Информационное обеспечение. 
Разработка информационной системы для компании, продающих компьютеры и комплектующие

Общая характеристика предприятия обоснование выбора задач, входящих в комплекс

Организационная структура компании представлена на рисунке. В работе компании можно выделить несколько различных аспектов ее деятельности:

закупка товара;

логистика;

размещение и хранение товара на складе;

управление финансами предприятия;

руководство компанией.

Рисунок 2.1 Структурная схема компании

Отдел закупок Приобретением, доставкой товара на склад занимается отдел закупок. Отдел производит закупку товара у производителей, их региональных представителей или крупных дистрибьюторов. Обмен информацией происходит при помощи электронной почты и факса. Для функционирования данного подразделения компании необходима оперативная информация о наличии товара на складе, его количество и ассортимент, также очень важна информации о количестве проданного товара за определенный срок.

Отдел закупок осуществляет заключение договоров и стратегических соглашений с поставщиками. Все это оформляется в бумажном виде. Набор договоров производиться на компьютерах.

Финансовый отдел Финансовый отдел осуществляет введение бухгалтерского учета компании:

— учет всех финансовых документов: приходных и расходных накладных, счетов и счетов фактур;

учет всех документов оплаты. Оплата происходит как за наличный, так и за безналичный расчет. При безналичном расчете оплата происходит через банк. Также осуществляются все виды оплаты клиентами. Работа с банком ведется через программу клиент-банк;

составление бюджета предприятия.

Руководство компании Руководит компанией ее директор. Он координирует работу всех отделов. Ведет переговоры с наиболее крупными клиентами и банками.

Также к руководству фирмы можно отнести начальников всех структурных подразделений фирмы.

Обоснование выбора задач, входящих в комплекс В ходе торговых и складских операций менеджеры компании осуществляют отпуск и прием товаров. Для отпуска товаров в магазины используется расходная накладная. Для оприходования продукции от поставщиков используется приходная накладная. По итогам месяца менеджеры формируют отчеты по оприходованию и расходованию товаров.

Для решения задачи учета товарооборота в магазинах компании используется вычислительная техника, но крайне неэффективно. Устранить недостатки существующей технологии можно, автоматизировав данную экономическую задачу.

Разработка и внедрение программы по учёту товарооборота позволит повысить качество управленческих решений.

Информационные технологии, при комплексном их применении, служат достижению следующих целей:

• — повышению качества продукции и услуг, привлечению новых заказчиков, увеличению надежности поставок. За счет достаточно точного соблюдения требований клиентов (основных подрядчиков, субподрядчиков, поставщиков готовой продукции, потребителей, предприятий технического обслуживания, ремонта);
• — повышению конкурентоспособности продукции и услуг. За счет сокращения затрат на дублирующие и избыточные операции, сокращения сроков вывода новых продуктов и услуг на рынок;
• — повышению производительности труда. За счет доступности и рационального использования всех видов ресурсов предприятия исполнителями проектов, уменьшения несогласованности в действиях. За счет организации коллективной работы над проектом, применения специальных средств автоматизации, внедрения новейших достижений в технике и технологиях;
• — как следствие — увеличению прибыли предприятия.

Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет — одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Управление торговыми процессами на рассматриваемом предприятии основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между организацией и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Анализ существующих разработок для автоматизации задачи Программа «СКЛАД» ориентирована на использование частным предпринимателем и предназначена для проведения операций складского учета: оприходование товара, реализация и перемещение с одного склада на другой. Основные возможности программы «СКЛАД» позволяют: показывать остатки товаров и результаты реализации как по группам товаров, так и по складам; поддерживать различные типы размерных сеток, которые пользователь имеет возможность создавать самостоятельно в зависимости от своих потребностей; производить коррекцию остатков товаров на складе по результатам ревизии;

распечатывать накладные и отчеты; просматривать «историю» товара (когда был закуплен, когда продан и в каких накладных были отражены эти операции);

изменять (по желанию) наименование товара, его цену закупки и реализации.

Программа ведения складского учёта «Магик Склад» служит для облегчения и уменьшения трудоёмкости ведения складского учёта:

• 1. Учёт любого перемещения предметов (т.е. товаров или изделий)
• а) приём товара от поставщика
• б) перемещение предметов между объектами их хранения (между хозобъектами) внутри предприятия
• в) учёт отгрузки товаров потребителю или реализатору
• г) учёт возврата товаров поставщику
• д) учёт возврата товаров от потребителей или реализаторов.
• 2. Учёт остатков товаров на складах, в отделах, в цехах, у физических и юридических лиц.
• 3. Учёт товаров согласно их состоянию (годное, некондиция, брак и т. п.).
• 4. Списание товаров со склада (из хозобъектов) с одновременным автоматическим заполнением фактуры, расходной или товарной накладной.

Основные недостатки рассмотренных программ:

• — перегружены бухгалтерскими терминами;
• — привязаны к бухгалтерскому плану счетов;
• — отсутствует возможность индивидуальной доработки по желанию пользователей.

Разрабатываемая система будет выполнена с учетом данных недостатков, что позволит ей быть более эффективной по сравнению с существующими на рынке решениями.

Требования к разрабатываемой системе и обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи Основная цель автоматизации учета товарооборота:

• — Обеспечение прозрачности учета и актуальной информация о товародвижении;
• — Мониторинг складских операций.

Основное преимущество автоматизации — возможность эффективно решать комплекс задач по ведению торговой и складской деятельности.

Оптимизация учета товарооборота стандартно предусматривает автоматизацию следующих операций:

• — Ведение справочников контрагентов, номенклатур и др.
• — Прием, размещение, перемещение, обработка, хранение, инвентаризация, отгрузка.
• — Создание товарных накладных, заявок, счетов, коммерческих предложений.

Дополнительно автоматизация учета товародвижения позволяет получать весь спектр статистической и аналитической информации.

Для решения выбранной задачи требуется программный продукт, который должын органично вписываться в уже сложившуюся на предприятии инфраструктуру управления, не сковывая и не разрушая существующие эффективные бизнес-процессы, при этом оптимизируя и улучшая работу персонала и компании в целом, помогая и облегчая условия труда.

Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи.

Сбор, обработка, применение и передача информации очень важны для ежедневного функционирования большинства предприятий. Автоматизация и широкое применение электронной техники становятся одной из актуальнейших задач в различных отраслях экономики.

В данное время в работе сотрудника, ведущего учет, используется вычислительная техника, но выполняемые им операции не автоматизированы. Весь учет, составление и формирование отчетов осуществляется вручную в Microsoft Word 2003;2007. Анализ основных показателей деятельности частично выполняется на программе Microsoft Excel 2003;2007. Для формирования выходных форм и отчетов приходится контролировать корректность большого количества параметров. Приходится вручную сверять правильность ввода данных. И только убедившись в отсутствии недопустимых нарушений, вручную создаются отчетные документы.

Существующая технология обработки информации показала себя неэффективной и руководство приняло решение об автоматизации и оптимизации работы.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению, техническому обеспечению, программному обеспечению Под информационным обеспечением понимается совокупность единой системы классификации и кодирование технико-экономической информации, системы показателей, языков описания данных, унифицированных систем документации и массивов информации, хранимых и обрабатываемых для выработки управляющих решений.

При проектировании информационного обеспечения необходимо учитывать следующие принципы:

информационное обеспечение разрабатывается на основе единых принципов, при этом обеспечивается взаимосвязь различных знаковых подсистем, входящих в состав информационного обеспечения (классификаторы, формы документов);

однократность сбора, регистрации и ввода исходной информации;

точность и достоверность вводимой информации;

полнота хранимой информации, вместе с тем нежелательно дублирование информации;

экономичность в отношении затрат на разработку программного комплекса под спроектированное информационное обеспечение.

Информационное обеспечение подразделяется на внутримашинное и внемашинное. Внемашинное обеспечение — это вся совокупность информации на предприятии, включая системы показателей, методы классификации и кодирования элементов информации, документов, документооборота, информационных потоков. Внутримашинное обеспечение — это совокупность всей информации, соответствующим образом организованной и зафиксированной на машинных носителях в виде массивов, поддерживаемой системой в актуальном состоянии.

Автоматизация работ требует приведения всего множества показателей в единую целостную систему, установления их содержательного и терминологического единства (однозначности) и четких взаимосвязей между ними. Значительную роль при этом играет использование классификаторов, позволяющих обеспечить сжатие признанной части показателей, сократить объем и время на поиск информации, необходимой для решения задач, облегчить обработку информации.

Значительную долю внемашинного информационного обеспечения составляет документация. Существует два направления построения документов (как входных, так и выходных): использование унифицированной системы документации (УСД) и выполнение оригинального проектирования.

УСД рассматривается как система документации, представляющая собой рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, которые отвечают единым правилам и требованиям экономических систем некоторого уровня управления и содержат информацию для оптимального управления всех систем, находящихся на этом уровне управления. Следует отметить, что все первичные документы относятся к отраслевым УСД.

Для осуществления ввода переменной информации разрабатываются экранные формы на основе соответствующих первичных документов. После того как произведены все необходимые расчеты, перед печатью необходимо выводить результаты решения комплекса задач на экран, поэтому разрабатываются соответствующие формы для вывода на экран перечисленных ранее результатных документов. Для ведения файлов с условно-постоянной информацией также должны быть разработаны экранные формы для удобного ввода, корректировки и просмотра данных.

Использование вычислительной техники для решения комплекса задач невозможно без рациональной организации информационной базы и обеспечения эффективного доступа к ней пользователя. Информационная база (ИБ) представляет собой совокупность информационных массивов для решения экономических задач, адекватно отображающих экономическую систему в процессе ее функционирования.

ИБ может строиться как совокупность локальных (автономных) файлов или строиться на принципах интегрированной ИБ.

Информационные системы, базирующиеся на автономных файлах — это системы с простой архитектурой и ограниченным кругом возможностей, они состоят из набора автономных файлов и комплекса прикладных программ, предназначенных для обработки этих файлов и выдачи документов. При этом имеют ряд серьезных недостатков: высокую избыточность данных, сложность ведения и совместной обработки файлов, зависимость программ от данных и др.

Интегрированная ИБ (или база данных) представляет собой совокупность взаимосвязанных и хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений и при этом обеспечивается независимость данных от программ, а для актуализации данных используется общий способ управления (система управления базой данных — СУБД). Таким образом, второй подход представляет собой банки данных и позволяет избежать всех недостатков первого подхода. Банк данных является сложной системой, включающей в себя все обеспечивающие подсистемы, необходимые для функционирования любой системы автоматизированной обработки данных. Отличительной особенностью банка данных является его направленность на многоцелевое использование.

В данном проекте в ИБ будет организована в виде интегрированной базы данных по следующим причинам:

наличие целостного единого отображения предметной области позволит обеспечить непротиворечивость и целостность информации, возможность обращаться к ней не только при решении заранее предопределенных задач, но и с нерегламентированными запросами (в качестве развития системы, если это потребуется);

интегрированное хранение сократит избыточность хранимых данных, что приведет к сокращению затрат на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном состоянии;

использование базы данных, при правильной его организации, существенно изменит деятельность организации в ближайшем будущем, поскольку это первый шаг на пути создания единой базы данных административно-хозяйственной деятельности, что в свою очередь должно привести к сокращению документооборота, форм документов и перераспределению функций между сотрудниками.

К основным требованиям, предъявляемым к базе данных следует отнести: адекватность отображения предметной области; полнота, целостность и непротиворечивость данных; возможность взаимодействия пользователей разных категорий и в разных режимах; обеспечение высокой эффективности доступа для различных приложений; «дружелюбность» интерфейсов и малое время на освоение системы, особенно для конечных пользователей; обеспечение конфиденциальности для конкретных частей хранимых данных, определение групп пользователей и их полномочий; обеспечение взаимной независимости программ и данных; обеспечение надежности функционирования.

Существует три модели логической структуры базы данных (по способу установления связей между данными): иерархическая, сетевая и реляционная.

Иерархическая модель данных основана на использовании графического способа представления: она представляет собой дерево, в вершинах которого располагаются типы записей. В иерархической модели каждой информационной единице (сегменту), кроме корневого, соответствует один исходный сегмент и между исходным и порожденным сегментом устанавливается только одна связь. В иерархических моделях экземпляру исходного сегмента соответствует в общем случае какое-то число экземпляров порожденного сегмента. Такие структуры удобны для отображения отношений типа «один ко многим» в предметной области. Просмотр иерархической структуры возможен только с корневой вершины. Пропуск сегмента в иерархическом пути не допускается. Основными недостатками являются трудность (неэффективность) отображения отношений типа «многие ко многим», длительность доступа к сегментам, находящимся на нижних уровнях иерархии, ориентированность на определенный тип (разрез) запроса.

Сетевые модели графически изображаются в виде графа. Вершинам графа соответствуют составные единицы информации (записи). Экземпляры записей образуют файлы. Структура записи может быть иерархической или линейной в зависимости от системы. Между парой типов записей может быть объявлено несколько связей, имена и направления связей должны быть четко обозначены. Недостатками такой модели является сложность (очень большое число параметров описания данных и операторов) и неудобство навигационного доступа.

Реляционные модели данных (РМД) строятся на использовании табличных методов и средств представления данных и манипулирования ими. В РМД информация о предметной области отображается таблицей — отношением. Строка таблицы называется кортежем, столбец — атрибутом. Каждый атрибут может принимать некоторое подмножество значений из определенной области — домена. Домен, таким образом, является областью определения одного или нескольких атрибутов. Отношениям, атрибутам и доменам присваиваются имена. К отношениям РМД предъявляется ряд требований, основными из которых считаются следующие:

значения атрибутов, т. е. данные расположенные на пересечении строки и столбца, являются атомарными (неделимыми, элементарными);

в отношении не может быть двух одинаковых кортежей;

порядок следования атрибутов в отношении фиксирован, но поскольку атрибуты имеют имя, порядок не играет существенной роли, и атрибуты могут обрабатываться в любой последовательности;

порядок следования кортежей безразличен.

Первое из перечисленных выше требований основополагающее, оно создает предпосылки для применения к отношениям РМД математического аппарата реляционной алгебры.

Итак, под РМД понимается набор схем отношений, удовлетворяющих указанным выше требованиям. Достоинством реляционной модели является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки, недостатком — жесткость структуры данных (невозможность задания строк таблицы произвольной длины и другие) и зависимость скорости ее работы от размера базы данных.

В настоящее время реляционные модели данных остаются наиболее используемыми. Реляционные БД в конце 70-х годов практически вытеснили БД других видов. В качестве основной причины этого называют сложность представления данных в иерархических и сетевых моделях и необходимость определения связей между данными на этапе проектирования БД, в то время как в реляционных БД связи между таблицами могут устанавливаться непосредственно в момент выполнения запросов. Кроме того, разработчикам и пользователям значительно проще отображать сущности предметной области в табличных структурах данных, а со структурной точки зрения, реляционные модели являются более простыми и однородными, чем сетевые и иерархические модели.

Учитывая проведенный анализ моделей логической структуры БД, наиболее выгодным решением будет использование реляционной модели. В качестве причин такого выбора стоит отметить, что реляционная модель базируется на развитой математической теории, обладает простотой и легкостью использования, наглядностью представления структур данных.