Организация работы секретаря учреждения

Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем и направляются для исполнения в отделы СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.

Выводы

Управление любой организацией — это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, которое доводится до исполнителей, а их действия контролируются. Управленческая информация фиксируется в документах.

Основными принципами организации документооборота в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района являются следующие:

Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.).

Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований.

Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Глава 3. Внедрение системы «Дело» для оптимизации деятельности секретаря в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района

Проблемы деятельности секретаря любой организации практически одинаковы — это: потеря документов; задержки их прохождения и исполнения; избыточность документооборота; невозможность восстановления истории документов.

Для оптимизации деятельности секретаря и графика документооборота в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района необходимо внедрить систему «Дело», созданную компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Система «Дело» обеспечивает оперативную работу с документами, информацией и управление взаимодействием пользователей, а также в полной мере учитывает российские традиции делопроизводства, поддерживает современные информационные технологии и полный жизненный цикл документа в организации.

В ходе выполнения курсовой работы рассмотрены функциональные возможности системы «Дело». Работа начинается со входа в программу путем ввода пароля, первоначальное окно программы имеет следующий вид (рис. 2).

Рис. 2. Функциональные возможности системы «Дело»

В этом окне секретарь СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района может выбрать вид операции, которую собирается осуществить:

1. Регистрация документов. При регистрации в системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном (рис. 3).

Рис. 3. Пример электронной РКК в системе «Дело»

Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.

2. Работа с файлами (электронными документами). К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «Дело», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. Система также предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция «Сканирование»).

3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль). Директор СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района может вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям. Всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов (рис. 4).

Рис. 4. Окно работы с резолюциями в системе «Дело»

Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов.

4. Кабинеты. Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» — его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля поручений, визирования и др. (рис. 5). Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.

5. Работа с проектами документов. Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта. Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов. Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.

Рис. 5. Окно работы в кабинете пользователя системы «Дело»

6. Прием и внешняя рассылка документов. Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «Дело» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т. ч. с MS Outlook. Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.

7. Движение документов внутри организации. Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами. Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ всем сотрудникам без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.

8. Формирование дел. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (рис. 6)

Рис. 6. Окно работы с описями дел в системе «Дело»

Для облегчения работы сотрудников по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен, и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело — достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.

9. Информационно-справочная работа. Система позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам (рис. 7).

Рис. 7. Окно поиска информации в системе «Дело»

Кроме этого, в системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму). Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

10. Удаленный доступ к данным и функциям. В системе «Дело» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям, позволяющий работать с документами через InternetIntranet (рис. 8). Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе «Дело» стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.

Рис. 8. Окно работы в опции «ДЕЛОWEB»

Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.

Кроме этого, дополнительным преимуществом системы «Дело» является ее полная интеграция с системой 1С — инструментом для автоматизации финансового документооборота. Это предоставляет СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района следующие дополнительные преимущества:

Для руководства:

Организация надежного хранилища оригиналов документов.

Повышение полноты и сокращение сроков сбора документов.

Снижение затрат рабочего времени сотрудников на поиск и доступ к документам. Сокращение издержек на копирование документов.

Повышение производительности труда сотрудников за счет получения доступа к интересующей информации из привычного интерфейса программы автоматизации.

Для бухгалтеров:

Контроль наличия оригиналов документов (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры и др.).

Контроль сроков получения оригиналов документов.

Организация надежного хранилища оригиналов документов.

Организация быстрого способа поиска и доступа к электронным образам документов.

Экономия рабочего времени, затрачиваемого на предоставление другим сотрудникам оригиналов документов или данных этих документов. Сотрудники получают доступ к электронным образам документов.

Автоматизация процесса подготовки документов для уничтожения или передачи в архив.

Работа с образами документов в привычном интерфейсе без снижения производительности системы.

Выводы

Система «Дело» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района, так и полноценное управление электронными документами секретарем. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.

Заключение

На основе проведенного исследования необходимо отметить, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ.

В рамках данной курсовой работы проведен анализ деятельности секретаря Государственного учреждения «Централизованной бухгалтерии администрации Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга», который показал, что в учреждении, в основном, применяется централизованная форма работы, поэтому на секретаря возложен слишком большой объем работы и ответственности.

Соответственно, сделаны вывод о необходимости внедрения в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района автоматизированной системы документационного обеспечения управления «Дело», которая обеспечивает достижение следующих основных целей в деятельности секретаря — это уменьшение трудоемкости обработки документов и ускорение их движения в учреждении.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района, равномерной загрузке структурных подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Андреева В.И., Быкова Т. А. и др. Энциклопедия секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2009. — № 1. — С.26−34.

Байкова И. Ю. Настольная книга секретаря-референта. — 2-е изд., переработ. и доп. — М. Эксмо, 2008. — 336 с.

Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот. — М.: Эксмо, 2009. — 224 с.

Вялова Л. М. Организация движения документов // Секретарское дело 2008. — № 2. — С.16−20.

Круглянская Л. Я. Настольная книга секретаря. — СПб.: Издательский дом Герда. 2009. — 242 с.

Организация рабочего места секретаря — [Электронный ресурс] // Режим доступа:

http://cde.osu.ru/demoversion/course139/3₄.html

Селезнева Т.А. Секретарь-референт в структуре управления — [Электронный ресурс] // Режим доступа: www.hist.usu.ru/dais/articles/4

Справочник секретаря-рефернта: практическое пособие. — Изд. 5-е, переработ. и доп. / Авт. сост.

М.И. Баксаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2008. — 407 с.

Сысоева Л. А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. — 2011. — № 1. — С. 32−40

Стенюков М. В. Профессия — секретарь. — М.: Приор. 2008. — 288 с.

Стенюков М. В. Секретарские секреты — М.: Приор, 2006. — 112 с.

Торочкина Д. Такие разные секретари — [Электронный ресурс] // Режим доступа: www. kaus-sekretar.ru/consulting/articles.php?id=4&article=25

Шатина Н. В. Функции секретаря — помощника руководителя // Секретарское дело — 2009. — № 4. — С. 23−28.

Энговатова О. 500 советов секретарю — [Электронный ресурс] // Режим доступа:

http://www.publicant.ru/Demo/553 631.htm#TOC_ID0EGE

Приложения Приложение 1

Организационная структура СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района Приложение 2

Схема работы с входящими документами

Приложение 3

Схема работы с исходящими документами

Круглянская Л. Я. Настольная книга секретаря. — СПб.: Издательский дом Герда. 2009. С. 18.

Стенюков М. В. Секретарские секреты — М.: Приор, 2006. C. 13

Энговатова О. 500 советов секретарю — [Электронный ресурс] // Режим доступа:

http://www.publicant.ru/Demo/553 631.htm#TOC_ID0EGE

Стенюков М. В. Профессия — секретарь. — М.: Приор. 2008. С. 47−48.

Справочник секретаря-рефернта: практическое пособие. — Изд. 5-е, переработ. и доп. / Авт. сост.

М.И. Баксаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2008. С.

15.

Селезнева Т.А. Секретарь-референт в структуре управления — [Электронный ресурс] // Режим доступа: www.hist.usu.ru/dais/articles/4/

Торочкина Д. Такие разные секретари — [Электронный ресурс] // Режим доступа: www. kaus-sekretar.ru/consulting/articles.php?id=4&article=25

Организация рабочего места секретаря- [Электронный ресурс] // Режим доступа:

http://cde.osu.ru/demoversion/course139/3₄.html

Андреева В.И., Быкова Т. А. и др. Энциклопедия секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. — № 1. — С.

29.

Директор ГУЦБ

Заместитель

Главный бухгалтер

Заместитель главного бухгалтера по ДОУ

Заместитель главного бухгалтера по ГОУ

Заместитель главного бухгалтера по ГУЗ

Группа по расчету з/п сотрудников ДОУ

Группа по расчету з/п сотрудников ГОУ

Группа по учету материальных ценностей по ГОУ

Группа по учету материальных ценностей по ДОУ

Организационно-правовой отдел

Договорной отдел

Расчетный отдел

Финансовый (общий) отдел

Секретарь

Отдел по учету материальных ценностей

Инженерно-технический отдел

Хозяйственный персонал

Отдел питания

Отдел родительской платы

Планово-экономический отдел