Организация документов в пределах архива

Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям называется фондированием. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования определяют хронологические границы фонда и фондовую принадлежность документов. Хронологическими границами архивного фонда являются для:

• — организации, учреждения, предприятия — даты образования и ликвидации;
• — объединенного фонда — даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций;
• — личного происхождения — даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;
• — коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.

При этом возможен, по ряду объективных причин, выход крайних дат конкретных документов за рамки хронологии архивного фонда.

Определить фондовую принадлежность документов — значит определить соответствие документов какому-либо архивному фонду на основе соответствующих признаков. Фондовая принадлежность устанавливается при непосредственном изучении документов. Все документы подразделяются на входящие, внутренние, исходящие. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц. Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих — адресат.

Существуют прямые и косвенные признаки определения фондовой принадлежности документов, которые применяются в процессе их детального изучения. Прямыми признаками определения фондовой принадлежности материалов можно считать отдельные элементы документов, если в этих элементах содержится название фондообразователя. Фондовая принадлежность отдельных разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков ее определения устанавливается по косвенным признакам. Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения — учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование.

• 1. ?білсеіт М. ?аза?станда м? ра?ат істеріні? ?алыптасуы. / ?аза? тарихы. 2005. № 6.
• 2. Алленова В. А. Историческая наука в российской провинции в конце XIX — начале XX вв.: Тамбовская ученая архивная комиссия. — Рязань, 2002.
• 3. Амантаев А. Архивы — гарантия сохранности истории. — Караганда, 2003.
• 4. Архив Президента Республики Казахстан. Путеводитель. — Алматы, 2001.
• 5. Архивные учреждения Карагандинской области. — Караганды, 2001.
• 6. Архивный вестник. Отраслевой информационный бюллетень. — Караганда, 2000.
• 7. Ахметова С. Ш. Историческое краеведение в Казахстане. — Алма-Ата, 1982.
• 8. Банасюкевич В. Д., Грум-Гржимайло Ю.В., Чернин Э. В. На пути к созданию автоматизированной информационной службы / Отечественные архивы. 1999. № 2.