Оформление и ведение документации по реализации и сопровождению СПС КонсультантПлюс в ООО «Консул»

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т. д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Руководители различных структур не всегда учитывают требования Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, согласно которому документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти (ст. 11).

Именно документы, т. е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах. Всё это определяет актуальность дипломной работы.

Объектом дипломного исследования является процесс оформления и ведение документации по реализации и сопровождению СПС КонсультантПлюс.

Предметом исследования стали основные правила оформления и ведения документации по реализации и сопровождению СПС КонсультантПлюс в ООО Консул г. Новый Уренгой.

В ходе работы над дипломом была изучена различная литература, которую можно разделить на два блока: книги и статьи.

Среди изученных книг можно выделить работу В. И. Андреевой, посвященную особенностям делопроизводства на фирме. В книгах рассмотрен полностью весь процесс документооборота предприятия, представлены образцы документов. В книге «Делопроизводство» представлен общий процесс документооборота фирмы с опорой на ГОСТы.

Полезной в работе была и книга Ю. М. Демина «Делопроизводство. Подготовка служебных документов», в которой рассмотрен принцип делопроизводства как на муниципальных, так и на частных предприятиях. То же самое можно сказать и о книге М. И. Басакова «Справочник секретаря по делопроизводству».

Структура организации и принципы работы в ней с документами представлены также в книге Ю. М. Демин «Эффективный офис-менеджер».

Особенности делопроизводства на малом предприятии, к которым относится и рассматриваемое предприятие «ТелеМиг», рассмотрены в книге М. В. Стенюкова «Делопроизводство на малом предприятии».

Отдельный блок составляют книги, посвященные особенностям работы секретаря предприятия. Среди них можно назвать «Секретарь руководителя организации и делопроизводство» А. С. Красавина и пять книг М. В. Стенюкова: «Курс секретарского дела», «Секретарская практика», «Секретарские секреты», «Секретарское дело: практические рекомендации» и «Справочник секретаря. С изменениями и дополнениями».

Второй блок составляют различные статьи по данной теме, среди которых можно выделить следующие. В статье Е. Степанова «Персональные данные и их защита» рассматриваются вопросы специфики работы с конфиденциальными документами, поясняется какие сведения о работнике являются персональными. В статье А. В. Пшенко «Технология работы с конфиденциальными документами» рассматриваются понятия конфиденциальных документов и специфика работы с ними, отдельно рассмотрен вопрос отправки конфиденциальных документов. В статье Т. В. Кузнецовой «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» рассматриваются изменения ГОСТа Р 6.30 — 2003 «Требования к оформления документов», изменения ГОСТа Р 51 511−2001 «Печати с воспроизведением государственного герба РФ», правила и инструкции по ведению трудовых книжек, положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и изменения в других законодательных актах. В статье Т. В. Кузнецовой «Новые правила о порядке ведения трудовых книжек» рассматривается новое постановление правительства о трудовых книжках, правила и инструкции по их заполнению, ответственность за ведение и хранение трудовых книжек. В статье Г. А. Серовой «Компьютеризация службы управления персоналом» рассматриваются вопросы, связанные с автоматизацией кадровой работы. Эти же вопросы рассматриваются в статье Ю. Г. Кирюхина и О. М. Мельниковой «Автоматизация работы с кадровой документацией». В статье Л. Дорониной «Штатное расписание» рассматриваются особенности оформления штатного расписания и внесение изменений в него.

Таким образом, можно видеть, что, несмотря на большое количество книг по делопроизводству, все они носят в большинстве своём теоретический характер и не рассматривают практические особенности процесса делопроизводства на малом предприятии. В связи с этим представляется важным рассмотрение этого процесса на конкретном предприятии.

Целью работы является рассмотрение особенностей оформления и ведение документации по реализации и сопровождению СПС КонсультантПлюс в ООО Консул г. Новый Уренгой. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи дипломного исследования:

1. Дать характеристику ООО «Консул», показать регламентацию работы с документами.

2. Проанализировать документирование деятельности ООО «Консул» по обслуживанию СПС «КонсультантПлюс».

3. Предложить пути совершенствования работы с документами в ООО «Консул».

Источники, использованные в данной работе, можно разделить на четыре группы:

1. Кодексы, Федеральные законы и Постановления.

2. ГОСТы.

3. Справочные издания.

4. Документы ООО «Консул».

Дадим характеристику каждой из этих групп.

Основным для дипломной работы являлся Трудовой кодекс РФ, в котором содержаться всё вопросы, касающиеся трудовых отношений. В нём определяются требования к ведению трудовых книжек, раскрывается сущность контрактных отношений между работодателем и работником.

Среди федеральных законов наиболее существенными для нашей работы были следующие:

— Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. от 25.10.2001 г., 31.12.2002 г., 09.05.2005 г.);

— Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

— Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 02.02.2006 г., с изм. от 18.12.2006 г.).

Среди Постановлений Правительства РФ определенную важность представляет Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. № 443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».

Следующая важная группа источников представлена постановлениями Госкомстата РФ, касающимися особенности оформления первичной учётной документации. Среди них можно назвать постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

К этой же группе источников могут быть отнесены приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. № 143 «О типовых формах документов федеральной инспекции труда» и постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30−2003»).

Следующую группу источников представляют различные ГОСТы, связанные с оформлением производственной документации, в том числе и по кадрам. Здесь, в первую очередь, необходимо назвать «Государственную систему документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), в которой представлены общие требования к документам, а также ГОСТ 17 914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», определяющий некоторые особенности хранения документов.

Справочные издания представлены в основном квалификационными справочниками должностей, такими как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», «Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)». И последний из рассматриваемых источников — это «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93 (ОКУД)».

Среди документов самого предприятия ООО «Консул» можно выделить два основных документа:

1) Устав ООО «Консул»;

2) Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Теле МИГ».

В ходе работы над дипломом использовались общенаучные и специальные методы. На этапе обследования организации и сбора данных были использованы методы наблюдения, опроса, функционально-стоимостного анализа. В период сбора данных применялись методы моделирования, системного анализа, статистический, описательный и комплексный методы.

Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, 3-х глав, заключения и списка использованной литературы. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении обосновывается актуальность исследования, сформулированы цели и задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-й главе даётся общая характеристика деятельности ООО «Консул», показана его структура управления, цели и задачи деятельности. Во 2-й главе дается характеристика движения документов в ООО «Консул» по сопровождению СПС КонсультантПлюс, показана технология составления договорной и актовой документации. В 3-й главе даются рекомендации по совершенствованию процесса делопроизводства в ООО «Консул».

Заключение

содержит обобщение и выводы дипломной работы.

документация делопроизводство

1. Характеристика ООО «Консул». регламентация работы с документами

1.1 Законодательная и нормативно-методическая регламентация процесса документирования

Общие принципы организации документационного обеспечения управления регламентируются законодательством Российской Федерации.

В основном законе Российской Федерации — Конституции говорится о том, что «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом». «Гарантируется свобода массовой информации. Цензура запрещается».

Ряд статей Гражданского кодекса Российской Федерации, составляющей основу гражданского законодательства, устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т. д.

Так статья 52 Гражданского кодекса РФ устанавливает виды учредительных документов юридического лица, требования к их содержанию и состав необходимых реквизитов. Глава 27 содержит в себе общие положения о договоре, т. е. соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, определение формы и особенности заключения, изменения и расторжения договора.

Уголовным кодексом Российской Федерации предусматриваются наказания за нарушения тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений.

22 октября 2004 года был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный закон регулирует отношения владельцев и пользователей архивными документами в сфере организации хранения, комплектования, учета и исполнения архивных документов независимо от формы их собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации.

В вышеуказанном законе говорится о защите прав собственности на архивные документы, что изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещено. Огромный минус закона — отсутствие норм, устанавливающих порядок изъятия этих документов.

Согласно Закону организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

В соответствии с Законом организации обеспечивают в соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные муниципальные архивы.

Наряду с вопросом о систематизации дел, в Законе установлена ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации

Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» утвержден правовой режим создания, хранения и использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней.

В законе Российской Федерации «О государственной тайне» определены полномочия государственных органов и должностных лиц по обеспечению сохранения и защиты государственной тайны, содержится перечень представляющих государственную тайну сведений, порядок их засекречивания и рассекречивания, контроля за обеспечением государственной тайны.

Федеральный закон «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау).

Наряду с федеральным законодательством, специалисты по работе с клиентами ООО «Консул» руководствуются в своей деятельности нормативно-методическими документами. Данные документы устанавливают признанный, обязательный порядок и методические определяющие как правильно выполнить, сделать конкретную работу.

Совокупностью принципов и правил, устанавливающей единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях, является Государственная система документационного обеспечения управления.

В данной системе устанавливаются единые требования к организации документирования, которые распространяются на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений организаций и предприятий, включая документы, создаваемые с помощью средств вычислительной техники. Эти требования выступают в качестве нормативно-методической базы для совершенствования документирования и повышения его эффективности посредством унификации состава и форм документов, совершенствования работы служб документационного обеспечения управления на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти служит своего рода ориентиром и используется в качестве основы при подготовке инструкции по делопроизводству, но, к сожалению, в ООО «Консул» данный нормативно-методический документ отсутствует, что значительно осложняет работу специалистов в документоведческой области.

Перечень типовых управленческих документов образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Данный перечень должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

Перечень в ООО «Консул» предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов.

ГОСТ Р 6.30−2003 является самым известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее широко используется в деятельности организации. Стандарт устанавливает реквизиты, применяемые при оформлении организационно-распорядительных документов, правила оформления реквизитов, требования к структуре бланков документов.

Раздел «Общие положения» информирует читателя о принципиальном изменении систематизации в стране и определяет сферу распространения требований стандарта.

Раздел «Терминология» содержит определения терминов, которые отличаются от соответствующих определений терминов в стандарте ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Эти изменения обусловлены появлением новых законодательно закрепленных определений терминов.

Раздел «Оформление стандартных реквизитов» содержит описание отдельных деталей оформления реквизитов.

Раздел «Подготовка текстов документов» посвящен структуре и формам представления деловых текстов, стилю изложения, языку деловых документов. Раздел «Разработка стандартных бланков» посвящен проектированию бланков документов.

Обязательным элементом бланка являются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа. К таким реквизитам относятся: название организации, ее адрес или название населенного пункта, в котором расположен руководящий орган организации. При наличии вышестоящего органа ведомственной, территориальной принадлежности он указывается на бланке. В состав бланка включаются также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов.

В случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами, на бланках помещаются изображения государственных символов и зарегистрированных условных обозначений организаций.

Раздел «Изготовление документов» посвящен вопросам изготовления документов. Стандартные правила машинописи, размеры шрифтов, шаг письма, межстрочный интервал и другие подобные правила в определенной мере утратили свою практическую значимость при электронном документировании, работающий на компьютере ориентируется и опирается на используемые программные средства.

В документах предлагается использовать шрифты, интервалы, которые установлены Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

В разделе «Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи» приводятся некоторые рекомендации, касающиеся документов, пересылаемых по каналам электронной почты.

В разделе «Организация внедрения стандарта» содержатся сведения о том, какие именно документы следует оформлять на основании стандартных требований, а также даются рекомендации по применения его положений к определенным документам со ссылкой на Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Практическое значение имеют рекомендации по организации внедрения ГОСТ Р 6.30−2003. Поскольку стандарт имеет рекомендательный характер, основой его внедрения должна стать разработанная инструкция по делопроизводству, которая утверждается руководителем организации и получает статус распорядительного документа, являющегося обязательным для исполнения всеми сотрудниками.

Формы документов, сопровождающих внедрение, перечень необходимых мероприятий изложены в разделе достаточно полно.

Раздел «Контроль за соблюдением правил оформления документов» и ответственность за нарушение требований ГОСТ" касается контроля за соблюдением правил оформления и ответственности организаций и должностных лиц за нарушение этих правил.

ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает терминологию, применяемую в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, и раскрывает значение этих терминов.

Терминологические стандарты обеспечивают правильность и стабильность терминоупотребления, устанавливают строго однозначную систему понятий и способствуют тем самым упорядочению терминологии. Термины, закрепляемые в стандартах, применяются во всех видах документации, в научной, учебной и справочной литературе.

В деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Консул» создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее работников, их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.

ООО «Консул», а также работники этой компании в своей деятельности руководствуются Уставом. Устав организации является документом, определяющим общий порядок деятельности организации. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации, а также в Федеральном законе «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Структура текста Устава организации включает следующие пункты: Общие положения; Цели, задачи и виды деятельности Общества; Права и обязанности Общества; имущество Общества; управление Обществом; трудовой коллектив Общества; прекращение деятельности Общества; Порядок внесения изменений и дополнений в Устав.

Устав оформлен на стандартном листе формата А4. Текст Устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе Устава указываются: вид документа (УСТАВ), организационно-правовая форма юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения Устава (вверху справа). На подлиннике Устава регистрирующим органом вверху слева проставлена отметка о регистрации Устава. Отметка о государственной регистрации заверена печатью регистрирующего органа.

Устав утвержден учредителем ООО «Консул», а именно, Генеральным директором ООО «Консул». По действующему законодательству, юридическое лицо считается созданным не с момента утверждения Устава, а с момента его государственной регистрации. Отметка о регистрации проставлена на титульном листе Устава ООО «Консул».

Также в своей деятельности специалист по работе с клиентами руководствуется правилами внутреннего трудового распорядка — вторым по важности организационным документом. В структуру данного документа входит:

1. Общие положения;

2. Порядок приема на работу;

3. Условия труда;

4. Основные права работника;

5. Основные права работодателя;

6. Основные обязанности работодателя;

7. Основные обязанности работника;

8. Поощрения за успехи в работе;

9. Ответственность за упущения в работе и нарушение трудовой дисциплины;

10. Изменения в трудовом договоре;

11. Основания прекращения трудового договора.

Правила внутреннего трудового распорядка утверждены Генеральным директором организации. Документ оформлен верно в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству с федеральных органах исполнительной власти и ГОСТом Р 6.30−2003.

Проанализировав перечень локальных нормативных актов, автором было выявлено, что отсутствуют такие важные документы, как Положение об ООО «Консул», Инструкция по делопроизводству в ООО «Консул», а также Должностная инструкция менеджера по работе с клиентами. Для регламентации организационно-правового положения организации и ее работников, обязанностей, прав и ответственности необходимо разработать вышеперечисленные документы.

1.2 История создания, структура и основные направления деятельности предприятия

Точкой отсчета для проекта КонсультантПлюс считается январь 1992 года. Тогда впервые началось массовое производство и распространение справочных систем КонсультантПлюс. С тех пор создано более 10 справочных систем, отлажены надежные связи с источниками нормативной информации, в 200 городах страны появились Региональные Информационные Центры КонсультантПлюс, в том числе и в городе Новый Уренгой.

Компания «КОНСУЛ» (Региональный информационный центр Общероссийской Сети распространения правовой информации КонсультантПлюс по МО г. Новый Уренгой и Тазовскому району) начала свою деятельность в 2001 году.

Генеральный директор компании Александр Александрович Золотухин.

Основная задача компании — комплексное информационное правовое сопровождение клиентов с использованием справочных правовых систем КонсультантПлюс.

Реализуя эту задачу, компания предоставляет следующие сервисные услуги:

? актуализация и пополнение информационного массива КонсультантПлюс;

? обучение работе с системами КонсультантПлюс в соответствии с разработанной программой;

? горячая линия поддержки клиентов;

? поиск документов по индивидуальным заказам;

? распространение газеты «территория ПРАВА» (еженедельного правового обозрения для руководителя, бухгалтера, юриста);

? доставка специального ежемесячного бюллетеня для пользователей КонсультантПлюс;

? распространение журналов для бухгалтеров «Главная книга» и «Главная книга. Конференц-зал».

Компания «КОНСУЛ» ведет некоммерческие проекты Сети КонсультантПлюс, направленные на развитие правовой культуры населения.

Постоянно действует Программа информационной поддержки российской науки и образования. В ее рамках реализуются проекты для школьников и студентов. Два раза в год (весной и осенью) учащиеся получают компакт-диски с подборкой нормативной правовой информации. Региональный центр организует и проводит школьные и студенческие олимпиады по общественно-правовым знаниям.

На базе библиотек работают центры общественного доступа к правовой информации с использованием систем КонсультантПлюс.

Весной проходит Всероссийская программа поддержки бухгалтера, в ходе которой тысячи специалистов получают специальный выпуск бухгалтерского журнала «Главная книга» и компакт-диск с информационными и консультационными материалами для бухгалтера.

С 2005 года в г. Тюмени, партнерами ООО «Консул» компанией «полное ПРАВО», ежегодно проводятся областные конкурсы «Юрист-профессионал» и «Бухгалтер-профессионал», в которых может принять участие любой специалист, работающий по юридической или экономической специальностям.

Весной 2007 года состоялся конкурс детского рисунка «Не считай ворон — изучай закон!»

Актуальной, полной и достоверной информацией справочных правовых систем КонсультантПлюс пользуются несколько десятков предприятий и организаций Муниципального Образования города Новый Уренгой и Тазовского района. Среди клиентов компании «КОНСУЛ» — ЗАО «Роспан International», ООО «Буровая компания» ОАО «Газпром», Администрация МО г. Новый Уренгой, Управление Федеральной Регистрационной Службы г. Новый Уренгой, Управление Федеральной Налоговой Службы г. Новый Уренгой, Управление Пенсионного Фонда РФ г. Новый Уренгой, Управление Федерального Казначейства г. Новый Уренгой, Филиал Московского Открытого Социального Университета, Филиал Тюменского Государственного Университета, Ямальский Нефтегазовый Институт (Филиал Тюменского Нефтегазового Университета) и другие организации.

Общество с ограниченной ответственностью «Консул» относится к категории «Малый бизнес» и его структура довольна проста.

Как видно из рис. 1. структура ООО «Консул» — линейно-функциональная. На данный момент в ООО «Консул» функционируют три структурных подразделения: бухгалтерия, отдел кадров и отдел сопровождения, работники которых подчиняются непосредственно руководителям данных подразделений, те, в свою очередь, подчиняются генеральному директору компании.

Рис. 1. Структура ООО «Консул»

1.3 Характеристика справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»

Последние пятнадцать лет законодательство России бурно развивается. С 1991 года отечественные законодатели проделали грандиозную работу и приняли, по некоторым оценкам, более 30 000 актов (и это не считая огромного количества различных изменений, дополнений). Многие из этих документов способны коренным образом изменить условия работы любого предприятия, правила игры на рынке, порядок налогообложения, режим экспортных и импортных операций и т. д. Сейчас уже сложно найти человека, которого не интересовало бы, какие законы приняты и каковы их последствия.

Но что такое 30 000 документов в «бумажном» виде? Это сотни тысяч страниц, «Большая Советская Энциклопедия» в десятикратном объеме! Однако такое количество информации может прекрасно уместиться на жестком диске компьютера. Этим и объясняется создание компьютерных правовых систем.

Использование справочно-правовых систем, содержащих актуализированные нормативные и ведомственные акты, уже привычны большинству российских предпринимательских и государственных структур.

Первые компьютерные информационные системы появились на Западе во второй половине 60-х годов. Сегодня практически во всех индустриальных зарубежных странах специалисты работают с законодательством при помощи компьютерных правовых систем через сеть Internet.

Системы КонсультантПлюс — тоже представители класса справочных правовых систем. Однако, в отличие от своих западных собратьев, КонсультантПлюс — явление чисто российское. В том смысле, что эти системы по характеру информации, и по способу ее передачи наиболее адаптированы к специфическим отечественным условиям.

КонсультантПлюс является лидером на рынке правовых баз данных. С системами этой марки работают более 70 000 юристов, бухгалтеров, руководителей предприятий и организаций на всей территории от Калининграда до Курильских островов.

Разработчиком справочно-правовых систем КонсультантПлюс является НПО «ВМИ» г. Москва.

С самого начала создания Сети, была заложена основа, позволяющая создать такой механизм распространения правовой информации, который обеспечивал бы ее непрерывную своевременную передачу в масштабах всей страны, не забывая о том, что эта информация просто ДОЛЖНА быть оперативной, полной, достоверной и надежной. Этой цели можно было добиться только путем продуманного и современного подхода к обеспечению пользователей правовой информацией.

Эта задача была решена созданием мощной сервисной структуры, позволяющей сделать всю правовую информацию общедоступной. Этой структурой является Общероссийская Сеть Распространения Правовой Информации. Сначала нормативные документы из министерств и ведомств поступают в Координационный Центр Сети (г. Москва). После необходимой обработки акты вводятся в центральный эталонный информационный банк Сети. Отсюда по системе телекоммуникаций они ежедневно в 15:00 передаются в Региональные Центры, а из них доставляются пользователю. Региональные Центры КонсультантПлюс индивидуально обслуживают каждого пользователя, находятся в курсе его проблем и могут быстро реагировать на возможные пожелания.

Пополнение СПС КонсультантПлюс представляет собой набор файлов, готовых для корректировки информационного банка.

Каждое пополнение добавляет в базу как новые документы или новые редакции документов, так и старые, ставшие актуальными сегодня и, кроме того, актуализирует имеющиеся в базе документы (изменяет их статус, редактирует, расставляет новые связи — ссылки между документами).

Кроме того, в пополнения вводится обзор наиболее интересных документов, принятых за последний месяц.

Основной задачей пополнения является актуализация СПС КонсультантПлюс.

С осени 1996 года стандартом сервисного обслуживания в Сети КонсультантПлюс стала возможность ежедневного обновления информации в системах по федеральному законодательству. При этом пользователь сам может выбрать порядок и периодичность обновления.

Основным преимуществом при использовании сети Internet является высокая оперативность доступа к информации и быстрое ее получение. Новизна, разнообразие и актуальность информации представляет огромный интерес для специалистов, работающих в различных областях человеческой деятельности. Удобные современные системы поиска помогают неуверенному обитателю Сети быстро найти интересующий раздел, статью, программу или файл, ознакомиться с новостями и обзорами различных направлений, и даже узнать прогноз погоды на неделю. Internet насчитывает около миллиона удаленных компьютеров-точек на всех континентах, включая Антарктиду и Гренландию. Стоимость услуг Сети в десятки раз дешевле услуг международной и междугородней телефонной связи, поэтому Internet широко используется для регулярного обмена важной и срочной информацией во всех странах мира. В большинстве случаев использование Сети для работы компьютеров, находящихся на очень большом удалении друг от друга, наиболее целесообразно и оправдано. Следует обратить внимание на то, что Internet является высокопрофессиональной организацией и предоставляет абонентам высокое качество связи. Поэтому Internet может обеспечить предоставление быстрого и удобного доступа к информации систем КонсультантПлюс для специалистов и непрофессиональных пользователей.

В системах КонсультантПлюс можно найти 120 000 документов по всем отраслям законодательства и смежным областям знаний. Это все нормативные акты РФ, документы более 100 министерств и ведомств, консультации специалистов Минфина и ФНС по бухучету и налогообложению, прецеденты судебной, арбитражной и адвокатской практики, законодательство более 50 регионов РФ, в том числе Москвы и Санкт-Петербурга, Тюменской области, а также ХМАО и ЯНАО. Разным специалистам нужна совершенно различная информация. Среди справочных систем КонсультантПлюс можно, в соответствии со своей специализацией, выбрать такую, которая будет лучше всего подходить по характеру и объему информации.

В заключение хочется отметить, что разработчик систем КонсультантПлюс постоянно совершенствует свои программные продукты и технологии, создает новые системы, заботясь о полноте и оперативности вводимой информации.

2. Документирование деятельности ООО «Консул» по установке и сопровождению СПС «КонсультантПлюс»

2.1 Документирование продаж СПС «КонсультантПлюс»

Отдел сопровождения в ООО «Консул» — это структурное подразделение, которое непосредственное занимается как продажей СПС «КонсультантПлюс», так и послепродажным сопровождением вышеуказанной системы.

Одной из главных задач отдела сопровождения является увеличение потока продаж с целью получения прибыли и нахождения новых клиентов и партнеров для дальнейшего сотрудничества.

Автор в данном параграфе рассматривает технологию продаж, а также их документирование.

Прежде всего, нужно отметить, что информация об ООО «Консул» и СПС «КонсультантПлюс» размещена во всех средствах массовой информации, издаваемых в МО г. Новый Уренгой, в черте города установлен рекламный баннер, кроме того, всем возможным клиентам рассылаются газеты «Территория ПРАВА» и ежемесячные бюллетени пользователя.

Рабочий день менеджера по продажам начинается с обзвона потенциальных клиентов, приглашение последних на деловую встречу. Каждый звонок регистрируется в специальном журнале, форма которого предложена автором на рис. 2.

Рис. 2. Журнал регистрации звонков клиентам

Очень часто при документировании системы обслуживания клиентов встает вопрос о структуре внутрифирменного документа, в большинстве компаний именуемого «Руководство по обслуживанию клиентов». Этот документ является основой описания способов выполнения транзакций по теме.

Американская ассоциация специалистов в области обслуживания клиентов в начале 90-х годов разработала рекомендации по построению подобного руководства и с тех пор обновляет их раз в 2−3 года. В результате данные рекомендации стали в определенном смысле национальным стандартом документирования системы обслуживания клиентов. Этой системы придерживается в своей деятельности и ООО «Консул».

Структура руководства по обслуживанию клиентов в ООО «Консул» включает в себя следующие пункты.

1.00.00 Организационная структура и подотчетность

1.01.00 Организационная структура компании

1.01.01 Руководители компании

1.01.02 Руководители подразделений, принимающих участие в обслуживании клиентов

1.02.00 Организация системы обслуживания клиентов

1.02.01 Организационная структура системы обслуживания клиентов

1.02.02 Распределение обязанностей по должностям

1.02.03 Распределение обязанностей по территориям (счетам клиентов)

1.02.04 Организация обслуживания клиентов вне штаб-квартиры компании

1.03.00 Точки производства, производимые продукты, точки отправки продуктов или производимых услуг

1.04.00 Размещение отделений компании (точки продаж)

1.05.00 Список брокеров, посредников (если имеются) и их список с указанием территории размещения

2.00.00 Политика в области обслуживания клиентов и условия продаж продуктов и услуг

2.01.00 Условия продажи

2.01.01 Расхождения между заказом на покупку и общими условиями продажи

2.02.00 Новые клиенты: процедуры работы

2.03.00 Лимиты кредитования (поставки без предоплаты) существующих клиентов

2.04.00 Заказы, требующие особого внимания

2.05.00 Жалобы по вопросам качества продукции

2.06.00 Жалобы по вопросам качества обслуживания

2.07.00 Возвраты

2.07.01 Отказ клиента в получении продукта

2.08.00 Прием товара клиентом на территории компании

2.09.00 Пополнение запасов готовой продукции

2.10.00 Бартерные предложения клиентов

2.11.00 Транспортировка (доставка) продуктов и услуг: общие вопросы

2.11.01 Поставка на условиях предоплаты и постоплаты

2.11.02 Изменение маршрута доставки

3.00.00 Процедуры ввода и исполнения заказов

3.01.00 Прием заказов

3.01.01 Формы оформления заказа

3.01.02 Подтверждение получения заказа клиентом

3.01.03 Разрешение конфликтных ситуаций

3.01.04 Описание кодов продуктов и услуг

3.01.05 Прочие системы кодирования, используемые при вводе заказа

3.02.00 Система преобразования продуктов и услуг

3.02.01 Скидки к ценам

3.03.00 Система классификации и кодирования клиентов

3.04.00 Специальные клиенты

3.05.00 Налогообложение

3.06.00 Принципы упаковки, маркировки, фасовки единицы продукта. Точки упаковки

3.07.00 Экспортные заказы

4.00.00 Стоимостные зачеты и поправки от имени компании

4.00.01 Описание видов зачетов и поправок

4.00.02 Возмещение почтовых и транспортных затрат при возврате продукции

4.00.03 Используемые формы

5.00.00 Коммуникация и контакты с клиентом

5.01.00 Ответственность, обязанности при обслуживании клиентов и производстве продаж

5.01.01 Стандарты обслуживания при первичных заказах

5.01.02 Стандарты обслуживания при повторных заказах

5.01.03 Стандарты удовлетворения информационных потребностей клиентов: продукты / услуги, статус заказа

5.01.04 Жалобы клиентов

5.01.05 Стандарты письменной коммуникации с клиентом

5.02.00 Средства коммуникации с клиентом

5.02.01 Использование телефона, факса, электронной почты

5.02.02 Пользование номерами телефонов, предполагающими междугородный звонок за счет компании

5.02.03 Использование автоответчиков

5.03.00 Политика в области мониторинга коммуникаций с клиентом в учебных и контрольных целях

6.00.00 Прочие политики и процедуры

6.01.00 Объем минимальных заказов

6.02.00 Заказы, поставленные на ожидание ввиду отсутствия товара в данный момент

6.03.00 Замена товара по сделанному заказу

6.04.00 Сроки поставок и ответственность компании

6.05.00 Поддержание файлов клиентов и базы данных о профиле клиентов

Во многих американских компаниях уже более 20 лет процветает политика Satisfaction guaranteed, or your money back («Гарантируем удовлетворение или возвращаем Вам деньги»). Некоторые компании СНГ стали тоже использовать эту политику и сразу же столкнулись с непониманием клиентами данной формулировки. Следует уточнить, что такое заявление политики на самом деле политикой не является; это лишь гарантия того, что продавец предпримет меры для удовлетворения клиента совершенной сделкой. Иными словами, продавцы гарантируют только то, что они сделают это, но не положительную реакцию клиента.

Приведенная ситуация — наглядный пример того, что в своей политике компания должна показать, на какие именно меры она пойдет для удовлетворения клиента, то есть раскрыть содержание сделанного заявления. Кроме того, перед декларированием подобных фраз на бумаге организации следует реально взвесить свои возможности.

Документирование системы обслуживания — трудоемкий процесс, и его не следует делать с надрывом, в рекламных целях. Возьмите один из разделов в таблице, приведенной выше, и постарайтесь подробно описать его как минимум на уровне политик и процедур, параллельно задавая себе вопрос, какие фрагменты процедур можно реализовать на компьютере.

2.2 Характеристика договорной и актовой документации

В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность организаций, осуществляющих сотрудничество на договорной основе. Именно разнообразные договоры, контракты, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Основная схема сотрудничества организаций построена на взаимоотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое партнерство соответствующими договорными обязательствами.

Договор — соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание.

Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам.

Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами, а также рядом специальных нормативных актов. Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типовые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон.

На практике в ООО «Консул» применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают процесс составления конкретного договора и позволяют ориентироваться в сложных юридических отношениях.

Несмотря на то, что нет универсальной формы договора, а договор — это индивидуальный акт и требует специальных знаний, существует базовая структура договора, содержащая следующие основные положения:

1. Преамбула (или вводная часть):

— наименование договора;

— дата подписания договора;

— место подписания договора;

— полное фирменное наименование контрагентов (сторон);

— название сторон по договору (например: «подрядчик», «поставщик», «арендатор», «покупатель»);

— подробное наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего договор, а также наименование документа, удостоверяющего его полномочия на подписание документа.

2. Предмет договора. Права и обязанности сторон:

— обязанности и права первой стороны по договору;

— обязанности и права второй стороны по договору;

— срок выполнения своих обязательств сторонами;

— место исполнения обязательств каждой из сторон;

— способ исполнения обязательств каждой из сторон.

3. Дополнительные условия договора:

— срок действия договора;

— ответственность сторон;

— способы обеспечения обязательств;

— основания досрочного расторжения договора в одностороннем порядке действий сторон при одностороннем расторжении договора;

— условия о конфиденциальности информации по договору;

— порядок разрешения споров между сторонами по договору.

4. Прочие условия договора:

— регулирование отношений сторон другими, кроме договора, нормативными (законодательными) актами;

— условия о согласовании связи между сторонами;

— преддоговорная работа и ее результаты после подписания договора;

— реквизиты сторон;

— количество экземпляров договора;

— порядок исправлений по тексту договора;

— подписи представителей сторон.

Договоры заключаются в письменной форме путем подписания сторонами единого документа или посредством обмена письмами.

Договор купли-продажи. Договор поставки

По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него определенную денежную сумму.

Право собственности у покупателя возникает с момента передачи вещи, если иное не установлено законодательством или договором.

Для приобретения товаров стороны вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием-поставщиком предприятию-потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки, который является разновидностью договора купли-продажи и является самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве.

По договору поставки поставщик обязуется в определенный срок передать потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Покупатель обязуется принять продукцию от поставщика и оплатить последнему стоимость этой продукции по установленным ценам.

Инициатива в заключении договора, как правило, принадлежит поставщику, который после предварительных переговоров и согласования условий сотрудничества обязан составить и выслать указанному в них потребителю подписанный проект договора в двух экземплярах. К договору необходимо приложить спецификацию с указанием технической характеристики, развернутого ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую продукцию.

Поставщик и предприятие-потребитель при заключении договоров должны действовать в рамках существующего законодательства.

Покупатель не позднее 10 дней после получения проекта договора должен подписать его и вернуть один экземпляр поставщику. Договор поставки считается заключенным с того момента, когда обе стороны достигли соглашения по всем существенным пунктам, а также, когда неурегулированные сторонами условия договора определены решением арбитражного суда по преддоговорному спору.

Протоколы разногласий к договорам поставки

Протоколы разногласий к договорам поставки составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.

Протокол разногласий к договорам составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику одновременно с подписанным договором. Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмотреть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.

Если в течение указанного срока поставщик не передаст спорные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия договора по этим пунктам считаются принятыми поставщиком.

Официальная и личная доверенность. Накладная. Наряд

Доверенность — документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юридическим или физическим лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации.