Аудит операций по кассе и по счетам в банке

Приступая к аудиту денежных средств и денежных документов, составим программу проведения аудиторской проверки.

Таблица 3.5.

Программа аудиторской проверки денежных средств и денежных документов ООО «Орион-Экспрессия».

Проверка показала, что ООО «Орион-Экспрессия» не имеет валютных счетов и не ведет расчетов в иностранной валюте, следовательно, аудит валютных операций на предприятии проводиться не будет.

Кроме того, в ходе аудиторской проверки будут проанализировано состояние системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета операций с денежными средствами в ООО «Орион-Экспрессия».

В самом начале аудиторской проверки проведем инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе.

Инвентаризация показала, что на день проведения проверки лимит кассы соответствовал установленному лимиту 100 000 руб. Контрольные цифры совпадают с отчетными. В ходе проверки были тщательно проверены полнота оприходования выручки от реализации товаров. При этом были сверены записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции.

В целом бухгалтерский учет денежных средств в ООО «Орион-Экспрессия» ведется на должном уровне. Бухгалтерские проводки оформляются правильно, денежные документы хранятся в соответствии с инструкциями.

При этом были выявлены следующие ошибки.

1. Касса для выдачи средств не оборудована надлежащим образом.

В соответствии с пунктом 3"Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации" руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Обращая внимание на Постановление ФАС Дальневосточного округа от 10 июня 2008 г. по делу N Ф03-А51/05−2/1420 говорится, что порядок хранения свободных денежных средств включает в себя оборудование помещения кассы Помещение кассы ООО «Орион-Экспрессия» изолировано и оборудовано, однако в него имеют доступ посторонние лица, что является прямым нарушением указанного Порядка.

2. Кассовые операции оформляются не по унифицированным формам.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» 129-ФЗ от 21.11.1996 г. (в действующей редакции) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В ООО «Орион-Экспрессия» допускается оформление первичных учетных документов, например, авансовых отчетов в рукописной форме.

3. Исправления в кассовых документах.

В соответствии:

с пунктом 19.1 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

с пунктом 4.4. «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» в приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются.

со статьей 9 пункта 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Однако в анализируемом предприятии — ООО «Орион-Экспрессия», такие исправления имеют место быть.

Особенно это касается приходных ордеров, заполнение которых также вызывает ряд замечаний: заполнены небрежно, сумма прописью указывается с маленькой буквы, не указываются полностью фамилии плательщиков.

Кроме того, в ООО «Орион-Экспрессия» прилагаемые к расходным и приходным кассовым ордерам документы погашаются штампом «оплачено», что также не соответствует инструкциям.

4. Согласно пункту 20 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

В ООО «Орион-Экспрессия» приходные и расходные ордера зачастую подписываются кассиром в конце рабочего дня. При этом кассир ссылается на занятость, что не является достаточной причиной для возникших нарушений.

5. Не составляется реестр депонированных сумм, депонированная сумма не сдается в банк.

В соответствии с пунктом 18 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», по истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

…б) составить реестр депонированных сумм…

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В ООО «Орион-Экспрессия» суммы невыплаченной заработной платы сдаются на депонированный счет в банк без соблюдения 3-дневного срока. Так, выявлено, что 25 октября 2009 г. была сдана сумма заработной платы работника ООО «Орион-Экспрессия» Кириллина А. В., которая была начислена и получена в банке к уплате 15 октября 2009 г.

6. Выявлено, что в 2008 г. (июль — август) и в 2009 г. (сентябрь-октябрь) во время очередного отпуска постоянного кассира временно были приняты исполняющие обязанности кассира Петрова Н. А. и Дутлова Е. И. При этом они не были ознакомлены с Порядком ведения кассовых операций, так как, по словам руководителя, «имеют большой опыт работы в кассе и знают все правила». Однако то, что данные лица, заменявшие в 2008 — 2009 гг. кассира, знакомы с указанным Порядком, известно только с их собственных слов.

Согласно пункту 32 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» «после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации…».

При этом отметим, что наибольшее число нарушений выявлено именно в период замены основного кассира.

7. В ООО «Орион-Экспрессия» отсутствует приказ руководителя и договор с работником о полной материальной ответственности в случае временной замены кассира. Не составлен акт о результатах пересчета ценностей.

Пунктом 35 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» установлено, что на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор, предусмотренный пунктом 32.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

8. Проверкой установлено, что в период с 15 мая по 01 июня 2007 года обязанности кассира в ООО «Орион-Экспрессия» выполнялись главным бухгалтером.

В соответствии п. 36 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» обязанности кассира могут выполняться главным бухгалтером (при условии заключения с ним договора) толькона малых предприятиях, не имеющих кассира в штате.

ООО «Орион-Экспрессия» не относится к малым предприятиям, таким образом, главный бухгалтер нарушила существующий Порядок.

9. Выявлено, что в ООО «Орион-Экспрессия» в сентябре 2009 г. в расходных кассовых ордерах (16 штук) отсутствует расписка в получении денег.

Пункт 15.3 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» гласит, что расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами.

Далее проанализируем соответствие состояния систем внутреннего контроля при операциях с денежными средствами.

Таблица 3.6.

Проверка соответствия состояния систем внутреннего контроля при операциях с денежными средствами.

Результаты аудиторской проверки, изложенные в табл. 3.6 показывают, что системы внутреннего контроля при операциях с денежными средствами в удовлетворительном состоянии.

Проблемы возникают при заполнении документов, в ходе проверки выявлено, что на некоторых документах отсутствует дата, имеются исправления, повторы номеров.

Кроме того, в период 2007 — 2009 гг. ни разу не проводилась внезапная проверка кассы, что также является нарушением действующего Порядка.

Следующим этапом аудиторской проверки будет проверка соответствия ведения бухгалтерского учета денежных средств.

Таблица 3.7.

Проверка бухгалтерского учета операций с денежными средствами.

Проверка показала, что в ООО «Орион-Экспрессия» возможно наличие ошибок в корреспонденции счетов, а такжесуществует вероятность ошибок в учетных регистрах внутри отдельных месяцев.

Аудиторской проверкой установлено, что ООО «Орион-Экспрессия» имеет один расчетный счет в ОАО КБ «Алмазэргиенбанк».

В ходе проверки были рассмотрены банковские выписки и приложенные к ним первичные документы. Было проверено подтверждение каждой операции, отраженной в выписке, соответствующими первичными документами. Такая взаимосверка сочетаталась с контролем по банковским документам сущности проведенных операций.

При этом было выявлено:

• — перечисление денег в качестве предоплаты по без товарным счетам и другим сомнительным операциям;
• — расчеты с прочими дебиторами и кредиторами без предварительно оформленных договоров;
• — отсутствие в первичных документах штампа банка.

Проверкой установлено, что на первое число каждого квартала остатки по расчетному счету соответствуют сумме, показанной по строке 252 баланса (ф. № 1).

Особое внимание было обращено на получение наличных средств из банка, их зачисление на счет 50 «Касса», а также на перечисление наличных денег на расчетный счет.

По 2007 — 2008 гг. основные регистры — журнал-ордер № 2 и ведомость по дебету счета 50 были сверены с выписками банка, первичными документами и главной книгой. В 2009 г. сверка осуществлялась с оборотной ведомостью.

В целом проверка не выявила больших нарушений, кроме уже указанных.

По результатам проверки было составлено заключение аудитора (Приложение).