Методики формирования бюджетов в стоматологической организации

Денежные потоки являются важной характеристикой клиники, поэтому получение данных о наличии и поступлении денежных средств является необходимой информацией для принятия решения. Такие данные позволяют провести анализ динамики поступления денежных средств во времени (ежедневный, ежемесячный, ежеквартальный графики).

Формирование основных бюджетов начинается с заполнения бюджетных форм операционных бюджетов. Порядок консолидации бюджетов определяется в Положении о бюджетировании, о содержании которого речь пойдет ниже.

Формирование управленческого баланса и бюджета доходов и расходов — единый неразделимый процесс. Практически невозможно составить корректный бюджет доходов и расходов, если параллельно с ним не составлять управленческий баланс.

Для формирования бюджетов потребуются бюджет движения денежных средств и бюджеты, описывающие изменения основных активов и обязательств организации.

3. Организация бюджетирования в стоматологической организации

Заключительным этапом определения методики формирования бюджетов является закрепление уже разработанных финансовой структуры, бюджетной модели в Положении о бюджетировании.

Так же, как и в любых других российских компаниях, бюджетный регламент (совокупность документов и приказов, описывающих бюджетный процесс) в стоматологических организациях часто заменяет приказ, где зафиксированы сроки составления, утверждения и анализа бюджетных документов и сборник шаблонов таких документов. Остальные правила (перечень ответственных лиц, порядок анализа бюджетов и т. д.), определяющие бюджетный процесс, оговариваются устно. Однако при таком подходе достаточно сложно вводить в курс дела новых сотрудников, контролировать соблюдение установленных правил (у руководства отсутствуют основания для формальных взысканий с неисполнительных сотрудников) и т. п. Поэтому и необходимо регламентировать все бюджетные процедуры.

Элементами бюджетного регламента являются:

Общие правила бюджетной деятельности. Необходимо определить цели, ради которых будет внедряться бюджетирование, а также целевые показатели, с учетом которых формируются доходные и расходные статьи бюджетов. Это делается для того, чтобы установить правила формирования отчетов о работе компании, а также порядок анализа и корректировки бюджетов.

Описание центров ответственности. В описании должны содержаться формы планов и отчетов, которые представляет каждый центр, а также правила консолидации этих документов в основных бюджеты.

Определение бюджетного периода. Бюджетный период — это срок, на который составляются основные финансовые бюджеты. Рекомендуется планировать бюджеты на год в помесячной разбивке с определением фактических данных по бюджету движения денежных средств ежедневно, а по бюджету доходов и расходов и баланса — один раз в месяц.

Составление бюджетного графика. В регламенте необходимо определить сроки разработки, согласования, утверждения, консолидации и анализа бюджетов всех уровней. Эти сроки должны быть достаточными для формирования бюджетных документов и утверждения их на бюджетном комитете организации. Для каждой стадии бюджетного процесса, начиная с составления и заканчивая утверждением бюджетных документов, назначаются ответственные.

Анализ исполнения и правила корректировки бюджетов. Должны быть утверждены методики и сроки проведения анализа исполнения бюджета, регламентирован порядок корректировки бюджетных документов и определен перечень сотрудников, отвечающих за анализ. Методика может содержать правила анализа отклонений фактических показателей от плановых, анализа структуры оказания услуг и т. д.

Порядок мотивации персонала в зависимости от бюджетных показателей. Данная часть регламента увязывает исполнение бюджета с вознаграждением конкретных сотрудников организации.

После определения методики (построения архитектуры и регламентов бюджетной системы) завершающим этапом внедрения бюджетирования является автоматизация процессов составления и анализа исполнения бюджетов, то есть настройка основных параметров исполнительной (расчетной) системы на утвержденные регламенты процессов бюджетирования.

Процесс автоматизации процесса бюджетирования включает в себя:

процесс консолидации факта и плана бюджета первоначально отрабатывается посредством использования электронных таблиц Excel, что позволит выявить недочеты, неучтенные при разработке форм бюджетов, состава статей бюджета;

выбирается программный продукт для автоматизации процесса бюджетирования;

выбранный программный продукт настраивается в соответствии с принятым в организации процессом бюджетирования;

персонал проходит обучение работе в выбранном и настроенном программном продукте.

Предпочтительнее вариант выбора комплексной системы автоматизации. Например, система управления стоматологической клиникой CS PoliDent, которая является эффективным программным средством комплексной автоматизации стоматологических клиник, стоматологических отделений в составе медицинских учреждений общего профиля, а также кабинетов частных врачей, которая обеспечивает комплексный учет и управление работой стоматологической клиники: регистрацию пациентов и врачебного персонала, ведение расписания работы и записи на прием, учет лечения и затраченных материалов, расчет стоимости услуг и учет оплаты, расчет зарплаты врачебного персонала, учет эффективности рекламы, а также обладает мощным и удобным механизмом статистической обработки информации и подготовки любых отчетов о работе врачей, регистраторов, отделений и клиники в целом.

Заключение

Методика бюджетирования в общем виде приведена в большинстве источников экономической литературы и содержит стандартные процедуры формирования как генерального, так и операционного бюджетов.

В то же время методики бюджетирования, предлагаемые подавляющим большинством ученых, ориентированы на производственные предприятия, и носят в некоторой степени упрощенный характер, поскольку не учитывают отраслевых особенностей промышленных организаций.

Методика бюджетирования основана на анализе многочисленных учебно-практических и научных разработок в области планирования, управленческого учета, бюджетирования, адаптированную для стоматологических организаций организаций независимо от масштаба их деятельности.

Бюджетирование стоматологических организаций следует разделить на три этапа:

1) формирование операционного бюджета путем составления различных бюджетов в строгой последовательности;

2) построение генерального бюджета стоматологической организации на основе сбора и обобщения укрупненных финансово-экономических показателей;

3) проведение бюджетного анализа в целях выявления отклонений фактически достигнутых показателей от заданных параметров и разработки практических рекомендаций по совершенствованию бюджетирования.

Система бюджетирования позволяет упорядочить поток информации, распределять ответственность за принятие решений, осуществлять контроль за деятельностью отдельных хозяйственных единиц, увязывать стратегические, тактические и оперативные уровни планирования работы предприятия. Контроль за движением средств, постоянный финансовый и экономический анализ позволит руководителям принимать оптимальные решения.

Дашкина Г. Г. Особенности построения системы управленческого учета в негосударственных стоматологических организациях / Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук. — М.: ГОУ ВПО Всероссийский заочный финансово-экономический институт, 2008.

Как разработать бюджетный регламент / Финансовый директор.- 2004 — № 3.

Лашин А. Как сформировать основные управленческие отчеты / Финансовый директор.- 2007 — № 3.

Николаев К. В. Основы практического построения управленческого учета в стоматологической организации / Экономика и менеджмент в стоматологии. — 2008. — № 1.

Хруцкий В.Е., Гамаюнов В. В. Внутрифирменное бюджетирование: Настольная книга по постановке финансового планирования. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2006. — 464с.: ил.

6. Щепин. В.О., Габуева Л. А., Шаймиева Н. И. Анализ финансовой деятельности медицинской организации. / Здравоохранение. — 2005. — №

11. — С. 47−51.

Щиборщ К. В. Бюджетирование деятельности промышленных предприятий России. — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005. — 544 с.