Организация работы с документами в ООО «Кравт»

Введение

Глава 1. Организация документационного обеспечения управления ООО «Кравт»

1.1 Общие требования к организации документационного обеспечения управления ООО «КРАВТ»

1.2 Подготовка документов. Требования к оформлению документов в ООО «Кравт»

1.3 Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения ООО «КРАВТ»

2.1 Порядок работы с входящими документами в компании

2.2 Порядок работы в компании с исходящими документам

2.3 Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов в ООО «Кравт»

2.4 Организация контроля исполнения документов

2.5 Составление номенклатуры дел

2.6 Формирование дел

2.7 Оформление и передача дел в архив Заключение Список источников и литературы документационный учет номенклатура архив

Деятельность любой организации практически невозможна без документального сопровождения. Поэтому работа с документами в том или ином виде присутствует в каждой компании. А если есть работа с документами — значит, ее необходимо правильно организовать.

Организация работы с документами (документооборот) — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности вцелом.

Целью данной курсовой работы является анализ организации работы с документами в ООО «Кравт» .

Задачи курсовой работы:

— рассмотрение единых требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными документами в организации и ее структурных подразделениях;

— описание единого порядка приема, регистрации, учета, прохождения, подготовки, оформления, утверждения, принятия (издания), контроля за исполнением, отправки и хранения документов.

При написании курсовой работы был использован широкий круг источников.

Источники можно разделить на 4 группы. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации:

— Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» ;

— Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь;

— Положение о порядке подготовки проектов нормативных правовых актов;

— Общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010−95 «Унифицированные документы» ;

— Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» ;

— Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» ;

— Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 07.02.2001 № 173 «О порядке выдачи и свидетельствования юридическими лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан» ;

— Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь;

— Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» ;

— Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Ко второй группе относятся неопубликованные источники (организационно распорядительные документы, образованные в течение деятельности ООО «Кравт»), к их числу относятся следующие: Устав компании; Должностные инструкции сотрудников; Положение о порядке ведения делопроизводства в ООО «Кравт» .

Вопрос об организации работы с документами также освещен в материалах историографии этой проблемы (опубликованные учебные пособия, журналы, интернет ресурсы и т. д.)

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ООО " КРАВТ"

1.1 Общие требования к организации документационного обеспечения управления ООО " КРАВТ"

ООО «КРАВТ» — первая национальная сеть парфюмерно-косметических магазинов на территории Республики Беларусь, официальный дистрибьютор в Республики Беларусь ведущих мировых производителей косметической продукции.

Структура компании насчитывает несколько отделов, одним из которых является служба документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ). Служба ДОУ в ООО «Кравт» создана совсем недавно, в начале 2013 года, в ее состав входят два секретаря и начальник службы. До этого делопроизводство в компании вел один секретарь. Служба ДОУ осуществляет документационное обеспечение компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях компании.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, методическое обеспечение и контроль за соблюдением этих требований в ООО «Кравт» возлагается на службу ДОУ. Разработка форм и бланков некоторых документов также осуществляется службой ДОУ организации.

Ответственность за делопроизводство в структурных подразделениях компании возлагается также на начальников этих подразделений. [10, C. 2]

Порядок работы с документами, так же, как их составление и оформление, достаточно детально описан в нормативно-методических документах.

Пакет нормативно-методических документов, используемых в ООО «Кравт» состоит из двух частей. Первая часть — это нормативно-методические документы. Вторая часть пакета формируется из организационных и нормативно-методических документов, разрабатываемых в самой организации. К ним относятся:

— Устав или Положение об организации.

— Положение о структурном подразделении (если организация делится на отделы).

— Должностные инструкции работников структурного подразделения.

— Инструкция по делопроизводству данной организации.

— Номенклатура дел.

— Табель форм документов структурного подразделения или организации в целом. [2, 288 c.]

Правила ведения делопроизводства в ООО «КРАВТ» четко прописаны в Положении «О порядке ведения делопроизводства ООО «Кравт». Данные правила обязательны для исполнения всеми работниками организации.

Служба по качеству в организации создает также и другие Положения и СОПы (Стандартные операционные процедуры), касающиеся порядка организации работы с документами в отдельных структурных подразделениях.

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований Положения, сохранность находящихся у них документов. Об утрате документов немедленно докладывается непосредственному руководителю подразделения.

При уходе в отпуск или при отъезде в длительную командировку работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все имеющиеся документы по вопросам, рассмотрение которых не завершено.

При увольнении или перемещении работника на другую должность документы, имеющиеся у него, передаются руководителю структурного подразделения.

Все вновь принятые на работу работники допускаются к работе с документами только после ознакомления с действующим Положением.

Ознакомление с документами, передача их или их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений, издавших и (или) утвердивших эти документы.

Выдача и заверение копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан, осуществляются в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 февраля 2001 г. № 173 «О порядке выдачи и свидетельствования юридическими лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 19, 5/5234).

Работникам запрещается:

— копировать и размножать документы без разрешения руководителей структурных подразделений;

— разглашать или использовать в частных разговорах и беседах конфиденциальную информацию, полученную из документов, в том числе на стадии их подготовки.

1.2 Подготовка документов. Требования к оформлению документов в ООО " Кравт"

Подготовка документов включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости согласование (визирование), утверждение, размножение (тиражирование).

При оформлении организационно-распорядительных документов используется комплекс реквизитов, установленных СТБ 6.38−2004. Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при оформлении справочно-информационных документов, объем текста которых не превышает 7−10 строк.

Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница документа, а последующие — на обычной бумаге одинакового с бланком размера и качества.

Документы печатаются на одной стороне листа. На двух сторонах допускается печатание только тех документов, срок хранения которых не превышает трех лет. Новую страницу документа нельзя начинать последней неполной строкой абзаца. [17, C. 155]

Как уже упоминалось выше, бланки документов компании разрабатывает служба ДОУ. Внедрение стандартов по унифицированию форм документов в ООО «Кравт» также возлагается на службу ДОУ.

Разработка и оформление документов ООО «Кравт» предполагают обязательное соблюдение установленных требований и правил, изложенных в СТБ 6.38−2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

В ООО «Кравт» проект документа представляется ответственным исполнителем на подпись руководителю полностью оформленным, проверенным, согласованным со всеми заинтересованными лицами (в компании это в основном юристы и зам. директора по финансам и экономике), вместе с приложениями и материалами, на основании которых он подготовлен.

Ответственность за качество и своевременность подготовки, правильность оформления документов, а также достоверность приведенных в них данных возлагается на составителей (ответственных исполнителей) документов, а также лиц, завизировавших и (или) подписавших документы.

В случае возникновения споров относительно соответствия документов действующему законодательству, проверка содержания документа возлагается на юридический отдел организации. [10, C. 5]

Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения ООО " КРАВТ"

2.1 Порядок работы с входящими документами в компании

Входящие документы — это документы, поступающие на предприятие извне по различным каналам связи.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.

первичную обработку (распаковка, учет, сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые);

регистрацию;

рассмотрение документов руководством, оформление резолюций;

исполнение и контроль исполнения прием исполненного документа и снятие его с контроля;

проставление отметки об исполнении документа;

подшивку документов в дела, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличие приложений. [8, C. 28]

Вся поступающая в ООО «КРАВТ» корреспонденция принимается секретарем службы ДОУ.

Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается по вышеизложенной схеме, как правило, в день поступления. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте (пакете)) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата — возвращается отправителю с пометкой на конверте (пакете) «Ошибочно доставлено» .

Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных с пометкой «Лично». Такие конверты (пакеты) после регистрации по данным на конверте (пакете) без вскрытия передаются адресату.

Конверты (пакеты), как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:

— если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

— если дата документа существенно отличается от даты его получения;

— если в полученном документе нет обратного адреса отправителя или отсутствует реквизит «дата документа» .

— В указанных случаях конверт (пакет) приобщается к документу и, после исполнения документа, подшивается вместе с ним в дело.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах (пакетах). В регистрационном штампе указывается наименование подразделения, зарегистрировавшего документ, дата получения и, при необходимости, количество листов основного документа и приложения.

На документах, подлежащих хранению в службе ДОУ, проставляется отметка или штамп «Вернуть в службу ДОУ» .

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения. Перечень документов, неподлежащих регистрации находится в службе ДОУ организации.

Регистрация входящих документов осуществляется службой ДОУ. [10, C. 6]

Регистрационным номером входящего документа является его порядковый номер по журналу регистрации, возрастающий в пределах года, дополненный индексом канцелярии по номенклатуре дел и индексом дела по номенклатуре, в котором будет подшиваться данный документ. Регистрационный номер переносится в регистрационный штамп. [17, C. 105]

Например, регистрационный номер входящего документа в ООО «КРАВТ» будет следующим: 06−02/135, где 06 — индекс службы ДОУ, 02 — индекс дела «Входящие письма», 135 — порядковый номер по журналу регистрации.

После регистрации копия входящего документа обязательно сохраняется в службе ДОУ и подшивается в соответствующее дело.

После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение директору, его заместителям согласно установленному распределению должностных обязанностей, начальникам структурных подразделений в соответствии с их компетенцией, или непосредственно сотруднику, которому адресован входящий документ. Срочные документы передаются на рассмотрение по мере получения. Документами срочного характера являются документы, которые положительно повлияют на текущую или будущую деятельность организации и требующие незамедлительного рассмотрения в настоящий момент. Документы, предназначенные к рассмотрению директором, заместителями директора и руководителями структурных подразделений, подаются секретарем службы ДОУ ежедневно с 14:00 до 15:00.

Помощник руководителя осуществляет полистный просмотр документов, переданных на рассмотрение директору и заместителю директора по финансам и экономике, с целью выявления неправильно оформленных документов или не полностью оформленных, а также отсутствия всех необходимых резолюций.

Руководители рассматривают документы в день их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата. Фамилия исполнителя секретарем службы ДОУ переносится в журнал регистрации входящих документов.

Далее секретарь службы ДОУ передает документ в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей — ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений или должностных лиц в службе ДОУ делается и направляется на исполнение необходимое количество копий (по числу исполнителей).

Ответственный исполнитель должен быть ознакомлен первым. Он должен определить дальнейший порядок и сроки прохождения документа.

Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) фиксируется в журнале регистрации входящих документов. Документ, направленный на исполнение в структурное подразделение, может быть передан в другое структурное подразделение только с разрешения руководителя, написавшего резолюцию, с обязательным уведомлением службы ДОУ о движении документа.

2.2 Порядок работы в компании с исходящими документам

Исходящие документы — это документы, разработанные внутри предприятия и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) вышестоящей организации или ведомства.

Исходящие документы в процессе их подготовки проходят определенные этапы:

— получение указания на разработку документа, разработка проекта исходящего документа;

— проверка правильности оформления документа;

— согласование содержания проекта документа и его корректировка;

— проверка правильности и подписание документа руководителем;

— тиражирование и регистрация документа;

— простановка индекса (номера) документа;

— проверка правильности адресования документа;

— упаковка и отправка (рассылка документа адресату);

— подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. [8, C. 33−34]

Исходящие документы в ООО «Кравт» оформляются исполнителями, как правило, в двух экземплярах, один остается в службе ДОУ и подшивается в дело, а второй остается у исполнителя. Секретарь службы ДОУ и помощник руководителя проверяет правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, наличие приложений, необходимого количества экземпляров.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации (юристами, гл. бухгалтером и т. д.).

Регистрация документов, их последующая обработка осуществляется, как правило, в день подписания документов.

Регистрируются исходящие документы в службе ДОУ в журнале регистрации исходящих документов после их подписания руководителем. Порядок подписания у руководителя аналогичный порядку рассмотрения и подписания входящей документации.

Исходящему документу присваивается регистрационный индекс. Индекс состоит из индекса подразделения, индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ, и порядкового номера по журналу регистрации исходящих документов. Например, регистрационный номер исходящего документа в ООО «КРАВТ» будет следующим: 06−01/136, где 06 — индекс службы ДОУ, 01 — индекс дела «Исходящие письма», 136 — порядковый номер по журналу регистрации.

На исходящем документе, являющемся ответом на запрос, в обязательном порядке делается ссылка на номер и дату документа-запроса.

В ООО «Кравт» исходящие письма, подлежащие отправке почтой, передаются в службу ДОУ, и затем обрабатываются курьером ежедневно с 15:00 до 17:30. При этом ответственный исполнитель обязательно включает в состав реквизита «адресат» наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и его адрес. Заполняет специальную карточку для отправки корреспонденции, форма которой разработана службой ДОУ для удобства курьера в отправке корреспонденции и оперативности поиска информации об отправке (дата отправки, каким видом почтового отправления была произведена отправка).

Если отправке подлежат отличные от писем документы (акты, протоколы, спецификации, счета и т. п.), то наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и его адрес указываются ответственным исполнителем на отдельном листе, который прикладывается к отправлению.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись рассылки со штемпелем отделения связи подшивается в дело.

Отправка машиночитаемых документов (дискет, дисков и других) производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело на общих основаниях.

Документы срочного характера оформляются к отправке секретарем канцелярии незамедлительно и передаются водителю, который доставляет пакет в отделение почтовой связи. [10, C. 8]

2.3 Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов в ООО " Кравт"

Секретари службы ДОУ ООО «Кравт» несут ответственность за подготовку, оформление и учет некоторых видов распорядительных документов, в т. ч. приказов о командировании работников компании, а также за прохождение всего цикла визирования и подписания некоторых видов договоров.

Термины, применяемые в распорядительных документах ООО «Кравт», должны соответствовать терминологии, принятой в законодательстве Республики Беларусь, и употребляться в одном и том же значении во всем тексте.

Действительные наименования управлений, отделов, служб и других структурных подразделений организации, а также должности работников пишутся в строгом соответствии со штатным расписанием.

Издаваемые в ООО «Кравт» приказы перед подписанием в обязательном порядке визируются:

— начальником кадровой службы — приказы по личному составу (-л), кадровые приказы (-к), приказы о премировании (-п);

— заместителем директора по финансам и экономике — приказы, в которых затрагиваются вопросы финансирования.

— юристами — договора купли-продажи, договора по аренде и т. д. При этом на нашем экземпляре договора проставляется штамп для виз, где указывается исполнитель и проставляются визы всех заинтересованных лиц.

При необходимости перечень должностных лиц, визирующих приказ, может быть расширен другими заинтересованными лицами.

Если в процессе визирования документа возникают разногласия, документ может визироваться с замечаниями. В этом случае проставляется отметка о наличии замечаний, которые прикладываются к документу.

Запрещается включать в распорядительный документ структурное подразделение или работника подразделения без согласования с ним и (или) его непосредственным руководителем.

Все распорядительные документы в ООО «Кравт» передаются в службу ДОУ в день их подписания для регистрации. Регистрация ведется в журнале регистрации.

Приказы и распоряжения регистрируются раздельно.

Раздельно регистрируются приказы:

— по основной деятельности

— по личному составу (-л)

— о командировании в пределах РБ

— о командировании за пределами РБ

— кадровые (-к)

— о премировании (-п) Регистрация каждого вида распорядительных документов ежегодно начинается с первого номера.

Регистрационным индексом распорядительного документа является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года. Индексация документов — цифровая.

Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести распорядительный документ, перечисляются исполнителем в списке рассылки, размещаемом на обороте последнего листа документа в левом нижнем углу и при размножении не воспроизводимом.

Контроль за своевременным ознакомлением с распорядительными документами работников и возвратом этих документов возлагается на службу ДОУ компании.

Отдельным видом распорядительных документов, которые составляют и оформляют только секретари службы ДОУ, являются приказы о командировании.

Приказы о командировании относятся к категории документов по личному составу. Срок хранения приказов о командировании зависит от того, превышает ли срок поездки 1 месяц или нет. Так, для приказов о длительных (более 1 месяца) служебных командировках как в пределах Республики Беларусь, так и за границу предусмотрен 75-летний срок хранения.

Приказы о командировании (независимо от того, выполняется поездка в пределах Республики Беларусь или за границу), если срок поездки не превышает месяца, подлежат хранению в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

В тексте приказа о командировании указываются:

— фамилия, имя и отчество командируемого работника, его должность (профессия);

— наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (при его наличии);

— место командировки;

— срок поездки;

— цель поездки.

Одним приказом могут быть командированы несколько работников как с одной, так и с разными целями. [2, 288 c.]

В ООО «КРАВТ» документацию, касающуюся командировок, оформляют секретари службы ДОУ. Работник, командируемый в пределах Республики Беларусь, или его начальник отдает секретарю служебную записку о командировании в пределах Республики Беларусь за один день и более до дня командировки до 12:00. Служебные записки по командировкам срочного характера могут предоставляться в день командирования.

Секретарь оформляет приказ о командировании в пределах Республики Беларусь и командировочное удостоверение на основании служебной записки о выбытии в командировку за один день и более до дня командировки до 14:00. Секретарь оформляет приказ о командировании в пределах Республики Беларусь срочного характера (для предотвращения остановки деятельности объекта, наладки техники или оборудования, решения производственных вопросов) и командировочное удостоверение в момент получения служебной записки о выбытии в командировку.

Командируемый работник выбывает в командировку в пределах Республики Беларусь после подписания приказа о командировании и получения командировочного удостоверения с подписью директора или заместителей директора и с двумя печатями на командировочном удостоверении (круглая печать компании и овальная «Для документов»).

Командируемому работнику на месте командировки проставляют отметку о прибытии в командировку и выбытии из командировки.

Командируемые несут персональную ответственность за правильность оформления отметок прибытия и выбытия на месте командирования и обязаны присутствовать при их оформлении. Исправления и опечатки в командировочном удостоверении не допускаются.

Командируемый работник по окончании командировки в пределах Республики Беларусь возвращает в службу ДОУ организации командировочное удостоверение в день следующий за днем командировки.

Секретарь службы ДОУ:

— проверяет правильность оформления отметок в командировке;

— проставляет отметку о прибытии из командировки;

— предоставляет копию приказа о командировании и оригинал командировочного удостоверения в бухгалтерию;

— подшивает в папку «Приказы о командировании» .

Работник, командируемый за пределы Республики Беларусь, или его начальник при заграничной командировке предоставляет служебную записку о командировании и задание на командировку не позднее, чем за 3 дня до выбытия в командировку в службу ДОУ.

Директор организации утверждает задание на командировку.

Секретарь службы ДОУ на основании задания на командировку создает приказ о командировании заграничной командировки и командировочное удостоверение, директор подписывает этот приказ.

Секретарь предоставляет в бухгалтерию копию подписанного приказ о командировании и служебную записку, что является основанием для начисления аванса на командировочные расходы.

По окончании командировки документы возвращаются в службу ДОУ организации, где секретарь проставляет отметку о прибытии из командировки.

Командируемый работник по результатам заграничной командировки подготавливает отчет о командировке, который утверждается директором организации, после чего секретарь службы ДОУ предоставляет задание на командировку, отчет о командировке и командировочное удостоверение в бухгалтерию.

Секретарь службы ДОУ подшивает оригинал приказа о командировании в дело «Приказы о командировании» .

2.4 Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов и решений за всеми зарегистрированными документами — одна из функций управления.

Цель контроля исполнения документов:

— своевременное и качественное их исполнение;

— получение информации для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников.

Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов:

— постановка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполнения; заполняет регистрационно-контрольную карточку, РКК);

— своевременное доведение документа до исполнителей (поступившие — в день поступления и регистрации, внутренние — после подписания);

— предварительная проверка и регулирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом — за 10, 5 и 2 дня, — запись о состоянии исполнения в «Контрольной отметке» РКК, внесение в карточку отметок об изменении сроков исполнения и т. д.);

— учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, выполненных и невыполненных к сроку, о причинах невыполнения и перенесения сроков исполнения);

— регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

— информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.

Контролируют на разных уровнях:

— своевременность исполнения документов;

— соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам;

— соответствие формы созданных документов их содержанию;

— уровень и формы удостоверения документов;

— соответствие подписей их расшифровкам;

— идентичность всех экземпляров. [8, С. 40]

Контроль за документами осуществляют:

— служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);

— руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);

— исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).

Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоемкий процесс, к тому же, ценность документов не одинакова. Поэтому на практике документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль которых необязателен. [10, С. 8]

Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю и методику его организации.

К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

— документы вышестоящих органов;

— распорядительные документы данной организации;

— важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.

Снятие документов с контроля состоит из этапов:

— принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;

— постановка отметки об исполнении («отметка об исполнении») в РКК и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;

— перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел);

— подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

Документы считают выполненными и снимают с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль. [2, C.102]

При большом объеме контролируемых документов в организации создают специальное контрольное подразделение. В нашей Организации такого подразделения нет, руководитель может возложить контроль за исполнением документов на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распорядительных документов. Но в основном контроль исполнения документов в ООО «Кравт» осуществляется руководителями структурных подразделений, помощником руководителя и работниками службы ДОУ.

Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов в ООО «Кравт» устанавливаются в соответствии с нормативными правовыми актами. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа. Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.

В случае, если срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен в течение 15 дней.

Служба ДОУ ежемесячно проводят анализ хода исполнения контролируемых документов.

2.5 Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в сутановленном порядке. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим распределить исполненные документы в дела.

Систематизация документов — одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Поэтому такой документ как номенклатура дел ООО «Кравт» является основным классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы в компании.

Ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на службу ДОУ, в небольших компаниях — на секретаря. [8, C. 59]

Т.к. ООО «Кравт» является достаточно большой компанией, то номенклатуру дел в ней разрабатывает соответственно служба ДОУ.

Номенклатура дел компании является типовой. Схема сводной номенклатуры дел ООО «Кравт» строится по структурному принципу. Названиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений в соответствии со штатным расписанием.

В качестве первого раздела указывается служба ДОУ (или подразделение, ведущее учет и хранение распорядительных документов, издаваемых в подразделении, вне зависимости от места, занимаемого им в штатном расписании).

В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроками хранения.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и другие), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность подразделения.

Номенклатура дел в ООО «Кравт» оформляется на бумаге формата А4. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.

Индексы некоторых дел номенклатуры службы ДОУ:

06−01, 06−02, 06−03.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения оставляют несколько резервных номеров для дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры.

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел, включая переходящие дела, справочные картотеки к документам или журналы учета.

Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. При составлении заголовков дел в номенклатуре дел компании используется номинальный и предметно-вопросный признаки. В состав заголовков дел номенклатуры дел ООО «Кравт» входят названия тем (содержаний) дел с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидностями документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и другие).

Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующему перечню типовых документов, и делаются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о незаведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другое.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, подписываемая помощником руководителя компании.

2.6 Формирование дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. [8, C. 69]

Документы в ООО «Кравт» формируются в дела лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Формированием дел в службе ДОУ занимаются секретари. Контроль за правильным формированием дел осуществляется начальником службы ДОУ.

Группировка документов в дела производится в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Каждому делу присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел.

В дела подшиваются документы одного делопроизводственного года (за исключением переходящих дел).

Документы подшиваются в дело только в одном экземпляре.

В дела не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.

Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие по объему приложения — вместе с документами, к которым они относятся.

Документы в деле располагаются в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации, а также на основании других принципов. Принципы группировки документов могут комбинироваться и видоизменяться. Документы в делах располагаются по разделам, а внутри в логической последовательности и хронологическом порядке. Документы в делах ООО «Кравт» документы располагаются в порядке хронологии.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу с разными сроками хранения группируются и формируются в дела раздельно.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Дело с документами не должно превышать 250 листов (30−40 мм толщины). При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого нового тома являются продолжением следующего.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся в службе ДОУ в течение 1 года до передачи их в архив. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив не передаются. Они хранятся в службе ДОУ и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Секретари и начальникслужбы ДОУ несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и дел.

В структурных подразделениях ООО «Кравт» дела хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Выдача документов и дел сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель дела, а на место изъятого из дела документа помещается листок-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу с оформлением акта. [10, С. 15]

2.7 Оформление и передача дел в архив

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив ООО «Кравт» .

Из структурных подразделений дела передаются в архив по описям, составляемым ответственным работником, при методической помощи секретаря канцелярии (работника, ответственного за архив). Опись составляется в двух экземплярах.

При передаче дел в архив на обоих экземплярах описей указывается дата и количество принятых дел. Описи подписываются работником, ответственным за архив, и работником структурного подразделения, передающего дела. Один экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, второй остается в архиве.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению.

Дела передаются в архив Организации по графику. График составляется лицом, ответственным за архив, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив ООО «Кравт» в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.

На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Отбор дел к уничтожению производится только после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения за этот же период.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляется руководителем подразделения. Ответственность за организацию уничтожения документов несет служба ДОУ.

Акт на уничтожение подписывается лицом, которое назначено приказом организации ответственным за уничтожение, и утверждается руководителем организации. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта на уничтожение сдаются на переработку. [10, C.19]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Эффективность развития компании зависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которых сконцентрирована на документах. В ходе работы были рассмотрены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными документами в ООО «Кравт» и его структурных подразделениях. Также описан единый порядок приема, регистрации, учета, прохождения, подготовки, оформления, утверждения, принятия (издания), контроля за исполнением, отправки и хранения документов. Проанализировав организацию работы с документами в ООО «Кравт» можно выделить следующие особенности:

1. Ведение электронных журналов регистрации входящей и исходящей документации.

2. Наличие в структуре организации службы по качеству, занимающейся разработкой и внедрением Положений и СОПов о порядке работы с документами в структурных подразделениях на той или иной стадии рабочего процесса.

3. Ведение журнала движения, визируемых договоров.

В работе были изложены пути совершенствования документационного обеспечения деятельности ООО «Кравт» .

Таким образом, можно сделать вывод, что в сфере управления в настоящее время необходимо механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах (внедрение «Электронного документооборота»). Это позволит сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения, а также эффективно организовать систему поиска документа, позволяющую находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Альбом форм организационно-распорядительных документов/Авт.-разраб. Э. Н. Давыдова, П. А. Левчик, А. Е. Рыбаков, А. С. Терехов. — 4-е изд. перераб. — Мн.: БелНИИДАД, 2006. — 144 с.

2. Давыдова Э. Н., Рыбаков А. Е. Делопроизводство: Учебно-практ. руководство. — Мн., ТетраСистемс, 2000. — 288 с.

3. Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 136, 2/1875.

4. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждено постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. № 27).

5. Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357. Зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь, от 20.07.2000 г., № 66, 1/1414.

6. Общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010−95 «Унифицированные документы» //Сайт Технических нормативных правовых актов Беларуси. — Режим доступа: http://tnpa.sml.by — Дата доступа: 30.05.2013.

7. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.)//Сайт Белорусскиго научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (БелНИИДАД). — Режим доступа: http://belniidad.by — Дата доступа: 30.05.2013.

8. Пешкова Г. Д. Секретарское дело: учебное пособие для учащихся учреждений, обеспечивающих получение профессионально-технического образования по учебной специальности «Документоведение, информационное и организационное обслуживание». — Мн. Вышэйшая школа, 2009. — 320 с.

9. Письмо Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 г. № 69 «СТБ 6.38−2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

10. Положение «О порядке ведения делопроизводства ООО «Кравт». — 20 с.

11. Положение о порядке подготовки проектов нормативных правовых актов (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359 «О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности»).

12. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 N 35 (ред. от 29.02.2008) «Об утверждении Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь». Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 10.05.2000, N 43, 8/3359.

13. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях». Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь от 29 января 2009 г. № 8/20 434.

14. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 09.08.2012, 8/26 212.

15. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 07.02.2001 № 173 «О порядке выдачи и свидетельствования юридическими лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан». Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 19, 5/5234.

16. Постановление Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь» .

17. Рыбаков А. Е. Основы делопроизводства: учебник — Минск: РИПО, 2010. — 328 с.