Анализ прохождения практики в отделе ведомственного архива

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранении после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в ведомственный архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями Единой государственной систем в делопроизводства и основными правилами работы ведомственных архивов.

Составление и оформление описей дел в делопроизводстве ОАО «СКБ-Банк».

Главной проделанной работой в качестве практиканта была сдача в архив документов по личному составу (приказы по личному составу. Личные дела и личные карточки сотрудников уволившихся в 2011 г.) Расскажу о всех этих этапах подготовки.

1 Этап. Оформление дел.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации и структурных подразделений, в ведении которых находили заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

• 2 Этап. Полное или частичное оформление дел.
• 1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
• 2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
  • · Подшивку или переплет дела.
  • · Нумерацию листов в деле.
  • · Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела.
  • · Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: дела допускаются хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

• 3 Этап. Подшивка (переплет) дела.
• 1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления из документов удаляются.
• 2. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях-бланки форм для внутренней описи документов дела.
• 4 Этап. Нумерация листов дела.
• 1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположении документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
• 2. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерацией листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.
• 5 Этап. Составление заверительной надписи дела.
• 1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
• 2. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителей дела, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа — заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

• 3. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количества пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+», количество листов внутренне описи.
• 4. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела;
• · Наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
• · Номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;
• · Номера крупноформатных листов;
• · Номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
• 5. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
• 6. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
• 6 Этап. Составление внутренней описи документов дела.
• 1. Внутреннюю опись необходимо составлять в делах постоянного и временного хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
• 2. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении, а также специальными инструкциями и положениями.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в котором указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

7 Этап. Оформление обложки дела постоянного, временного хранения.

Обложка дела постоянного, временного хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

• · Наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
• · Наименование структурного подразделения;
• · Индекс дела;
• · Номер дела;
• · Заголовок дела;
• · Аннотация к документам дела;
• · Дата дела;
• · Количество листов в деле;
• · Срок хранения дела;
• · Архивный шифр дела;

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственного подчинена.

Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

8 Этап. Дата дела.

На обложке дела обязательно указывается дета дела — годы заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнения лица, на которое оно заведено.

• 9 Этап. Составление и оформление описей дел в делопроизводстве организации.
• 1. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности сформированные и оформленные в соответствии с требованиями ЕГСД, составляются в описи дел.
• 2. Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
• 3. Описи составляются отдельно на:
  • · Дела постоянного хранения;
  • · Дела временного хранения;
  • · Дела по личному составу и иные однотипные дела;
  • · На дела, состоящие из специфических, характерны только для данной организации, документов;
  • · Служебные ведомственные издания.
• 10 Этап. Оформление описи дел структурного подразделения.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дела по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем структурного подразделения.

При наличии в структурном подразделении организации экспертной комиссии (ЭК), опись до ее утверждения должна быть рассмотрена и одобрена ЭК.

По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно — справочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).