Порядок осуществления и бухгалтерский учет наличных форм расчетов

Согласно учетной политике ООО «Спецмонтаж РПГ» ведение кассовых операций должно быть организовано так, чтобы своевременно на основании приходных кассовых ордеров (ф. 310 001) и расходных кассовых ордеров (ф. 310 002) вносились в кассовую книгу записи, не допускалось накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег и свободные денежные средства были размещены на лицевых или расчетных счетах.

В учетной политике ООО «Спецмонтаж РПГ» определены основные моменты организации ведения кассовых операций:

а) кассовые операции должны вестись в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем учреждения из числа своих работников (далее — кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под расписку. При наличии у юридического лица нескольких кассиров один из них должен выполнять функции старшего кассира (далее — старший кассир).

Операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня должны отражаться в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 310 005) с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в этой книге осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

Учетной политикой также предусмотрено, что кассовые операции могут проводиться руководителем учреждения;

• б) кассовые операции должны быть оформлены приходными кассовыми ордерами, расходными кассовыми ордерами (далее — кассовые документы);
• в) кассовые документы должны быть оформлены:
  • — главным бухгалтером;
  • — бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом учреждения, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее — бухгалтер);
  • — руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера);
• г) кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром.

Когда ведение кассовых операций и оформление кассовых документов возложено на руководителя, кассовые документы должны быть подписаны руководителем;

д) кассир должен иметь печать (штамп), содержащую (содержащий) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (далее — печать (штамп)), а также образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются;

• е) приходный и расходный кассовые ордера следует оформлять на бумажном носителе или в электронном виде. При этом нужно обратить внимание, что:
  • — документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее — технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные таким способом, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления;
  • — документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается;
• ж) организация хранения документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, возложена на руководителя.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку;

• — обособленные подразделения должны передать учреждению копию листа кассовой книги в порядке, установленном учреждением с учетом срока составления им бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• — главный бухгалтер (при его отсутствии — руководитель) должен осуществлять контроль за ведением кассовой книги.

В случае несоответствия вносимой суммы наличных денег сумме, обозначенной в приходном кассовом ордере, кассир должен предложить вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвратить излишне вносимую сумму наличных денег. При отказе вносителя наличных денег довнести недостающую сумму кассиру следует возвратить ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер кассир должен перечеркнуть и передать главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) для переоформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных учреждений, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном учреждением. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) должен храниться у кассира, и при последней выдаче наличных денег доверенность нужно приложить к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости);

в) при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру нужно подготовить сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передать расходный кассовый ордер получателю наличных денег для проставления подписи. При этом кассиру нужно пересчитывать подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдать получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Кассир вправе не принимать от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если последний не сверил в расходном кассовом ордере соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, обозначенным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) должен проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги, подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверить указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), поставить свою подпись на этих документах и передать их для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) нужно оформить расходный кассовый ордер.