Особенности документирования деятельности в строительной фирме ООО «НИКСТРОЙ»

Она обеспечивает ведение множества электронных картотек, которые, однако, являются при этом подмножествами единой картотеки органа власти. При этом резолюции и связанные с ними документы автоматически перемещаются между картотеками в соответствии с принятой технологией прохождения документов.

Таким образом, в любой момент времени имеется полная информация о состоянии, истории движения и исполнения документов в органе власти. Данный комплекс программного обеспечения (ПО) позволяет также решить проблему координации работы с документами в территориально-распределенных подразделениях или представительствах органа власти. Обеспечивается обмен документами и резолюциями с использованием современных систем связи между подразделениями.

Основные факторы эффективности автоматизации документооборота с использованием предлагаемого программного решения:

Экономия организационно-технических затрат, связанных с размножением и перемещением документов, регистрацией работы с ними.

Упорядочение технологии работы с документами. Внедрение единой компьютерной технологии позволяет предприятию перейти на единую систему делопроизводства и документооборота.

Ускорение прохождения документов на предприятии за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций.

Полный контроль за документами и работой персонала с ними. Средства системы позволяют осуществлять как оперативный контроль за деятельностью предприятия, так и аналитическую обработку накапливаемых данных о документах и работе с ними персонала.

Основа предлагаемого решения — система автоматизации делопроизводства и документооборота — является современным масштабируемым решением.

Единицей хранения в информационной системе является регистрационная карточка (далее РК) документа — электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Содержащая исчерпывающие сведения о документе, она хранится в единой базе данных. База данных, хранящая РК документов, по аналогии с традиционным документооборотом называется картотекой, хотя поддерживается она современной высокопроизводительной СУБД.

Функциональные возможности САДД поддерживают ведение РК на всех этапах исполнения документа, включая его регистрацию, наложение на документ резолюций, оформление отчетов исполнителями, списание документа в дело. Подсистема формирования стандартных отчетов дает возможность оперативно контролировать исполнение документов.

Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т. е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой поддерживаются три базовые группы:

входящие;

исходящие (внутренние);

письма и обращения граждан.

Группа Входящие предназначена для регистрации поступающей в организацию служебной корреспонденции. Группа Исходящие (внутренние) предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов. Группа Письма и обращения граждан — для регистрации поступающих в организацию писем граждан.

Система допускает деление каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно делить на более мелкие подгруппы и т. д. Например, группу Исходящие можно разделить на подгруппы Отправляемые документы и Внутренние документы, а подгруппу Внутренние документы — на подгруппы Приказы, Распоряжения, Инструкции и т. д.

Деление на подгруппы определяется правилами документооборота и нуждами справочно-аналитической работы, а состав подгрупп и правила формирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике группы документов.

В зависимости от того, к какой базовой группе отнесен документ, его РК содержит разный набор реквизитов. Состав реквизитов каждой из групп документов также определяется действующими российскими нормативными документами.

Рассмотрение входящего документа Все операции по рассмотрению входящих документов производятся с помощью системы автоматизированного документооборота, входящей в состав предлагаемого решения.

При регистрации документа, поступившего в ООО «Никстрой», уполномоченный на то служащий заполняет экранную форму. Система автоматически в соответствии с принятыми в организации правилами формирует регистрационный номер документа, а пользователь вводит все необходимые сведения о документе, в том числе краткую аннотацию, и при необходимости присоединяет отсканированный, (а при возможности — распознанный средством оптического распознавания) электронный образ документа.

При большом потоке входящих документов делопроизводитель может направить документ в специализированный участок сканирования. Там документ будет отсканирован высокопроизводительными техническими средствами потокового сканирования и образ автоматически присоединится к уже введенной РК.

После регистрации делопроизводитель определяет должностное лицо ООО «Никстрой», которое должно рассмотреть поступивший документ. При наличии возможности делопроизводитель может подготовить и проект резолюции. САДД самостоятельно направит регистрационную карточку определенному делопроизводителем должностному лицу.

Вынесение резолюции по документу должно быть отражено в РК внесением фамилий автора и исполнителя резолюции, а также текста резолюции (если текст есть). Это может делать как сам автор резолюции, так и его помощник, имеющий доступ к документу и право регистрации вынесенной резолюции. При этом, несмотря на то что резолюция вносится от имени уполномоченного должностного лица, система полностью сохраняет информацию о пользователе, на самом деле записавшем текст резолюции в РК документа.

После записи резолюции РК документа станет доступна должностным лицам, назначенным исполнителями резолюции.

Исполнение резолюций Резолюция, вынесенная по входящему документу, может требовать от исполнителей проведения каких-либо действий или быть нейтральной — например «принять к сведению». С точки зрения автоматизации документооборота наиболее интересны резолюции, требующие от исполнителей подготовки внутренних или исходящих документов.

Содержащееся в резолюции распоряжение о подготовке документа порождает отдельный производственный процесс подготовки документа. Этот процесс традиционно состоит из следующих этапов:

подготовка текста проекта документа;

согласование проекта документа;

утверждение проекта документа.

Основная по трудоемкости задача — подготовка текста проекта документа — уже давно во многих органах власти решается при помощи средств вычислительной техники. При этом формальные операции документооборота, такие, как визирование при согласовании и утверждение, требуют работы с бумажным документом.

Подготовленный полностью в электронном виде документ необходимо распечатать и зарегистрировать в САДД. Производится это в порядке, схожем с регистрацией любого другого документа за исключением того, что необходимость в сканировании отпадает. САДД позволяет проконтролировать процесс согласования и утверждения бумажного документа, учесть выдвинутые замечания и довести их до сведения исполнителей.

Подготовка документа ведется современными технологиями работы с документами, предоставляемыми решениями Microsoft. Более подробное описание этих решений приведено в разделе «Подготовка документов».

Обработка исходящих документов Прошедший согласование и утверждение проект исходящего документа автоматически регистрируется в САДД как утвержденный исходящий документ. Далее, в случае указания в РК внешних адресатов, которым надлежит получить данный документ, осуществляется контроль отправки бумажных экземпляров.

При необходимости исходящий документ можно опубликовать в электронном виде на внутрифирменном портале.

После того как исходящий документ зарегистрирован, его электронная копия и реквизиты регистрационной карточки (кто утвердил, кому документ направлен) могут быть отправлены адресуемому предприятию по электронной почте. Если система автоматизированного делопроизводства установлена и там, то поступивший позже оригинальный документ регистрируется как входящий уже в автоматизированном режиме — многие из реквизитов регистрационной карточки устанавливаются по умолчанию на основе данных, полученных вместе с его электронной копией. Таким образом, резко сокращается время прохождения документа на уровне исходящий-входящий, и сотрудники организации-адресата получают возможность ознакомиться с содержанием документа задолго до доставки бумажного экземпляра.

Однако работа с исходящими или внутренними документами не ограничивается их рассылкой. После доведения документа до сведения определенных должностных лиц, предприятий или граждан документ передается на хранение в архив.

С точки зрения нормативов архивное дело выходит за рамки документооборота. Однако архивное хранение документа является достаточно сложным и трудоемким процессом. Поэтому автоматизация архивного дела так же важна для повышения эффективности ООО «Никстрой».

В рассматриваемом комплексе программных средств передача дел на архивное хранение производится автоматизированно за счет тесной интеграции САДД и системы автоматизации архивного дела.

Система автоматизации архивного дела предназначена для ведения и учета архивных документов.

Контроль исполнения Предлагаемое решение обладает средствами контроля за документооборотом — от непосредственного контроля руководителем за исполнением собственных резолюций до контроля статистических параметров документооборота отдельных подразделений и ООО «Никстрой» в целом.

Текущий контроль исполнения резолюций осуществляется по записям в папке «На контроле» кабинета автора резолюции. РК находятся в этой папке с момента вынесения контрольной резолюции до утверждения автором резолюции отчета ответственного исполнителя.

Общий контроль исполнения резолюций осуществляется с помощью отбора РК по различным реквизитам резолюций, который производится с помощью функции Поиск. При этом отбор может производиться:

для каждой картотеки и для всех картотек сразу;

за определенный период времени регистрации РК или наложения резолюции;

по авторам и исполнителям резолюций;

по контрольным или неконтрольным резолюциям;

по находящимся на контроле или снятым с контроля резолюциям;

по резолюциям, выполненным в срок или с нарушением срока.

Также контроль исполнения можно осуществлять с помощью отчетов, получаемых при работе с отчетными формами системы автоматизированного документооборота.

Еще один способ эффективного контроля за ходом процесса по исполнению резолюции — сквозное взаимное соответствие сроков на всех технологических уровнях подготовки внутреннего или исходящего документа.

Контрольные сроки исполнения документа, определенные в резолюции, автоматически доводятся до исполнителей и учитываются средством автоматизации их деятельности. При подготовке сложных документов, где несколько исполнителей отвечают за отдельные разделы, обычно применяется программный продукт Microsoft Project. В меньших рабочих группах контрольные механизмы системы автоматизированного документооборота могут напрямую взаимодействовать со списками задач, ведущихся в почтовых системах Microsoft Outlook непосредственных исполнителей. Однако пример системы контроля интереснее рассматривать на более сложном примере, когда исполнением резолюции занято крупное подразделение.

Помимо непосредственного контроля в кабинете, система автоматизированного документооборота и делопроизводства предоставляет следующие виды контроля с использованием отчетов:

Сведения о документообороте. Отчет содержит данные об объеме документооборота какого-либо структурного подразделения, имеющего собственную картотеку, по группам документов за указанный период времени. При формировании отчета учитываются документы, находящиеся в текущей картотеке.

Сводка об исполнении контрольных документов. Эта сводка содержит сведения о количестве исполненных и находящихся на исполнении контрольных документов. Сводка формируется по документам текущей картотеки, т. е. в сводке учитываются документы, резолюции на которые наложены должностными лицами, приписанными к текущей картотеке. Сводка об исполнении контрольных документов может быть обобщенной или по ответственным исполнителям. При этом сводка может составляться для документов с заданным интервалом дат регистрации (в отчет попадают сведения о количестве документов, имеющих контрольные резолюции) и для резолюций с заданным интервалом плановых дат (в отчет попадают сведения о количестве контрольных резолюций).

Отдельный аспект контроля — протоколирование действий пользователя с РК. В системе предусмотрена автоматическая регистрация всех изменений, вносимых в РК. С этой целью для каждой карточки ведется протокол изменений основного и дополнительных разделов РК, а также протоколы изменений резолюций. Для каждого изменения в протоколе регистрируется дата и время, характер выполненных действий и фамилия пользователя.

3.3 Организация документооборота и исполнения документов

В основе организации контроля исполнения служебных документов в ООО «Никстрой» лежат принципы:

— заблаговременности;

— объективности: важно, чтобы контроль опирался на точные, объективные и научно обоснованные нормативы;

— открытости: подчиненные должны знать, что, как, и по каким решениям контролируют; о результатах контроля надо уведомлять подчиненного;

— системности: контроль должен касаться каждого участка работы, а не только предпочтительных, по мнению начальства;

— индивидуального подхода.

Структуру внутреннего контроля можно представить следующим образом (рис. 3.1).

┌───────────────────────┐

┌──────────────┤ Внутренний контроль ├──────────┐

│ └────────────┬──────────┘ │

┌────────────┴──────────────┬────────────┴──────────┬──────────┴──────────┐

│ Контроль со стороны │ Контроль со стороны │ Самоконтроль │

│ руководителя │ сотрудников │ │

└───────────────────────────┴───────────────────────┴─────────────────────┘

Рис. 3.1 — Структура внутреннего контроля в ООО «Никстрой»

Игнорирование перечисленных принципов контроля приводит к снижению результатов работы органов предприятия, его аппарата.

Основными задачами, которые решает контроль в системе управленческой деятельности, являются повышение ответственности должностных лиц и эффективности управления и эффективное использование системы делопроизводства, обеспечение отлаженности, целесообразности и точности прохождения документов по адресам.

В практической деятельности Учреждения применяется два метода контроля: внутренний и внешний контроль.

Внешний контроль осуществляется со стороны вышестоящих органов.

Каждую неделю в понедельник от контрольно-аналитического управления приходит информация с указанием документов, срок которых истекает через неделю.

В случае неисполнения документа, стоящего на контроле в Администрации предприятия в срок, и непредставления при этом в адрес контрольно-аналитического управления обоснования со стороны Учреждения данный вопрос выносится на рассмотрение губернатора области.

Внутренний контроль в ООО «Никстрой», проверку исполнения документов, а также постановлений и распоряжений осуществляет канцелярия Учреждения. Также в Учреждении издан Приказ о совершенствовании организации контроля в ООО «Никстрой», в котором назначается ответственный за организацию контроля в Учреждении, а также даются указания начальникам структурных подразделений о принятии мер по совершенствованию контрольной работы в Учреждении.

Внутренний контроль охватывает три группы вопросов:

— контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий. Такой контроль подразумевает оценку правильности и полноты решения поставленного вопроса. В ООО «Никстрой» такую оценку дает директор либо по его поручению заместитель директора. Если директор согласен с решением данного вопроса, то документ подписывается, если же данное решение его не устраивает, то документ возвращается исполнителю на доработку;

— контроль соответствия документов требованиям ГОСТов. Данный контроль заключается в проверке правильности оформления документа, полноты реквизитов, наличия всех приложений. Такой контроль осуществляется как сотрудниками канцелярии, так и ответственными исполнителями самостоятельно;

— контроль исполнения документов в установленные сроки. Данный вид контроля осуществляет канцелярия ООО «Никстрой».

В ООО «Никстрой» обязательному контролю подлежат все распорядительные документы, особенно имеющие конкретные поручения о представлении отчетов, информации.

Директором утвержден перечень документов, подлежащих контролю.

При постановке документа на контроль на нем проставляется отметка о контроле, которую обозначают штампом «Контроль», и указывается дата истечения срока исполнения данного документа.

Каждую неделю работники канцелярии распечатывают отчет о выполнении контрольных поручений в подразделениях Учреждения, срок которых истекает через неделю, и раздают исполнителям в качестве напоминаний.

Все поручения исполняются в указанные в них сроки. Если в документе срок исполнения не указан, то ставятся типовые сроки, установленные законодательными и другими актами.

Если в тексте поручения содержится указание «Срочно», то документы исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов — в течение 10 дней. Также в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание «Оперативно» .

Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через канцелярию на имя руководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продлении этого срока и о причинах отсрочки, причем не позднее чем за 5 дней до истечения ранее установленного срока.

Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившим срок. Канцелярия сообщает о принятом решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока.

Канцелярия несет полную ответственность за соблюдение исполнителями сроков ответа по документам. Если исполнитель не предоставил ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, заведующий канцелярией пишет служебную записку на имя директора с указанием нарушения.

Поручение считается исполненным, если представленная информация о выполнении предусмотренных в ней заданий принята и по ней не даны дополнительные поручения. Поручение снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение. Отметка об исполнении документа также проставляется в журнале и контроль снимается.

Канцелярия обеспечивает контроль, сбор, обработку, обобщение поступающей информации о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет взаимодействие по этим вопросам с контрольно-аналитическим управлением Администрации.

Таким образом, контроль представляет собой совокупность процессов и методов, обеспечивающих стабильность деятельности предприятия.

Организация эффективного внутреннего и внешнего контроля является обязательным элементом управления. Проверка качества и своевременности исполнения решений и распоряжений различных уровней управляющей системы должна проводиться постоянно. Именно тогда контроль становится эффективным.

Экономическая эффективность от внедрения системы электронного документооборота является достаточно условной и выражается в следующих положительных моментах:

возможность простого доступа к общей информации и разграничения доступа к конфиденциальной информации;

профессиональное использование компьютера для подготовки материалов и составления документов для передачи в другие организации;

лучшая организация рабочего времени.

Однако наряду с положительными моментами внедрения информационных технологий и связанной с этим условной экономией или прибылью, необходимо учитывать также и связанные с этим расходы:

стоимость приобретения программного обеспечения;

стоимость обучения сотрудников работе с программами, объем и стоимость, которого зависит как от используемых программ, так и от обучаемости людей;

оплата профессионалов на поддержку пользователей (системные администраторы и программисты).

Источниками эффективности, возникающими от применения системы электронного документооборота являются:

существенное сокращение сроков проектов, повышение их качества, эффективное управление изменениями;

возможность эффективно планировать и распределять ограниченные производственные ресурсы;

получение разнообразных отчетов (отчеты об использовании производственных ресурсов, заявки-заказы, оценки эффективности использования производственных ресурсов в динамике и т. д.);

возможность работать с единой базой данных и хранить информацию о деятельности предприятия «в одном месте».

Исходные данные для расчетов представлены в табл. 3.1

Таблица 3.1

Таблица затрат на внедрение системы электронного документооборота Название Количество Стоимость, руб Тип затрат (Е-единовр., П-пост.) Итого ПК работника отдела 3 35 000 Е 105 000

Среда распространения сигнала, порты (комплект) 3 5000 Е 15 000

Затраты на обучение сотрудников 3 33 600 Е 100 800 ПО:

Компас «Управление производством» 3 35 000 Е 105 000

Внедрение системы 1 500 000 Е 500 000

Канцелярские расходы — - П 6000

Эксплуатационные затраты — - П 70 000

Зарплата программиста 1 20 000 П 20 000

Итого 921 800

Экономический эффект проявляется в увеличении прибыли организации.

Пессимистический вариант оценки экономического эффекта Хотя представляется достаточно затруднительным рассчитать точный, конкретный размер выгоды от предлагаемых в проекте инноваций, будем условно считать, что они приведут к увеличению ежегодной прибыли общества не менее, чем на 10%. Учитывая, что ежегодная прибыль от реализации основной продукции ООО «Никстрой» составляет приблизительно 3 000 000 рублей, предполагаемая экономическая выгода от предлагаемых усовершенствований будет заключаться в ежегодном приросте прибыли на 300 000 рублей.

Текущая стоимость С потока ежегодных выгод (через Т) может быть рассчитана по формуле:

где r — процентная ставка на шаг расчета,

В — прирост прибыли на шаг расчета.

Процентная ставка (значение дисконта) в российской экономике вообще, и в строительном комплексе, в частности, сегодня составляет около 14%, по методике расчета принятой в приказе Минфина Российской Федерации от 20.

12.2007 № 144н ПБУ 8/01 «Условные факты хозяйственной деятельности» .

Чистый дисконтированный доход за 1 год составит:

ЧДД = 300 000 / 1,14 = 263 158 руб.

Т окупаемости = Затраты / Прибыль = 921 800 / 263 158 = 3,5 года или ~ 42 месяца.

Следовательно, в течение трех с половиной лет функционирования системы электронного документооборота будет получена дисконтированная прибыль, превышающая сумму затрат на создание и внедрение этой системы. Таким образом, срок окупаемости при пессимистическом варианте составит 3,5 года.

Рентабельность проведенных инноваций за один год составит:

Р = 263 158 / 921 800 = 28,55%

Индекс доходности дисконтированных затрат (ИДДЗ) — отношение суммы дисконтированных денежных притоков к сумме дисконтированных денежных оттоков за 5 лет составит:

ИДДЗ = 1 315 790 / 921 800 = 1,43

Оптимистический вариант оценки экономического эффекта Согласно оптимистичному варианту оценки экономической выгоды от внедрения отдела управления персоналом, ежегодный прирост прибыли ООО «Никстрой» составит 20%, или 600 000 рублей ежегодно.

В таком случае чистый дисконтированный доход за 1 год должен составить:

ЧДД = 600 000 / 1,14 = 526 316 руб.

Т окупаемости = Затраты / Прибыль = 921 800 / 526 316 = 1,75 года или ~ 21 месяц.

Следовательно, в течение 1 года и 9 месяцев функционирования системы электронного документоооборота будет получена дисконтированная прибыль, превышающая сумму затрат на создание этой системы. Таким образом, срок окупаемости при оптимистическом варианте составит 1 год и 9 месяцев.

Рентабельность проведенных инноваций за один год составит:

Р = 526 316 / 921 800 = 57,1%.

Индекс доходности дисконтированных затрат (ИДДЗ) — отношение суммы дисконтированных денежных притоков к сумме дисконтированных денежных оттоков за один год составит:

ИДДЗ = 526 316 / 921 800 = 0,57

Полученные результаты всех вариантов расчета представлены в таблице 3.

2.

Таблица 3.2

Показатели экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота Показатели экономического эффекта Варианты прогноза экономического эффекта Пессимистический Оптимистический Прирост прибыли (руб.) 300 000 600 000

Затраты на совершенствование (руб.) 921 800 921 800

Период расчета, мес. 12 12 ЧДД за расчетный период (руб.) 263 158 526 316

Рентабельность за расчетный период (%) 28,55 57,1 Индекс доходности дисконтированных затрат за расчетный период 0,29 0,57 Срок окупаемости (мес.) 42 21

Из приведенных расчетов видно, что даже при пессимистическом варианте прогноза экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота на ООО «Никстрой» достигаются хорошие экономические показатели.

Оперативная эффективность проектных решений заключается в минимизации цикла управления.

Фактическое значение цикла управления определяется по формуле:

Тф= t (c6) + t (ввu) + t (nep.) 4- t (o6) + t (выu) + t (oc) + t (np) + t (dp),

где t (c6) — время сбора информации, мин., (ч.);

t (вви) — время ввода информации, мин., (ч.);

t (nep.) — время передачи информации, мин., (ч.);

t (o6) — время обработки информации, мин., (ч.);

t (выи) — время вывода информации, мин., (ч.);

t (oc) — время осмысливания информации, мин., (ч.);

t (np) — время принятия управленческого решения, мин., (ч.);

t (др) — время доведения решения до исполнителей, мин., (ч.).

Значения вышеперечисленных показателей и расчет значения цикла управления до и после внедрения проектных решений представлен в таблице 3.

3.

Таблица 3.3

Результаты расчетов показателей оперативной эффективности Показатели Единицы измерения Значения показателей до внедрения после внедрения Время сбора информации, t (c6) ч. 5,1 4,3 Время ввода информации, (вви) ч. 4,2 3,8 Время передачи информации, t (пер) ч. 1,1 0,9 Время обработки информации, t (o6) ч. 2,1 1,9 Время вывода информации, t (выи) ч. 0,7 0,5 Время осмысливания информации, t (oc) ч. 4,3 3,8 Время принятия управленческого решения, t (np) ч. 2,2 1,5 Время доведения решения до исполнителей, t (др) ч. 1,2 0,7 Значение цикла управления (Т) 20,9 17,4 Сокращение цикла управления в абсолютном выражении мин 210 Индекс снижения временных затрат раз 1,2 Коэффициент снижения временных затрат % 16,75

Сокращение цикла управления в абсолютном выражении:

Т = ТБ — ТФ = 20,9 часов — 17,4 часов = 3,5 часа = 210 минут Т = 3 часа 30 минут Индексы снижения временных затрат:

И3 = ТБ/ТФ = 20,9/17,4 = 1,2 (раз) Коэффициент снижения временных затрат:

Кв = (ТБ — ТФ)/ТБ 100 = (1254−1044)/1254*100= 16,75%

Таким образом, при внедрении предложенных проектных решений цикл управления снизится практически в 1,2 раза или можно сказать, что время цикла управления снизится на 16,75%.

Внедрение системы электронного документооборота для управления организацией будет иметь положительный эффект.

Применение опыта сотрудников, а также использование специального программного продукта электронного документооборота позволит разработать бизнес-план развития предприятия, повысить конкурентоспособность, определить потребность в инвестициях и кредитных средствах и привлечь их, определить оптимальный способ финансирования инвестиционного проекта, оценить возможные варианты производства, закупок и сбыта, проконтролировать выполнение бизнес-плана.

Обмен информацией внутри организации увеличится и будет более быстрым и простым для всех сотрудников. В сочетании с большой организованностью и четкостью в работе это создает лучшие условия труда.

За счет получения экономического эффекта в форме прибыли организация осуществляет комплексное развитие и повышение благосостояния сотрудников.

Социальный эффект проявляется в виде:

улучшения условий работы;

повышение уровня квалификации;

создание благоприятных условий жизнедеятельности населения;

гармонизацию общественных отношений;

повышение удовлетворенности работой.

Результаты оценки социальной эффективности приведены в таблице 3.

4.

Таблица 3.4

Показатели социальной эффективности Показатель Выполняется/не выполняется Обоснование Улучшение условий труда Улучшение Снижается трудоемкость работы, повышается оперативность Улучшение качества жизни работников Повышается Увеличивается эффективность и качество выполнения поставленных задач, уменьшается цикл управления, следовательно, повышается оплата труда, улучшаются условия жизнедеятельности Удовлетворенность работой Повышается Снижается трудоемкость работы, больше времени для творческого осмысления Прирост доходов работников Увеличивается Повышаются результаты работы, увеличивается заработная плата Увеличение рабочих мест Не изменяется Не оказывает влияния, дополнительные рабочие места не вводятся Повышение квалификации работников Повышается Профессиональный рост работников Как видно из таблицы 3.4, совершенствование системы управления организацией позволяет повысить социальный эффект, а именно улучшить условия труда работников, повысить их уровень жизни, профессиональный рост.

Заключение

Проведенное исследование позволило сделать следующие выводы:

При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила:

1) каждый документ регистрируется только один раз

2) все документы регистрируются только в одном месте

3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии Регистрационный номер документа, как правило, состоит из следующих элементов:

1) шифра организации в министерстве или ведомстве

2) номера дела, в который помещается документ или его копийный экземпляр

3) порядкового номера документа в регистрационном журнале Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа. Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ООО «Никстрой» разделяют следующим образом:

Входящие Исходящие Приказы по основной деятельности по командировкам по личному составу Внутренние финансовые служебные Организация документооборота ООО «Никстрой» представляет собой создание или получение от других организаций первичных документов, принятие их к учету, обработку и передачу в архив.

В целом документы бухгалтерского учета ООО «Никстрой» можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация.

Первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Такие документы составляются на бланках унифицированной формы.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. В единой журнально-ордерной форме счетоводства ООО «Никстрой» существует два вида бухгалтерских регистров, а именно журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Кроме этого, применяются и специальные разработочные таблицы.

Журнал-ордер является основным регистром бухгалтерского учета, а вспомогательные применяются в тех случаях, когда аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

ООО «Никстрой» можно предложить следующие направления совершенствования документооборота:

— использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

— сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных, многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов.

Федеральный закон Российской Федерации от 21.

11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 03.

11.2008 № 183-ФЗ) // Собрание законодательства РФ, 25.

11.1996, № 48, ст. 5369.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. Ст. I. // Отечественные архивы. 1993. № 5. С. 3.

Постановление Правительства Российской Федерации от 08.

07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» // Собрание законодательства РФ, 14.

07.1997, № 28, ст. 3448.

Письмо Министерства финансов СССР от 08.

03.1960 № 63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства» (в ред. Письма Минфина СССР от 12.

01.1983 № 4) // СПС «Консультант Плюс»

ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С.

2.

ГОСТ 16 487–33. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1984. С. 2.

ГОСТ Р 6.30−2003

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Издательство стандартов, 2003.

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. — М.: Стандартинформ, 2007.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Главархив СССР, 1991.

Анализ хозяйственной деятельности: учебное пособие / Под ред. В. И. Бариленко. — М.: Эксмо, 2011. — 352 с.

Андреева В. И. Делопроизводство. — М., — 2004. — 564с.

Грузинов В. П. Экономика предприятия / В. П. Грузинов. — М.: Финансы и статистика, 2009. — 535 с.

Губин В.Е., Губина О. В. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2008.

Доронина Л. А. Систематизация документов в кадровой службе // Справочник кадровика .- 2004. № 1.С.9−13.

Доронина Л. А. Удостоверение документов. Подпись // Справочник кадровика .- 2004. № 2. — С.3−6.

Замыцкова О. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. — 375 с.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие — 2 изд. — М.: Инфра — М. — 2004. — 321с.

Комплексный экономический анализ предприятия / Под ред. Н. В. Войтоловского, А. П. Калининой. — СПб.: Питер, 2010. — 256 с.

Кравченко Л. И. Автоматизированная система учетного процесса: Учебник / Л. И. Кравченко. — Минск, 2005. — 415 с.

Краткий курс по анализу хозяйственной деятельности: Учебное пособие. — М.: Издательство «Окей-книга», 2010. — 176 с.

Кричевский Р. Л. Если Вы руководитель… — М. — 2003. — 573с.

Кугушева Т. В. Делопроизводство: Учебное пособие. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. — 256 с.

Кудряев В. А. Организация работы с документами. — М.: Инфра-М. — 1998. — 432с.

Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. — 2002. — 384 с.

Ладанов И. Д. Практический менеджмент. М.: Элник — 2005. — 186с.

Ларин М. В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии. — М. — 2000. — 543с.

Ларьков Н. С. Документоведение. М., 2006.

Международное коммерческое дело: Учебник для вузов. / И. Н. Герчикова — М., 1996 — 415 с.

Методологический подход к реорганизации деятельности предприятия. / В. Ивлев, М. Каменнова, Т. Попова — Открытые Системы. — 1996. — N2

Организация и технология коммерческой деятельности Учебник. — 2-изд. пер. и доп. / О. В. Памбухчиянц — М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2001, — 380 с.

Организация коммерческой деятельности. Учебное пособие. / С. А. Каплина — Ростов на Дону: Феникс, 2002, — 170 с.

Подольский В. И. Информационные системы в экономике / В. И. Подольский. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 2006. 189 с.

Поздняков В. Я. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2009.

Райзберг Б. А. Современный экономический словарь / Б. А. Раййзберг. — М.: ИНФРА-М, 2006. 472 с.

Рогожин М. Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии. М.: Гросс-Медиа: РОСБУХ, 2007.

Русак Н. А. Международные стандарты бухгалтерской отчетности / Н. А. Русак. — Минск: Высшая школа, 2006. — 309 с.

Савин В. А. Документ — архивный документ — исторический источник — памятник истории и культуры: проблемы проявления сущностных характеристик // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и тезисы выступлений 12−13 мая 1996 г. М., 1997 г. Вып. I.

Санкина Л. В. Порядок оформления документов. Требования нового стандарта // Справочник кадровика .- 2004. № 8−9.

Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебн.

практич. пособие /В.В. Галахов, Корнеев и др.: Под ред. И. К. Корнеева. — М., 2004.

Сокова А. Н. Рекомендации по использованию национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в российском делопроизводстве (в порядке обсуждения) // Делопроизводство, 2008, № 2.

Сотникова Л. В. Новые формы бухгалтерской отчетности / Л. В. Сотникова // Бухгалтерский учет. — 2006. — № 18. — С. 3 — 10.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 г. № 536.

Тодаро М. П. Автоматизация бухгалтерского учета / М. П. Тодаро. — М.: Экономический факультет МГУ, ЮНИТИ, 2005. — 671 с.

Услуги информационного характера, обеспечивающие коммерческую деятельность / В. А. Северин — Законодательство. 2000. N 1. С. 36 — 39

Ясперс К. Смысл и назначение истории: Пер. с нем. 2-е изд. — М: Республика, 1994. С. 72.

Приложения Приложение 1

Структура управления

ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С.

2.

ГОСТ 16 487–33. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1984. С. 2.

Ясперс К. Смысл и назначение истории: Пер. с нем. 2-е изд. — М: Республика, 1994. С. 72.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. Ст. I. // Отечественные архивы. 1993. № 5. С. 3.

Савин В. А. Документ — архивный документ — исторический источник — памятник истории и культуры: проблемы проявления сущностных характеристик // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и тезисы выступлений 12−13 мая 1996 г. М., 1997 г. Вып. I.

Ларьков Н. С. Документоведение. М., 2006.

Андреева. В. И. Делопроизводство. — М., — 2004. — 564с.

Постановление Правительства Российской Федерации от 08.

07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» // Собрание законодательства РФ, 14.

07.1997, № 28, ст. 3448.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие — 2 изд. — М.: Инфра — М. — 2004. — 321с.

Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. — 2002. — 384 с.

Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. — 2002. — 384 с.

Федеральный закон Российской Федерации от 21.

11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 03.

11.2006 № 183-ФЗ) // Собрание законодательства РФ, 25.

11.1996, № 48, ст. 5369.

Кудряев В. А. Организация работы с документами. — М.: Инфра-М. — 1998. — С. 321.

Кудряев В. А. Организация работы с документами. — М.: Инфра-М. — 1998. — 432с.

Рогожин М. Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии. М.: Гросс-Медиа: РОСБУХ, 2007.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Главархив СССР, 1991.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 г. № 536.

ГОСТ Р 6.30−2003

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Издательство стандартов, 2003.

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. — М.: Стандартинформ, 2007.

Сокова А. Н. Рекомендации по использованию национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в российском делопроизводстве (в порядке обсуждения) // Делопроизводство, 2008, № 2.

Замыцкова О. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. — 375 с.

Постановление Правительства Российской Федерации от 08.

07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» // Собрание законодательства РФ, 14.

07.1997, № 28, ст. 3448.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие — 2 изд. — М.: Инфра — М. — 2004. — 321с.

Кричевский Р. Л. Если Вы руководитель… — М. — 2003. — 573с.

Постановление Правительства Российской Федерации от 08.

07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» // Собрание законодательства РФ, 14.

07.1997, № 28, ст. 3448.

Грузинов В. П. Экономика предприятия / В. П. Грузинов. — М.: Финансы и статистика, 2009. — 535 с.

Федеральный закон Российской Федерации от 21.

11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 03.

11.2008 № 183-ФЗ) // Собрание законодательства РФ, 25.

11.1996, № 48, ст. 5369.

Постановление Правительства Российской Федерации от 08.

07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» // Собрание законодательства РФ, 14.

07.1997, № 28, ст. 3448.

Письмо Министерства финансов СССР от 08.

03.1960 № 63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства» (в ред. Письма Минфина СССР от 12.

01.1983 № 4) // СПС «Консультант Плюс»

Кугушева Т. В. Делопроизводство: Учебное пособие. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. — 256 с.

Постановление Правительства Российской Федерации от 08.

07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» // Собрание законодательства РФ, 14.

07.1997, № 28, ст. 3448.

Сотникова Л. В. Новые формы бухгалтерской отчетности / Л. В. Сотникова // Бухгалтерский учет. — 2006. — № 18. — С. 3 — 10.

Федеральный закон Российской Федерации от 21.

11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 03.

11.2006 № 183-ФЗ) // Собрание законодательства РФ, 25.

11.1996, № 48, ст. 5369.

Бухгалтерская документация предприятия

Учетная бухгалтерская документация

По учету основных средств

По учету материальных запасов

По учету труда и заработной платы

По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов

По учету денежных средств, ассигнований, расходов

По учету расчетов

По учету внебюджетных средств

Организационно-правовая документация бухгалтерии

Учетная политика

План счетов

Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы, ордера и пр.)

Инструкция об организации бухгалтерской деятельности

Положение о бухгалтерии

Положение о структурных подразделениях бухгалтерии

Должностные инструкции работников бухгалтерии

Прочие виды бухгалтерских документов

Отчетная бухгалтерская документация

Балансы (годовой, квартальные)

Отчеты (по видам) (годовые, квартальные)

Аналитические документы к балансам и отчетам

Отчеты о проведении проверок (ревизий)

Отчеты по налогам

Переписка по отчетам

Документы по инвентаризации

Номенклатура дел

Группировка исполненных документов в дела

Правильный и быстрый поиск дел (документов)

Составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Систематизация и учет дел, закрепление их индексов

Определение сроков хранения дел (документов)

Учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения

Разработка информационно-поисковой системы по документам

Изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности бухгалтерской службы, и сроки их хранения, формирование такого перечня

Изучение особенностей, присущих организации бухгалтерского делопроизводства, с учетом содержания его деятельности, объема, интенсивности и состава документооборота, организационной структуры и штатной численности, распределения полномочий по работе с документами между должностными лицами и т. п.

Предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов. Подлежащих помещению в соответствующие дела)

Предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов

Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых (при необходимости) в течение календарного года

Составление и оформление проекта номенклатуры дел

Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях — его уточнение и дооформление

Подписание проекта номенклатуры дел его разработчиком и начальником бухгалтерской службы

Законы Российской Федерации

Указы Президента и Постановления Правительства РФ

Нормативные акты федеральных органов исполнительной власти

Нормативная документация, на соответствие которой оформляются документы

Нормативная документация по организации делопроизводства

Нормативная документация по организации архивного хранения документов

Нормативно-методические документы организаций, предприятий, местных органов исполнительной власти Внешняя среда организации

Регистрация

Экспедиционная обработка

Рассмотрение Подписание

Составление проекта документа Согласование

Составление задания Технические работники

Руководитель

Исполнители

Руководитель

Внутренняя среда организации Отправляемый документ

Информационный поток Финансовый поток Материальные потоки

СБ РФ

Поставщики

Физические лица

Юридические лица

Предприятие

Потребители

Государственные и контролирующие органы

Поставщики и подрядчики

Покупатели и заказчики

Внешняя среда

Внутренняя среда

Гл. бухгалтер

Зам. директора по коммерческим вопросам

Директор

Интернет Электронная почта Входящая коммерческая информация

Факс

Торговые справочники

Рекламные буклеты

Справочники

Периодика

Прайс-листы

Деловая переписка

Электронная

Бумажная

Подшивка в дело

Передача в архив

Принятие решения по исполнению

Исполнение документов Контроль за исполнением документов

Рассмотрение

Сортировка, регистрация

Экспедиционная обработка (прием документов)

Сортировка, регистрация

Технические работники

Руководитель

Исполнители

Руководитель

Технические работники

Внешняя среда организации Поступающий документ

Внутренняя среда организации

Производственные подразделения

Вспомогательные и обслуживающие хозяйства

Производственный блок

Директор

Бухгалтерия

Отдел кадров

Организационный сектор

Сектор делопроизводства

Управленческий блок

РЕМОНТНО-СТРОИТ. УЧАСТОК

ОТДЕЛ ГЛАВНОГО АРХИТЕКТОРА

ДОГОВОРНО-ЮРИДИЧЕСКОЕ БЮРО

Здравпункт

КОМП-НАЯ

ВОЕНО-МОБИЛ. ОТДЕЛ И ГРАЖД. ОБОРОНЫ

База отдыха

ОТДЕЛ ГЛАВНОГО МЕТРОЛОГА

ПОЖАРНЫЙ НАДЗОР

КОТЕЛЬНАЯ

Столовая

Канцелярия

БЮРО ТЕХ. ДОКУМЕНТАЦИИ

ЛАБОРАТОРИЯ ПРОМСАНИТАРИИ

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ИЗОЛЯТОР БРАКА

РЕМОНТНО-МЕХАНИЧ. УЧАСТОК

ЦЕХ № 12

Хозяйственный отдел

ТЕХНИЧЕСКИЙ НАДЗОР

ЛАБОРАТОРИЯ КОНТРОЛЬНЫХ ИСПЫТАНИЙ

БЮРО ИНОСТР. ХОЗЯЙСТВА

СЛУЖБА ГЛАВНОГО МЕХАНИКА

Отдел сбыта

ВОХР

БЮРО ТЕХНИКИ БЕЗОПАСНОСТИ

ОТДЕЛ ТЕХНИЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ

Цех № 10

ОТДЕЛ ГЛАВНОГО ТЕХНОЛОГА

САН. ТЕХНИЧ. УЧАСТОК

ОТДЕЛ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Цех№ 9

Служба снабжения

СЛУЖБА КАЧЕСТВА

Расчетно-кассовая группа

Рнжимно;

секретный орган

ЭКОНОМИКОАНАЛИТИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ

Цех № 6

Отдел маркетинга

ОТДЕЛ ТРУДА И ПРОМ. САНИТАРИИ

ПРОИЗВ. ЭКСПЕРТ. УЧАСТОК

ЭЛЕКТРО УЧАСТОК

ЭЕРГОБЮРО

НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА ТЕХНИЧ. КОНТРОЛЯ

ЗАМ. ГЕН. ДИРЕКТОРА ПО ЭКОНОМИКЕ

ПРОИЗВОДС.ДИСПЕТЧЕРСКИЙ ОТДЕЛ

Коммер.

директор

Отдел главн.

бухгалтерии

Отдел кадров ОКБ

ЗАМ. ТЕХ. ДИРЕКТОРА ПО ПОДГОТОВКЕ ПРОИЗВОДСТВА

ЗАМ. ТЕХ. ДИРЕКТОРА ПО ЭНЕРГЕТИКЕ И СОДЕР.ОСН. ФОНДОВ

ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР

Зам. генерал. директора по режиму, кадрам и общим вопросам

Председатель совета директоров

ТЕХНИЧЕСКИЙ ДИРКТОР

Отдел собственности и корпоративного управления

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

Секретарь-референт

БЮРО СТАНДАРТИЗАЦИИ

ЦЕХ № 1