе проведения исследования формулировки целей, как правило, непрерывно меняются, однако исходная формулировка может служить полезным критерием отбора важной информации из практически безграничного количества информации, имеющейся в большинстве организаций.

Анализ системы

Чтобы определить, (1) кто действительно, а не формально принимает решения, или круг лиц, несущих ответственность за принятие решений, а также (2) перечень управляемых и неуправляемых переменных, необходимо детально знать систему, в которой возникает рассматриваемая задача, а также среду, в которой протекает ее деятельность. Опыт показывает, что такие знания редко удается извлечь из расспросов исполнителей или руководителей. Поэтому исследователи часто вынуждены «начинать с нуля» и строить полное и точное описание операций системы. Такое описание необходимо как для строгой формулировки задачи, так и для разработки мер по внедрению и контролю решения, которое, в конечном счете, будет получено. Кроме того, детальное изучение операции системы необходимо также в силу того, что в ходе этого процесса ученые получают возможность наладить тесные контакты с руководителями и выяснить существо возникающих перед ними задач.

Наиболее эффективный способ изучения того, как фактически функционирует система, заключается в проведении ее анализа, который аналогичен осмотру пациента врачом после предварительной беседы о симптомах заболевания. Очевидно, что направление и методы дальнейших поисков в значительной мере определяются информацией, почерпнутой из первоначальных расспросов, когда стараются выяснить симптомы и цели.

Анализ системы можно выполнить следующим образом:

1. Определить внешние по отношению к рассматриваемой организации потребности или желания, которые она стремится удовлетворить. Для промышленной фирмы это обычно связано с определением круга потребителей, а также видов товаров и услуг, в которых они нуждаются и которые фирма может обеспечить. Для государственного учреждения это может быть потребность части населения (например, престарелых или фермеров) в каком-либо виде обслуживания. Для военной организации речь может идти о потребности другой военной организации в обслуживании оборудования или в материально-техническом обеспечении.

2. Определить способ, которым данная потребность или желание доводятся до сведения организации. В рамках промышленной фирмы такая информация поступает, скажем, в виде заказа, направляемого отделу сбыта. В таком случае в зависимости от ситуации можно определить, сколько в отделе сбыта имеется сотрудников и счетов потребителей, какое количество заказов поступает в единицу времени, распределение заказов по объему, распределение заказов по номенклатуре и т. д. Степень детализации исследования, к которой стремятся на этом этапе, зависит от того, насколько эти детали существенны для постановки задачи. По мере того как представления исследователя о существе задачи изменяются, он может оказаться вынужденным вернуться к сбору информации, которой не получил при первоначальном обследовании.

3. Определить способ, которым информация о потребностях регистрируется и передается в различные подразделения организации. Так, например, заказ или требование обычно размножаются в нескольких экземплярах. Необходимо проследить маршруты движения каждого из этих экземпляров до конечного пункта, т. е. до момента уничтожения или направления в архив. В каждом звене системы, куда поступает информация, необходимо определить, что с ней в дальнейшем происходит. В общем случае с информацией могут происходить две вещи.

Во-первых, информация может подвергаться определенным преобразованиям. Так, например, ее можно кодировать, сжимать, детализировать, обобщать и т. д. В результате обычно появляется новый документ, который также размножается в нескольких экземплярах. Движение всех этих производных документов также необходимо проследить до пунктов их конечного назначения и т. п.

Во-вторых, в некоторых звеньях системы информация может использоваться для принятия решений или формирования распоряжений (управляющих воздействий). В этих звеньях необходимо проследить выполнение решений. В большинстве систем один из видов распоряжений, в конечном счете, приводит к выдаче заказов и получению ресурсов, необходимых для функционирования системы (например, сырья или денег). Нужно также проследить на всех стадиях преобразования потоки ресурсов, учитывая в каждом звене, как и в случае преобразования информации, скорость переработки по каждому процессу, пропускную способность всех узких мест и прочие существенные параметры. Распоряжения, формируемые в информационном потоке, направляются в наиболее важные звенья преобразования ресурсов, которые необходимо выделить особо. В конечном счете, готовая продукция или услуги предоставляются потребителю.

Информацию о системе, полученную таким образом, обычно лучше всего зарегистрировать в виде набора схем, на которых делаются пространные пояснения и к которым прилагаются экземпляры документов, используемых для передачи информации и распоряжений.

После сбора указанной информации ее можно подвергнуть анализу. Прежде всего, все передачи информации, не приводящие к каким-либо действиям, т. е. так называемое «дублирование информации», следует из схемы исключить. Операции, производимые над ресурсами, которые осуществляются между управляющими звеньями, могут быть укрупнены в одну обобщенную операцию. Произведя геометрические преобразования первоначально полученной схемы, можно свести к минимуму число пересечений, а часто и полностью устранить их. Чем меньше точек пересечения, тем легче и проще понять характер потоков информации и ресурсов. Понимание существа исследуемых потоков облегчается благодаря использованию специальных графических символов для звеньев преобразования информации, принятия решений и накопления информации. Различные цвета можно использовать для выделения потока информации, распоряжений и ресурсов и даже различных документов или продуктов. На рис. 1 показана типичная первичная схема регистрации информации. На рис. 2 приведена полная схема всего производственного процесса.

Окончательный вариант такой схемы представляет собой описательную модель операций, осуществляемых организацией. Построение этой схемы часто позволяет обнаружить многие симптомы, которые трудно установить путем опроса. Она позволяет также выявить управляемые и неуправляемые, но существенные переменные, установить, кто принимает решения, а также определить, какая информация имеется в распоряжении этих лиц в момент принятия решений.

При проведении анализа одного производственного процесса было установлено, что многие детали, которые первоначально не были учтены календарным планом производства, обрабатываются в аварийном порядке, так как их недостаток задерживает сборку готовых изделий. Анализ позволил установить причину дефицита, которая заключалась в том, что эти детали независимо получали со склада как производственный отдел, так и отдел запчастей. Проведенные организационные изменения позволили устранить эту причину дефицита и обеспечили возможность создания общей системы управления производством и запасами.

Рис. 1. Пример исходных заметок при анализе системы В другом случае, когда недостаток деталей приводил к задержке сборки готовых изделий, было установлено, что значительная часть времени между получением заказа и отгрузкой готовой продукции расходовалась на подготовку документации. Так, из обычного 30-дневного срока 11 дней уходило на проверку документов, позволяющих установить по заказам требуемую номенклатуру готовой продукции. Анализ системы показал, что эта операция была избыточной. Поэтому удалось увеличить время, отводимое на изготовление деталей, и, таким образом, уменьшить число и продолжительность задержек в процессе сборки.

Рис. 2 Система управления, совмещенная со схемой потоков материалов Эти примеры показывают, как анализ системы позволяет определять стратегии, которые если не полностью решают задачу, то в значительной мере облегчают ее решение.

Описательная модель системы позволяет также обнаружить те звенья, в которых можно осуществлять управление, но где оно на самом деле отсутствует. Так, например, при проведении анализа другого процесса производства деталей было установлено, что на основании исследования, проведенного много лет назад, детали делятся на две группы: выпускаемые самой фирмой и закупаемые у других фирм. Этот принцип классификации деталей сохранился, несмотря на то что производственное оборудование и технология производства, а также номенклатура производимых изделий существенно изменились. В дальнейшем удалось разработать такую методику, в которой решение об изготовлении или закупке деталей можно было менять в любой момент времени в зависимости от текущей нагрузки на предприятие и стоимости закупаемых деталей. Это привело к существенному сокращению затрат.

Таким образом, можно сделать вывод, что анализ системы обеспечивает получение основной информации, необходимой для постановки задачи и построения модели, с помощью которой отыскивается решение задачи. Разработка самой модели обычно приводит к появлению новых вопросов относительно целей, стратегий и неуправляемых переменных. Таким образом, связав этап анализа системы с этапом построения модели, часто удается гораздо лучше понять систему и задачу, которую необходимо решить, чем этого можно достичь другими средствами.

Анализ системы и получаемая в результате его проведения схема находят и другое важное применение. Они дают основу для оценки времени, затрат и трудоемкости исследований, необходимых для решения, задачи, которая в конце концов ставится, а также позволяют оценить потенциальные выгоды от решения рассматриваемой задачи. Кроме того, получаемая схема почти всегда является полезным инструментом для руководства, ибо она показывает, как в действительности функционирует организация в отличие от сложившихся идеальных представлений о механизме ее работы.

организация управление поток

1. Заварыкин В. М. и др. Численные методы. — М.: Просвещение, 1991.

2. Крутевский и др. Вычислительная техника в инженерных и экономических расчетах. — М.: Высшая школа, 1985.

3. Информатика. Учебник. / Под ред. И. В. Макаровой. — 3-е изд.перераб. — М.: Финансы и статистика, 2005.

4. Конюховский П. В. Математические методы исследования операций: пособие для подготовки к экзамену. — СПб.:Питер, 2001.

5. Акулич И. Л. Математическое программирование в задачах и упражнениях. — М.: Высшая школа, 1993.