Официально-деловая письменная речь

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ и науки РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ЕВРАЗИЙСКИЙ ОТКРЫТЫЙ ИНСТИТУТ»

Направление Гостиничный сервис

РЕФЕРАТ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «РУССКИЙ ЯЗЫК И КУЛЬТУРА РЕЧИ»

Официально-деловая письменная речь

Выполнил:

студент 1 курса группы «ГС51.1113.05.210.МКТ»

Власова Инна Васильевна Проверил:

д.ф.н., профессор Имаева Г. З.

Москва 2014 г.

Содержание Введение

1. История становления и развития официально-деловой письменной речи в России

2. Официально-деловая письменная речь: понятие и основные характеристики

3. Разновидности официально-деловых документов и требования к их оформлению Заключение Список использованной литературы Приложение, А Приложение Б Приложение В

Введение

В современном динамично развивающемся обществе официально-деловая письменная речь является уникальным и унифицированным средством письменного общения в политической, правовой и управленческой сферах отношений как внутри одного взятого государства, так и на международной арене. Именно официально-деловой документ является гарантом, обеспечивающим юридическую силу решений, договоров, приказов и пр. Именно поэтому мы считаем актуальным рассмотрение темы настоящего реферата.

Исходя из вышесказанного, целью настоящего реферата является описание основных понятий и характеристик официально-деловой письменной речи. Для достижения поставленной цели нам необходимо решить следующие задачи:

— изучить теоретические источники по теме реферата;

— кратко описать историю развития и становления официально-делового стиля;

— дать определение официально-деловой письменной речи и описать основные характеристики;

— дать классификацию официально деловых документов и описать требования к их оформлению.

1. История становления и развития официально-деловой письменной речи в России

В историческом плане одним из первых письменных стилей сформировался именно деловой стиль. Безусловно, это было связано с тем фактом, что он являлся важным инструментом в функционировании государственных, политических и коммерческих отношений. Уже в древности назрела большая необходимость в письменном оформлении контрактов, договоров, записей долгов и законов, что повлекло за собой формирование особого делового стиля. Конечно, с течением времени правила употребления лексических единиц и синтаксических конструкций претерпели многочисленные изменения. Однако до сих пор в каждом деловом документе присутствуют элементы, появившиеся многие столетия назад.

Для того, чтобы понять закономерности развития официально-деловой письменной речи в нашей стране, нам необходимо вернуться в Х век. Именно в этот в период на Руси возникает письменность. Первыми письменными документами, записи о которых мы находим в летописях, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. Немного позже в XI в. издается первый свод законов Киевской Руси, получивший название «Русская правда» Стилистика русского языка. / Под ред. Кожина М. Н., Дускаева Л. Р., Салимовского В. А. — М.: Просвещение, 2008. — С. 152. Этот документ является оригинальным памятником древнерусской письменности, который сегодня служит материалом для исторического анализа. Изучение текстов «Русской правды» позволяет нам судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. Так, в языке текстов первого свода законов уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые и сегодня относятся к характерным чертам делового стиля. Среди таких характерных черт исследователи отмечают использование большого количества терминов, преобладание сочинительных союзов над подчинительными союзами в сложных предложениях, а также наличие сложных синтаксических конструкций. В «Русской правде» мы также находим терминологию, относящуюся к сфере урегулирования правовых отношений. Этот факт свидетельствует об интенсивном развитии правовых отношений в Древней Руси в целом, и юридической терминологии в частности.

Вторым значимым документом Древней Руси считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года» Культура русской речи: Учебник для вузов. / Под ред. проф. Л. К. Граудиной и проф. Е. Н. Ширяева. — М.: Издательская группа НОРМА—ИНФРА М, 2009. — С. 86. Начальная формула этой грамоты «Се азъ» … («Вот я») становится с этого времени обязательным реквизитом древнерусских грамот. Заканчивались грамоты специальной формулой, указывающей, кто присутствовал при совершении сделки, и кто подписывал грамоту.

Законченная система норм и регламентаций официально-деловых документов складывается благодаря «Генеральному регламенту» петровских Коллегий Стилистика русского языка. / Под ред. Кожина М. Н., Дускаева Л. Р., Салимовского В. А. — М.: Просвещение, 2008. — С. 156.. В «Генеральных формулярах» были приведены формы документов, описаны нормы их оформления, обозначены этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, а также определены единые нормы наименования. Именно в это время лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной речи. В деловую письменную речь все больше проникают термины и заимствования из других языков.

Развитие официально-деловой письменной речи в XIX в. происходило параллельно с завершением становления кодифицированного литературного языка. В этот период активно формируются функциональные его разновидности литературного языка — стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Письма писались на служебных бланках и включали определенный набор реквизитов. С 1811, после принятия «Общего учреждения министерств», активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие, стандартизация. В результате реформы делопроизводства возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.

В XX в. происходит окончательное закрепление норм и правил оформления официально-деловых документов. Первые бланки делового письма появляются уже в послереволюционное время. Впоследствии проводилась работа по созданию новых стандартов делового письма, договора, а также появились трафаретные тексты.

2. Официально-деловая письменная речь: понятие и основные характеристики

Официально-деловая письменная речь соответствует нормам и требованиям такого функционального стиля современного русского языка, как официально-деловой стиль. Этот стиль представляет собой совокупность языковых средств, основной функцией которых является обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. И этого следует, что сферой применения официально-деловой письменной речи является обширная сеть актуальных официально-деловых ситуаций.

Рассмотрим основные характерные черты текстов официально-делового стиля на лексическом, морфологическом и синтаксическом уровнях.

Особенностью лексики деловой письменной речи является широкое употребление специализированной терминологии, общепринятых сокращений и аббревиатур. Деловые тексты также отличаются употреблением слов и выражений, не принятых в иных стилях. Среди таких словосочетаний встречаются, например, такие как исковое заявление, свидетельство о рождении, аттестат об основном общем образовании и др. Подобные слова и словосочетания обычно не имеют синонимов и являются средством обеспечения логичности и точности тестов официально-делового стиля.

Особенностью письменной речи официально-делового стиля на морфологическом уровне является преимущественное использование имен существительных и минимальное употребление глаголов.

Выше мы уже указывали, что в текстах официально-делового стиля не допускается употребление экспрессивно-окрашенной лексики. Это условие делает невозможным употребление модальных выражений и глаголов, междометий и некоторых частиц, слов с субъективно-оценочными постфиксами, а также прилагательных в различных степенях сравнения. Существительные, обозначающие должности, преимущественно употребляются в форме мужского рода (аудитор, секретарь, исполняющий обязанности директора, президент и др.).

Вместо большого количества глаголов в текстах делового стиля встречаются отглагольные существительные и такие обороты речи, как, например, порядок исполнения договора или правила введения в эксплуатацию объекта. Как мы видим из приведенных примеров, данные обороты представляют собой последовательность существительных в родительном падеже.

Что касается прилагательных и наречий, то они также довольно часто используются как существительные, что придает письменной деловой речи предписывающий характер.

При анализе употребления местоимений мы заметим, что в деловых документах невозможно встретить личных местоимений. Напротив, вместо них употребляются указательные местоимения и такие слова, как данный, известный, указанный и др.

В текстах делового стиля весьма частотным является употребление глаголов со значением долженствования и глаголов, которые указывают на наличие и существование. Помимо этого вместо глагола-сказуемого часто употребляется глагольное сочетание с существительным, называющим это действие. Также более употребимы не сами глаголы, а их неличные формы.

Употребление глаголов в разных временных формах придает тексту делового документа различные оттенки предписания и долженствования.

С точки зрения синтаксиса особенностью официально-деловой письменной речи является употребление безличных и пассивных конструкций, параллельных синтаксических конструкций, условно-инфинитивных конструкций, а также использование косвенной речи. Все эти конструкции позволяют избежать субъективности в передаче информации, а также сконцентрировать внимание на самих действиях, а не на их исполнителях.

В предложения регулярно используются конструкции с клишированными оборотами с отыменными предлогами, а также сочинительные союзы. Данная черта синтаксиса является очень специфичной для деловой письменной речи, поскольку такие клише позволяют лаконично и довольно просто составить типовые тексты.

Важно отметить и то, что в деловой письменной речи преобладают сложные предложения, ввиду того, что в простом предложении невозможно изложить последовательность фактов, которые необходимо рассмотреть в официально-деловом плане.

Членение текста на абзацы и наличие таких реквизитов, как наименование организации, даты, подписи и особое графическое оформление документа также являются характерными особенностями деловой письменной речи.

Из вышесказанного вытекает следующие выводы. Характерными чертами официально-деловой письменной речи являются стандартизированность, замкнутость и стабильность употребления языковых единиц и синтаксических конструкций. Кроме того, для официально-деловой письменной речи также свойственны логичность и структурированность изложения, соответствие правовым нормам оформления официально-деловых документов, что является гарантом их юридической правомочности. Ещё одним важным атрибутом официально-деловой письменной речи является ее обязательное соответствие нормам литературного языка на всех его уровнях. Напротив, в документах официально-делового стиля не допускается употребление фразеологических оборотов и синтаксических конструкций, присущих разговорному стилю, а также использование эмоционально-экспрессивной лексики.

3. Разновидности официально-деловых документов и требования к их оформлению

официальный деловой письменный речь

На сегодняшний день существует несколько классификаций официально-деловых документов. Однако в рамках настоящего реферата мы считаем наиболее полной классификацию, в основу которой положен принцип отношений в разных сферах общественной, политической и коммерческой жизни общества.

По сфере деловых отношений можно выделить следующие виды официально-деловых документов: дипломатические документы, регламентирующие отношения между странами; официальные документы и издания, обеспечивающие отношения между государственной властью и населением, предприятиями и организациями; деловая документация, обеспечивающая деловые отношения между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами, а также между организациями и частными лицами.

Дипломатические документы:

— дипломатическая переписка;

— верительные грамоты;

— договоры;

— ноты;

— меморандумы;

— ультиматумы;

Официальные документы (издания):

— нормативно-правовые или юридические (закон, постановления Правительства, указы Президента и т. п.);

— нормативные производственно-практические (стандарты, прейскуранты, каталоги).

Деловая документация:

— организационно-правовая (уставы, положения, должностные инструкции и др.);

— плановая (планы, графики);

— распорядительная (постановления, решения, приказы, распоряжения и др.);

— справочно-информационная (заявления, протоколы, докладные, объяснительные записки и др.);

— справочно-аналитическая (акты, справки, сводки, заключения, отзывы и др.);

— отчетная (отчеты).

Для всех сфер вышеперечисленных взаимоотношений весьма важным является наличие юридической силы каждого документа. Обеспечение правомерности того или иного официально-делового документа достигается посредством использования определенных элементов и реквизитов. Ввиду этого все деловые документы составляются в соответствии с требованиями, зафиксированными в ГОСТах. Так, требования, предъявляемые к оформлению организационно распорядительных документов регламентируются в ГОСТе 6.30−2003. В подобных требованиях четко прописаны структура и расположение необходимых реквизитов, а также приведены образцы.

Далее мы немного подробнее остановимся на правилах составления некоторых официально-деловых документов. Прежде всего, обратимся к документу, приведенному в Приложении А. Это образец дипломатического документа — меморандума. Данный документ начинается с заголовка, напечатанного жирным курсивом и заглавными буквами, и расположенного по центру. Далее в семи пунктах основного текста меморандума четко и лаконично описывается между какими организациями он заключен, а также определяется его цель и сроки действия. Заключительным элементом данного документа является указание реквизитов двух сторон, их подписи и печати.

Для анализа нормативно-правового официального документа нами было выбрано Постановление Правительства РФ (см. Приложение Б). как мы видим, приведенный документ напечатан на бланке Правительства РФ, о чем свидетельствует наличие герба Российской Федерации в верхней центральной части документа. Следующим элементом документа является заголовок «Правительства Российской Федерации Постановление», напечатанный заглавными буквами и выделенный жирным курсивом. Далее следует дата постановления, его номер и город подписания, также расположенные по центру. Затем следует подзаголовок «Об утверждении…», также выделенный жирным курсивом. В основной части постановления указывается его содержание и правомерность его принятия ссылкой на статью Гражданского кодекса РФ. Заключительным элементом документа является указание должности, фамилии и инициалов лица, подписавшего документ, а также печать Правительства РФ.

В приложении В мы привели образец оформления справочно-информационного делового документа. Даны протокол начинается с полного названия организации, расположенной по центру. Под названием организации заглавными буквами, выделенными жирным курсивом, мы видим название документа — Протокол. Ниже указана дата, место составления документа и его порядковый номер. Далее перечислены члены заседания педагогического совета, председатель и секретарь. Также в отдельные пункты выделены следующие элементы «Повестка дня», «Слушали», «Выступали», а также «Постановили». Заключительным элементом протокола является указание фамилии и инициалов председателя и секретаря и их подписи.

Считаем важным отметить, что в настоящий момент нормы построения текста деловых документов и использования языковых средств также находятся в состоянии небольшого изменения. Это связано с тем, что все шире в делопроизводстве используется компьютерная техника и как для составления документов, так и для их хранения. Результатом вовлечения современных технологий в делопроизводство и документирование явилось то, что и распорядительные документы, обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации, стали регулярно включать в схему всех жанров документа дополнительный заголовок, выполняющий функцию аннотации к документу. Так, дополнительный заголовок О рекламации будет служить своего рода идентификатором именно этого документа в компьютерной базе данных предприятия.

Еще одна новая тенденция в составлении делового письма — это использование запятой после обращения вместо восклицательного знака. Это заимствование из традиционного английского официально-делового письма.

Заключение

Официально-деловая письменная речь появилась одной из первых. Это было связано, прежде всего, с общественными потребностями древнего общество, в котором была большая потребность урегулирования как политических, общественных, так и торговых отношений. На Руси возникновение первого памятника официально-деловой письменности связывают в изданием первого свода законов «Русская правда». Каждый последующий век привносил свои изменения в правила оформления и написания официально-деловых документов. Этот долгий процесс завершается в ХХ в., когда создаются первые бланки делового письма и формируются новые стандарты оформления письма, договора, а также используются трафаретные тексты.

Характерными чертами официально-деловой письменной речи являются стандартизированность, замкнутость и стабильность употребления языковых единиц и синтаксических конструкций. Кроме того, для официально-деловой письменной речи также свойственны логичность и структурированность изложения, соответствие правовым нормам оформления официально-деловых документов, что является гарантом их юридической правомочности. Ещё одним важным атрибутом официально-деловой письменной речи является ее обязательное соответствие нормам литературного языка на всех его уровнях. Напротив, в документах официально-делового стиля не допускается употребление фразеологических оборотов и синтаксических конструкций, присущих разговорному стилю, а также использование эмоционально-экспрессивной лексики.

Однако и сегодня нормы составления официально-деловых документов не статичны, а, напротив, подвержены изменению. Это, прежде всего, связанно с внедрением компьютерных технологий в процесс составления и хранения документов, а также расширением международного сотрудничества, вследствие которого происходит заимствование норм оформления деловых документов в других странах.

1. Зверева Е. Н. Основы культуры речи: Теоретический курс. — М.: Изд. Центр, 2008. — 219 с.

2. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. — 304 с.

3. Культура русской речи: Учебник для вузов. / Под ред. проф. Л. К. Граудиной и проф. Е. Н. Ширяева. — М.: Издательская группа НОРМА—ИНФРА М, 2009. — 560 с.

4. Русский язык и культура речи: Учебник. / Под ред. проф. О. Я. Гщйхмана. — М.: ИНФРА, 2009. — 240 с.

5. Стилистика русского языка. / Под ред. Кожина М. Н., Дускаева Л. Р., Салимовского В. А. — М.: Просвещение, 2008. — 464 с.

Приложение А

Приложение Б

Приложение В