Особенности расчетов с подотчетными лицами

1. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами. Характеристика счета 71

2. Документальное оформление и учет поступления нематериальных активов. Порядок определения их первоначальной стоимости. Характеристика счетов 04 и 08

3. Практическая часть

1. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами. Характеристика счета 71

В зависимости от степени детализации учетной информации выделяют синтетические и аналитические счета.

Счета, которые дают вводную характеристику учитываемых объектов в обобщенном денежном выражении, называются синтетическими счетами (синтез от лат. — собирание). Эти счета содержат необходимые данные для составления баланса предприятия. Однако синтетические счета не обеспечивают получение данных, необходимых для оперативного руководства предприятием и контроля за его хозяйственной деятельностью.

Счета, открываемые вразрез синтетических счетов для детализированного учета, называются счетами аналитического учета. Детализация показателей аналитического учета устанавливается на каждом предприятии в зависимости от конкретных условий его работы. Аналитические счета непосредственного отражения в балансе не имеют. Они связаны с балансом через синтетические счета. Итоговые данные аналитического учета всегда соответствуют данным синтетического учета, в разрезе которого они открываются. Синтетический счет один, а аналитических — много.

Кроме синтетических и аналитических счетов, в практике бухгалтерского учета применяются и субсчета, которые являются промежуточным учетным звеном между синтетическими и аналитическими счетами. При их помощи осуществляется дополнительная группировка данных аналитического учета с целью получения обобщенных сведений об отдельных объектах внутри синтетического счета. Отражение имущества и процессов на синтетических счетах называется синтетическим учетом, а отражение их на аналитических счетах — аналитическим учетом. Синтетический учет ведется в денежном выражении; аналитическом — используются три группы измерителей. В аналитических счетах отражающих товарно-материальные ценности, учет ведется в денежном и натуральных измерителях, т. е. в количественно-суммовом выражении. На аналитических счетах, отражающих источники образования имущества, а также расчеты учет ведется только в денежном выражении. Построение таких счетов более простое. Например, счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется только в денежном выражении и показывает расчеты со всеми поставщиками (синтетический учет), а также с каждым из поставщиков в отдельности (аналитический учет). Синтетические и аналитические счета тесно взаимосвязаны. Основой взаимосвязи является параллельность записей на счетах. Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами выражается в следующем:

— аналитические счета ведутся для детализации синтетических счетов;

— операция, записанная по синтетическому счету, должна быть обязательно отражена и на соответствующих аналитических счетах, открытых к данному синтетическому счету;

— на синтетическом счете операция записывается общей суммой, а на его аналитических счетах — частными суммами, дающими в итоге ту же общую сумму;

— запись в аналитические счета производится на ту же сторону, что и в синтетический счет, т. е. их строение одинаково.

Поэтому начальный и конечный остатки, а также обороты по дебету и кредиту синтетического счета должны быть равны общим суммам соответствующих остатков и оборотов его аналитических счетов, открытых в его развитие. При подведении итога за отчетный период данные синтетического и аналитических счетов должны сверяться и совпадать, что свидетельствует о правильности ведения учета. Следует отметить, что часть счетов синтетического учета отражает средства или источники средств, не требующие дальнейшей детализации. Такие синтетические счета не имеют аналитических счетов.

Выдача денежных средств под отчет работникам бюджетного учреждения производится для расчетов по оплате труда, транспортных, коммунальных услуг, за приобретение материалов для хозяйственных нужд, основных средств, горюче-смазочных материалов и т. д., а также в виде аванса на командировочные расходы. Порядок выдачи денег по отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

Руководители предприятия могут разрешать (в порядке исключения) производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Дополнительные выплаты осуществляются за счет чистой прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов и других платежей; в бюджетных организациях — за счет экономии в пределах имеющихся нормативов. При этом командировочные расходы, начисляемые сверх установленных норм, включаются в доход работника, подлежащий обложению подоходным налогом с физических лиц. Сумма аванса, выдаваемого под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных (в пределах установленных норм), расходов по найму жилого помещения и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны предоставить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Например, отчеты по командировкам должны быть представлены в течение 3 дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждаются руководителем предприятия. Обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, включая обязательства по расчетам с работниками по подотчетным суммам, подлежат переоценке при изменении Национальным банком курсов иностранных валют на дату совершения операции (полного или частичного погашения дебиторской или кредиторской задолженности), а также на дату составления бухгалтерской отчетности за отчетный период. Курсовые разницы, возникающие в результате переоценки, относятся на увеличение (уменьшение) бюджетного финансирования и источников внебюджетных средств. Аналитический учет по субсчету 160 «Расчеты с подотчетными лицами» должен вестись по каждому работнику в отдельности по каждому случаю выдачи сумм в подотчет в накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами ф. № 386 (мемориальный ордер № 8). Основанием для заполнения мемориального ордера № 8 являются отчеты кассира и приложенные к ним документы, а также авансовые отчеты подотчетных лиц. Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок до 3 дней. Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года. В течение 3-дневного срока лица, получившие аванс, должны представить авансовый отчет об израсходованных суммах либо вернуть деньги в кассу предприятия. В качестве оправдательных к авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие произведенные работником расходы: товарные чеки с наименованием приобретенного товара, чеки кассово-суммирующих аппаратов, корешки приходных кассовых ордеров и т. п. Подотчетные суммы учитываются на синтетическом счете 71 «Расходы с подотчетными лицами». Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы», 20 «Основное производство» и др. в зависимости от характера произведенных расходов.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия.

Остатки неиспользованных сумм, возращенные подотчетными лицами в кассу предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами «в дебет счета 50 «Касса». Остатки неиспользованных сумм, не возвращенные подотчетными лицами в установленном порядке, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при удержаниях излишне выплаченных сумм из заработной платы) или дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (когда невозвращенные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работников). Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

2. Документальное оформление и учет поступления нематериальных активов. Порядок определения их первоначальной стоимости. Характеристика счетов 04 и 08

К нематериальным активам для целей бухгалтерского учета относятся активы, не имеющие материально-вещественной (физической) формы, способные приносить будущие экономические выгоды. К нематериальным активам относятся: патенты на изобретения, лицензии, торговые марки, товарные знаки, права по использованию научной и производственной информации, земли и природные ресурсы, программные продукты для ЭВМ, созданные на предприятии, ноу-хау и др. Нематериальные активы используются в деятельности организации в течении длительного (более 12 месяцев) периода. Стоимость нематериальных активов, а также затраты на их приобретение (создание) должны быть подтверждены документально. Произведенные затраты признаются нематериальными активами при наличии документов, подтверждающих права правообладателя. В соответствии с Положением о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, Положением по бухгалтерскому учету нематериальных активов (в ре6дакции Постановления Минфина № 48 от 31 марта 2003 г) к нематериальным активам относятся принадлежащие обладателю имущественные права. Это — патенты на изобретения, лицензии, торговые марки, товарные знаки, права по использованию научной и производственной информации, земли и природные ресурсы, программные продукты для ЭВМ, созданные на предприятии, ноу-хау и др. В бухгалтерском учете нематериальные активы оцениваются в сумму всех фактических затрат на приобретение и приведение в состояние готовности к использованию. В любом случае нематериальные активы должны оцениваться экспертным путем, чтобы их стоимость максимально была приближена к действующей рыночной. В бюджетных организациях нематериальные активы учитываются в составе основных средств на субсчете 019 «Прочие основные средства» в оценке по первоначальной стоимости. Оценка объектов нематериальных активов, стоимость которых при приобретении выражена в иностранной валюте, производится в белорусских рублях путем пересчета иностранной валюты по официальному курсу Национального банка, действующему на дату совершения хозяйственной операции. Первоначальная стоимость нематериальных активов изменяется в случаях:

— проведения переоценки нематериальных активов по решению Правительства Республики Беларусь;

— внесения установленных в соответствии с законодательством платежей, связанных с подтверждением имущественных прав.

Учет нематериальных активов ведется в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету нематериальных активов организациями, финансируемыми из бюджета, утвержденной Постановлением Министерства финансов № 126 от 20 декабря 2001 г. Нематериальные активы принимаются к бухгалтерскому учету на основании Акта приемки-передачи основных средств (ф.ОС-1). Для учета нематериальных активов предназначен активный счет 04 «Нематериальные активы», на котором учет ведется по первоначальной стоимости.

Расходы на приобретению и созданию нематериальных активов относятся к долгосрочным инвестициям и отражаются по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», в корреспонденции с кредитом различных расчетных счетов, материальных ценностей и др. После принятия на учет приобретенных или созданных нематериальных активов они списываются с кредита счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» в дебет счета 04 «Нематериальные активы». Нематериальные активы поступают на предприятие различными способами:

— в качестве вкладов учредителей в уставный капитал предприятия;

— путем приобретения за плату;

— в результате безвозмездной передачи (дарения) сторонними юридическими и физическими лицами;

— путем слияния с другими предприятиями.

3. Практическая часть

На основании приведенных данных необходимо выполнить следующие задания:

1. Согласно, утвержденной постановлением Министерства финансов РБ от 14.02.2008 № 19, формы № 1 «Бухгалтерский баланс» составить бухгалтерский баланс на 1 февраля текущего года.

2. Заполнить журнал регистрации хозяйственных операций за февраль текущего года. Рассчитать общие суммы по проведенным операциям за текущий день.

3. При составлении корреспонденции счетов указать, какие изменения происходят в составе хозяйственных средств и источников их формирования. Отразить, к какому типу изменений относятся данные хозяйственные операции.

4. На основании данных, приведенных в Журнале регистрации хозяйственных операций, открыть счета синтетического учета, занести в них остатки на начало месяца, разнести суммы хозяйственных операций за текущий месяц, соблюдая двойную запись на счетах бухгалтерского учета.

5. По каждому синтетическому счету рассчитать дебетовые и кредитовые обороты и вывести сальдо на конец месяца.

6. Рассчитать сверхлимитный остаток кассы, если известно, что лимит кассы, утвержденный банком, составляет 350 000 руб.

7. Составить оборотную ведомость по счетам синтетического учета за текущий месяц.

8. Составить заключительный баланс по состоянию на 1 марта текущего года по утвержденной форме.

Исходные данные:

На балансе предприятия «ОМЕГА» по состоянию на 1 февраля текущего года числятся следующие остатки хозяйственных средств и источников:

В феврале на предприятии «ОМЕГА» произошли следующие изменения в составе хозяйственных средств и источников их формирования:

Хозяйственные операции за февраль текущего года

Счета синтетического учета:

01 «Основные средства»

02 «Амортизация основных средств»

04 «Нематериальные активы»

05 «Амортизация нематериальных активов»

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

71 «Расчеты с подотчетными лицами»

43 «Готовая продукция»

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

68 «Расчеты по налогам и сборам»

50 «Касса»

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

51 «Расчетный счет»

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

66/2 «Краткосрочные займы»

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

84 «Нераспределенная прибыль/непокрытый убыток»

99 «Прибыли и убытки»

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

80 «Уставный фонд»

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

10 «Материалы»

82 «Резервный фонд»

20 «Основное производство»

83 «Добавочный фонд»

66/1 «Краткосрочные кредиты банков»

67/1 «Расчеты по краткосрочным кредитам банка»

Оборотная ведомость по синтетическим счетам:

Типовой план счетов бухгалтерского учета, утвержденный постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь 30.05.2003 г. № 89.

Инструкция по применению типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденный постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь 30.05.2003 г. № 89.

Бухгалтерский учет в торговле: Учеб. / Под общей редакцией В. В. Кожарского. — Мн.: Новое знание, 2004.

Дробышевский Н. П. Бухгалтерский учет в строительстве: Учеб.-практическое пособие / Н. П. Дробышевский. — Мн.: ООО «ФУА-информ». — 2004.

Ладутько Н. И. Бухгалтерский учет в промышленности: Учеб. пособие / Н. И. Ладутько. -Мн.: Книжный дом, 2005.

Левкович О. А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп./ О. А. Левкович, И. Н. Бурцева. — Мн.: Амалфея, 2005.

Стражева Н.С., Стражев А. В. Бухгалтерский учет: Учебно-методическое пособие / Н. С. Стражева, А. В. Стражев. — 10-е издание, перераб. и доп. — Мн.: Книжный Дом, 2004.