Составление документации. 
Организация документооборота

Кроме общих требований к тексту документа необходимо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения текста.

Устав — это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, прав и обязанностей в сфере хозяйственной деятельности.

Устав содержит в себе: общие положения (задачи и цели), организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязь), регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц), финансово-материальная база (размер основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями), отчетная и ревизионная деятельность, порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

По содержанию приказы делятся на 2 группы: по общим вопросам и по личному составу. Обычно эти группы приказов готовятся и издаются отдельно.

Подготовка приказа включает в себя следующие стадии: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование проекта, подписание приказа.

Основные реквизиты приказа: наименование вида приказа; дата или индекс; заголовок к тексту; текст; подпись; внутреннее согласование (визирование); автор.

Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются факты, вызывающие издание приказа. Иногда эта часть приказа может отсутствовать. Распорядительная часть приказа составляет его основу и излагается в повелительной форме. Начинает распорядительную часть слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Оно печатается буквами на отдельной строке.

Каждое намеченное мероприятие в приказе оформляется отдельным пунктом, пункты нумеруются арабскими цифрами. В конце пункта приказа указывается лицо, на которое возлагается ответственность за его исполнение. Завершающим этапом работы над приказом является согласование и подпись. Особым способом удостоверения документов является утверждение. Гриф «УТВЕРЖДАЮ» проставляется в правом верхнем углу.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях коллектива организации, рабочих совещаниях и др. Ведется протокол во время заседания обычно секретарем. Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол печатается на чистом листе бумаги, где воспроизводятся реквизиты общего бланка, далее указываются вид документа — ПРОТОКОЛ, дата, номер. Датой протокола является день заседания. В заголовке указывается вид коллегиальной деятельности, в результате которой он создается. В тексте выделяются две части. Первая содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке: председатель — фамилия и инициалы; секретарь — фамилия и инициалы; присутствовали — перечисляется состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа (их фамилии располагаются в алфавитном порядке), затем указываются должности и фамилии приглашенных. На крупных собраниях указывается количество присутствующих, а список прилагается.

Повестка дня — указываются вопросы, предлагаемые для обсуждения. Каждый вопрос начинается с предлога «о» («об») и помещается с новой строки.

Вторая часть протокола является основной. В ней записываются все выступления. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения повестки дня.

Каждый раздел имеет три части — слушатели, выступали, постановили, которые и начинаются с этих слов, пишущийся прописными буквами. Протокол подписывается председателем и секретарем.

Информационно-справочные документы — это справки, докладные, объяснительные записки, акты, письма, телеграммы. Носят вспомогательный характер по отношению организационно-распорядительной документации и не обязательны к исполнению. Информация может быть принята к сведению или побудить к действию.

Акт — справочно-информационный документ, составляемый группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий.

Составляется постоянными или временными комиссиями или одним должностным лицом, с указанием документов, подтверждающих полномочия. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем. Акт может иметь гриф согласования. Состоит из вводной и констатирующей части. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении без указания должностей. С актом ознакомлен: подпись, дата. При наличии замечаний акт визируется с отметкой: «замечания прилагаются».

Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Различают два вида справок:

• 1) Для описания подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации;
• 2) По указанию вышестоящей организации или руководителя, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. Текст состоит из 2-х частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй — приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Этим она отличается от докладной записки.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию. Цель — побудить руководителя принять решение. Состоит из 2-х частей: первая часть — изложение фактов, побудивших ее составить, вторая — вывод, мнение. Доклад может преследовать две цели: информирование, информирование и убеждение.

В докладе должны присутствовать элементы:

• · вступление — документ наглядно и доступно представляет цели и его назначения;
• · основная часть — излагаются основные факты, автор свободно общается с материалом для доказательства и убеждения;
• · вывод — представляется в виде положений;
• · рекомендации — предложения действий, вытекающих из вывода.

Документы по личному составу — характеризуют правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятия. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки. Обязательное ведение кадровой документации предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкцией по ведению трудовых книжек. Они имеют длительные сроки хранения в сейфах, шкафах отдельно от документов производственного характера.

Приказ по личному составу — фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещение по работе, увольнение, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения — взыскания). Оформляют на бланках формата А4. Срок хранения 75 лет.

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж работы. Ведут на любом предприятии. При поступлении на работу лица, ее имеющие, обязаны сдать администрации. Поступающим впервые — справку о последнем месте работы, уволенным из Вооруженных сил — военный билет. Заполнение Трудовой книжки впервые производится в присутствии работника, не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Все записи в Трудовую книжку вносят после издания приказа, не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов и производятся аккуратно перьевой или шариковой ручкой черным, синим, фиолетовым цветом.

ФИО пишут полностью на основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование — на основании диплома, аттестата, удостоверения. Запись о незаконченном образовании подтверждается справкой учебного заведения, зачетной книжкой. Ведут Трудовую книжку только по месту основной работы.

При получении Трудовой книжки работник расписывается в Личной карточке «Т-2» и в книге учета Трудовых книжек, в журнале фиксируется дата выдачи книжки и основание ее выдачи.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течении 2-х лет отдельно от остальных книжек. Невостребованные Трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет, по истечении этого срока могут быть уничтожены в установленном порядке.