Описание инструмента Top-Idea на предприятии ООО «БСХ Бытовые Приборы»

Top-Idea это международная система предложений BSH, в которой сотрудники концерна принимают участие посредством рационализаторских предложений и творческих идей. Top-Idea — это улучшающая идея, имеющая локальную новизну. Это значит, что такая идея должна что-то улучшать на предприятии ООО «БСХ Бытовые Приборы» (далее STP) (в продукции, в процессах, на рабочих местах, зонах отдыха и т. д.) и быть новой как минимум для одной фабрике STP. Система Top-Idea была учреждена с целью мотивации сотрудников разрабатывать и внедрять улучшающие идеи, и быть дополнительным источником появления идей с экономическим эффектом.

Top-Idea — это новое рационализаторское предложение, которое определяет:

ѕ «Что» должно быть улучшено;

ѕ «Как» это должно быть улучшено;

ѕ Какие результаты принесет реализация идеи клиентам, компании или сотрудникам.

Видение данной программы звучит в том, чтобы стать самой успешной системой управления рационализаторскими предложениями в своей отрасли. БСХ стремится в полной мере использовать творческий потенциал всех своих сотрудников, что является краеугольным камнем корпоративной культуры. Миссия: Благодаря справедливой и своевременной оценке идей и постоянной оптимизации процессов системы подачи рационализаторских предложений, создать благоприятные условия, которые вдохновят сотрудников, чтобы принимать активное участие в генерации и подаче идей, используя систему Top-Idea. Данные идеи способствуют непрерывному совершенствованию компании, укреплению позиций на рынке и налаживанию контакта с потребителем. Top-Idea также служит инструментом мотивации и поощрения сотрудников. Для оказания помощи сотрудникам в процессе генерации и подачи идей проводятся тренинги и семинары. Помимо этого проходит обучение лиц принимающих решения и участвующих в процессе для более объективной оценки инициатив сотрудников.

ѕ Желаемая ситуация касательно программы Top-Idea:

ѕ Каждый сотрудник знает о текущем статусе его или ее идеи;

ѕ Новые сотрудники систематически информируются о системе Top-Idea;

ѕ Каждый сотрудник может подать его или ее идею быстро и просто;

ѕ Все сотрудники знают контактное лицо, которое ответственно за Top-Idea и также может помочь сформулировать и подать идею;

ѕ Менеджеры и лица, принимающие решения, находятся в постоянном контакте с заявителями идей;

ѕ Решения основываются на профессионализме и объективности, и на значимых результатах, а не краткосрочных изменениях;

ѕ Важнее всего не факт подачи идеи, а ее внедрение;

ѕ Сотрудники активно вовлечены в процесс внедрения идей;

ѕ Внедрение идей отслеживается и документируется;

ѕ Участие на добровольной основе существует, и никто не принуждается к участию в программе;

ѕ Нет никаких целевых договоренностей, основанных на числе поданных идей Принципы Top-Idea:

ѕ Мы разговариваем друг с другом;

ѕ Мы доверяем друг другу;

ѕ Мы верим в позитивные изменения;

ѕ Мы мотивируем и поддерживаем других коллег и менеджеров;

ѕ Мы честны;

ѕ Мы хотим совершенствоваться;

ѕ Мы ищем решения;

ѕ Мы принимаем решения и берем за них ответственность;

ѕ Мы открыты и видим проблемы и решения;

ѕ Мы действуем проактивно;

ѕ Мы одна команда!

KPI для Top-Idea.

• 1. Участники (число поданных идей на сотрудника).
• 2. Жизнеспособность идей (принятые идеи, чей бонус был выплачен на закрытые идеи в %).
• 3. Доля экономии (чистая экономия на сотрудника).
• 4. Время выполнения (в календарных днях от подачи идеи до ее закрытия — информирование инициатора идем о результатах).

Цели использования Top-Idea:

ѕ Мотивировать и стимулировать всех сотрудников.

ѕ Использовать весь потенциал идей, которые предоставляет персонал.

ѕ Оптимизировать продукцию BSH.

ѕ Оптимизировать процесс производства BSH.

ѕ Предотвратить появление дефектов.

ѕ Предотвратить несчастные случаи на производстве.

ѕ Осуществлять экономию от сокращения потерь.

ѕ Изменять корпоративную культуру.

ѕ Стандартизировать подходы и стадии процесса Карта процесса Top-Idea workflow из следующих шагов:

• 1. Подача идеи
• 2. Проверка идеи (менеджером или ответственным за программу)
• 3. Вынесение решения (менеджером или человеком, ответственным за область, в которой лежит проблема, если идея успешно принята — отслеживание результатов)
• 4. Информирование инициатора идеи о результатах и вознаграждении за поданную идею
• 5. Закрытие идеи, если оценена положительно и еще не внедрена
• 6. Внедрение идеи, когда есть возможность подождать с вознаграждением до финальной стадии внедрения.

Откуда появляются идеи:

ѕ Идеи появляются после дискуссий с коллегами и обмена опытом.

ѕ Идея появляется, когда сотрудник устал или зол, потому что что-то работает не так, как положено.

ѕ Несмотря на то, что не все идеи возможно реализовать, они могут стать новым вдохновением, что приведет к поиску новых решений.

Все штатные сотрудники могут подавать Top-Idea. Все идеи должны быть поданы с использованием специальной электронной программы ideaChannel. В качестве исключения стандартная форма (Приложение …) должна быть заполнена инициатором и передана менеджеру ТопИдеи для дальнейшего занесения в систему. Все вовлеченные в процесс Top-Idea сотрудники обязаны соблюдать конфиденциальность. Все случаи нарушения данного правила выносятся на рассмотрение руководства. В любом случае инициатор самостоятельно отслеживает статус своих Top-Idea в ideaChannel.

В STP используется центральная модель управления Top-Idea, т. е. все идеи сначала направляются менеджеру Top-Idea. В случае необходимости получения дополнительных данных одним участником процесса от другого участника процесса, сотрудник напрямую запрашивает информацию, используя инструменты ideaChannel, телефон, электронную почту, совещания, либо, в качестве исключения, через менеджера Top-Idea. Менеджер Top-Idea выступает в роли консультанта по запросу участников процесса. В случае возникновения идей по оптимизации процесса производства с последующим сокращением сотрудников, решение по этим идеям принимается совместно с руководителями STP/PD (департамент производства), STP/HR (отдел кадров) и STP/CO (контролинг).

Все участники процесса обязаны соблюдать сроки, установленные процедурой, и запрашивать перенос сроков с описанием причин переноса до истечения установленного срока в ideaChannel.

Пользователи IdeaChannel — все сотрудники, имеющие учетную запись BSH и доступ к корпоративной электронной почте, автоматически имеют доступ к странице ideaChannel в Интранете. Сотрудники, не имеющие BSH аккаунт и доступ к корпоративной электронной почте, должны обратиться к своим руководителям (например, бригадирам) с просьбой о создании аккаунта Top-Idea в ideaChannel. Руководители собирают информацию и отсылают ее менеджеру Top-Idea .

Менеджер Top-Idea запрашивает создание аккаунта в CODI у STP/HR по электронной почте. Ответственный сотрудник STP/HR создает аккаунт и запрашивает обновление информации у IT (service-desk) каждую неделю до четверга. После обновления информации в CODI автоматически происходит передача данных в ideaChannel по воскресеньям.

После появления аккаунта в ideaChannel, менеджер Top-Idea присваивает пароль и высылает заинтересованным сторонам (пользователю или руководителю). Пароль должен быть изменен при первом входе в систему и запомнен пользователем.

Расчет годовой экономии от идеи делается ответственным сотрудником STP/CO (контролинг) в соответствии с действующими правилами для её расчета. В расчёт также допускается включение экономии от потенциальных затрат, которые предприятие будет нести в случае не внедрения идеи. Выплата премии осуществляется только за внедренную идею и сотрудникам, подавшим эту идею.

После определения типа Top-Idea (с рассчитываемой экономией или с не рассчитываемой экономией) принимающий решение или менеджер Top-Idea производит расчет премии. Все расчеты основаны на правилах расчета премий в ideaChannel и на согласованных с руководством лимитах. Идеей с не рассчитываемой экономией считается идея, внедрение которой не приносит экономическую выгоду предприятию, или имеющая экономию, не превышающую 1 тысячи евро за 12 месяцев, начиная с месяца внедрения идеи.

Размер премии за идею с не рассчитываемой экономией зависит от областей, в которых произойдут улучшения после внедрения идеи. Примеры областей улучшения: улучшение качества продукции, повышение безопасности труда, защита окружающей среды, снижение уровня энергопотребления, повышение уровня удовлетворенности персонала и т. д.

Идеей с рассчитываемой экономией считается идея, внедрение которой приносит экономическую выгоду предприятию свыше 1 тысячи евро за период 12 месяцев, начиная с месяца внедрения идеи.

Размер премии за идею с рассчитываемой экономией зависит от суммы полученной экономической выгоды за период 12 месяцев после реализации идеи и таких факторов, как область профессиональной ответственности инициатора идеи, детальность описания им идеи, инициативность в координации мероприятий по внедрению идеи. По решению Комитета Top-Idea возможна частичная выплата премии. Рассчитанная премия должна быть одобрена менеджером Top-Idea, административным руководителем инициатора идеи или директорами предприятия, в зависимости от величины премии.

Информация об одобренных премиях высылается менеджером Top-Idea в STP/HR (отдел кадров) раз в месяц в соответствии с графиком закрытия месяца от отдела STP/FI (департамент финансов). Ответственный сотрудник в STP/HR подготавливает все необходимые документы для выплат премий и предоставляет их в STP/FI. STP/FI организует выплату премий с соответствующими налоговыми вычетами вместе с заработной платой.

Комитет Top-Idea (далее Комитет) обладает контролирующей функцией в STP. Он состоит из представителей STP/CO, STP/HR, и STP/FI (обязательные участники), а также инициатора идеи, его административного руководителя и/или менеджера первого уровня. Совещания Комитета должны быть организованы менеджером Top-Idea для идей с годовой экономией свыше 500 тысяч рублей не позднее 24 числа каждого месяца после подсчета и подтверждения экономической выгоды отделом STP/CO. Комитет принимает решение по идее, назначает ответственного за внедрение, определяет источник инвестиций, согласовывает коэффициенты при расчете премии. Если участникам Комитета не удаётся выработать единое мнение, при принятии решения по идее, то решение принимается голосованием представителей от отделов (по одному представителю от каждого вовлеченного отдела).

Планирование бюджета в части премий находится в области ответственности отдела STP/FI, инвестиций — отдела FRFP/ME (Департамент промышленных разработок фабрики холодильников) или FLCP/ME (Департамент промышленных разработок фабрики стиральных машин). Внедрение идей, требующих небольших инвестиций, происходит за счет списания денежных средств с центра затрат отдела-выгодополучателя после одобрения идей.

Отчеты по идеям основываются на данных из ideaChannel и подготавливаются с заданной STP/FI периодичностью.