Внедрение системы управления ОРД Documentum

Внедрение автоматизированной системы документооборота в организацию сопровождается разработкой распорядительных и методических документов. В соответствии с требованиями необходимо создать приказ о внедрении системы ОРД Documentum в АФ ОАО «СОГАЗ».

Проект приказа о внедрении автоматизированной системы ОРД Documentum в АФ ОАО «СОГАЗ» представлен в соответствии с Приложением Д.

В проект должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству соответственно вносится пункт, в котором на него возлагаются работы по внедрению автоматизированной системы ОРД Documentum.

Также изменения вносятся в Инструкцию по делопроизводству приказом Генерального директора Общества.

Для пользования любой программой необходимо ее изучить. Для изучения используют методическую литературу, справочную систему. Имея под рукой подобный материал можно оперативно справиться с любой поставленной задачей. Основным документом, определяющим порядок эксплуатации внедряемой системы документооборота, является «Руководство пользователя системы ОРД «Documentum» в соответствии с Приложением Ж [2].

Принципы работы системы ОРД «Documentum»

Вход в систему осуществляется посредством ввода следующей информации: URL-адрес для входа в Webtop, установленного в организации; имя хранилища, в которое Вы входите; регистрационное имя пользователя и пароль для входа в хранилище.

В левой области экрана, называемой «Панель навигации», отображается список папок и ящиков хранилища документов, необходимых для работы пользователей системы.

После отправки по процессу документ перемещается из папки «Личный ящик» в одну из папок «Входящие документы», «Внутренние документы» или «Исходящие документы» в соответствии с видом документа.

В папку Личный ящик можно скопировать документ или создать связь с документами из папок «Входящие документы», «Внутренние документы» или «Исходящие документы».

Для повышения удобства в работе система обеспечивает формирование и автоматическую рассылку уведомлений пользователям на всех этапах жизненного цикла документа, от его создания до помещения в архив.

«Задачи/Уведомления» — папка, в которой содержится список задач и уведомлений по документам и поручениям.

Представление содержит название задачи, дату получения, от кого получено уведомление о задаче, краткое содержание документа и колонку «Статус», по которой можно определить, что происходит с документом в данный момент.

«Входящие документы" — ящик хранилища, содержащий документы, поступающие извне — от других организаций в адрес предприятия и его структурных подразделений, охватываемых системой. После размещения входящего документа в систему и создания регистрационной карточки входящему документу присваивается регистрационный номер, и документ помещается в папку «Входящие документы».

«Внутренние документы» — ящик хранилища, содержащий официальные документы, созданные в организации и ее структурных подразделениях, используемых в текущей деятельности организации и не выходящих за пределы ее корпоративной структуры.

После создания исполнителем внутреннего документа, записи его в хранилище системы и направления его на согласование и подписание, документ помещается в папку «Внутренние документы». В этой папке документ будет находиться, пока не пройдет все стадии обработки по установленному для него жизненному циклу до снятия с контроля всех выданных по нему поручений, после чего система автоматически помещает документ в архив.

«Исходящие документы» — ящик хранилища, содержащий документы, которые создаются внутри организационной структуры предприятия для последующей отправки их за пределы объектов, охватываемых системой, и организационной структуры предприятия После создания исполнителем исходящего документа, записи его в хранилище системы и направления его на согласование и подписание документ помещается в папку «Исходящие документы». В этой папке документ будет находиться до тех пор, пока не пройдет все стадии обработки по установленному для него жизненному циклу до подписания документа, после чего система автоматически помещает документ в архив [24].

Полученные поручения — ящик хранилища, в котором находятся все выданные контрольные поручения по документам.

Архив входящих — ящик хранилища, содержащий входящие документы, работа по которым полностью завершена. Папка содержит дополнительный узел, в котором отображается год архива и название подразделения.

Аналогично наполняются папки «Архивы внутренних документов» и «Архивы исходящих документов».

«Архив по номенклатуре дел» — электронный аналог «бумажного» архива — ящик хранилища, в котором документы систематизированы по номенклатуре дел.

Данные в системе группируются в соответствии со справочниками:

справочник организационной структуры;

справочник номенклатуры дел;

справочник внешних адресатов;

справочник типов документов;

справочник тематики документов;

справочник шаблонов документов;

справочник списков рассылки;

справочник способов доставки документов.

Регистрация документа в системе осуществляется посредством заполнения регистрационной карточки, в которой указываются основные данные о документе и фиксируется ход исполнения. Во всех случаях, когда в системе возникает событие, по результатам которого пользователь должен выполнить какое-либо действие, система формирует задачу. В задачах предусмотрены действия, которые необходимо выполнить по документу или по отчету, например: «Согласование», «На рассмотрение», «На исполнение», «Подготовьте отчет» и т. д. После выполнения задачи документ отправляется следующему по процессу исполнителю задачи. Так, например, для процесса Согласования после завершения согласования первым согласующим система автоматически отправляет документ следующему согласующему [23].

Система осуществляет следующие функции по работе с документом:

просмотр регистрационной карточки;

просмотр текста документа;

редактирование и сохранение в системе;

просмотр версий;

информация о статусе документа;

определение местонахождения документа;

просмотр истории;

поиск документов;

экспорт документа из хранилища;

работа с другими форматами документа (сканирование).

Все отчеты формируются по запросу пользователя с указанием необходимых дополнительных параметров, выводятся на экран и печать в формате Microsoft Office Excel [26].

В результате настройки данных действий решается проблема регистрации и учета документов в филиале. Непрерывной линией () на рисунке изображено движение документа до внедрения системы, а пунктирной линией движение входящего документа после внедрения автоматизированной системы документооборота.

Таким образом, сокращаются затраты времени на регистрацию, передачу, согласование и поиск в журналах. Сами устаревшие журналы регистрации заменяются на регистрационные карточки системы, электронные журналы регистрации документов и отчеты, по которым можно оперативно получить информацию о любом документе и о его местонахождении.

В результате настройки данных действий решается проблема регистрации и учета документов в филиале. Сокращаются затраты времени на регистрацию, передачу, согласование и поиск в журналах. Сами устаревшие журналы регистрации заменяются на регистрационные карточки системы, электронные журналы регистрации документов и отчеты, по которым можно оперативно получить информацию о любом документе и о его местонахождении.