Процессы управления коммуникациями в проекте

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) — управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации .

В проектах под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные, используемые для планирования, управления и контроля. Проектная информация может принимать различные формы: отражать совместную установку целей, вытекать из интерпретации проектных контрактов, состоять из прямых указаний к выполнению работ, в совокупной или кодированной форме содержать данные о самом проекте и о его существовании. Существует необходимость централизованного фиксирования любой проектной информации, обозначения ее в зависимости от ее содержания, распределения в соответствии с задачами и централизованного ее администрирования. Информация представляет возможность сотрудничества между внешними и внутренними субъектами, вовлеченными в осуществления данного проекта. С ее помощью участвующие в проекте узнают, какие работы, кем и в какое время должны быть выполнены. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена регулярно, своевременно, единообразно, понятно, правдиво, подробно, по назначению и в удобной форме.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

• 1. Внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.).
• 2. Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения).
• 3. Письменные и устные.
• 4. Вертикальные и горизонтальные [16, С.180].

Прохождение информации в проекте может осуществляться через информационный центр проекта, участвующих руководителей, а также членов команд.

В процессе управления информации используются: телефон, факс, письмо, совещание, доклад, электронная почта, телекоммуникации, видеоконференции, телетекстовые устройства.

Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта.

В качестве основных потребителей информации проекта выступают [4, С.96]:

• 1. Проект — менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту.
• 2. Заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта
• 3. Поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т. п., необходимых для выполнения работ.
• 4. Проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию.
• 5. Непосредственные исполнители работ на местах.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.

Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы: [6, С.86].

• 1. Планирование системы коммуникаций — определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).
• 2. Сбор и распределение информации — процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.
• 3. Отчетность о ходе выполнения проекта — обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
• 4. Документирование хода работ — сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

Планирование системы коммуникаций. План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя: [7, С.111].

• 1. План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.
• 2. План распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки.
• 3. Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.
• 4. План ввода в действие тех или иных видов коммуникаций.
• 5. Методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.

Сбор и распределение информации. Существует формальная информация (возникает внутри организационных структур проекта) и неформальная информация (возникает за их пределами и может относиться как к самому проекту, так и к событиям, лежащим за его рамками).

В качестве классических видов информации известна письменная и вербальная информация. К вербальной информации относят беседы, лекции, совещания и доклады, которые проводятся руководителями проектов. К письменной информации могут быть отнесены сообщения, доклады, протоколы, публикации. Так же существуют современные виды информации, такие как электронные данные, телекоммуникации, видеоконференции и т. п. В качестве факторов, воздействующих на выбор информации, могут быть названы нужды и требования тех, кто участвует в ее обработке, также размер, вид и комплексность проекта.

Поток информации может двигаться в вертикальном (между начальником и подчиненным), горизонтальном (между стоящими на одной ступени иерархической лестницы) и диагональном (между начальником и подчиненными за пределами отделов) направлениях.

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.

Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется: [10, С.301].

• 1. Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания
• 2. Доступностью технологий.
• 3. Квалификацией и подготовленностью кадров.

Отчетность о ходе выполнения проекта. Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает:

• 1. Информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей.
• 2. Информацию об отклонениях от базовых планов.
• 3. Прогнозирование будущего состояния проекта.

Документирование хода работ Документирование хода работ. Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.

Документирование результатов хода работ включает в себя:

• 1. Сбор и верификацию окончательных данных.
• 2. Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ.
• 3. Архивирование результатов с целью дальнейшего использования.

Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.

Таким образом, управление коммуникациями проекта должно быть нацелено на групповое взаимодействие в рамках управления проектом и включать:

• 1. информацию проекта, т. е. собранные, обработанные и распределенные данные, включающие в себя как исходные данные, так и получаемые в результате прямых расчетов, аналитической обработки, экспертных оценок и пр.;
• 2. средства обработки информации, включающие в себя информационные технологии, базирующиеся на современных программных средствах;
• 3. средства коммуникации, ориентированные на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации и базирующиеся на современных средствах связи и передачи данных. [13, С.150].

По результатам теоретического анализа сформулирован ряд выводов, а именно: коммуникацииэто процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей. Существует четыре базовых элемента в процессе обмена информацией: отправитель; сообщение; канал; получатель. Однако сам процесс коммуникации состоит из большего числа элементов и этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

Указанные взаимосвязанные этапы таковы: 1) зарождение идеи; 2) кодирование и выбор канала; 3) передача сообщения; 4) декодирование (интерпретация сообщения); 5) обратная связь; 6) «шум». Так же выведены основные этапы процесса коммуникации: этап посылки и кодирования, этап передачи, этап получения заключается, этап обратной связи.

Были рассмотрены виды и формы коммуникаций в организации, а также выявлены и рассмотрены барьеры на пути эффективных коммуникаций.