Способы передачи информации и этапы процесса коммуникации

В организационных коммуникациях информация передается в контексте групп или организаций (презентации, приказы, инструкции, распоряжения и т. д.). Главная задача организационных коммуникаций — это формирование и совершенствование информационных потоков в рамках коммуникационной сети. Коммуникационная сеть организации включает горизонтальные, вертикальные и диагональные связи. Вертикальные связи устанавливаются между руководителем и исполнителями. Примером таких связей является предоставление отчетной информации (снизу вверх). Горизонтальные коммуникации существуют между подразделениями организации или ее членами, принадлежащими к одному уровню организационной структуры. Диагональные коммуникации — это связи с подразделениями других уровней организации, не относящиеся к вертикальным связям. 2][6].

В процессе коммуникаций можно выделить 4 основных элемента:

• · Отправитель-тот, кто передает информацию.
• · Сообщение — собственно информация.
• · Канал — средство передачи информации.
• · Получатель — тот, кому предназначена информация.

Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это «что» передается.

Передаваемая в процессе коммуникаций информация проходит несколько этапов:

• · Зарождение — формулирование идеи и отбора информации;
• · Кодирование и выбор канала передачи информации — это преобразование (жесты, звук, поза и т. д) предназначенного для передачи в послание или сигнал, а также выбор одного или нескольких (вербально, невербально, вербально+невербально) средств передачи (сети, почта и т. д);
• · Передача — использование выбранного канала;
• · Декодирование — восприятие и интерпретация переданного по каналу в понятное значение для получателя.

В процессе передачи информации может происходить ее искажение на любом из этапов передачи. Виной этому может быть «шум» — любое вмешательство в процесс передачи (внесение изменений в процессе согласования на этапах передачи, искажения в каналах связи, звуковые ошибки, языковые ошибки). Шум присутствует всегда, грамотный руководитель обязан снизить его до минимума, что необходимо для эффективного донесения информации. Важную роль в процессе коммуникаций играет обратная связь — ответ получателя на послание отправителя. В процессе обратной связи получатель и отправитель меняются местами, и процесс коммуникации повторяется, но в другом направлении. 1][10][11].

Коммуникацию можно представить как совокупность компонентов, обеспечивающих передачу сообщения (информацию), изображенную на рис. 1.2.1.

Рис. 1.2.1 Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс, представленный иным соотношением компонентов, можно изобразить следующим образом (рис. 1.2.2.).

Рис. 1.2.2 Коммуникационный процесс Коммуникационный процесс разбивают на пять этапов:

I этап — начало обмена информацией, когда отправитель должен ясно представить, «что именно» (какую идею и в какой форме ее выразить) и «с какой целью» он хочет передать и какую ответную реакцию получить.

II этап — воплощение идеи в слова, символы, в сообщение. Выбираются и используются различные каналы передачи информации: речь, жесты, мимика, письменные материалы, электронные средства связи: компьютерные сети, электронная почта и т. д.

III этап — передача информации через использование выбранных каналов связи.

IV этап — получатель информации переводит вербальные (словесные) и невербальные символы в свои мысли — этот процесс называют декодированием.

V этап — этап обратной связи — отклик получателя на полученную информацию, на всех этапах коммуникационного процесса могут существовать помехи, искажающие смысл передаваемой информации.

Руководитель от 50 до 90% времени тратит на коммуникацию, ведь он должен довести информацию до подчиненных и получить от них требуемую реакцию, а также осуществлять информационное взаимодействие с коллегами и вышестоящим руководством. 80% зарубежных руководителей считают, что обмен информацией — одна из самых сложных проблем в организациях, а неэффективные коммуникации — это главное препятствие на пути достижения успешной деятельности фирмы, ведь если люди не могут эффективно обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей. 4][6].