Организация документов в пределах архивов (второй уровень)

Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то, формируя дела на основе номенклатуры дел, Вы закладываете основу будущего архивного фонда, ведь часть из них поступит на постоянное хранение в архивы. Кроме того, Вам почти наверняка придется участвовать в работе экспертной комиссии, отбирающей документы, которые войдут в состав архивного фонда Вашей организации.

Если Вы работник архива организации, Вам придется хранить документы у себя или передавать документы в государственный или муниципальный архив — значит Вы примете самое активное участие в формировании архивного фонда своей организации.

Если Вы работник государственного или муниципального архива, фондированием Вам придется заниматься не так часто:

при образовании коллекций и объединенных архивных фондов и фондов личного происхождения;

при описании документов или переработке описей.

Как правило, документы организаций передаются в архив или архивохранилище уже обработанными по описи. Описывать фонд, одновременно определяя его границы, как правило, приходится, если это фонд личного происхождения или общественной организации, при исправлении грубых ошибок в фондировании, допущенных ранее.

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам — фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам));

логический (тематический) принцип (организация документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям)).

В отечественном и зарубежном архивоведении не раз велись дискуссии о преимуществе того или иного принципа.

В западноевропейских странах был распространен провениенц-принцип, который считается прародителем отечественного принципа происхождения.

Провениенц-принцип одни ученые считают зародившимся в германских государствах, другие — во Франции. В 1881 г. директором прусского архива Зибелем был принят регламент, предписывавший руководствоваться принципом провениенции. В России пофондовое хранение документов было введено Генеральным регламентом Петра I в 1720 г. и применялось в МАМЮ и Лефортовском архиве.

" А которые дела в прежде бывших разных канцеляриях и конторах были, кроме ведения магистратского, все собрать в одно место, и внесть в тот же росписной листок". Из «Общего наказа губернаторам и воеводам и их товарищам» 12 сентября 1728 г.

Дискуссия сторонников провениенц-принципа и логического принципа классификации документов продолжалась не одно десятилетие.

К началу XIX в. в западноевропейском архивоведении сложились два подхода к классификации материалов в пределах архива. Один из них — называется логическим (формально-логическим) и предполагает классификацию материала по тематическим рубрикам (сериям, разрядам) в зависимости от содержания документов и запросов историков. Родиной логического принципа классификации считается Франция, где знаменитый библиотекарь Дону, по поручению Наполеона I приступивший к разбору материалов, созданного реформой 1794 г. Национального архива Франции, не смог восстановить исторически сложившиеся комплексы, разрушенные и перемешанные в результате бурных событий революции, и предпочел разделить материалы по 33 тематическим разделам:

А. Законы и декреты, изданные во время революции;

Б. Выборы и голосования;

В. Миссии народных представителей;

Г. Королевский совет… и др.

Классификатор Дону в 1807 г. опубликован в приложении к монографии Д. Я. Самоквасова «Централизация государственных архивов Западной Европы в связи с архивной реформой в России» (М., 1899. Приложение I. С. 1−11).

Следует, однако, заметить, что логический принцип классификации (принцип пертиненции) в России применялся еще в середине XVIII в. Миллером в Московском архиве Коллегии иностранных дел (МАКИД) для группировки материалов Посольского приказа по тематическим группам:

• 1. Дела по сношению России:
• 1.1. С германскими государствами;
• 1. С итальянскими государствами;
• 1.3. С государствами Востока и др.

Дела по внутреннему управлению:

1. Жалованные грамоты и вотчины на дворянство;

Боярские и городовые книги;

3. Монастырские дела и др.

Таким образом, разряды строились не только по темам, но и по видам документов. В XIX в. логический принцип классификации применялся также для систематизации материалов Государственного архива Российской империи и Военно-ученого архива.

Представители другого направления считали основой классификации документов их происхождение — провениенц-принцип. Документы должны быть организованы по фондам — исторически сложившимся в деятельности учреждения комплексам. Одно из проявлений провениенц-приципа — регистратур-принцип, запрещает нарушать группировку дел, сложившуюся в делопроизводстве учреждения (регистратуре). Считается, что слово фонд заимствовано из французского языка: fund — сущность, основа. В немецком языке ему соответствует понятие «бештанд» — сущность, устойчивость.

" Общая классификация по фондам и делам, единственно верный способ обеспечить быстрое осуществление правильного и единообразного порядка. Он представляет известные преимущества, прежде всего он наиболее легкий, чем какой-либо другой метод для осуществления на практике, потому что он заключается в простом соединении документов, происхождение которых следует определить" .

Натали де Вайли, палеограф.

Выступление на заседании архивной комиссии при МВД Франции, 1842 г.

" Не обязательно сам фонд строить по системе происхождения, достаточно произвести реконструкцию фонда только в описях, путем соответствующих помет" .

Шульц Иоганн. Мысли о провениенц-принципе //

Archivicyuolien. Дрезден, 1931. С. 125.

" Архивный фонд есть органически целое, он творится самим фактом деятельности управления или должностного лица, всегда является отражением их функций, а потому не может быть создан произвольно, как составляются коллекции исторических манускриптов. Архивный фонд есть живой организм или, по крайней мере, организм, который жил, он формируется и переформировывается, вырастает согласно некоторым правилам. Правила, которые управляют составом, организацией, формированием архивного фонда, архивист не может определить a priori; он может только изучать организм фонда и констатировать, по каким правилам он сформировался. Каждый архивный фонд имеет свою личность, индивидуальность, которую архивист должен научиться понимать, прежде чем помыслить о работе над его упорядочением… Невозможно достаточно выразить, насколько заслуживает осуждения расчленение архивного фонда как с научной, так и с практической точки зрения. Различные документы одного архивного фонда взаимно освещают друг друга, уже разделение архивного фонда хронологической гранью не может быть рекомендовано. Разделение же по систематическому признаку по содержанию бумаг, входящих в его состав, представляется совершенно вредным. Поэтому следует тщательно избегать распределения архивного фонда по разным хранилищам" .

Мюллер, Фейт и Фруин. Руководство для упорядочения и описания архивов //

Архивное дело. 1925. Вып. С. 20.

" Архив должен быть и оставаться так, как он был составлен тем субъектом, который его создал и которому он служил, он не может быть дезорганизован ни в своем целом, ни в своих частях" .

Казанова Э. Архивистика. 1932 г.

" Опыт показал, что истинный принцип архивного порядка есть историческое распределение архивного материала. Все что жило самостоятельно в прошлом, должно жить самостоятельно и в архиве" .

Воронов А. Б. Архивоведение. СПб, 1904 г.

" Архивный фонд — это вся совокупность материала, отложившегося в деятельности учреждения или лица… Искусственно созданные объединения материалов мы фондами не признаем… Товарищ Князев выступает здесь как делатель архивных фондов" .

Из выступления Б. А. Анфилова на I съезде архивных деятелей РСФСР //

Протоколы I съезда архивных деятелей РСФСР. — М., 1926. С. 255.

" Архивным фондом называют совокупность единиц архивного материала, объединенных под общим названием и имеющего общую нумерацию.

Фонды разделяются на:

фонды естественные, которые состоят из единиц хранения, являющихся продуктами деятельности какого-либо учреждения…;

искусственные, из которых одни, кроме основного ядра, документов какого-либо учреждения заключают в себе документы других учреждений, случайно попавшие в эти фонды… при приведении архивов в порядок или при перевозке их из одних помещений в другие или после постигавших их катастроф разного рода;

…другие составлены из документов разного происхождения, объединенных общим содержанием…"

Из проекта архивной терминологии, доложенного Г. А. Князевым на съезде //

Протоколы I съезда архивных деятелей РСФСР. — М., 1926. С. 201.

" Изменение прежней системы распределения материалов допускается только в тех редких случаях, когда обнаружилась бы полная непригодность с научной точки зрения" .

Руководство по приему, размещению и составлению описей архивного материала.

Центрархив РСФСР. — М., 192.

" Провениенц-принцип является продуктом буржуазной архивной науки, построенной на идеалистической базе, он не может быть механически перенесен в нашу практику: необходимо подвергнуть марксистскому анализу этот принцип, разоблачить его идеалистическую сущность…

Правильно или неправильно построило свой фонд учреждение — это его (архивиста) не интересует, его цель — во что бы то ни стало оставить без малейших прикосновений раз установленный порядок. Здесь мы видим отказ архивиста от какого бы то ни было активного воздействия на улучшение системы построения архивного фонда. Интересы архивов здесь идут впереди исторической науки и выше интересов использования архивных материалов.

…В учреждениях часто встречается неправильное формирование документов в единицы хранения, неверная систематизация дел внутри фонда, несоответствие структуры построения фонда основной политической задаче фондообразователя… Спрашивается, нужно ли рабски следовать за делопроизводителями учреждений, сохраняя тот порядок, а вернее беспорядок, в котором фонд достался от учреждения?"

Назин И., Доброва З. Провениенц-принцип в построении архивного фонда //

Архивное дело. 1937. N 1. С. 56−59.

" Создать архивный фонд усилиями архивистов, конечно, нельзя — архивный фонд — исторически обусловленный комплекс документов" .

Митяев К.Г. К методологии классификации и экспертизы документов //

Труды МГИАИ. Т. 25. — М., 1967.

" Фонд должен рассматриваться как сложный, но генетически и структурно-целостный исторический источник… Раздробление фонда нарушает социальную связь данности, вынуждает историка выполнять дополнительную работу по реконструированию… Информационный потенциал фонда, по-видимому, всегда больше документов, составляющих данный фонд. Это следует из основополагающей идеи общей теории систем — целое всегда больше суммы своих частей. Задача архивиста — уловить эту закономерность, способствовать проявлению этого эффекта, поддерживая целостность фонда и развивая поисковый аппарат к нему" .

Автократов В. Н. Общая теория архивоведения //

Вопросы истории. 1973. N 8. С. 59−73.

" Предлагаем считать архивным фондом любой комплекс архивных материалов, связанных между собой рядом признаков: происхождение, содержание, назначение, время образования. Такой комплекс материалов создается в государственном архиве. Принцип недробимости действует лишь по отношению к фонду, который создан архивистом и только до тех пор, пока данная организация материалов обеспечивает их всестороннее использование. Если в силу каких-либо причин принятая форма организации перестала соответствовать требованию, то архивист обязан принять решение о таком новом способе фондирования документации данного учреждения, который соответствовал бы возникшим потребностям и задачам комплектования или использования или изменившемуся порядку комплектования.

Солодовников Л.И., Цаплин В. В. Недробимость архивного фонда и некоторые вопросы фондирования //

Вопросы архивоведения. 1964. N 4. С. 73−80.

Чьи аргументы были более убедительными — решайте сами. В целом же можно констатировать, что несмотря на критику принципа происхождения в работах Г. А. Князева, И. Назина и З. Добровой, Н. А. Фомина, Л. И. Солодовниковой, В. В. Цаплина, З. Е. Калишевич, Л. Н. Кривошеина, Г. К. Фильчикова, Л. Г. Сырченко и других, пофондовая классификация документов в пределах архива прочно вошла в практику отечественных архивов и являлась на протяжении ХХ столетия основным принципом их организации. Не канул в прошлое и регистратур-принцип. Пересистематизация дел внутри фонда допускается в исключительных случаях, когда прежняя систематизация безвозвратно утрачена вследствие образования россыпи.

В этом разделе рассмотрим вопросы организации дел в пределах архива с учетом принципа происхождения. В первую очередь остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения, как архивный фонд и фондообразователь:

Развитие понятия «архивный фонд» в отечественном архивоведении на протяжении XX—XXI вв. представлено в графическом виде в приложении 6.

Архивным фондом организации или лица считается вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом.

Типология архивных фондов (виды и разновидности архивного фонда и приравненная к нему в качестве классификационной и учетной единицы архивная коллекция) в графическом варианте приведена ниже (рис. 1).

Рис. 1.

Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц), имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи. При этом недопустимо употребление терминов «групповой архивный фонд» или «комплексный архивный фонд» .

Признаками образования объединенных архивных фондов могут служить однородность деятельности учреждений, подчиненность учреждений, единство объекта и времени деятельности, правопреемственность учреждений и др.; для лиц — родственные, профессиональные, творческие отношения:

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.). Ниже перечислены признаки, по которым создаются архивные коллекции:

При формировании архивного фонда важным этапом является работа по фондированию документов:

Фондирование складывается из следующих видов работ:

определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

определение фондовой принадлежности документов.

Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании.

Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII—XIX вв., где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами.

Если в государственном или муниципальном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит, образовался значительный массив россыпи — материалов из разных фондов, разрозненных и неописанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами:

стихийными бедствиями и пожарами;

войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией;

военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов;

реформами госаппарата.

Многочисленные войны, которыми так богата история России, часто приводили к образованию россыпи и гибели архивных документов.

Большой ущерб историческим архивам, которые были, в основном, сосредоточены в Москве, нанесла война 1812 г. Россыпь, образовавшуюся в результате хозяйничанья французов в Москве, архивистам Разрядно-сенатского архива, Московского архива старых дел, Межевого архива пришлось разбирать в течение 20 лет. Только наиболее ценные фонды Московского архива Коллегии иностранных дел (МАКИД) удалось вывезти благодаря усилиям Н.Н. Бантыш-Каменского, поэтому первый русский исторический архив пострадал меньше других.

А вот какая судьба постигла, например, документы Разрядно-Сенатского архива.

" После вступления французов в Москву в здании Сената, где располагался Разрядно-Сенатский архив, разместилось около 5 тысяч солдат. Дела из архива были выброшены в кремлевские рвы или сожжены в бивуачных кострах. Свыше 20 лет понадобилось, чтобы разобрать уцелевшие источники и привести РСА в тот порядок, в котором он находился до 1812 г." .

Самошенко В. И. Исторические архивы Москвы и Петербурга. XVIII — нач. XX вв. — М., 1990. С. 29.

Еще один период в истории России, трагичный для судеб архивов, начался в марте 1917 г. разгромом архивов «охранки» и полицейских учреждений.

Во время событий октября 1917 г. и гражданской войны подверглись разгрому и расхищению архивы центральных и местных учреждений, а также монастырские, усадебные, церковные архивы. Декрет 1 июня 1918 г. прежде всего был направлен на спасение документов от уничтожения. Спасенные документы долго находились в россыпи. К 1929 г. Только 58% архивных материалов было упорядочено.

Не успели архивисты разобраться с россыпью, оставленной революционными событиями и Гражданской войной, началась Великая Отечественная война: «В результате нападения фашистской Германии на СССР погибло примерно 84 млн 699 тыс. дел, 1 млн 191 тыс. кг россыпи, 862 тыс. метров кинопленки. Кроме того, значительное количество дел было вывезено оккупантами, укрыто на территории СССР и за его пределами. Примерно третья часть этих материалов была обнаружена на территории СССР:

• 879 тыс. дел Государственного архива Белоруссии;
• 120 тыс. дел Государственного архива Смоленской области;
• 8 вагонов с делами Новгородской и Псковских областей;
• 2 вагона с делами Киевского архива древних актов" .

Цаплин В. В. Восстановление архивных фондов в период войны //

Советские архивы. 1969. N 3.

Деятельность по розыску и разбору материалов началась еще во время войны:

" После ликвидации блокады города архивисты начали разыскивать уцелевшие архивы и документы в освобождаемых городах и районах. С этой целью архивный отдел создал из сотрудников центральных и областных архивов Ленинграда специальную группу. Группа «архивных разведчиков», как мы ее тогда называли, оказала помощь и Новгородскому госархиву, разоренному оккупантами. Позднее, уже в 1944 г., бригада ленинградских архивистов около полугода производила просушку, очистку, разборку и упорядочение сотен тысяч архивных дел, превращенных в хаос немецкими фашистами. Ленинградцы выполнили большую работу по восстановлению Новгородского областного архива" .

Суслова Е.Н. В блокадном Ленинграде //

Советские архивы. 1968. N 3. С. 73.

" В Новгородском областном архиве в годы войны «погибли полностью документы 1771 фонда, частично 1031 фонда, общим количеством 278 тыс. дел. Оставшиеся документы остались в хаотическом состоянии. Поэтому с 1944 г. по 1952 г. перед архивистами была поставлена задача разобрать документы по фондам в соответствии с довоенными описями…

К 1948 году архив внешне уже был в полном порядке: связки разобраны по фондам и размещены по добротным стеллажам (их делали 2 прикрепленные к архиву пленных немца), остались неразобранными лишь мелкие фонды советского периода и небольшая часть россыпи" .

Из воспоминаний старшего научного сотрудника ГАНО Киселевой О. Б. //

75 лет архиву Новгородской области. Новгород, 1995. С. 76.

Сорок пять безвоенных лет дали время архивистам разобрать и описать подавляющее большинство документов Государственного архивного фонда СССР. Новые поколения архивистов уже стали забывать о работе с россыпью — и тут последовали бурные события 90-х гг. ХХ в.

" Россыпь в огромных объемах вновь появилась в архивах после августа 1991 г. Только в один Центральный архив общественных движений Москвы (ЦАОДМ) доставлено свыше 11 тыс. мешков с документами партийных органов и партийных организаций Москвы и Московской области, деятельность которых была приостановлена в августе 1991 г." .

Иноземцева З.П., Мельникова Л. И. Времена новые — проблемы старые. Описание, учет и хранение документной россыпи // Отечественные архивы. 1995. N 1. С. 90.

Причиной образования «сотен тонн документной россыпи» стала ликвидация КПСС, всех ее центральных и первичных организаций, а также распад СССР и ликвидация органов власти и управления, союзных и союзно-республиканских министерств. Весь этот процесс сопровождался срочным выселением ликвидированных организаций из их помещений с передачей их площади новым органам власти. Сотни тонн документов могли быть просто выброшены на улицу. Сотрудникам ГАРФ и других архивов пришлось спешно вывозить документы, чтобы спасти их от гибели.

Катастрофическими по своим последствиям можно считать события 1−3 октября 1993 г., когда в результате штурма Белого дома погибла часть документов Верховного Совета РФ, его органов и комиссий, а уцелевшие находились в хаотическом состоянии. И снова сотрудникам ГАРФ в обстановке, когда на улицах страны еще продолжалась перестрелка, а в разбитом здании Белого дома шла работа по разминированию, пришлось спасать документы, вывозя тонны россыпи.

" Думаю, кто видел хотя бы на экране телевизора здание после штурма ясно, что документы не могли не пострадать. Пять верхних этажей высотной части выгорели практически полностью и все, что там было, утеряно для истории. На других этажах — значительные повреждения, часть документов сгорела, невосстановимо повреждена (залиты пеной при тушении пожара), многие материалы разбросаны, перемешаны с мусором. Основная работа проводилась с 12 по 22 октября силами сотрудников Росархива и федеральных архивов — около 350 архивистов. Всего в ГАРФ вывезено около 40 тонн документов текущей документации… и 25 тыс. ед. хр. Бывшего архива Верховного Совета СССР" .

Еремченко В. А. Как спасали документы Верховного Совета //

Отечественные архивы. 1994. N 1. С. 4.

Трагичной была судьба архивов Грозного в результате военных действий в декабре 1994 — феврале 1995 г.

" Когда в феврале 1995 г. туда были направлены представители Росархива, им пришлось констатировать, что четыре архивохранилища Государственного архива Чеченской республики, хранившие 656 тыс. дел по истории чеченского и ингушского народов XIX—XX вв. и бывший областной партархив (227 тыс. дел), сожжены и превращены в руины, включая страховой фонд и учетные документы — последнее очень затруднило разборку уцелевших документов: 87% всех архивных фондов ЦГА республики погибло. Действуя под прикрытием 8-й мотострелковый бригады внутренних войск МВД России, архивисты приняли меры по спасению оставшегося архивохранилища" .

Интервью В. А. Еремченко //

Отечественные архивы. 1995. N 3. С. 25.

Виды работ по фондированию. Важнейшим этапом работы по фондированию является изучение истории фондообразователя; знакомство с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными на него; определение масштаба деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся, какую имел структуру; уяснение функций учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.

По выявленным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить:

когда поступил фонд на хранение;

степень его сохранности;

объем фонда;

крайние даты документов.

В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования. К ней необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.

Определение границ архивного фонда. При определении границ архивного фонда прежде всего следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения-фондообразователя:

Примечание изготовителя базы данных: В часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации внесены изменения Федеральным законом от 05.05.2014 N 99-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского Кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации». В соответствии с данными изменениями пункт 1 статьи 48 Гражданского Кодекса Российской Федерации звучит в следующей редакции: «1. Юридическим лицом признается организация, которая имеет обособленное имущество и отвечает им по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять гражданские права и нести гражданские обязанности, быть истцом и ответчиком в суде» .

Признаками определения юридической самостоятельности являются:

наличие правового акта об образовании учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение);

самостоятельный баланс, смета, счет в банке;

штатное расписание;

самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая печать и др.).

Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс, а главное — это структурное подразделение имеет юридическую самостоятельность.

В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН 2007 г. отражены требования к определению хронологических границ архивного фонда.

Ниже показано, как определяются хронологические границы архивных фондов в зависимости от их видового состава:

Иногда возникают затруднения по определению крайних дат документов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного происхождения. Поясним, что крайними датами документов архивного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника.

Крайние даты документов архивного фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.

Но существует ряд факторов, которые влияют на изменение границ архивного фонда:

Учитывая сложность и важность работ по фондированию, в 2006 г. ВНИИДАД разработал «Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации». В них рассматриваются общие положения фондирования документов, особенности фондирования документов федеральных органов и организаций, государственных органов и организаций, субъектов Российской Федерации, органов и организаций местного самоуправления, общественных, частных и иных негосударственных организаций. Особое внимание составители уделили правовым основам функционирования всех вышеперечисленных федеральных, государственных, муниципальных органов и организаций, а также учреждений негосударственной формы собственности.

Методические рекомендации могут быть использованы как работниками государственных и муниципальных архивов, так и специалистами учреждений и организаций всех форм собственности (Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации [17]).

Определение фондовой принадлежности документов. Определить фондовую принадлежность документов — значит определить соответствие документов какому-либо архивному фонду на основе соответствующих признаков. Фондовая принадлежность всегда устанавливается при непосредственном изучении документов.

Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках — сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы.

Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.

Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.

Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам.

Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц.

Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.

Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих — автор.

Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.

Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.

При определении фондовой принадлежности надо запомнить:

в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;

учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;

в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.

Из общего порядка определения фондовой принадлежности документов есть исключения. Например, дела следственных органов, как правило, поступают в судебные органы. Они могут передаваться для просмотра в вышестоящие инстанции.

Фондовая принадлежность в таком случае определяется по документам (последнего) учреждения, в котором дела были закончены делопроизводством.

Таким образом, необходимо изучить признаки, характерные для входящих документов, отпусков исходящих и внутренних документов, на основании которых определяется фондовая принадлежность документов. При этом необходимо ознакомиться с образцами входящих документов, отпусков исходящих и внутренних документов.

В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» [18] единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:

архивные документы представительств и филиалов;

архивные документы совещательных органов, созданных при организации;

архивные документы временных администраций организации, находящихся в стадии банкротства;

архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением КПСС и ВЛКСМ), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях;

архивные документы ликвидационной комиссии организации.

Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.

Наиболее сложно решается сегодня вопрос о документах филиалов и представительств.

Актуальны ли сегодня филиалы и представительства? Во времена «советской власти», следуя принципам жесткой централизации, в рамках командно-административной системы создавались предприятия, учреждения с разветвленной структурой. Многие из них и теперь успешно продолжают свою деятельность в виде все той же разветвленной сети филиалов и представительств. Примеров «филиальных» структур много.

Вместо ранее существовавшего Министерства путей сообщения Российской Федерации создано ОАО «Российские железные дороги» (с передачей части функций из МПС РФ не только ОАО «РЖД», но и в другие структуры). В процессе создания ОАО «РЖД» (кстати, 100% акций этого акционерного общества на руках у государства) ранее существовавшие на местах подведомственные организации были преобразованы в филиалы, тем самым потеряв свою юридическую самостоятельность.

Созданные в конце 1990;х гг. в связи с приватизационными процессами учреждения юстиции по регистрации прав на недвижимость и сделок с ней также имеют разветвленную сеть филиалов.

ОАО «РЖД», ФГУП «Почта России» имеют свою сеть филиалов на местах, Мосэнерго, Сбербанк России — свои сети филиалов. Очень модно стало создавать в регионах филиалы вузов, университетов.

Здесь приведены примеры организаций государственной формы собственности, но еще больший размах процесс создания филиалов и представительств сейчас имеет место в организациях негосударственной формы собственности.

Сегодня очень многие структуры пошли по пути создания разветвленной сети филиалов и представительств на местах. Другими словами, в стране с размахом идет процесс «филиализации» .

Организации являются, как правило, юридическими лицами, а филиалы и представительства таковыми не являются. Согласно положениям Гражданского кодекса РФ они считаются структурными подразделениями, только территориально удаленными:

Примечание изготовителя базы данных: В часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации внесены изменения Федеральным законом от 05.05.2014 N 99-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского Кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации». В соответствии с данными изменениями пункт 3 статьи 55 Гражданского Кодекса Российской Федерации звучит в следующей редакции:

" 3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Представительства и филиалы должны быть указаны в едином государственном реестре юридических лиц" .

Организации, являющиеся юридическими лицами, образуют свой фонд как фондообразователи. При этом ту часть архивного фонда, которую составляет так называемая «постоянка», передает на хранение сам фондообразователь. Но филиалы и представительства, будучи юридически несамостоятельными, не являются в связи с этим фондообразователями, поэтому они не формируют своего архивного фонда и самостоятельно не передают из него документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Филиалы и представительства должны вливать документы постоянного срока хранения в архивный фонд головной организации, передавая документы по сдаточной описи.

Может ли филиал или представительство самостоятельно распоряжаться архивными документами? Многие организации имеют очень разветвленную сеть филиалов и представительств, и, естественно, встает вопрос о целесообразности перемещения документов постоянного хранения в головную организацию, тем более что некоторые филиалы и представительства у себя создают архивы для оперативного хранения документов.

Возможно ли филиалу (представительству) самому хранить свою «постоянку» и даже самостоятельно передавать на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив? Да, возможно, но только это должно быть юридически грамотно оформлено.

Если филиал или представительство созданы при государственной организации, то эта организация (как юридическое лицо) должна заключить договор с государственным или муниципальным архивом о предоставлении права своему филиалу (представительству) самостоятельно формировать свой архивный фонд, передавать из него документы с постоянным сроком хранения в этот архив.

Если филиал или представительство созданы в рамках негосударственной организации, то такая организация может включить в генеральную доверенность филиалу или представительству положения о самостоятельном хранении ими архивного фонда.

Относительно документов по личному составу многие организации решают вопрос по-разному. Одни считают, что документы по личному составу должны быть включены в комплекс документов, представленных в головную организацию. Возможно, при таком подходе уровень сохранности будет выше, но сам «личный состав» ведь живет по месту нахождения филиала (представительства) и в случае необходимости наведения справок социально-правового характера, ему придется обращаться в головную организацию.

Другие считают, что документы по личному составу должны оставаться на хранение в филиалах (представительствах), в то время как документы постоянного хранения будут передаваться в головную организацию, мотивируя это решения как раз тем, что «личный состав» здесь работал и здесь продолжает жить.

Но если документы по личному составу будут в результате экспертизы ценности иметь срок хранения «постоянно», то необходимо четко определить, в какой государственный или муниципальный архив они должны в итоге поступить.

Основные положения работы с архивными документами в филиалах и представительствах не касаются дочерних предприятий.

Дочерние предприятия, в отличие от филиалов и представительств, являются в соответствии с Гражданским кодексом РФ юридически самостоятельными лицами, т. е. полноценными фондообразователями, которые формируют свой архивный фонд и самостоятельно передают его на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Если дочернее предприятие государственной формы собственности, то по действующему законодательству об архивном деле оно, как правило, без заключения договора передает свою «постоянку» на государственное хранение. Если же дочернее предприятие негосударственной формы собственности, то документы передаются на основании заключенного договора с государственным или муниципальным архивом.

В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» [18] перечислены условия, при которых не создаются новые архивные фонды. Так, не является основанием для создания нового архивного фонда:

расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организаций;

выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;

изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающееся изменением первоначальных функций;

смена учредителя (ей) организации без изменения формы собственности имущества этой организации.

Архивные документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленные с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.