Технико-экономическое обоснование внедрения автоматизированной информационной системы

Автоматизация системы управления предприятия ОАО «Эксмаш» заключается в установлении оптимального документооборота между подразделениями предприятия, налаживание управленческого учета и информатизации финансового контроллинга предприятия. Каждое функциональное подразделение должно вести соответствующий финансовый учет. Отвечать требованиям четкого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

Проведем оценку целесообразности предлагаемого проекта.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении в ОАО «Эксмаш» :

• 1) Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
• 2) Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
• 3) Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
• 4) Сопротивление сотрудников предприятия;
• 5) Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;
• 6) Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Отсутствие постановки задачи менеджмента в ОАО «Эксмаш» является наиболее значимым и сложным. Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным — максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.

Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Полученные результаты рентабельности ОАО «Эксмаш», свидетельствуют о том, что уровень рентабельности чрезвычайно мал, на основании чего можно сделать вывод, что организация финансово неустойчива и не рентабельна. Причиной этого является отчасти является высокий уровень расходов и отсутствии четкого документооборота в предприятии.

В результате внедрения в локальной сети и попытки автоматизировать частично документооборот произойдет значительное снижение потока документов. Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Внедрение программы потребует не малых капиталовложений от предприятия. В первую очередь затраты будут связаны с непосредственным проектированием системы. Сюда включается детальная разработка отдельных проектных решений, их анализ, апробация и затем само внедрение.

В каждом подразделении организации должен быть назначен сотрудник, ответственный за проектирование и внедрение информационной системы, который собирает нужную информацию, подбирает технику и программные средства, ведет обучение персонала, руководит внедрением и анализом функционирования информационных систем.

Создание информационной системы может осуществляться по трем вариантам:

• 1. выполнение этой работы собственными силами;
• 2. изготовление проектных решений силами специалистов из сторонней организации;
• 3. покупка готовых пакетов прикладных программ.

По экономическим соображениям предпочтение следует отдать использованию готовых пакетов программ, выбрав наиболее подходящий из них для условий конкретного объекта.

В результате реализации данного проекта можно достичь следующего:

• 1. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.
• 2. При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев.

Следует не забывать также, что система Intranet Intranetв отличие от Интернета, это внутренняя частная сеть организации. предлагает использование Internet-технологий в корпоративных сетях. В локальной сетевой среде все преимущества Internet могут быть реализованы с использованием стандартных инструментальных средств Internet. Например, классическая задача связи «один-ко-многим» решается с применением Internet-средств даже внутри локальной сети. Intranet-решения позволяют быстро создавать локальные, защищенные сетевые системы с реальной технологией «клиент-сервер», которые доступны для освоения, как подготовленному специалисту, так и обычному рабочему персоналу компании.

WEB-серверы могут посылать и принимать сообщения электронной почты, собирать данные и отвечать на запросы, кодировать сообщения в зависимости от требований по защите информации. Компании могут использовать внутренние WEB-серверы для всех операций, которые обычно осуществляются в киберпространстве. При этом основным программным инструментом конечных потребителей информации становится какой-либо из браузеров.

Результаты внедрения данных технологий:

• — подобная реализация технологии «клиент-сервер» улучшает защиту данных корпорации;
• — все приложения разрабатываются и сопровождаются в обрабатывающем центре;
• — решается вопрос удаленного доступа в смысле неоднородности технической базы конечного пользователя;
• — решается вопрос работы по коммутируемым каналам связи и т. д.

В ОАО «Эксмаш» существует реальная возможность с любого практически компьютера выйти в глобальную сеть Интернет, причём в любое время. Это говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации. Однако эти возможности используются не всеми. Большинство сотрудников даже не имеют представление об Интернет. Другими словами культура организации необходимо повышать до уровня научно-технического развития.

Реализация данного проекта является целесообразной, так как позволяет выйти предприятию на новый уровень информатизации. Что в сою очередь ведет к рациональному управлению, контролю над правильностью осуществляемой работы сотрудниками со стороны руководителей и повышению их грамотности в своей профессиональной области.