Система оперативного управления и документооборота

Модели данной системы формализуют оперативное управление и организацию электронного документооборота в банке.

Методики построения системы, а также всех её моделей представлены в книге [2].

Оперативное управление заключается в передаче разработанных моделей бизнес-процессов на исполнение в автоматизированные системы типа «Workflow». С их помощью каждый сотрудник (участник бизнес-процесса) периодически получает на свой компьютер закреплённые за ним задачи, а после выполнения должен поставить соответствующую отметку (отчёт). Владелец процесса в режиме онлайн контролирует выполнение процесса сотрудниками и предпринимает корректирующие воздействия при необходимости. Поэтому здесь опять прослеживается тесная взаимосвязь с системой управления бизнес-процессами банка.

Модель библиотеки документов

Данная модель позволяет систематизировать все документы банка (нормативные документы, формы документов, тарифы, информационные письма и др.), организовать единый доступ к ним сотрудников банка с разграничением прав.

Привязка документов и информационных потоков к бизнес-процессам банка, имеющим детальное описание, позволяет организовать (построить маршруты документов) и автоматизировать документооборот в банке.

В дополнение к данной модели строится модель статусов документов. Как известно, документ на протяжении своего существования в банке может иметь большое количество статусов. Примеры статусов документа: в разработке, на согласовании, утвержден, отменен, сдан в архив и т. д. Данные статусы присваиваются документам библиотеки для повышения удобства их использования, избегания ошибок и недоразумений при работе.

Бизнес-модель Банка [1] включает документы, которые разделены по папкам в соответствии с названиями систем управления и типами документов (см. Рис. 17). Ко многим документам привязаны файлы, которые всегда доступны для чтения и редактирования.

Типы документов могут быть следующими:

• § нормативные документы (методики, порядки, правила, регламенты бизнес-процессов, тарифы, должностные инструкции, положения о подразделениях и др.);
• § формы документов (например, которые заполняются и циркулируют внутри бизнес-процессов — анкеты, заявления, договора, распоряжения, отчёты и др.);
• § информационные письма (разъяснения и комментарии к нормативным документам);
• § технические документы (руководства пользователя к программным продуктам, памятки, технические задания и др.).
• § внешние документы (положения и инструкции Банка России, законодательных органов и т. п.).

Системный подход, который применён при разработке Бизнес-модели банка, как раз и заключается в том, что мы помещаем документы от всех систем управления в единую базу данных и применяем к ним единые правила управления документами: учёт, хранение, актуализация, архивирование и т. д.

Рис. 17. Модель библиотеки документов банка (фрагмент).