Анализ системы управления проектами волонтерской организации

Все, представленные в волонтерской организации проекты можно оценить на основании таблицы, представленной в приложении. Эффективность проектов анализируется на основе матрицы (см. рис. 2.4).

Рисунок 2.4 — Матрица оценки проектов.

В силу специфики осуществляемой деятельности в волонтерской организации преобладают социальные проекты. Оценивая их, можно использовать классификацию в зависимости от «объекта» — социальной группы, на которую он направлен. Так, проекты классифицируются на проекты, ориентированные на помощь пожилым людям, детям, гражданам среднего возраста.

В проект волонтерской организации входят следующие мероприятия, рассмотренные в таблице 2.2.

Таблица 2.2 План мероприятий.

Таким образом, Волонтерская организация действует как юридическое лицо. Ее создание и деятельность определяются в рамках проекта по созданию такой организации. Необходимо выделить определенные шаги и параметры, определяемые достижение заявленной цели. Проект — это ограниченный по срокам, стоимости, содержанию и человеческим ресурсам комплекс мероприятий, методов, инструментов и средств, направленных на создание новой технической, экономической или социальной системы либо на перевод существующей системы из одного состояния в другое, со специфической организацией групп процессов управления и с установленными требованиями к качеству конечных результатов.

Участие в Движения является добровольным.

Участниками Движения могут быть как физические лица (индивидуальные участники), достигшие 14-летнего возраста, так и юридические лица — общественные объединения, некоммерческие организации, (коллективные участники), разделяющие цели и задачи Движения, признающие Устав Движения и выполняющие программные документы, акты руководящих органов Движения, участвующие в деятельности Движения.

Прием новых участников производит Совет Движения на основании письменного заявления и документа, удостоверяющего личность желающего.

Вступление в Движение нового участника не может быть обусловлено его ответственностью по обязательствам Движения, возникшим до его вступления [23].

Коллективные участники Движения имеют права и исполняют обязанности наравне с индивидуальными участниками Движения.

Коллективные участники Движения принимают участие в работе Движения через избранных ими представителей.

Учет участников Движения осуществляется Советом Движения.

Участники Движения и др. физические и юридические лица, передавшие имущество и денежные средства (в т.ч. вступительные и иные взносы) утрачивают право на переданное, если иное не оговорено договором или решением Совета Движения.

Участие в Движении может быть прекращено в добровольном порядке на основании письменного заявления участника.

Участие в Движения может быть принудительно прекращено по решению Совета Движения, если участник Движения не соблюдает положения настоящего Устава, не участвует в деятельности Движения, либо своими действиями наносит ущерб Движению.

Движение не отвечает по обязательствам своих участников. Участники Движения не несут ответственность по обязательствам Движения. Движение не отвечает по обязательствам государства и его органов, а государство и его органы не отвечают по обязательствам Движения.

Высшим руководящим органом Движения является Общее собрание (далее Собрание) участников Движения. Собрание созывается не реже одн…

• — рассматривает предложения и заявления участников Движения;
• — распределяет обязанности между участниками Совета Движения;
• — составляет и утверждает сметы;
• — определяет размер и порядок внесения вступительных и иных взносов.

Контроль за финансовой деятельностью Движения осуществляет ревизор.

Ревизор:

• — избирается Общим собранием сроком на три года. Ревизию финансово-хозяйственной деятельности, состояния и учета материальных ценностей Движения Ревизор осуществляет не реже одного раза в год;
• — о результатах своих проверок Ревизор представляет отчет Совету движения, Общему собранию;
• — ревизор для проведения своих проверок вправе истребовать любые документы, необходимые для проведения проверок;
• — ревизор не может быть членом Совета Движения. Ревизор вправе участвовать в заседании Совета Движения с правом совещательного голоса.

Таким образом, можно представить следующую структуру проекта.

Рис. 2.2. Структура Волонтерской организации

Структура проекта волонтерской организации обладает следующими характеристиками:

• 1. слаженностью работы команды;
• 2. наличием опыта управления проектами;
• 3. скоординированностью действий;
• 4. строгой отчетностью;
• 5. направленностью на результаты;
• 6. наличием предпосылок создания информационной системы поддержки управления проектами (рис. 2.2).

Контроль за целевым использованием Волонтерской организацией представленных денежных средств осуществляется через ревизора.

Таблица 2.5 Управление интеграцией проекта.

Процесс мониторинга и управления изменениями проектов осуществлялся с помощью проведения еженедельных совещаний Совета Движения. По результатам еженедельных совещаний составлялся отчет, на основании которого вносились изменения в базовый план проекта [38].

Отчет содержал следующие пункты:

• 1. организационные мероприятия;
• 2. мероприятия по приобретению необходимых ресурсов;
• 3. разработка и приобретение программного и методического обеспечения;
• 4. мероприятия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке участников;
• 5. информационное сопровождение реализации проекта;
• 6. дополнительная информация, не вошедшая в предыдущие пункты, но которую важно сообщить;
• 7. вопросы и проблемы, возникающие в ходе реализации проекта;
• 8. информация по финансам и закупкам (нарастающим итогом).

Сводные результаты анализа приведены в таблице 2.6.

Таблица 2.6.

Управление сроками проекта. Разработка периодов реализации запланированных мероприятий осуществлялась на основании ограничений по времени и ресурсам прописанных в Плане проекта. Среди главных затратных мероприятий проекта можно выделить закупку сырья, необходимого нуждающимся слоям населения. К нему можно отнести: приобретение инвалидных колясок, расходных материалов для воспитанников детских домов. Для каждой такой операции необходимо выделить определенный срок и ресурс денежных средств. К рискам в данном случае будут относиться изменение цен на рынке, рост курса валюты и прочие моменты.

Сводные результаты анализа приведены в таблице 2.7.

Таблица 2.7 Управление сроками проекта.

Управление стоимостью проекта. Объем финансирования проекта определяется долей пожертвований и внесением средств спонсоров. Он формирует Фонд волонтерской организации.

Объем фонда:

всего в 20 014−2015 годах — 2, 5 млн руб.

в том числе по годам:

в 2014 году — 1 млн руб.

в 2015 году — 1, 5 млн руб.

Процесс определения примерной стоимости ресурсов, необходимых для реализации проекта происходил на основании экспертных оценок на основании рыночной стоимости. Сводные результаты анализа приведены в таблице 2.8.

Таблица 2.8 Управление стоимостью проекта.

Внимание по достижению основных контрольных точек сосредотачивается на демонстрируемых результатах. Итерационный процесс позволяет избежать поздних крупных неудач в проекте за счет постоянной интеграции, разрешать риски на ранних стадиях, избегать повторов в работе (рис. 1.2) [54].

Примечание: источник [54].

Рисунок 1.2. Итерационный процесс УП

Приведем таблицу оценки проекта на риски.

Таблица 2.9. Оценка проекта на риски.

Таким образом, состав штата волонтерской организации делится на обычных членов, органы управления и органы контроля. Последние необходимы для того, чтобы осуществлять надзор за использованием целевых средств. Так как основная функция волонтерской организации — некоммерческая, не допускается вести деятельность, направленную только на извлечение прибыли.

Таким образом, при управлении проекта выявились следующие проблемы: невыполнение плана по выполнению проекта в срок, превышение бюджета проекта, несогласованность действий участников проекта.