Работа с обращениями граждан

Рассматривает обращения граждан и организаций по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

В Администрацию Губернатора края, как и в любой другой государственный орган поступают обращения граждан, из них около 6% в год — это обращения с вопросами, входящими в компетенцию Управления.

Все входящие обращения поступают и регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан управления документационного обеспечения Правительства Красноярского края.

Развитие информационных систем, их стремительное использование обществом и государственными органами, органами местного самоуправления не могло не отразиться на сфере правоотношений граждан с властными структурами, к которым обращения граждан все чаще начинают поступать в электронном виде по информационным сетям общего пользования.

В соответствии с указом Губернатора края от 22.12.2008 № 216-уг создан единый официальный портал «Красноярский край» (адрес портала: www.krskstate.ru), где раздел «Приемная» является дополнительным средством для обращения граждан к Губернатору Красноярского края, в Правительство Красноярского края. Это раздел включает в себя несколько подразделов:

• 1. «Как обратится к Губернатору края, в Правительство края» — в этом подразделе указы все виды связи (электронный адрес, телефон, почтовый адрес, фактический адрес отдела по работе с обращениями граждан управления документационного обеспечения Правительства Красноярского края), по которым может быть принято обращение;
• 2. «Личный прием граждан в органах исполнительной власти Красноярского края» — здесь размещено Положение о порядке личного приема граждан в Администрации края, а также Графики приема граждан Губернатором края, заместителями Губернатора края, руководителями органов исполнительной власти края;
• 3. «Требования к письменному обращению гражданина» — указываются требования Федерального закона Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» к письменному обращению гражданина.
• 4. «Телефоны „горячих линий“»;
• 5. «Телефоны „горячих линий“ по вопросам задолженности по заработной плате»;
• 6. «Вопросы и ответы» — размещены вопросы, авторы которых дали согласие на их размещение на сайте, а также ответы на эти вопросы.

Для того, чтобы гражданину направить обращение в орган исполнительной власти края через виртуальную приемную, необходимо заполнить установленную форму на странице портала, где также существует перечень, в котором можно указать в какой именной орган исполнительной власти адресовано обращение.

Также на едином краевом портале существует раздел «Кадровая политика», формированием которого занимаются специалисты Управления. Как показывает статистика, этот раздел является вторым по посещаемости на портале. Помимо всей прочей информации в этом разделе существует возможность задать любой интересующий вопрос о кадровой политике края, который также будет передан в отдел по работе с обращениями граждан, зарегистрирован и направлен в Управления для подготовки ответа заявителю.

Порядок рассмотрения таких обращений ничем не отличается от привычного нам порядка рассмотрения обычных обращений, поступивших почтой России, который регулируется Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Единственное, чем может отличаться — это способ отправки ответа заявителю. Если гражданин указывает способ получения — электронная почта, то согласованный с руководителем ответ направляется по средствам электронных сетей с использованием возможностей системы Интернет.

Самой главной проблемой в организации работы с обращениями граждан является соблюдение сроков рассмотрения обращения. А такой способ работы, по средствам электронной почты, позволяет сократить срок получения ответа заявителем.

В настоящее время в Правительстве Красноярского края создан и проходит процедуру согласования Административный регламент исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан Губернатором Красноярского края, в Правительстве Красноярского края, Администрации Губернатора Красноярского края. Основной целью Административного регламента является: повышения результативности и качества, открытости и доступа исполнения государственной функции Губернатором Красноярского края, Заместителями Губернатора Красноярского края, должностными и уполномоченными лицами в Правительстве Красноярского края и Администрации Губернатора Красноярского края. Создание комфортных условий для участников отношений, возникающих при исполнений государственных функций. Регламентом определены сроки и последовательность исполнения административных процессов, связанных с реализацией гражданами права на обращение в органы государственной власти.

Работа с архивом и сохранность документов по личному составу Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Управление обеспечивает сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу в течение сроков их хранения.

Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

• — хранение документов в процессе их исполнения;
• — хранение исполненных документов.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

• · личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
• · обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
• · текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.
• · личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях Управления, которые должны быть оборудованы специальными шкафами и сейфами, запирающимися и опечатывающимися.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе Управления, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

В конце рабочего дня помещения, в которых хранятся документы текущего хранения, запираются и опломбируются.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

Рассмотрев основные функции отдела кадров и государственной службы Управления, а также работу с документами можно провести анализ эффективности организации кадрового делопроизводства в Администрации Губернатора края.

Кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни каждого человека. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации и организации работы с ней предъявляются повышенные требования.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами.

Управление является структурным подразделение Администрации Губернатора Красноярского края, которая в свою очередь является государственным органом Красноярского края, что подразумевает строгую организацию деятельности согласно федеральным и краевым законодательным актам. Каждая функция, выполняемая Управлением, имеет под собой строго определенную правовою основу.

Эффективность организации кадрового делопроизводства (как и любого другого управленческого процесса) можно оценить по таким критериям как: количество, качество и своевременность.

Конечно эффективность кадрового делопроизводства нельзя оценивать количеством уволенных либо принятых на работу граждан, от их числа может лишь зависеть количество подготовленных в течении года проектов правовых актов связанные с назначением на должность гражданской службы, прохождением гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданских служащих с гражданской службы. Также к количественному показателю можно отнести: количество подготовленных документов, количество граждан (организаций), которым представлена государственная услуга, количество обращений граждан (организаций), на которые специалисты Управления готовили ответы, количество организованных конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, а также в кадровый резерв и т. д.

Качественные показатели, например: доля прошедших экспертизу с положительной оценкой документов, подготовленных специалистом Управления, в общем количестве подготовленных им документов, прошедших экспертизу; доля граждан (организаций), давших положительную оценку деятельности специалиста Управления, в общем количестве оценивающих граждан (организаций) и т. д.

В ведении кадрового делопроизводства многие функции имеют строго установленные законом сроки их выполнения, поэтому критерий своевременность во многом зависит от соблюдения, либо несоблюдения этих сроков. Нередко сроки выполнения какого-либо поручения устанавливаются непосредственно руководителем, поэтому специалистам Управления необходимо грамотно организовать рабочий процесс, для того чтобы своевременно выполнять функции Управления.

В кадровом делопроизводстве существует множество функций при исполнении или неисполнении, либо при не надлежащем исполнении которых специалисты могут понести не только административную, но даже и уголовную ответственность. В должностном регламенте каждого специалиста существует такой пункт как «Ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей», где для каждого специалиста прописаны обязанности, при неисполнении которых наступает дисциплинарная ответственность. Это способствует соблюдению дисциплины среди государственных гражданских служащих, а также повышению эффективности трудового процесса.

Все функции Управления строго распределены среди специалистов, имеющих высокую квалификацию, знания и навыки для выполнения этих функций. Высокий уровень дисциплины специалистов Управления и высокопрофессиональный подход к выполнению должностных обязанностей позволяет сделать организацию кадрового делопроизводства максимально эффективной.