Использование технологий обработки текстов и таблиц при составлении рабочих документов PR

Таблицы с отношением один к одному редки, поскольку всю информацию можно включить в одну исходную таблицу. Однако в некоторых случаях редко используемую информацию имеет смысл хранить в одной таблице (таблица детализации), а часто используемую информацию — в другой.

Тип отношений многие к одному означает, что могут существовать многократные ссылки к данным в таблице детализации. Такой подход к построению БД полезен, потому что данные не дублируются (объем информации и место на диске), а изменение данных в одном месте воздействует на все ссылки.

Связи типа многие ко многим часто реализуются с помощью промежуточной таблицы, содержащей внешние ключи, связанные с каждой из основных таблиц.

Пример. Студенты обучаются по нескольким предметам. На лекции по какому-либо предмету приходит группа студентов. Следовательно, между студентами и учебными предметами имеется связь многие ко многим.

Внешний ключ — поле, не являющееся первичным ключом в данной таблице, но дублирующее поле первичного ключа из другой таблицы, которое используется для связи этих таблиц.

Связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных (числовой, текстовый и пр.). Можно связывать поле с типом данных «Счетчик» с полем с типом данных «Числовой». Поля счетчика считаются числовыми полями типа «длинное целое».

Обеспечение целостности данных. Целостность данных означает, что данные, введенные в поле, которое используется для связи двух таблиц, должны совпадать в одной и другой таблицах.

Если в нашем примере с избирателями и их наказами в таблице «Наказы» (вторичная таблица) будет введен несуществующий в другой (первичной) таблице («Избиратели») код избирателя, программа выдаст сообщение об ошибке.

Каскадное обновление связанных полей производит изменения в связанных полях вторичных таблиц, если эти изменения вносятся в связанные поля первичной таблицы.

Каскадное удаление связанных записей удаляет все записи во вторичных таблицах, содержащие в связанных полях значение, удаляемое в первичной таблице.

Формы используются для ввода данных. Они позволяют вводить по одной записи за один раз. Сложные формы можно сконструировать так, чтобы вводить информацию более чем в одну таблицу. Достоинством форм является то, что они не обязаны содержать все поля из определенной таблицы. Использование форм является более удобным в тех случаях, когда запись не умещается на экране в режиме таблицы. Также формы рекомендуется создавать для разграничения возможностей доступа к информации разными пользователями базы данных. В этом случае пользователь сможет увидеть и изменить содержание только тех полей, которые включены в специально для него созданную форму.

При работе с таблицей работа ведется непосредственно с полями данных. В формах и отчетах работа ведется с элементами управления, которые отображают данные из полей, хранят информирующий текст (заголовки, надписи) или являются декоративными элементами (линии, прямоугольники и пр.)

Отчеты предназначения для печати информации из базы данных и распространения информации. Как и отчет о любой другой работе, данный документ должен быть максимально понятен любому даже неподготовленному читателю, поэтому именно при работе с этим компонентом базы данных требуются наибольшие усилия по оформлению документа, выбору его дизайна и стиля представления информации. Как правило, ни один из автоматически генерируемых программой документов не обходится без редакторской правки, которую можно осуществить в режиме конструктора.

Режим конструктора. Этот режим предназначен для обеспечения наиболее полного доступа к возможностям программы при работе с любым из компонентов (объектов) базы данных. Он позволяет вводить имена полей, выбирать тип данных, которые будет содержать поле, и настраивать свойства каждого поля таблиц базы данных и форм базы данных; устанавливать критерии выбора информации из базы данных при составлении запросов. При создании (конструировании) шаблона отчета в этом режиме можно изменять размер, цвет и начертание шрифта, которым будет напечатана информация, менять расположение полей на странице, добавлять и редактировать заголовки и надписи. Этот же режим необходимо использовать и для того, чтобы задать требуемые действия по преобразованию информации, которые будет автоматически выполнять компьютер при ответе на запрос.

Заключение

Связи с общественностью (PR — Паблик Рилейшенз) — самостоятельная функция менеджмента организации по установлению и поддержанию коммуникаций между организацией и общественностью. Список основных сфер деятельности специалистов по связям с общественностью является достаточно разнообразным. Тем ни менее, существуют некоторые общие «технологические» особенности представленных выше сфер деятельности Большей частью PR имеет дело с документами. Будь то предоставление материалов для печати, подготовка писем к акционерам или доклада на совещание, вряд ли стоит ограничиваться написанием рукописи в изначальном смысле этого слова. Основные технологии обработки текстов и таблиц PR — это презентации, электронные таблицы и базы данных.

Презентация — это специальное шоу для демонстрации новых изделий и других нововведений. Ее отличие от выставок состоит в том, что на выставках экспонируются любые изделия, а презентация проводится с целью ознакомления потребителей с новейшей продукцией и любыми другими нововведениями.

Электронная таблица — файл с данными, отображаемыми в табличной форме. Основное отличие от обычной таблицы, создаваемой с помощью текстового редактора, — наличие вычисляемых ячеек, значения данных в которых автоматически изменяются при изменении данных в ячейках, связанных с ними.

Microsoft Access — это пакет программного обеспечения для управления реляционными базами данных, который позволяет создавать сложные базы данных и управлять ими. Основными компонентами базы данных являются таблицы, формы, запросы, отчеты. При этом число компонентов в одной базе данных может быть любым. Любая база данных должна содержать не менее одной таблицы. В реляционных базах данных используется несколько взаимосвязанных таблиц.

Список литературы

Алешина И. В. Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетеров / Под ред. И. В. Алешина. — М.: Тандем, 2007. — 256с.

Денисон Д., Тоби Л. Паблик Рилешинз и реклама // Учебник для ВУЗов. — М.: Фильнъ, 2003. — 438с.

Джей Э. Эффективная презентация Пер с англ. — Мн.: Алалфея, 2006. — 208с.

Зачатейский Д. Е. Телекоммуникационные и компьютерные технологии в связях с общественностью: Учеб. пособие /ОмГТУ., Омск: Изд-во ОмГТУ, 2007. — 158с.

Почепцов Г. Г. Паблик рилейшнз, или как успешно управлять общественным мнением. — М.: Центр, 2003. — 320с.

Стоцкий Ю. Самоучитель Office XP/ Ю. Стоцкий. — СПб.: Питер, 2002. — 570c.

Почепцов Г. Г. Паблик рилейшнз, или как успешно управлять общественным мнением. — М.: Центр, 2003. — 320с.

Алешина И. В. Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетеров Под ред. И. В. Алешина. — М.: Тандем, 2007. — 256с.

Денисон Д., Тоби Л. Паблик Рилешинз и реклама // Учебник для ВУЗов. — М.: Фильнъ, 2003. — 438с.

Джей Э. Эффективная презентация Пер с англ. — Мн.: Алалфея, 2006. — 208с.

Джей Э. Эффективная презентация Пер с англ. — Мн.: Алалфея, 2006. — 208с.

Стоцкий Ю. Самоучитель Office XP/ Ю. Стоцкий. — СПб.: Питер, 2002. -570 c.

Зачатейский Д. Е. Телекоммуникационные и компьютерные технологии в связях с общественностью: Учеб. пособие /ОмГТУ., Омск: Изд-во ОмГТУ, 2007., 158 с.