Специфика хранения и использования документов технотронных архивов

Хранение кинофотофоновидеодокументов обусловливается их носителями. Научно-техническая документация хранится как традиционные документы. Не допускается хранение документов на носителях с магнитным рабочим слоем в хранилищах с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/м.

Хранилища документов на нитрооснове должны быть изолированы от хранилищ с остальными документами. В целях противопожарной безопасности при работе с документами на нитрооснове запрещается иметь на рабочем столе более трех рулонов пленки, оставлять их без присмотра, пользоваться при перемотке электроприводом, перематывать со скоростью более 25 м/мин, допускать трение о поверхность оборудования, подвергать коробки с пленкой ударам и другому физическому воздействию. Все документы на нитрооснове маркируются, по мере возможности переводятся на триацетатную основу.

Таблица 1 Основные параметры температурно-влажностного режима.

Кинофотофоновидеодокументы должны храниться на металлических стеллажах при условии их размагничивания и замыкания контура стеллажа — соединения металлических частей стеллажа электропроводом и их заземления. Оптимальным оборудованием являются деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными составами. Горизонтальное размещение документов обеспечивается на специальных стеллажах. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение документа внутри упаковки.

Документы на магнитной ленте должны быть намотаны на сердечники, катушки, кассеты соответствующего размера упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр с вырезами для этикеток. Оригиналы магнитной перезаписи к кинофильмам должны быть упакованы в пакеты из полиэтиленовой пленки и металлические коробки.

Кинодокументы и микрофильмы должны быть оформлены стандартными защитными рекордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложены в металлические коробки. Намотка должна быть плотной, без выступающих витков на торцах рулона.

Микроформы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях должны быть упакованы в конверты или кассеты соответствующего размера и размещаться в коробках, папках, другой вторичной упаковке.

Фонодокументы граммофонной записи (грампластинки) упаковываются в пакет из полиэтиленовой пленки и в бумажный конверт. Партия грампластинок в соответствии с их архивными номерами должна быть помещена в картонные или фанерные коробки. Металлические граморигиналы обертываются в конденсаторную бумагу, укладываются в конверт из картона, затем в коробку из плотного картона. Для предотвращения механических повреждений одна из внутренних сторон картонного конверта должна иметь прокладку из мягкого материала.

Компакт-диски должны быть уложены в заводскую упаковку, затем помещены в коробку. Научно-техническая документация хранится в сфальцованном виде в папках не более 50 листов формата А4, допускается хранение в коробках и тубусах, на стеллажах. Текстовая научно-техническая документация хранится как документы на бумажной основе.

Проверка наличия и состояния документов в технотронных архивах производится в соответствии с подобного рода работой обычных архивов. Проверка проводится раз в 5 лет, для документов на нитрооснове — раз в 2 года, для уникальных документов — ежегодно. При оценке технического состояния документов устанавливается их соответствие сведениям, содержащимся в сопровождающих их актах технического состояния. Документы на нитрооснове проверяются на стабильность.

При подготовке к хранению документы подлежат очистке от пыли и грязи, перемотке, акклиматизации, упаковыванию. Акклиматизация проводится для кинодокументов и микрофильмов до 10 суток, документов на магнитной ленте и дисковых носителях — до 3 суток, для фотодокументов и микрофиш сутки при температуре 20 ± 3 °C и влажности воздуха 35−15%. В процессе хранения документы проверяются на их техническое состояние, состояние упаковки, загрязнения, повреждения. В случае их обнаружения проводится работа по упразднению дефектов. В ходе хранения документов в технотронных архивах возможно проведение первичных реставрационных и консервационных работ. Документы очищаются от пыли и укрепляются. Документы на магнитной ленте очищаются, перематываются с целью снятия внутренних напряжений, возможна замена пересохших и коробленных склеек, оформление магнитной ленты защитным магнитным слоем. Документы на дисковых носителях обрабатываются антистатиком. Граморигиналы фонодокументов могут проходить электрохимическую очистку. В технотронных архивах возможно, как и в обычных, создание страхового фонда и фонда пользования. Научно-техническая документация создает эти фонды в соответствии с правилами создания этих фондов на бумажной основе.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке методом контактной печати, в фонде пользования находятся позитивная совмещенная копия, промежуточный позитив изображения, контратип фонограммы. Для фотодокумента страховой копией служит первая копия оригинала на фотопленке, изготовленная методом репродуцирования или контактной печати, в фонд пользования входит позитивный фотоотпечаток или дубль-негатив. Фонодокумент определяется страховым фондом в виде первой копии оригинала, изготовленного способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте, фонд пользования также представлен копией на магнитной ленте. Видеодокумент имеет страховой фонд в виде первой копии оригинала, изготовленной в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте. В фонде пользования находятся его копии. Учет документов в технотронных архивах аналогичен учету в обычных архивах.

При использовании технотронных документов используются следующие единицы учета и хранения:

• — кинодокумент: единица хранения — физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и звуковой информации; единица учета — одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному фильму, журналу, специальному выпуску, сюжету;
• — фотодокумент: единица хранения — физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд, диапозитив); несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом; единица учета — одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному диафильму;
• — фонодокумент: единица хранения — физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации; единица учета — одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, произведения литературы и искусства или нескольких таких произведений, объединенных по авторскому, тематическому, другим признакам;
• — видеодокумент: единица хранения — физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации; единица учета — одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства или нескольких таких произведений, объединенных по авторскому, тематическому, другим признакам;
• — научно-техническая документация: единица хранения — совокупность научно-технических документов, относящихся к определенному вопросу, или отдельный документ, лист чертежа, имеющий самостоятельное значение, объединенные в том или помещенные в папку, тубус, отдельную обложку и внесенные в опись под отдельным порядковым номером: единица учета — комплекс научно-технических документов, включающий совокупность единиц хранения.

Учет ведется с оформлением тех же документов, что и в обычном архиве, по тем же правилам. Дополнением являются листы учета документов при их нефондовой организации. В них регистрируются их описи, динамика их изменений. Порядок нумерации и хранения листов учета аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов. Основным учетным документом являются описи. Учетные номера присваиваются им по листам учета документов. Каждый вид документов описывается отдельно.

В опись кинодокументов вносятся данные об авторе, дате, месте съемки, варианте (немой, звуковой, цветной, черно-белый, формат, язык), количестве и метраже негатива, дубль-негатива, фонограммы (негатив), магнитной фонограммы, промежуточного позитива, позитива, установочных роликов, цветовых паспортов, текстовой сопроводительной документации.

В опись фотодокументов включаются данные заголовка или аннотации документа, об авторе, дате, месте съемки, количестве единиц хранения/кадров панорамной съемки, включающем негатив, дубль-негатив, позитив, фотоотпечаток, слайд (диапозитив), диафильм, состав текстовой сопроводительной документации.

В опись фотоальбома вносятся данные о заголовке, авторе, месте съемки, крайних датах фотоотпечатков, количестве фотоотпечатков, внешних особенностях альбома, составе текстовой сопроводительной документации.

В опись фонодокументов граммофонной записи' вносят: номер стороны грампластинки (единица хранения), индекс, производственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата изготовления, место изготовления, порядковый номер, диаметр, материал граморигинала, время звучания, количество единиц хранения (граморигинал — грампластинка), состав текстовой сопроводительной документации.

В опись фонодокументов магнитной записи вносятся: номера единиц учета и хранения, индекс, производственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата записи/перезаписи, скорость и время звучания, тип и формат магнитной ленты количество и метраж единиц хранения (оригинал — копия), состав текстовой сопроводительной документации.

В опись видеодокументов вносят, кроме единиц хранения, учета, индекса, производственного номера: заголовок, автор, исполнитель, язык, дата записи, перезаписи, хронометраж, тип, формат записи, количество единиц хранения (оригинал — копия), состав текстовой сопроводительной документации.

При оформлении учетных документов необходимо:

• — учитывать количество фотоотпечатков в фотоальбоме во внутренней его описи и в описи фотоальбомов;
• — количество единиц хранения документов учитывать в соответствующих описях;
• — единицы хранения диафильмов располагать по порядку номеров рулонов;
• — единицы хранения кинодокументов располагать по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;
• — единицы хранения фонодокументов размещать в порядке производственных номеров, а внутри комплекта сначала — оригиналы, затем — копии;
• — при описании фотоальбомов фотоотпечатки нумеровать сверху вниз слева направо на каждом листе, в заверительную запись выносить общее количество фотоотпечатков, при необходимости составлять внутреннюю топографическую опись альбома.

Учет ведется после систематизации документов в архиве. Документы поступают на государственное хранение в течение следующих сроков: научная, технологическая, патентная документация — через 10 лет после ее изготовления; конструкторская документация — через 15 лет; проектная документация по капитальному строительству — через 25 лет и кинофотофоновидеодокументы — через 3 года.

В зависимости от типа документов они принимаются в одном из следующих составов: кинодокументы — негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики, паспорта для цветных кинодокументов, монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; фотодокументы — негатив, контрольный фотоотпечаток, аннотация; фонои видеодокументы — оригинал, копия, сопроводительная документация для фонодокументов и акт о техническом состоянии для видеодокументов. При отборе документов на государственное хранение предпочтение отдается наиболее полным и технически полноценным экземплярам. Экспертиза ценности технотронных документов проводится аналогично экспертизе ценности документов на бумажной основе. В технотронных архивах ведутся те же научно-справочные документы, что и в обычных архивах. Использование кинофотофоновидеодокументов осуществляется в тех же формах, что и документов на бумажной основе.

технотронный архив документ копия.