Понятие об учете документов АФ РФ и других архивных документов

В связи с тем, что документы Архивного фонда Российской Федерации относятся к информационным ресурсам государства, то страна должна знать, сколько документов находится на хранении в составе АФ РФ.

Каждый региональный орган управления архивным делом, государственный, муниципальный архив, негосударственное хранилище, архив или архивохранилище организации должны знать количество и состав документов, находящихся у них на хранении:

Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

подсчет количества документов в архиве;

регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации и муниципальных образований;

составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив (Федеральное архивное агентство).

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов: архив документ хранение фонд централизации учета — регламентация взаимодействия Федерального архивного агентства с организациями, создающими и хранящими документы АФ РФ, и другие архивные документы, а также в применении единых единиц учета архивных документов;

унификации учета — преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

динамичности учета — любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;

полноты и достоверности учета — отражение в учетных документах реального количества и состава документов, находящихся на хранении.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета архивных документов называется единица измерения количества документов.

Единицами учета документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, являются:

архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

единица хранения (дело, документ или иной комплекс материалов, заключенных в обособленную обложку, папку).

Россыпь, т. е. неупорядоченные архивные документы, учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Аудиовизуальные и электронные документы учитываются так же по единицам учета, которые имеют свою специфику, например, это может быть часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью фильма, диафильма, электронного документа и т. д.

В странах США и Европы традиционной единицей учета является погонный метр стеллажа. Возможно, это многим покажется удобным. Но в нашей стране исторически сложилось так, что архивные документы считались по физически сформированным, «осязаемым» комплексам — ларям, связкам, столбцам, а с XVIII в. — делам и нарядам дел.

Вот, например, какие единицы учета использовались в русском государстве:

" Столпами или столбцами назывались сборники документов и актов, написанных на одной стороне бумажных листов разной длины около трех с половиной вершков ширины, склеенных узкими концами и свернутых в форму цилиндрического свитка так, чтобы исписанные стороны составляли внутреннюю, а белые внешнюю поверхность свитков… Слово «тетрадь» в Московском царстве означало всякое канцелярское дело и всякий сборник дел, состоявшие из листов, несклеенных и непереплетенных, а слово «книга» означало дело и сборник дел в «переплетенных тетрадях». Но книгами назывались и разные виды актов канцелярского делопроизводства, в отличие от законодательных актов и правительственных распоряжений. «Связки в Московском царстве были обычной формою сборников документов и актов всех видов и форм; были „связки столбцов и столпиков“, связки тетрадей, „связки книг и книжечек“, „связки всякой розни“, а свертками назывались сборники документов и актов в первоначальном их виде, несклеенных и непереплетенных, а свернутых в форму цилиндрической трубки» .

Самоквасов Д. Я. Архивное дело России. Кн. 2. СПб., 1902. С.

Естественно, попытка учитывать документы в «связках всякой розни» ни к чему хорошему не приводила. Например, в «Записке о мерах к приведению в порядок Московского отделения Общего Архива Главного штаба» генерал-майор Фролов и полковник Мышлаевский, приводившие в порядок Лефортовский архив, в отчаянии писали:

" Невозможно определить даже приблизительно, какое количество столбцов, книг, связок, дел и журналов хранится в настоящее время в архиве. … Можно утверждать без опасения впасть в очень грубую ошибку, что количество хранящихся в архиве дел, вероятно, составляет не менее 500 тысяч дел…" .

В 1861 г. надворный советник Александров, принимая архив, доносил, что дел в архиве оказалось 1 231 251. С 1865 г., со времени перемещения архива из Кремля в Лефортовский дворец, его содержание увеличено массами дел архивов разных военных учреждений, а именно: в 1866 г. было перевезено из Петербурга до 650 тысяч старых дел, в 1882 г. из Петербурга же «перевезено архивных дел прежнего времени в количестве по весу всего до 10 тысяч пудов, в 1889 году доставлено из Харькова 1292 связки дел упраздненного штаба Харьковского военного округа, в 1893 г. были перенаправлены в Москву все дела упраздненного Петербургского Знаменского отделения Общего архива Главного штаба в количестве 460 тысяч томов по весу 4666 пудов» .

Самоквасов Д. Я. Архивное дело в России. Кн. 1. -М., 1902. С. 56.

Даже ученые архивоведы не могли прийти к выводу, чем же измерять количество документов в архиве. Так, в 1899 г., собирая материалы для Археологического съезда, Д. Я. Самоквасов разослал по местным архивам анкету, в которой был такой пункт:

" Количество рукописей?

(приблизительно: сотни, тысячи, десятки тысяч, сотни тысяч номеров книг, столбцов, дел, отдельных актов)" .

Отсутствие единой, всеми признанной единицы учета приводит архивиста к необходимости суммировать столбцы, связки и дела.

Надо сказать, что и сейчас ряд хранилищ приводит сведения об объеме своих фондов в разных единицах учета.

В приведенных схемах 1, 2, 3, 4 (приложение 1) показана история складывания системы государственного учета архивных документов в разные исторические периоды.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав Музейного фонда Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным" Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" [9].

Государственному учету подлежат документы:

государственных и муниципальных архивов;

государственных и муниципальных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

архивов отраслевых фондов;

архивов государственных организаций;

архивов негосударственных организаций, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с государственным или муниципальным архивом.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также впервые — для всех, в том числе негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Отношения с собственниками документов негосударственной части АФ РФ складывались в 1990;е гг. непросто. Первоначально по Основам законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах (1993 г.) все документы государственной и негосударственной частей АФ РФ, независимо от места их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положением об Архивном фонде РФ 1994 г. собственники документов (негосударственной части АФ РФ) представляли сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам, в то время, Государственной архивной службы Российской Федерации. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной архивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ. Таким образом, собственникам документов предоставляется определенная свобода в определении отношений с Федеральной архивной службой и принятии на себя обязательств по учету документов.

Документы организаций, переданные собственниками на временное или депозитарное хранение в государственные или муниципальные архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной или муниципальной собственности.

Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету; порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется Федеральным архивным агентством, что отражено в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г. [1]:

Основные положения организации учета документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук закреплены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук [9].

В настоящее время меняется нормативная база учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Разработан и находится в стадии согласования Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, где в специальном разделе будет прописана организация учета уникальных документов. Этот документ обеспечивает решение нормативных и организационных вопросов.

В связи с этим утрачивают свою силу такие нормативные документы, как Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации 1997 г. и Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации 2001 г.