Информационные сети в информационном обеспечении управления

Можно автоматизировать выполняемые на сервере задач, давая Web-узлу возможности по автоматической генерации почтовых сообщений определенного содержания при наступлении определенных условий и событий.

4. Защита информации. Все компоненты архитектуры Domino и Notes используют проверенную модель безопасности, которая по общему признанию является наиболее эффективной и гибкой в отрасли. Только авторизованные пользователи имеют право на чтение, создание и редактирование информации, хранящейся в базах данных. Публичные ключи, используемые вместе с частными ключами пользователей, делают возможным создание цифровых подписей и полное шифрование документов и почтовых сообщений.

Инфраструктура Domino и Notes обеспечивают четыре уровня безопасности:

Аутентификация, которая основана на сертификатах и обеспечивает надежную проверку того, что пользователи, подключающиеся к сетевым ресурсам Domino, являются теми, за кого они себя выдают.

Цифровые подписи, благодаря которым серверы Domino и клиенты Notes делают аутентификацию отправителя, что гарантирует, что информация, например, не подверглась изменениям в процессе передачи.

Контроль доступа, который определяет, кто может использовать некий ресурс (сервер, базу данных, документ) и то, что он может с этим ресурсом делать в зависимости от присутствия имени пользователя в соответствующем списке контроля доступа (Access Control List) и предоставленных прав Шифрование, обеспечивающее безопасную связь.

5. Средства календарного планирования. Одна из технологий, поддерживаемой Domino/Notes является технология календарного планирования. С помощью встроенного в клиентское место Notes календаря пользователи могут назначать встречи, планировать совещания, просматривать любой временной промежуток месяцев, недель или дней, выбирать даты для просмотра и многое другое. При этом функции календаря доступны и при работе с сервером Domino через Web-браузеры.

К стандартным, всем знакомым функциям (уведомление о наступлении событий и конфликтов, создание повторяющихся событий), прибавляются функции группового календаря, основанные на коммуникационных возможностях Domino и Notes:

Оповещение участников о встречах и совещаниях.

Поиск свободных промежутков времени.

Резервирование ресурсов и помещений.

При наличии прав, возможности просмотра календаря других сотрудников.

Делегирование полномочий по работе с календарем и почтовым ящиком.

Пользователи Domino/Notes имеют возможность видеть свободные и занятые рабочие часы в режиме реального времени, принимать и отсылать сообщения о деловых встречах по электронной почте, а затем корректировать свои деловые расписания (календари) в автономном режиме (off-line) так же эффективно, как и в подключенном (on-line). Архитектура полностью поддерживает функцию календарного планирования совместных мероприятий нескольких организаций через глобальные сети.

6. Domino как Web-сервер и Internet/intranet-технологии. Как сервер Domino, так и клиент Notes поддерживают целый спектр технологий и стандартов Internet. Как любой другой Web-сервер он может взять HTML-файл и предоставить его Web-браузеру.

Отличие Domino от других Web-серверов — это возможность легко конвертировать документы Notes в формат HTML и предоставлять абсолютно актуальную информацию из баз Notes пользователю, который ее запрашивает с помощью браузера. Таким образом, информация для Web-узла будет храниться не в виде файлов HTML в файловой системе, а в виде документов.

Клиент Notes за счет поддержки стандартов POP3, MIME, HTML также является полноценным почтовым клиентом Internet, посредством которого пользователи могут управлять всеми своими почтовыми ящиками — независимо от того, расположены они на сервере Domino или предоставлены провайдером.

7. Средства интеграции с СДБ. При интеграции хранилища объектов Notes с другими базами данных предприятия Notes позволяет увеличить общую ценность информационных активов организации. Сервер Domino обладает возможностью обмена данными с другими информационными системами, такими как СБД. В сочетании с богатыми возможностями Notes можно создать передовой интерфейс доступа к корпоративным данным как через Notes, так и через Web, объединяющий практически все источники информации.

Таким образом, выбрав технологию Domino и Notes, Северо-Западное подразделение компания «British American Tobacco Russia» получает в свое распоряжение инфраструктуру передачи сообщений, электронной почты, приложений и Web мирового класса, которые в совокупности дают готовое решение в области совместной работы.

3.

2. Организация коммуникаций и документооборота в Северо-Западном подразделении компании с помощью IBM Lotus Notes/Domino

В рамках данной работы проанализированы средства, с помощью которых в Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Russia» может быть обеспечено информационное управление посредством информационных сетей.

Одним из важнейших элементов коммуникации в Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Russia» является электронная почта Lotus Notes:

Почта может использоваться для утверждения различных документов, планов. В политике компании «British American Tobacco Russia» четко прописано, кого необходимо ставить в копию письма по тем или иным вопросам. Таким образом, решается несколько вопросов: при отправке такого письма, начальник может проследить, как выполняется работа, на каком этапе она проходит, уменьшается время на утверждение документа (для подтверждения необходимо переслать это письмо обратно, с пометкой «ОК»).

Почта Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia» может использоваться для рассылок руководящих лиц всем сотрудникам без исключения от первого лица. Это может быть и обращение руководителя подразделения, и сообщение HR-менеджера о появлении новой вакансии в компании и управляющего директора Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia». Таким образом, информация передается без искажений.

Почта может обеспечивать взаимосвязь приложений и сотрудников Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia». Например, приложение Fuel Consumption оповещает ассистента о необходимости заполнения маршрутного листа, или в отказе утверждения.

Почта может использоваться для ежедневной рассылки прессы, обзора политических событий, публикаций, касающихся табачной отрасли и лично Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia».

Такой подход к почтовой службе не только решает проблемы коммуникации в Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Russia», но и поднимает командный дух сотрудников, сплачивает их, а это одна из важнейших установок компании по работе с сотрудниками.

Еще одни вид коммуникации — коммуникационный календарь. Он может использоваться для организации собраний, оповещении о собрании, переговорах. Поскольку корпоративных календарей может быть несколько, они могут быть использованы и для резервирования meeting room, для составления календаря HoReCa мероприятий, для составления календаря тренингов, отборов и командировок сотрудников. Таким образом, каждый сотрудник будет в курсе событий Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia».

Приложение Job in Russia может помочь сотрудникам быть в курсе свободных вакансий в Северо-Западное подразделение компании «British American Tobacco Russia». Любой сотрудник может подать заявление на отбор на свободную должность. Это приложение помогает более детально изучить список предлагаемых вакансий, включая другие города. Переезд сотрудников из одного города в другой является нормой в компании, если это служит для развития сотрудника.

Также сотрудник Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia» будет всегда в курсе кадровых перестановок компании. HRM при любых организационных изменениях рассылает письмо с краткой биографией в компании сотрудника, его новый статус.

Finance News содержит различные предложения банков-партнеров, и помогает быть в курсе событий в банковской сфере. Информация размещается лишь о тех банках, в которых руководство Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia» уверено. Таким образом, сотрудник всегда может быть уверен в их надежности.

В коммуникационном приложении Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia» Notice Board сотрудники могут разместить свои частные объявления, просьбы сообщить о ближайших поездках для скорейшей передачи документов; здесь может размещать свои объявления и служба информационных технологий о недоступности тех или иных сервисов.

Выше был рассмотрен способ работы с документами посредствам электронной почты (например, утверждение договоров перед подписанием). Но для работы с документами предусмотрено еще несколько приложений.

Поскольку в Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Russia» много автомобилей, выданных сотрудникам, необходимо осуществлять контроль за ними. В этом помогает приложение Fuel Consumption. Путь, который проходит маршрутный лист, отражен на рис. 3.

1.

Рис.

3.1. Работа над маршрутным листом с помощью базы данных Fuel Consumption

Маршрутный лист заполняется в базе данных и проверяется ассистентом, по данным, предоставленным водителем, и отправляется на утверждение бюджетодержателя уже в электронном виде. При недочетах и вопросах он возвращается на доработку, о чем приложение сообщает ассистенту по электронной почте. Таким образом, документ в бумажном виде отправляется на подпись уже согласованный. Процесс согласования проходит быстрее, и риск потери, неправильного подсчета данных исключается — все это база делает автоматически.

Еще одним плюсом такой организации системы является то, что руководитель, занимающийся парком автомобилей, и всеми связанными с этим вопросом один, и находится в Москве. Из Москвы благодаря общей базе он может проследить все, что происходит в других городах.

В Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Russia» необходимо также создать приложение Directory — это база данных сотрудников, которая помогает организовать связь между сотрудниками и отделу по администрированию персонала, и обеспечивает, например, заполнение такого документа, как заявление на отпуск, посредством вкладки Employer Info (рис.

3.2).

Рис.

3.2. Заполнение заявления на отпуск.

Приложение Document Control помогает контролировать заполнение, обработку, утверждение таких документов как счета-фактуры, договора. Получить список ответственных лиц.

Утвержденные договора должны храниться в базе Archive Web Approval Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia». База данных стандартных договоров обеспечивает единый шаблон для договоров не только для Северо-Западного подразделения, но и для всей России. В приложении идет четкое разделение на стандартные договора и нестандартные. Такое разделение уменьшает работу над договором, т.к. стандартные договора не требуют дополнительного утверждения руководства.

В Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Russia» приложение Political должно обеспечивать информированность сотрудников о правилах в области:

ИТ — правила доступа в интернет, отправки электронной почты, ссылки на формы запроса к той или иной базе и т. д.;

HR — должностные обязанности, требования к должности, правила отбора;

Security — правила безопасности, неразглашения информации.

Результатом построения работы Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia» на основе IBM Lotus Notes/Domino является практически полностью автоматизированная работа с документами. Практически потому что, как уже говорилось выше, в наше время люди еще не отказались полностью от бумажных документов. Но сегодня в компании «British American Tobacco Russia», как и по всему миру — это конечная стадия, т. е. стадия подписания документа.

Созданная схема организации бизнеса позволяет достичь значительных результатов по сокращению издержек в Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Russia» по целому ряду показателей, а именно:

снижение операционных и управленческих затрат;

сокращение длительности цикла реализации;

снижение коммерческих затрат.

Также частью общего эффекта от внедрения информационной системы является:

возможность работы с системой практически всех отделов и служб;

формализация правил выполнения операций;

возможность ведения полного финансового и управленческого учета;

возможность гарантированно своевременной подготовки необходимой отчетности.

Единая система информации, которая оформлена не в бумажном виде, а в электронном, систематизирована и доступна из любого места, где есть интернет, она обеспечивает работу и мобильных и стационарных сотрудников Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia» в одинаковой степени.

Единая система заполнения договоров, заявлений и других документов обеспечивает эффективную работу — ошибиться при заполнении довольно сложно, а на согласование уходит гораздо меньше времени, кроме того всегда можно отследить статус такого документа.

Сотрудники имеют доступ к информации о любом работнике Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia» из любой точки в мире, благодаря этому коммуникация происходит быстрее и эффективнее.

Применение почтового сервиса в Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Russia» обеспечивает высокую эффективность общения. Это происходит по двум причинам:

Такое общение четко прописано.

Написание текста налагает ответственность на отправителя, т.к. это служебная переписка, которая фиксируется, и доступна всем заинтересованным лицам.

Работа службы управления персоналом делает очень много для коммуникации в Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Russia», организации командного духа, для снятия «формализма» в общении между сотрудниками, как известно в теплой и дружественной обстановке общение приносит гораздо больше результатов.

Но во всех мероприятиях и тренингах участвуют только сотрудники Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia», т. е. «лизинговые сотрудники» не принимают участия в развивающих программах. Это нарушает один из принципов работы с компании — «работа в команде». В этом случае она будет неполноценна, хотя бы за счет того, что такие работники не посещают специальные тренинги, а значит их общий уровень ниже уровня сотрудников в области, в которой работают вместе.

Поскольку «лизинговых» сотрудников в Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Russia» больше, чем непосредственных сотрудников, службе управления персоналом сложно отследить их работу и стремление к обучению. Соответственно, в Lotus/Notes можно создать приложение, отслеживающее количественные показатели работы сотрудника, оставлять пожелания относительно посещения того или иного тренинга. Данные приложения будут доступны для анализа службы управления персоналом Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia».

В целом, работа IBM Lotus Notes зарекомендовала себя с самой лучшей стороны, на протяжении многих лет, но для того, чтобы она удовлетворяла потребностям Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia» и дальше, необходимо постоянно проводить мониторинг ее работы и вносить необходимые изменения.

В будущем Северо-Западное подразделение компании «British American Tobacco Russia» застраховано от проблем с программным обеспечением. Любое расширение пройдет без проблем, это доказано на опыте всей компании «British American Tobacco», так же как и смена самой версии программы. Что касается самой программы, то IBM Lotus Notes/Domino не прекращает ее развитие и не собирается делать этого в дальнейшем. Таким образом, Lotus, как инструмент в работе может применяться еще очень долго.

Выводы

IBM Lotus Notes/Domino — один из программных продуктов, который может организовать работу в Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Россия» на самом высоком техническом уровне. Он поможет создать коммуникационные процессы, автоматизировать деловые процедуры, документооборот, организовать информацию, необходимую компании посредством:

Документоориентированная база данных.

Средства разработки приложений.

Система электронной почты.

Система реплицирования (тиражирования) документов, информации и приложений.

Средства защиты информации и разграничения доступа.

Средства календарного планирования.

Web-технологии и технологии Internet/intranet.

Многие из этих технологий, взятые в отдельности, достаточно хорошо были известны и до появления Notes. Но объединенные вместе в рамках единой системы они дали совершенно новое качество, которое позволяет утверждать, что в настоящее время на рынке нет аналога данному программному продукту. Сложности возникают лишь при адаптации системы к законам, положениям Российской Федерации.

Для дальнейшего развития Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia» с помощью Lotus Notes/Domino предлагается:

Усовершенствовать работу с сотрудниками, с помощью базы данных, что позволит иметь более полную информацию о работниках.

Усовершенствовать систему для организации полного электронного документооборота внутри компании.

Усовершенствовать приложение Fuel Consumption для автоматического заполнения маршрутных листов.

Упорядочить работу приложения Notice Board и придать ему более рациональный характер, создать локализованный раздел приложения.

Заключение

В современном мире при обилии новейших средств и способов связи перед российскими предприятиями рано или поздно появляется задача — необходимо выходить на качественно новый технический уровень в организации бизнеса. Проведенное исследование в рамках данной курсовой работы представляет возможности современного подхода к управлению компанией с использованием информационных технологий.

Формирование информационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Russia» составляют одну из важнейших задач эффективного управления. В связи с этим одной из главных задач исследуемой компании является создание системы коммуникаций, ее запуск и контроль за нормальным функционированием.

Lotus Domino/Notes можно по праву отнести к самым выдающимся продуктам за всю историю развития программного обеспечения для бизнеса. C момента появления первой версии Notes в конце 1989 г. миллионы пользователей рассматривают Lotus Notes и Lotus Domino как базовую корпоративную коммуникационную инфраструктуру для коллективного взаимодействия и совместного использования информационных ресурсов — критически важную для достижения успеха в бизнесе. Сегодня семейство клиент-серверных приложений Lotus Notes и Domino входит в число ведущих программных продуктов в отрасли, и многие компании считают это программное обеспечение основой для эффективной и продуктивной работы.

Lotus Domino/Notes является идеальной коммуникационной инфраструктурой, объединяющей в себе почтовую среду клиент/сервер корпоративного масштаба, глобальные средства доступа и распространения информации, средства быстрой разработки и внедрения стратегических прикладных систем для коллективной работы, а также средства доступа и создания инфраструктуры сетей Intranet и WWW. Notes позволяет отельным людям и организациям в целом обмениваться информацией, совместно работать в группах и координировать деловые процессы, как в рамках организации, так и за ее пределами, что дает возможность повысить продуктивность работы. Lotus Domino/Notes поддерживает все основные операционные системы: Microsoft Windows и Windows NT, платформы UNIX такие как IBM AIX, Sun Solaris, HP-UX, IBM OS/2 Warp, Apple Mac OS, OS/400 и IBM S/390. Имеется также версия Domino, выполняемая в качестве загружаемого модуля на Novell NetWare. Lotus Development Corp., являющаяся частью корпорации IBM, предлагает на рынке высококачественные программные продукты и сервисные услуги, которые концентрируют в себе уникальное понимание компанией новых способов организации совместной работы, используемые отдельными людьми и организациями для достижения лучших результатов своего труда.

Важная отличительная особенность Lotus в том, что она является удобной средой для организации разнородной информации: текстовых документов, звуковых документов, графических изображений. Эти характеристики позволяют рассматривать технологию Lotus Domino/Notes как один из наиболее эффективных инструментов для организации на его базе систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов.

Практическая ценность современного программного обеспечения Lotus Notes/Domino заключается в том, что оно способно качественно и полно связывать контент и контекст благодаря взаимодействию группы ключевых технологий. IBM разработала продукты для следующих важных областей: бизнес-знания, сотрудничество, передача знаний, обнаружение и сопоставление знаний и поиск опыта.

Основные преимущества внедрения программного продукта IBM Lotus Notes/Domino в Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Russia»:

Единая форма коммуникации посредством электронной почты.

Единая база документов.

Единая база сотрудников.

Единая база клиентов.

Уменьшение времени обработки и согласования документов.

Результатом построения работы Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia» на основе IBM Lotus Notes/Domino должна явиться практически полностью автоматизированная работа с документами.

Созданная схема организации бизнес-процессов в Северо-Западном подразделении компании «British American Tobacco Russia позволит достичь значительных результатов по сокращению издержек по целому ряду показателей, а именно:

Единая система информации, которая оформлена не в бумажном виде, а в электронном, систематизирована и доступна и доступна из любого места, где есть Интернет, она обеспечивает работу и мобильных и стационарных сотрудников Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia» в одинаковой степени.

Единая система заполнения договоров, заявлений и других документов обеспечивает эффективную работу — ошибиться при заполнении довольно сложно, а на согласование уходит гораздо меньше времени, кроме того, всегда можно отследить статус такого документа.

Работники имеют доступ к информации о любом сотруднике Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia», благодаря этому коммуникация происходит быстрее и эффективнее.

Применение почтового сервиса обеспечивает высокую эффективность общения сотрудников Северо-Западного подразделения компании «British American Tobacco Russia».

Бурков В.Н., Ириков В. А. Модели и методы управления организационными системами. — М., 2006. — 238 с.

Введение

в информационный бизнес / Под ред. В. П. Тихомирова и А. В. Хорошилова. — Финансы и статистика, 2006.

— 240с Гейтс Б. Бизнес со скоростью мысли. — М.: ЭКСМО-Пресс, 2005. — 254 с.

Гринберг А.С., Король И. А.. Информационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. — 415 с. — (Серия «Профессиональный учебник: Информатика»).

Костров А. В. Основы информационного менеджмента. — 2-е изд., перераб. и доп. — Финансы и статистика, 2009. — 528с Орлова Т. М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами. М.: Изд-во РАГС, 2007. — 394 с.

Рюэгг-Шпиорм И., Ахтенхаген Л. Сетевые организационно-управленческие формы — мода или необходимость? // Проблемы теории и практики управления. 2006. № 6. С.

74.

Спивак В. А. Современные бизнес-коммуникации. — СПб.: Питер, 2005. — 448 с.

Внедрение корпоративных систем на предприятиях // Режим электронного доступа:

http://www.intertrust.ru/analytics/articles/365/

О платформе IBM Lotus Domino/Notes // Режим электронного доступа:

http://www.asp.ru/lotus_domino_notes.html

Орлов А. И. Менеджмент. Учебник. М.: Издательство «Изумруд», 2006. // Режим электронного доступа:

http://www.aup.ru/books/m151/3₆.htm

Тенденции развития информационных технологий // Режим электронного доступа:

http://www.managment.aaanet.ru/infor/1.php

Харьковский А. Библиотека IBM: что нового в Lotus Notes и Domino V8// Режим электронного доступа:

http://www.3dnews.ru/news/biblioteka_ibm_chto_novogo_v_lotus_notes_i_domino_v8/

IBM Lotus Notes // Режим электронного доступа:

http://ru.wikipedia.org/wiki

Приложения

Приложение 1

Системная диаграмма Lotus Domino / Notes

Приложение 2

Архитектура IBM Lotus Domino / Notes

Intranet. С технической точки зрения интранет — это внутренний корпоративный web-портал, призванный решать задачи конкретной компании по систематизации, хранению и обработке внутрикорпоративной информации. Интранет — сайт доступен только в рамках локальной сети Учреждения включая удаленные филиалы (intranet) или как портал в сети Интернет, невидимый в поисковых системах и требующий авторизации при входе (extranet). Доступ к страницам портала осуществляется через web-браузер, что позволяет пользоваться услугами интранет — систем людям с минимальной компьютерной подготовкой.